FINANČNÍ VEDENÍ PROJEKTU – KONTROLY PROJEKTŮ ROP SEVEROZÁPAD 1 FINANČNÍ VEDENÍ PROJEKTU – KONTROLY PROJEKTŮ ROP SEVEROZÁPAD Vlasta Rezková Karlovy Vary, 18. září 2013 1

OBSAH Legislativní rámec systému kontroly Předmět a rozsah jednotlivých typů kontrol Organizační zajištění kontrol Nejčastější chyby v projektech

1. Legislativní rámec systému kontroly Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o finanční kontrole) Vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole (č. 320/2001 Sb.) Zákon č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů, část třetí (dále jen Kontrolní řád) Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů

1. Legislativní rámec systému kontroly Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006, kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006 o Evropském fondu pro regionální rozvoj a o zrušení nařízení (ES) č. 1783/1999 Nařízení Komise (ES) č. 1628/2006 o použití čl. 87 a 88 Smlouvy na vnitrostátní regionální investiční podporu a Pokyny k regionální podpoře na období 2007 – 2013 (2006/C 54/08).

1. Legislativní rámec systému kontroly V Regionálním operačním programu NUTS II. Severozápad: Prováděcí dokument – kapitola 10. „Kontrola“ Příručka pro žadatele – kapitola 4. „Analýza rizik a kontrola ex-ante“ Příručka pro příjemce – kapitola 5. „Kontroly projektů“ Příručka pro žadatele – příloha č. 5 „Pokyny pro zadávání veřejných zakázek“ Externí metodické pokyny týkající se veřejných zakázek (20,21,30,41,47,48,49 a 51)

2. Předmět a rozsah jednotlivých typů kontrol Kontrola je činnost, při které se ověřuje zda se skutečný stav rovná stavu žádoucímu a deklarovanému. Hlavní cíle kontroly: prověřování, zda jsou dodržovány právní předpisy a opatření. Zda je zajištěna ochrana veřejných prostředků proti rizikům, nesrovnalostem nebo jiným nedostatkům. Zda nedochází k nehospodárnému, neúčelnému a neefektivnímu nakládání s veřejnými prostředky.

2. Předmět a rozsah jednotlivých typů kontrol Druhy kontrol: předběžná (ex – ante) –> probíhá v období od podání žádosti o dotaci z ROP Severozápad do doby před uzavřením Smlouvy o poskytnutí dotace průběžná (interim) -> vychází z předložených monitorovacích hlášení a monitorovacích zpráv, jejich součástí jsou povinné přílohy následná (ex – post) -> probíhá v době, po kterou je sledována udržitelnost projektu kontrola postupu zadávání veřejných zakázek -> ověřuje dodržování postupů a povinností předepsaných právními předpisy České republiky a platnou dokumentací ROP Severozápad.

2. Předmět a rozsah jednotlivých typů kontrol Druhy kontrol: Plánované – (plán kontrol - vychází z analýzy rizik). Neplánované (namátkové) – např. při realizaci výběrových řízení nebo oznámení o změně projektu. Místní šetření – provádí se bez účasti příjemce za účelem neformálního zjištění současného stavu projektu. Administrativní (dokladová) – kontrola předložených dokladů. Fyzické (kontroly na místě) – kontrola fyzického stavu projektu a dokumentace

2. Předmět a rozsah jednotlivých typů kontrol Kontrolovaná osoba: Fyzická osoba, která je žadatelem resp. příjemcem veřejné finanční podpory. Právnická osoba, která je žadatelem resp. příjemcem veřejné finanční podpory. Dodavatel, který se podílel na dodávkách zboží nebo služeb hrazených z veřejných výdajů nebo veřejné finanční podpory. (Fyzická nebo právnická osoba).

