MAGISTRÁT MĚSTA OLOMOUCE DISTRIBUCE POŠTY A DATOVÉ SCHRÁNKY Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Největší změny ve zpracování písemností od doby Marie Terezie nastaly dnem 1. 7. 2009 (ale prakticky naostro startují datové schránky 1.11.2009) Komunikace mezi držiteli datových schránek a veřejnou správou má probíhat elektronicky přes datovou schránku, pokud tomu nebrání zvláštní okolnosti. Nastává rovnocennost elektronické a papírové formy písemnosti. Zavádí se institut autorizované konverze mezi oběma formami. Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Magistrát města Olomouce nemá k dispozici elektronickou spisovou službu a proto zprovozňuje dočasný způsob distribuce pošty, který bude fungovat do doby zavedení elektronické spisové služby. Prozatím platí, že po úřadě se pohybuje papírový dokument. Nastavení zpracování pošty je provedeno tak, aby se pro pracovníky na odborech měnilo co nejméně. Prakticky rozhodující většina provedených změn postihne jen pracovníky oddělení spisové služby. Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Platí, že obyčejná papírová pošta nemá garantované doručení a nenabízí možnost reklamace a dohledávání. Když se dopis ztratí – nelze nic dělat. Pouze doporučené zásilky umožňují reklamovat, dohledávat, nastavovat doručovací podmínky. Platí, že e-mail nemá garantované doručení. Mail se může kdekoli po cestě ztratit, může být pozměněn, a není garance ani pravdivosti informace o odesilateli. Emailová adresa nemusí vyjadřovat jméno, příjmení a bydliště odesilatele. Za běžných podmínek jde vlastně o anonymní komunikaci. Jakýkoli mail lze snadno podvrhnout. Relativně bezpečné je zaslání kvalifikovaným certifikátem podepsané e-mailové zprávy na adresu e-podatelny, která odesilateli potvrdí přijetí zprávy. Zde je však řešit otázku použití výhradně kvalifikovaných certifikátů, umět zkontrolovat platnost certifikátu (platnost maximálně 1 rok, možnost zneplatnění certifikátu). Bezpečné a garantované je pouze použití datové schránky v kombinaci s kvalifikovaným certifikátem. Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Základní právní úprava: zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (zákon o datových schránkách) zákon č. 301/2008 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů Související právní předpisy: zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a změně dalších zákonů zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů Prováděcí a související předpisy: Vyhláška č. 192/2009 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů Vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek národní standard pro elektronické systémy spisové služby Vyhláška č. 496/2004 Sb o elektronických podatelnách Nařízení vlády 495/2004 kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Základní vnitřní normy: Podpisový řád SmOl - 9.7.2008 Podpisový řád statutárního města Olomouce“ (dále jen „Podpisový řád“) upravuje oprávnění a povinnosti při podepisování písemností vyhotovených orgány města. stanoví zásady podepisování písemností, zejména písemností vnějšího styku, vymezení pravomoci primátora statutárního města Olomouce, náměstků primátora, tajemníka Magistrátu města Olomouce a zaměstnanců statutárního města Olomouce při podepisování písemností. „Podpisový řád“ je závazný pro všechny orgány, složky a zaměstnance statutárního města Olomouce (dále jen „SmOl“). Spisový a skartační řád statutárního města Olomouce Spisový a skartační řád je interní předpis pro vedení spisové služby vydaný podle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů a zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o archivnictví a spisové službě). Účelem spisového a skartačního řádu je stanovení závazného režimu pro práci s podáními, který v rámci SmOl zabezpečí: jednotnost vedení spisové služby, která umožní pružné a kvalitní zabezpečení výkonu v samostatné a přenesené působnosti, přesnou evidenci o důležitých podáních, které byly úřadu doručeny nebo dokumentech, které z jeho činnosti vznikly, poskytnutí podkladů k prokázaní určitých skutečností, rychlé vyhledávání podání a dokumentů, prevenci proti možným ztrátám a případnému vzniku následných škod, Spisový řád a skartační plán bude v souvislosti se zaváděním elektronické spisové služby zásadně přepracován. Ale obě vnitřní normy, byť nejsou nejnovější, podchycují rovnocennost elektronického a papírového dokumentu, elektronického a „ručního“ podpisu a razítka. Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Obecný úvod - vysvětlení pojmů datová schránka – je elektronické úložiště, které je určeno k doručování a k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci. Datovou schránku zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra. Zaručený elektronický podpis je elektronický podpis v takové formě, která, zpravidla kryptografickými metodami, zaručuje i integritu dokumentu a autentizaci podepsaného. Pro některé účely je navíc vyžadován zaručený elektronický podpis pouze s předepsanými typy certifikace, tedy „založený na kvalifikovaném certifikátu“. Zaručený elektronický podpis dokumentu zajišťuje: - autenticitu – lze ověřit původnost (identitu subjektu, kterému patří elektronický podpis), - integritu – lze prokázat, že po podepsání nedošlo k žádné změně, soubor není úmyslně či neúmyslně poškozen, - nepopiratelnost – autor nemůže tvrdit, že podepsaný elektronický dokument nevytvořil (např. nemůže se zříct vytvoření a odeslaní výhružného dopisu), - může obsahovat časové razítko, které prokazuje datum a čas podepsání dokumentu. - NEMŮŽE BÝT POUŽÍT PRO ŠIFROVÁNÍ například mailů – legislativa to neumožňuje. Pro tento účel se používá komerční certifikát. autorizovaná konverze na přání – konverze z elektronické podoby do listinné a naopak za přesně a přísně stanovených podmínek. Provádí pouze CzechPoint, autorizovaná konverze z moci úřední – konverze z elektronické podoby do listinné a naopak za přesně a přísně stanovených podmínek. Provádí pouze pro vnitřní potřeby organizace veřejné moci pomocí vnitřního klienta CzechPoint, Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Kdo má datovou schránku zřízenu povinně ze zákona: Orgány veřejné moci. Organizace zapsané v Obchodním rejstříku. Organizace zřízené na základě zvláštního zákona. (Tyto orgány a organizace nemohou DS ani zablokovat, ani zrušit) Kdo může mít datovou schránku zřízenu na žádost: Organizace nezapsané v Obchodním rejstříku. Fyzické osoby – podnikatelé. Fyzické osoby občané. (Tyto organizace a osoby mohou za určitých okolností DS zablokovat, nebo i zrušit. Obnova je pak za úhradu) Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Kdy se musí datová schránka použít: Orgány veřejné moci pro komunikaci se všemi majiteli datových schránek, pokud tomu nebrání zvláštní okolnosti. Všichni majitelé datových schránek pro příjem zpráv (právní platnost doručení). Kdy se může, ale nemusí schránka použít: Majitelé datových schránek (kteří nejsou orgány veřejné moci) pro odesílání zpráv orgánům veřejné moci mohou, ale nemusí datovou schránku použít. Kdy se nesmí datová schránka použít: Majitelé datových schránek (kteří nejsou orgány veřejné moci) pro komunikaci mezi sebou. Pro rozesílání nevyžádané pošty. Schválené změny v použití datové schránky: Od 1.1.2010 se budou moci přes datové schránky zasílat faktury. Od 1.7.2010 se bude moci přes datové schránky zasílat i pošta. Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Postup zpracování příchozí pošty na MmOl od okamžiku zprovoznění DS: Zpracování příchozí papírové pošty (obálky a balíky) bude probíhat jako dosud - bez změny. Podle současných zvyklostí - část pošty se na podatelně otevírá, část se dodává na odbory neotevřená. Pošta pro SMOL a MMOL je zavážena z České pošty s.p. 1x za den na podatelnu Hynaisova 10, odkud je rozvážena na další místa. Doručovací adresy pro SMOL a MMOL jsou: - Horní náměstí – radnice - Hynaisova 10 Doručovací adresa pro občany s evidenčním trvalým pobytem na Horním náměstí 583 – místo a způsob doručování si musí každý občan zajistit sám. MMOL nemá povinnost, ani vhodné prostory a vybavení pro zajišťování poštovních služeb. Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Postup zpracování příchozí pošty na MmOl od okamžiku zprovoznění DS: Příchozí pošta přes e-podatelnu Pošta přicházející na podatelna@mmol.cz je kontrolována na nezavirování, oprávněné formáty, vytištěna a předána na podatelnu jako běžná papírová pošta k doručení. E-podatelna potvrdí, že mail byl případně podepsán platným elektronickým podpisem, negarantuje však oprávněnost podpisu. (jiné zákonné normy nařizují jak zacházet s neúplným podáním). Potvrzeni odesilateli o doručení mailu e-podatelně Informace o certifikátu použitém k podpisu E-podatelna potvrdí odesilateli, že jeho mail byl doručen. Pokud odesilatel neobdrží potvrzení o doručení, musí mít za to, že zpráva nebyla doručena ! Technické řešení do doby zavedení elektronické spisové služby neumožní přeposlat došlý mail z e-podatelny na odbor. Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Postup zpracování příchozí pošty na MmOl od okamžiku zprovoznění DS: Příchozí pošta osobní doručení na odbor Mělo by jít o jedno z běžných standardních způsobů doručení pošty – pošta se na odboru zaeviduje do doručené pošty – způsob doručení osobní. Pracovník, který osobní podání příjme, zajistí jeho zaevidování do doručené pošty na svém odboru. Poštu lze doručit i na podatelnu jako osobní podání – pak z hlediska odborů jde o běžný postup jako u doručení listovní zásilky přes podatelnu. Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Postup zpracování příchozí pošty na MmOl od okamžiku zprovoznění DS: Příchozí pošta doručení běžným mailem Pokud pracovník vyhodnotí mail jako hodný zaevidování – vytiskne mail, podepíše (zaručí se za jeho autenticitu) a předá jej ke zpracování jako běžně doručenou poštu. Pokud pracovník obdrží elektronicky podepsaný mail, MUSÍ provést kontroly platnosti elektronického podpisu a případně časového razítka, provede vytištění, podepsání (garanci a odpovědnost za správnost podpisu) a předání k papírovému zpracování. V ŽÁDNÉM PŘÍPADĚ NEPŘEPOSÍLAT MAILY NA E-PODATELNU ! E-podatelna by evidovala jako odesilatele podání úředníka, který (často původně podepsaný) mail přeposlal se všemi negativními důsledky. (například by potvrdila doručení mailu úředníkovi, došlo ke ztrátě elektronického podpisu,...) Je vhodné, pokud je to možné, podepsaný mail vracet s tím, že úředník není oprávněn podepsané maily zpracovávat, že k tomuto účelu je zřízena e-podatelna podatelna@mmol.cz , která jediná je oprávněna elektronicky podepsaná maily zpracovat. Jinak je MUSÍ úředník plně zpracovat, včetně kontroly platnosti elektronického podpisu !!! Informace o formátech zpráv, které je úřad schopen přijímat a další podrobnosti jsou na stránkách města http://www.olomouc.eu/phprs/view.php?cisloclanku=2005013102 Nejde jen o pouhou schopnost zprávu přečíst, ale o zajištění schopnosti otevřít dokument za 10 – 20 let. (Kdo z Vás je schopen dnes přečíst dokument z kdysi hodně rozšířených textových editorů T602, Wintext, AmiPro ???) Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Postup zpracování příchozí pošty na MmOl od okamžiku zprovoznění DS: Příchozí pošta přes datovou schránku Pracovnice podatelny provedou stažení zprávy z datové schránky a její uložení do centrálního úložiště. Provedou tisk obálky zprávy a provedení konverze, nebo autorizované konverze do papírové podoby. Je provedeno předání takto doručené pošty na odbory jako papírově doručenou běžnou poštu. Doručení nastalo okamžikem otevření naší datové schránky oprávněnou osobou, nebo uplynutím 10 dnů od vložení do datové schránky, podle toho, co nastane dříve. Prakticky doručení nastane každý pracovní den ráno okolo 7:30, kdy pracovnice podatelny vstoupí do datové schránky SMOL. Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Postup zpracování odchozí pošty z MmOl od okamžiku zprovoznění DS do doby zavedení spisovky: Odchozí pošta, která odejde vždy papírově – odbor odevzdá v zalepené obálce, jako dosud. Odchozí pošta u které je pochybnost v jakém tvaru odejde a) dopis se odevzdá výpravně vytištěný na formát A4, (teprve až od okamžiku oznámení podatelnou MmOl může být oboustranný – bohužel v průběhu ¾ roku testování to nikoho nenapadlo a až na žádost Olomouce se připravuje program) nepřeložen, nesešit a přiloženou nadepsanou obálkou. Nesplnění všech podmínek bude mít za následek nemožnost strojového zpracování a dojde vrácení pošty zpět na odbor odesilatele b) obsluha výpravny zjistí, zda adresát nemá datovou schránku. Pokud datová schránka nebude zjištěna, provede vložení zásilky do obálky a odešle jako běžnou papírovou poštu c) u odchozí pošty přes datovou schránku provede obsluha výpravny autorizovanou konverzi a odešle poštu přes datovou schránku. Originál je vložen do archivní krabice a po naplnění krabice předán do spisovny k dlouhodobému uložení. K této uložené poště nebude umožněn přístup. Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Možnosti upřesnění zpracování pošty u datové schránky: Datová schránka umožní při odesílání jen toto nastavení: Do vlastních rukou Zakázat doručení fikcí Doručení na straně příjemce nastane: Připouští-li jiné právní předpisy doručování prostřednictvím datových schránek, pořadí způsobů doručování stanovené těmito právními předpisy zůstává ustanovením odstavce 1 nedotčeno. Dokument, který byl dodán do datové schránky, je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu. Nepřihlásí-li se do datové schránky oprávněná osoba ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument dodán do datové schránky, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty; to neplatí, vylučuje-li jiný právní předpis náhradní doručení. Osoba, pro niž byla datová schránka zřízena, může za podmínek stanovených jiným právním předpisem žádat o určení neúčinnosti doručení. Doručení dokumentu podle odstavce 3 nebo 4 má stejné právní účinky jako doručení do vlastních rukou. Doručování mezi orgány veřejné moci prostřednictvím datové schránky se nepoužije, pokud je z bezpečnostních důvodů mezi těmito orgány zavedena jiná forma elektronické komunikace. Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Upřesnění, co se nebude autorizovaně konvertovat Listinná podoba =>Elektronická podoba (písemnost odejde z MmOl vždy papírově a rozhodovat o tomto faktu budou pracovníci odborů): Neumožňuje – li povaha dokumentu převádět do elektronické podoby Brání – li odeslání, nebo převodu do elektronické podoby jiné zvláštní okolnosti Nemá – li příjemce aktivovanou datovou schránku (příjemce ji může mít, ráno ji měl ještě aktivní, ale nyní je neaktivní) Je-li, nebo bude-li datová zpráva větší než 10 MB (cca 20 stran A4 s běžným textem 5% zaplnění) Dále se konverze neprovádí: a) je-li dokument v jiné než v listinné podobě či v podobě datové zprávy, b) jde-li o dokument v listinné podobě, jehož jedinečnost nelze konverzí nahradit, zejména o občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenskou knížku, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní knížku, šek, směnku nebo jiný cenný papír, los, sázenku, geometrický plán, rysy a technické kresby, c) jsou-li v dokumentu v listinné podobě změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit jeho věrohodnost, d) není-li z dokumentu v listinné podobě patrné, zda se jedná o 1. prvopis, 2. vidimovaný dokument, 3. opis nebo kopii pořízenou ze spisu, nebo 4. stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle jiného právního předpisu, e) je-li dokument v listinné podobě opatřen plastickým textem nebo otiskem plastického razítka, Další důvody: v případě provedení konverze na žádost, nebyl-li dokument obsažený v datové zprávě podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou toho, kdo dokument vydal nebo vytvořil, jde-li o dokument obsažený v datové zprávě, který nelze konvertovat do listinné podoby, například o zvukový nebo audiovizuální záznam, pokud dokument nesplňuje technické náležitosti dalších parametrů Konverzí se nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů obsažených ve vstupu a jejich soulad s právními předpisy Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Změny v doručování doporučených zásilek papírovou poštou: Od 1. 