Portál příspěvkových organizací – nástroj pro komunikaci Kraje Vysočina s příspěvkovými organizacemi Ing. Dana Buřičová Bc. Martin Hadrava Odbor analýz a podpory řízení Krajského úřadu Kraje Vysočina

Řízení příspěvkových organizací, plánování Předpoklady dobrého fungování systému jasné, konkrétní, adresné stanovení právních povinností doplnění povinností srozumitelnou a jednoznačnou metodikou vysvětlování důvodů a účelu (cílů) systému vysvětlování požadavků zřizovatele na praktickou práci se systémem včetně užívání SW podpory (zejména v oblasti plánování) důslednost, kontrola plnění stanovených povinností, zahrnutí hodnocení kvality plánovací činnosti jako podstatného parametru výročního hodnocení ředitele PO vyhodnocování fungování a přínosů, korekce systému, aktualizace podle odůvodněných potřeb a v závislosti na měnících se podmínkách intenzívní využívání plánů (výstupů plánovací činnosti) v praxi pro strategické řízení PO zřizovatelem, pro stanovování cílů a hodnocení ředitele i činnosti PO jako celku

Důvody pro používání Portálu PO Nastavení vztahů Práva a povinnosti jak pro PO, tak pro zřizovatele (zejména krajský úřad) Pravidla Rady Kraje Vysočina, kterými se konkretizují vybrané vztahy mezi zřizovatelem a příspěvkovými organizacemi, zejména vybrané povinnosti ředitelů příspěvkových organizací, a stanoví se podmínky k jejich plnění ze dne 17. 12. 2015 č. 14/15 - dále jen Pravidla Nástroje Pravidla Rady Kraje Vysočina o komunikaci mezi Krajem Vysočina a příspěvkovými organizacemi zřizovanými Krajem Vysočina a o užívání Portálu příspěvkových organizací Kraje Vysočina ze dne 17. 12. 2015 č. 15/15 - dále jen Portál SW - Portál PO - vývoj nástroje ve vlastní režii – operativnost při řešení změn a nových potřeb

Důvody pro používání Portálu PO V oblastí řízení Jednoznačná dělba práce Nastavení pravomocí a odpovědnosti, jednota přikazování, jednota řízení, respektování řetězce vztahů Ředitel PO sám rozhoduje o tom, kdo ze zaměstnanců PO má právo přístupu do Portálu a následně přidělí: přístup do aplikace právo na aplikaci (editační, prohlížecí) Disciplína, pořádek V oblastí komunikace a informací Zjednodušení komunikace, vyšší transparentnost informací Garance správnosti, trvalosti informací, auditní stopa Odstranění duplicit, eliminace tiskových výstupů Komfortnější pracovní nástroj

Doporučení Kraje Vysočina pro správnou funkčnost Portál PO Doporučení Kraje Vysočina pro správnou funkčnost činnost by měl mít na starost stálý tým (Kraj Vysočina – OAPŘ) Portál PO musí mít jednoduché ovládání - vzhledem k širokému spektru uživatelů a jejich znalostního portfolia nelze používat složité SW využívat Helpdesk + hotline pro řešení problémů - "bez přítele na telefonu" je zavedení jen stěží realizovatelné u 100 organizací je nutná dálková správa (vzdálená pomoc), která vyřeší 90 % chyb souvisejících s neznalostí uživatelů při práci s Portálem PO důsledná metodická podpora k Portálu PO a široké vědomostní portfolio týmu (zakázky, účetnictví, plánování - ekonomika komplet...) průběžné vzdělávání zaměstnanců (managementu) PO, a to jak prostřednictvím společných seminářů, tak praktická výuka u PC - připravuje a realizuje stálý tým reakce na náměty od PO a práce s nimi průběžná práce týmu (OAPŘ, OI, OddPKŽÚ, ředitelka sekce) pro "zušlechťování" Portálu PO a zapracování novinek

Portál PO Struktura Portálu PO a její provázanost s Pravidly Jak to všechno funguje?