2. Předmět a rozsah jednotlivých typů kontrol Práva kontrolované osoby: požadovat po kontrolorovi (kontrolní skupině) předložení písemného pověření ke kontrole požadovat po kontrolorovi (kontrolní skupině) předání protokolu z fyzické kontroly být informována o termínu plánované kontroly vyžádat si náhradní termín pro fyzickou kontrolu požadovat od kontrolorů potvrzení o případném převzetí dokladů není povinna a ani její zaměstnanci poskytnout součinnost v případech, kdy by poskytnutí mohlo způsobit trestní stíhání jim nebo osobám blízkým

2. Předmět a rozsah jednotlivých typů kontrol Povinnosti kontrolované osoby: vytvořit podmínky pro provedení kontroly, osobně se zúčastnit a zdržet se jednání a činností, které by mohly ohrozit její řádný průběh navrhnout nejbližší možný termín pro provedení kontroly, v případě, že si kontrolovaná osoba vyžádá náhradní termín (nejpozději do 5 pracovních dnů ode dne navrhovaného) před začátkem kontroly předložit doklad o identifikaci, že se jedná o žadatele, resp. příjemce

2. Předmět a rozsah jednotlivých typů kontrol Povinnosti kontrolované osoby: seznámit členy kontrolní skupiny s bezpečnostními předpisy, jež se vztahují ke kontrolovaným objektům předložit kontrolní skupině na vyžádání dokumenty o kontrolách provedených jinými finančními orgány umožnit kontrolní skupině vstup na pozemek, do každé provozní budovy, místnosti a místa, včetně dopravních prostředků

2. Předmět a rozsah jednotlivých typů kontrol Povinnosti kontrolované osoby: předložit kontrolní skupině ve stanovených lhůtách vyžádané dokumenty uchovávat Smlouvu, včetně jejích dodatků, veškeré originály účetních dokladů a projektové dokumentace a dalších souvisejících dokumentů souvisejících s realizací projektu po dobu 10 let od finančního ukončení projektu

2. Předmět a rozsah jednotlivých typů kontrol Povinnosti kontrolované osoby: poskytnout materiální a technické zabezpečení pro výkon kontroly přijmout opatření k nápravě nedostatků zjištěných kontrolou, ve lhůtě stanovené kontrolním orgánem vytvořit podmínky pro provedení kontroly oznámené a současně zahájené v týž den, osobně se jí zúčastnit a zdržet se jednání a činností, které by mohly ohrozit její řádný průběh.

2. Předmět a rozsah jednotlivých typů kontrol Kontrolor – kontrolní skupina: Kontrolor je osoba provádějící kontroly. Kontroly se účastní vždy vedoucí kontrolní skupiny a člen kontrolní skupiny. Kontroly se mohou zúčastnit i přizvané osoby (expert nebo další pracovník úřadu), které jsou považovány za členy kontrolní skupiny. Práva kontrolorů: vstupovat na pozemky, do budov, místností a míst, včetně dopravních prostředků a přepravních obalů, mít přístup k účetním písemnostem, záznamům a informacím požadovat na kontrolované osobě aby předložila ve stanovené lhůtě doklady, vzorky, materiál, technologie, případně jiné náležitosti nutné pro kontrolu

2. Předmět a rozsah jednotlivých typů kontrol Práva kontrolorů: zajišťovat v odůvodněných případech originální doklady požadovat na kontrolované osobě poskytnutí pravdivých a úplných informací o zjišťovaných a souvisejících skutečnostech použít telekomunikační nebo jiná zařízení a služby kontrolované osoby v případech, kdy jejich použití nezbytné pro řádné zabezpečení kontroly

2. Předmět a rozsah jednotlivých typů kontrol Práva kontrolorů: požadovat na kontrolované osobě a jejích zaměstnancích, aby se zdrželi činnosti, která by mohla ohrozit průběh kontroly požadovat, aby kontrolovaná osoba přijala opatření k nápravě zjištěných nedostatků a ve stanovené lhůtě podala písemnou zprávu o jejich odstranění.