7. 2009 odesílatel může požádat, aby Doporučená zásilka byla dodána zvláštním způsobem dle článku 32 odst. 3 Poštovních podmínek České pošty, s.p. – Základní poštovní služby (dále jen „poštovní podmínky“), a to vložením do domovní schránky, poštovní přihrádky nebo dodávací schrány adresáta. O dodání Doporučené zásilky tímto způsobem odesílatel může požádat tak, že: uvede na Doporučenou zásilku poznámku „NEVRACET, VLOŽIT DO SCHRÁNKY“ nebo použije podle článku 17 odst. 4 poštovních podmínek zvláštní obálku, jejíž součástí je Dodejka, která má zelený pruh (dále jen „zvláštní obálka se zeleným pruhem“). Vložení do domovní schránky, poštovní přihrádky nebo dodávací schrány adresáta se uskuteční poté, co se poštovní zásilku nepodařilo dodat některým ze způsobů uvedených v článku 32 odst. 3 poštovních podmínek.Připouštějí-li jiné právní předpisy doručování prostřednictvím datových schránek, pořadí způsobů doručování stanovené těmito právními předpisy zůstává ustanovením odstavce 1 nedotčeno. Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Změny v doručování doporučených zásilek papírovou poštou: Zvláštní obálka se zeleným pruhem Použije-li odesílatel pro Doporučenou zásilku zvláštní obálku se zeleným pruhem, platí, že kromě požadavku „NEVRACET, VLOŽIT DO SCHRÁNKY“ dle článku 32 odst. 3 poštovních podmínek zvolil i doplňkovou službu „Zkrácení lhůty pro vyzvednutí poštovní zásilky“ dle článku 21 odst. 1 písm. b) poštovních podmínek, tj. „ULOŽIT JEN 10 DNÍ“. To však neplatí, uvede-li na zvláštní obálku se zeleným pruhem poznámku „NEUKLÁDAT“. Stávající obálky Použije-li odesílatel pro Doporučenou zásilku stávající obálku s modrým nebo červeným pruhem, bez pruhu, s Dodejkou (Doručenkou), bez Dodejky (Doručenky) vyznačí poznámku „NEVRACET, VLOŽIT DO SCHRÁNKY“ do levého horního rohu adresní strany zásilky. V případě, že bude odesílatel chtít, aby tato poznámka byla uvedena i na Dodejce (Doručence), uvede ji i na Dodejku (Doručenku). Podrobnosti najdete na stránkách České pošty s.p. http://www.ceskaposta.cz/cz/aktualne/aktuality/2009/zmena-ve-zpusobu-dodavani-doporucenych-zasilek--vlozeni-do-schranky-id27671/ Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Změny v doručování doporučených zásilek papírovou poštou: Odesílatel může společně s požadavkem Nevracet, vložit do schránky využít i další doplňkové služby nebo poznámky, např.: DODÁNÍ DO VLASTNÍCH RUKOU – poštovní zásilka bude dodána, je-li adresátem fyzická osoba, jen adresátovi, zmocněnci adresáta, zákonnému zástupci adresáta nebo zmocněnci zákonného zástupce adresáta; je-li adresátem právnická osoba, jen oprávněné osobě. Nebude-li to možné, bude zásilka vložena do adresátem užívané schránky v případě, že toto odesílatel předem nevyloučil. DODÁNÍ DO VLASTNÍCH RUKOU VÝHRADNĚ JEN ADRESÁTA – poštovní zásilka bude dodána výhradně jen adresátovi. Nebude-li to možné, bude zásilka vložena do adresátem užívané schránky v případě, že toto odesílatel předem nevyloučil. Tuto službu lze použít pouze, je-li adresátem fyzická osoba. DODEJKA – odesílateli bude předáno písemné potvrzení prokazující dodání poštovní zásilky příjemci nebo do adresátem užívané schránky. Jestliže odesílatel zvolil zvláštní obálku se zeleným pruhem, je tato doplňková služba povinná. ULOŽIT JEN 3 DNY - zkrácení lhůty pro vyzvednutí poštovní zásilky ULOŽIT JEN 10 DNÍ - zkrácení lhůty pro vyzvednutí poštovní zásilky PRODLOUŽIT LHŮTU pro vyzvednutí poštovní zásilky na 1 měsíc NEDOSÍLAT – poštovní zásilka nebude dodána v jiném místě než uvedeném v adrese (nelze ji doslat na novou adresu zvolenou adresátem) NEUKLÁDAT – bude-li to možné, bude zásilka po neúspěšném pokusu o doručení vložena do schránky adresáta. Nebude-li možné zásilku do schránky adresáta vložit, bude zaslána zpět odesílateli. NEPRODLUŽOVAT LHŮTU – poštovní zásilka bude na poště uložena po dobu úložní doby 15 dnů. Česká pošta v tomto případě nemůže vyhovět případné žádosti adresáta o prodloužení úložní doby. NEVRACET – Nechce-li odesílatel, aby mu byla poštovní zásilka vrácena poté, co dodání zvláštním způsobem dle čl. 32 odst. 3 poštovních podmínek do domovní, schránky, poštovní přihrádky nebo dodávací schrány adresáta není možné, musí kromě požadavku „NEVRACET, VLOŽIT DO SCHRÁNKY“ uvést na poštovní zásilce poznámku „NEVRACET“. Pozn.: Služby lze mezi sebou kombinovat. Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Autorizovaná konverze na přání: Žádá občan, nebo organizace Autorizovaně konvertovat L ==> E nebo E ==> L lze úřední dokumenty, pokud to legislativa nezakazuje. Konverzi provádí výhradně CzechPoint (30 Kč/1strana). Autorizovaně konvertovaný dokument má stejné právní účinky, jako originál. Výdej elektronického autorizovaně konvertovaného dokumentu je buď na CD, nebo na USB flešku. Konverzí se nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů obsažených ve vstupu a jejich soulad s právními předpisy. Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Autorizovaná konverze z moci úřední: Provádí jen pro svou potřebu orgán veřejné moci Autorizovaně konvertovat L ==> E nebo E ==> L lze úřední dokumenty, pokud to legislativa nezakazuje. Konverzi provádí výhradně vnitřní klient CzechPoint (a je zdarma, neboť je jen pro vlastní potřebu orgánu veřejné moci). Po zavedení elektronické spisové služby bude možné a pravděpodobně i nutné autorizovanou konverzi z moci úřední provádět i na odborech !! Spisy se povedou jak v papírové, tak elektronické, tak i kombinované podobě. Konverze budou poměrně často potřeba. Autorizovaně konvertovaný dokument má stejné právní účinky, jako originál. Autorizovanou konverzí se nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů obsažených ve vstupu a jejich soulad s právními předpisy !!! Autorizované konverze se provádí na https://www.czechpoint.cz Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Porovnání papírový   elektronický dokument: Papírový a elektronický dokument je rovnocenný. Do doby zprovoznění elektronické spisové služby bude platit, že po MmOl bude obíhat papírový dokument a konverze do elektronické podoby a z elektronické podoby bude probíhat až na výjimky na podatelně. Po zprovoznění elektronické spisové služby a centrálního datového úložiště budou dokumenty prioritně vznikat a obíhat elektronicky přímo ve spisové službě. Elektronické písemnosti budou elektronicky podepisovány a distribuovány. Je předpoklad, že elektronická spisová služba bude umět zjistit, zda adresát má datovou schránku a přímo odeslat datovou zprávu přes datovou schránku bez jakéhokoli zdržení a zásahu. Zaevidováním, nebo přímo uložením písemností v elektronické spisové službě se vytváří předpoklad pro velmi rychlou dohledatelnost uložených písemností. Elektronická spisová služba pravděpodobně sníží používání papíru, ale v žádném případě používání papíru neodstraní. Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Pomocí datové schránky se nedoručuje: obsahuje-li dokument utajované informace, nemá-li adresát zpřístupněnou datovou schránku, je-li datová zpráva větší, než 10 MB. Zjednodušeně 21 stránek již na 99% procent nepůjde odeslat přes DS !!! neumožňuje-li to povaha dokumentu, doručuje-li se na místě (při úkonu, nebo např. kurýrem), z dalších zákonných důvodů (např. doručování veřejnou vyhláškou, jiné pořadí způsobu doručování opis je doručen na místě, nebo veřejnou vyhláškou, Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Spisová služba a MmOl Zákon 499/2004 Sb. - HLAVA III SPISOVÁ SLUŽBA - § 63 – výpis Veřejnoprávní původci vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby. Vyžaduje-li to zvláštní povaha jejich působnosti, mohou vykonávat spisovou službu v listinné podobě. Subjekty, které v době účinnosti tohoto zákona neprováděly evidenci dokumentů nebo nevykonávaly spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby jsou povinny naplnit ustanovení odstavce 3 nejpozději do jednoho roku po nabytí účinnosti tohoto zákona. Subjekty, které v době účinnosti vykonávaly evidenci dokumentů v listinné podobě, jsou povinny vykonávat evidenci dokumentů v elektronickém systému spisové služby nejpozději do šesti měsíců po nabytí účinnosti tohoto zákona. Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Doručení na místě pomocí Kurýrní služby zatím vždy v listinné podobě (Fyzický rozvoz zásilek po Olomouci) Byt. a servis ND družstvo Cizinecká policie Česká inspekce životního prostředí Česká správa sociálního zabezpečení České dráhy , Telematika Český telekomunikační úřad Dalkia Dopravní podnik FCA (Kabelová televize) , RIO Finanční úřad Hasičský záchranný sbor Olomouckého kraje Katastrální úřad Krajská hygienická stanice Krajské, Vrchní zastupitelství Krajský soud v Ostravě pobočka Olomouc Krajský úřad Olomouckého kraje Národní památkový ústav Okresní soud v Olomouci Okresní správa sociálního zabezpečení Olterm Správa silnic Olomouckého kraje Stavební bytové družstvo Středomoravská Vodárenská Úřad práce Vodohospodářská společnost Vojenská ubytovací a stavební správa Zemědělská vodohospodářská správa Policie ČR Dopravní inspektorát Policie ČR OŘ + ostatní obvodní oddělní v Olomouci (Žižkovo nám.) Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Blízká budoucnost (v souvislosti se zavedení spisové služby): V současnosti je předpoklad od 1.1.2010 zahájení implementace elektronické spisové služby. Plný provoz se dá předpokládat od 1.3.2010, nebo 1.6.2010. (Tento odhad může zhatit napadení výběrového řízení ze strany neúspěšné firmy). Zavedením elektronické spisové služby dojde k naplnění povinnosti ze zákona, ale současně zavádí podstatně vyšší kvalitu a možnosti práce s písemnostmi (vyhledávání, rejstříky, vše se zapisuje jen jednou,…). Plná elektronická evidence písemností má velkou nevýhodu. Je nepopiratelný přehled o všech písemnostech a jejich pohybu po celou dobu životního cyklu písemnosti. (je vidět, kolik dní kde písemnost ležela, kde se pohybovala a kde skončila). Dojde k faktické změně při tvorbě písemností tak, že prioritně budou písemnosti vznikat v elektronické podobě a budou elektronicky podepisovány oprávněnou osobou, nebo oprávněnou úřední osobou. Spisy budou vznikat přednostně jako elektronické, nebo hybridní (část spisu v elektronické a část v listinné podobě). Písemnosti budou přednostně odesílány i přijímány v elektronické podobě. Běžně bude probíhat autorizovaná konverze z moci úřední všude tam, kde probíhá dnes ověřování a legalizace-vidimace. Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Podepisování dokumentů pomocí „tiskárny“ PRINT2PDF soubor k elektronickému podpisu Podepsaný / konvertovaný dokument (prakticky jen PDF) jen podepsaný dokument jen podepsaný dokument s přílohou autorizovaně konvertovaný dokument L => E Ukázka elektronické konverze z moci úřední https://www.czechpoint.cz Ukázka práce s DS (Jde o práci s demoverzí DS) http://www.czebox.cz 2ukc3d Odkazy na další užitečné informace http://www.datoveschranky.info http://www.egoncentrum.cz http://www.mvcr.cz/egovernment.aspx Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Další programové systémy MmOl a komunikace s DS Komunikace s DS je možná přes spisovou službu MmOl (nejprve se zprovozní vlastní spisová služba, poté se umožní vkládání podepsaných PDF do spisové služby a jejich odesílání přes DS) Komunikace programových systémů se spisovou službou (OK Nouze, IS ŽP, ….) bude součástí implementace spisové služby a její komunikace Přímá komunikace jednotlivých úředníků s DS je nereálná (nelze dělit přístupová práva, kdo vstupuje do DS vidí vše a může vše smazat. Vstupem kohokoliv i jen k nahlédnutí způsobí „stav doručení veškeré pošty uložené v DS“ bez ohledu na fakt, zda někdo poštu viděl, nebo stáhnul) se všemi Olomouc 2009

DS a zpracování pošty na MmOl Závěr: Prostor pro Vaše otázky Děkuji za pozornost Ing. Miloš Adam vedoucí oddělení spisové služby odbor správy Magistrát města Olomouce milos.adam@olomouc.eu Olomouc 2009