Portál PO – jak to celé funguje? Přihlášený uživatel Úkoly pro PO Aplikace, povinnosti Informace a metodika Kalendář včetně termínů nesplněných úkolů

Podpůrné aplikace Struktura Portálu PO Metodickou pomoc poskytuje zřizovatel Čl. 24 (Pravidla) - Metodická pomoc správa uživatelů v rukách PO přidělování oprávnění (editor, čtenář) udržované příručky ke každému modulu vzdálené připojení se na PC organizace – ad-hoc problémy závazné dokumenty zřizovatele „na jednom místě“ rozsáhlá pomoc pro oblast řízení lidských zdrojů

Struktura Portálu PO – podpůrné aplikace

Informace o organizaci Struktura Portálu PO Informace o organizaci Funkce: nástroj pro plnění povinností vůči zřizovateli vymezených Pravidly Čl. 19 (Portál) - Rejstřík příspěvkových organizací Čl. 6 (Portál) - Aplikace „Informace o organizaci“ informační – editační nástroj pro naplňování základních informací o organizaci, jednotný postup, vzhled vůči veřejnosti, zobrazení na veřejném Rejstříku PO Kraje Vysočina

Struktura Portálu PO – informace o organizaci Písemný souhlas se zveřejněním fotografie

Dokumenty organizace Struktura Portálu PO Funkce: nástroj pro plnění povinností vůči zřizovateli vymezených pravidly Čl. 7 (Portál) - Aplikace „Dokumenty organizace“ informační – aplikace je nástrojem pro evidenci základních dokumentů organizace Zřizovací listina, Rozhodnutí o rozdělení/sloučení Kolektivní smlouva Výroční zprávy (školství, podle zákona č. 106) Organizační řády a struktury Jakékoliv jiné typy dokumentů dle rozhodnutí zřizovatele Vše variabilně dokument x odkaz na web interní dokument x veřejný dokument zadavatelem (pořizovatelem dokumentu) kraj x zadavatelem PO

Struktura Portálu PO – dokumenty organizace Velké speciální soubory = datové úložiště (sharepoint)

Úkoly a sdělení Struktura Portálu PO Funkce: Povinnosti a informace jsou obousměrné - PO ke zřizovateli a zřizovatel vůči PO Funkce: nástroj pro plnění povinností vymezených Pravidly Čl. 17 (Pravidla) Komunikace se zřizovatelem Čl. 8 (Portál) - Aplikace „Úkoly a sdělení“ Čl. 26 (Pravidla) Projednání požadavků příspěvkových organizací zřizovatelem nástroj pro zadávání úkolů a předávání důležitých sdělení sdělení mající charakter povinného, termínovaného (jednorázového či opakujícího se) úkolu, jehož splnění zřizovatel vyžaduje pro potřeby řízení veřejných služeb poskytovaných prostřednictvím příspěvkových organizací a strategického, koncepčního a finančního plánování těchto služeb běžné, provozní úkoly a žádosti o spolupráci informace o usneseních zastupitelstva kraje a rady kraje týkajících se činnosti PO

Sdělení PO Struktura Portálu PO Zadávání požadavků ze strany příspěvkové organizace zřizovateli metodická pomoc, řešení jakéhokoliv dotazu věcného, odborného charakteru řešení problému s Portálem PO řešení problému informačních a komunikačních technologií řešení problému spisové služby řešení problému s Profilem zadavatele (zadávání veřejných zakázek) zasílání podkladových materiálů pro jednání samosprávy Informace pro zřizovatele déletrvající nepřítomnosti ředitele PO na pracovišti (více jak 3 pracovní dny) a jeho zastupování oznámení o kontrolách a důležitých návštěvách oznámení o pracovních úrazech zaměstnanců oznámení o ostatních skutečnostech, které mohou podst. způsobem ovlivnit činnost PO

Struktura Portálu PO – úkoly a sdělení

Závazkové vztahy Struktura Portálu PO Funkce: nástroj pro plnění povinností vymezených Pravidly Čl. 8 (Pravidla) Závazkové vztahy Čl. 9 (Portál) - Aplikace „Závazkové vztahy“ nástroj pro vnitřní potřebu PO (přístup ke smlouvám pro vybrané zaměstnance) nástroj pro povinné zveřejnění informací na profilu zadavatele - smlouvy, u nichž příspěvková organizace plní zveřejňovací povinnost dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů povinná evidenční - nástroj pro evidenci smluv o nájmu a výpůjčce – plnění povinností vůči zřizovateli dle Zastupitelstva Kraje Vysočina o vymezení majetkových práv a povinností příspěvkových organizací zřizovaných Krajem Vysočina ze dne 13. 12. 2011 č. 09/11