2. Předmět a rozsah jednotlivých typů kontrol Povinnosti kontrolorů: respektovat práva a právem chráněné zájmy kontrolované osoby informovat kontrolovanou osobu o termínu plánované kontroly min. 48 hodin předem předložit při zahájení každé kontroly písemné pověření ke kontrole zachovávat bezpečnostní předpisy v objektech kontrolované osoby

2. Předmět a rozsah jednotlivých typů kontrol Povinnosti kontrolorů: písemně potvrdit převzetí a následné vrácení zapůjčených dokladů zajistit řádnou ochranu převzatých originálních dokladů proti jejich ztrátě, zničení, poškození nebo zneužití vrátit neprodleně převzaté doklady kontrolované osobě, pominou-li důvody k jejich držení

2. Předmět a rozsah jednotlivých typů kontrol Povinnosti kontrolorů: předat kontrolované osobě protokol z provedené fyzické kontroly, resp. Kontrolní seznam o převzetí dokumentace z administrativní kontroly interim/ex-post a Zápis z administrativní kontroly interim/ex-post seznámit kontrolovanou osobu s obsahem protokolu a předat jí originál protokolu zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, které souvisí s prováděním kontroly

2. Předmět a rozsah jednotlivých typů kontrol Povinnosti kontrolorů: kontrolní pracovníky může zbavit mlčenlivosti ten, v jehož zájmu tuto povinnost mají, nebo ve veřejném zájmu ředitel úřadu bezprostředně poté, co se dozví o skutečnostech, které by mohly nasvědčovat o jeho podjatosti či o možném střetu zájmů, oznámit tuto skutečnost vedoucímu Územního odboru realizace programu/řediteli úřadu.

3. Organizační zajištění kontrol 1. Předběžná (ex – ante) kontrola a) Administrativní kontrola je prováděna minimálně dvěma pracovníky oddělení administrace projektu (dále jen OAP) u všech registrovaných projektů v rámci procesu administrace: kontrola přijatelnosti – soulad projektu se zaměřením ROP Severozápad, platnou legislativou a oblastí podpory kontrola formálních náležitostí – kontrola úplnosti a správnosti předložené žádosti včetně povinných příloh. b) Fyzická kontrola je prováděna minimálně dvěma pracovníky úřadu, přičemž vedoucím kontroly je vždy pracovník oddělení realizace a kontroly projektů ( dále jen ORKP) se statutem projektový manažer, na základě výsledků analýzy rizik a o jejím výsledku je zpracována Zpráva, která se předkládá Výboru Regionální rady NUTS II Severozápad.

3. Organizační zajištění kontrol 2. Průběžná (interim) kontrola – typy Administrativní i fyzickou kontrolu interim provádí pracovníci ORKP. Administrativní bez žádosti o platbu – monitorovací hlášení, oznámení o změně v projektu/ve Smlouvě. Administrativní se žádostí o platbu – monitorovací zpráva. Fyzická je prováděna s každou Monitorovací zprávou se žádostí o platbu.

3. Organizační zajištění kontrol 3. Následná (ex-post) kontrola – typy Administrativní i fyzickou kontrolu interim provádí pracovníci ORKP Administrativní kontrola ex - post (následná) – dále jen AKEP u Monitorovacích zpráv o udržitelnosti projektu Fyzická kontrola ex – post (následná) – dále jen FKEP je prováděna minimálně jednou za období udržitelnosti u podnikatelských subjektů a NNO v závislosti na harmonogramu provádění kontrol. U ostatních subjektů je FKEP prováděna pouze u vzorku projektů stanoveném vedoucím oddělení realizace a kontroly projektů na základě ex – post analýzy rizik, která se provede u každého projektu těchto příjemců alespoň jednou za dobu udržitelnosti – nejpozději s poslední monitorovací zprávou o udržitelnosti projektu.

4. Nejčastější chyby v projektech Ze strany příjemců jsou nejčastější chyby v níže uvedených oblastech: účetnictví nakládání s majetkem archivace dokladů změn v projektu publicity dodržování termínů Vyplňování údajů do MH, MZ nebo MZoU Veřejných zakázek Neposkytnutí součinnosti Vyhotovení, použití nebo předložení nepravdivých, nesprávných nebo neúplných dokladů ve smyslu ustanovení § 129a trestního zákona

Děkuji Vám za pozornost Na shledanou Ing. Vlasta Rezková, MBA Telefon: 354 222 641 E-mail: vlasta.rezkova@nuts2severozapad.cz Karlovy Vary, 18. září 2013