Struktura Portálu PO – závazkové vztahy

Spory Struktura Portálu PO Funkce: evidenční – nástroj pro plnění povinností vymezených Pravidly Čl. 9 (Pravidla) Spory Čl. 11 (Portál) - Aplikace „Spory“ informační - zřizovatel má k dispozici přehled o rizikových oblastech

Stížnosti Struktura Portálu PO Funkce: evidenční – Nástroj pro plnění povinností vymezených Pravidly Čl. 20 (Pravidla) Stížnosti Čl. 13 (Portál) - Aplikace „Stížnosti“ informační zřizovatel má k dispozici přehled o stížnostech na poskytování služeb příspěvkovou organizací organizace má nástroj na řízení stížností (interní potřeba organizace) – evidence, opatření, termíny, kontrola plnění opatření

Struktura Portálu PO – Spory a Stížnosti

Řízení PO Struktura Portálu PO Funkce: evidenční – plnění povinností vůči zřizovateli Čl. 2 (Pravidla) - Poslání (mise) příspěvkové organizace Čl. 3 (Pravidla) - Dlouhodobé řízení PO, odpovědnost za udržitelnost Čl. 5 (Pravidla) - Plán činnosti příspěvkové organizace Čl. 14 (Portál) - Aplikace „Řízení PO“ Čl. 15 (Portál) - Aplikace „Vize“ Čl. 16 (Portál) - Aplikace „Zásobník akcí“ Čl. 17 (Portál) - Aplikace „Střednědobé plány“ Čl. 18 (Portál) - Aplikace „Finanční plány“ Čl. 19 (Portál) - Aplikace „Plán veřejných zakázek“ důležitý podklad pro strategické rozhodování

Struktura Portálu PO – Řízení PO

Plánování ve veřejných službách - Portál PO Hlavní pravidla pro plánování a řízení činnosti PO stanovena povinnost stanovit vizi – směrování stanovena povinnost plánovat i povinnost naplňovat plán činnosti plán činnosti musí být v souladu s posláním příspěvkové organizace zřizovatel je oprávněn k naplňování celokrajského zájmu systémově rozhodnout o provozních opatřeních, upravit plány činnosti a případně omezit hospodaření – plní roli veřejného objednatele plán musí být reálný a poskytovat věrný obraz předpokládaných hospodářských dopadů, musí respektovat stanovenou strukturu stanoveny základní druhy plánů činnosti: střednědobý plán (tři kalendářní roky) s průběžnou aktualizací (vždy plánovány nejméně tři nejbližší kalendářní roky) – výhled, záměr krátkodobý plán (jeden kalendářní rok) – závazný dokument plán veřejných zakázek (nad limit 200 tis. Kč bez DPH)

Plánování ve veřejných službách - Portál PO Hlavní pravidla pro stanovení plánů finanční plán má stanovenou strukturu: plán nákladů a výnosů (bylo by zřejmě vhodnější více pracovat s příjmy a výdaji) položkový rozpis investic (movitý a nemovitý majetek a technické zhodnocení) plán oprav odpisový plán plán fondů (rezervní, investiční, odměn, kulturních a sociálních potřeb) plán lidských zdrojů finanční plán musí být věcně zdůvodněn

Plánování ve veřejných službách - Portál PO Hlavní pravidla pro stanovení plánů III. Zásobník akcí = evidence plánovaných aktivit různého stupně rozpracování a různé pravděpodobnosti realizace, kterými se míní: jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností prováděný pro dosažení konkrétního cíle; akce zároveň splňuje následující podmínky: je plně financována ze zdrojů kraje, příspěvkové organizace nebo je navíc spolufinancována z jiných zdrojů, než ze zdrojů příspěvkové organizace je časově a finančně ohraničena - má začátek, konec a svůj definovaný finanční rozpočet popř. zavádí inovační řešení implementované bez předchozí zkušenosti připomínkování ze strany dotčených odborů ve stadiu vložení akce do zásobníku, průběžné řízení změn do okamžiku rozhodnutí o její realizaci (dle povahy věci se účastní odbory ekonomický, majetkový, informatiky, dopravy a silničního hospodářství, ..., dále též Projektová kancelář Kraje Vysočina) jde o akce realizované PO i krajem

Struktura Portálu PO – Řízení PO

Majetek Struktura Portálu PO Funkce: plnění informační povinnosti příspěvkové organizace vůči zřizovateli Čl. 13 (Pravidla) Nakládání s majetkem Čl. 23 (Portál) - Aplikace „Nemovitý majetek“ Čl. 25 (Portál) - Aplikace „Nepotřebný majetek“ Zásady Zastupitelstva Kraje Vysočina o vymezení majetkových práv a povinností příspěvkových organizací zřizovaných Krajem Vysočina dle čl. 2 nástroj pro nabídkovou činnost

Struktura Portálu PO – Majetek

Doplňkové činnosti a katalog služeb Struktura Portálu PO Doplňkové činnosti a katalog služeb Příspěvkové organizace jsou oprávněny vykonávat na posílení hlavní činnosti doplňkovou činnost, a to na základě vymezení ve zřizovací listině a podle příslušných oprávnění k výkonu této činnosti (živnostenské oprávnění, oprávnění dle zvláštních právních předpisů). Funkce: evidenční – nástroj pro plnění povinností vymezených Pravidly Čl. 4 (Pravidla) Doplňková činnost příspěvkové organizace Čl. 20 (Portál) - Aplikace „Doplňkové činnosti“ informační byla provedena kontrola zřizovacích listin ve vazbě na živnostenská či jiná oprávnění k provozování doplňkové činnosti nastavení procesu žádosti o nové doplňkové činnosti nastavení procesu pro nabídky činností pro jiné organizace

Plánování ve veřejných službách - Portál PO Plánování doplňkové činnosti K žádosti o souhlas zřizovatele s výkonem doplňkové činnosti je ředitel PO povinen předložit vždy posouzení doplňkové činnosti, které bude obsahovat zejména odůvodnění a posouzení: potřebnosti činnosti (především z hlediska veřejného zájmu) dopadů do hospodaření PO a zřizovatele dopadů do majetku příspěvkové organizace a zřizovatele dopadů do lidských zdrojů PO a zřizovatele vlivů na hlavní činnost organizace rizik souvisejících s doplňkovou činností

Struktura Portálu PO – Doplňkové činnosti revize zřizovacích listin vyřešen proces podání a schválení žádosti zdůvodnění podání žádost vytvořen katalog doplňkových činností PO

Účetní závěrky Struktura Portálu PO Funkce: Schvalování účetní závěrky příspěvkové organizace upravuje vyhláška o požadavcích na schvalování účetních závěrek některých vybraných účetních jednotek. Funkce: evidenční – nástroj pro plnění povinností vymezených Pravidly a právním předpisem Čl. 15 (Pravidla) Schvalování účetních závěrek příspěvkových organizací Čl. 21 (Portál) - Aplikace „Účetní závěrky“

Struktura Portálu PO – Účetní závěrky

Kalendář Struktura Portálu PO Funkce: Jde o nástroj pro sdílení informací o akcích a událostech pořádaných krajem a příspěvkovými organizacemi, nástroj je propojen s aplikací Úkoly. Funkce: druhotná evidence plnění povinností vymezených pravidly Čl. 21 (Pravidla) - Prezentace příspěvkové organizace, komunikace externí a interní Čl. 27 (Portál) - Aplikace „Kalendář“ nástroj pro prezentaci činnosti PO

Struktura Portálu PO – Kalendář

Kontaktní údaje – připomínky, dotazy, náměty Děkujeme Vám za pozornost. Ing. Dana Buřičová, buricova.d@kr-vysocina.cz Bc. Martin Hadrava, hadrava.m@kr-vysocina.cz odbor analýz a podpory řízení Krajského úřadu Kraje Vysočina