regionu Český Západ – CZ 0128 Záchrana a obnova sakrálních památek regionu Český Západ – CZ 0128 Organizační řízení projektu Tereza Chvojková, MAS Český Západ – Místní partnerství

Rozpočet projektu 1) Věž kostela Všech svatých ve Stříbře 53.272 EUR 2) Minoritský klášter ve Stříbře 509.008 EUR 3) Kostel sv. Václava ve Vys. Sedlišti 329.622 EUR 4) Varhany v kostele sv. Jana Křtitele v Úterý 134.414 EUR 5) Kaple sv. Václava a Vojtěcha v Ostrově u Stříbra 244.929 EUR Administrace + Publicita 66.474 EUR Celkem 1.337.719 EUR Dotace ve výši 85% 1.137.061 EUR Dotace na jednotlivé subprojekty je 84%!

Harmonogram projektu 1. etapa – 01-03/2009 2. etapa – 04-06/2009 Viz harmonogram projektu s uvedením prací a rozpočtu!

Průběh projektu- etapy Na konci každé etapy je realizátor sub-projektu povinen: realizovat kontrolní den za účasti zástupců Stříbra, MAS a člena odborné rady projektu - externího odborníka (před zaplacením faktury) uhradit vykonané práce dodavateli dodat podklady pro vypracování průběžné (závěrečné) zprávy na MěÚ STříbro

Etapový kontrolní den na konci každé tříměsíční etapy Realizátor sub-projektu je povinen nejpozději realizovat kontrolní den 14 kal. dní před koncem dané tříměsíční etapy MAS Český Západ vypracuje závazný harmonogram etapových kontrolních dní Kontrolní den musí předcházet fakturaci Práce, které budou uskutečněny po etapovým kontrolním dni musí být fakturovány a proplaceny v příští tříměsíční etapě Na kontrolní den musí být pozváni zástupci Stříbra, MAS a členové Odborné rady projektu - externí odborníci. Kontaktní osoba pro svolávání kontrolního dne – Miroslava Válová, MAS

Zápis z kontrolního dne Zápis z kontrolního dne uskutečněného v rámci realizace projektu CZ 0128 - Záchrana a obnova sakrálních památek regionu Č.Západ Název Subprojektu: Datum: Trvání: Místo: Účastníci/organizace: Plánované stavební/restaurátorské práce dle aktuálního harmonogramu projektu: Ke dni kontrolního dne byly uskutečněny následující stavební/restaurátorské práce, které budou fakturovány: Při kontrolním dni byly zjištěny následující stavebně-technické nedostatky: Návrh na odstranění stavebně-technických nedostatků: Různé: Vypracoval: Podpisy účastníků:

Podklady pro průběžnou (závěrečnou) zprávu 3x originál vyplněného soupisu uhrazených dokladů podepsaný statutárním zástupcem organizace 3x kopii faktury uskutečněných výdajů dané etapě 3x kopie výpisu z bankovního účtu 3x kopie zápisu z kontrolního dne 3x kopie účetní sestavy (hlavní knihu účetní organizace/střediska, účetní deník, atp.) 3 x soupis provedených prací, materiálu fotodokumentaci stavu rekonstruovaného místa před a po provedení stavebních prací v dané etapě v elektronické podobě

Náležitosti faktur Dodavatel: Odběratel: Identifikace dodavatele (firma, sídlo, IČ, DIČ) Identifikace odběratele (firma, sídlo, IČ, DIČ) Evidenční číslo faktury Datum vystavení, uskutečnění zdanitelného plnění Uvedení čísla a názvu projektu a názvu subprojektu Uvedení názvu a data uzavření smlouvy/objednávky Rozsah a předmět plnění Cenu jednotkovou a celkovou v Kč Specifikaci % DPH a vyčíslení v Kč Příloha – seznam provedených prací Odběratel: Datum přijetí faktury Schválení věcné správnosti – podpis Schválení formální správnosti – podpis Datum proplacení Zaúčtování – razítko nebo „košilka“ Označení oddělené evidence (organizace/středisko/analytika) a účelového znaku

Oddělené účetnictví Rozhodnout o způsobu oddělení: Střediska/Organizace/Zakázky Oddělená analytická evidence Použití účelového znaku Město Stříbro dle MFČR Partneři dle Města Stříbra

Předávání podkladů pro průběžnou (závěrečnou) zprávu Realizátoři sub-projektů Předání podkladů městu Stříbru do 3 pracovních dní po ukončení dané tříměsíční etapy kontaktní osoba: Jarmila Bouzková, Stříbro Město Stříbro Vypracování souhrnného soupisu uhrazených dokladů Předání podkladů MAS Český Západ nejpozději do 6 ti pracovních dní po ukončení dané tříměsíční etapy kontaktní osoba: Tereza Chvojková, MAS

Předávání podkladů pro průběžnou (závěrečnou) zprávu MAS Kontrola dokumentů a souhrnného soupisu uhrazených dokladů Předání finančnímu manažerovi Raapo Finance (nejpozději do 9 ti pracovních dní po ukončení etapy) RAAPO Finance Finanční kontrola podkladů a správnost zaúčtování do účetních sestav Předání seznamu chyb MAS (nejpozději do 12 ti dnů po ukončení etapy) Provedení oprav ve spolupráci s danými organizacemi Předání podkladů Stříbru, které je odešle na MFČR

Vytvoření a kontrola průběžné (závěrečné) zprávy (PIR, CPR) Vytvoření průběžné (závěrečné zprávy) je v kompetenci Města Stříbra a MAS: MAS vytvoří PIR/CPR na základě zápisů z kontrolních dní a uskutečněných výdajů Zprávu předá CpKP, které provede jejich kontrolu. Poté bude MAS společně s Městem Stříbrem komunikovat s MFČR dle postupů, které vycházejí z příručky pro příjemce grantu z FM/EHP Norska (kapitoly 5.2.1 a 5.2.2)

Obdržení platby od MFČR Obdržení platby ze strany MFČR na účet Města Stříbra Město Stříbro rozešle příslušné finanční částky dle soupisů uhrazených dokladů (84%) jednotlivým organizacím na základě: Dohody o partnerství Rozhodnutí

Změna v realizaci projektu Před provedení změny v realizaci subprojektu musí každá organizace nejprve kontaktovat MAS Český Západ kontaktní osoba: Tereza Chvojková, MAS MAS Navrhne řešení dalšího postupu Předloží řešení Městu Stříbru Po odsouhlasení navrženého postupu Městem Stříbrem – bude pokračovat komunikace s MFČR v souladu s příručkou příjemce grantu

Průběžná stavební kontrola Kontrola postupu stavebních/restaurátorských 1-2x měsíc kontaktní osoba: Xénie Veselá, MěÚ Stříbro Každá z organizací má povinnost tuto kontrolu umožnit a zapsat zápis dle závazné osnovy

Projektový tým Miroslava Válová, MAS Mgr. Xenia Veselá, MěÚ Stříbro Koordinátorka projektu Realizace publicity Komunikace s odbornou radou projektu tel. 724183671, valova@leader-ceskyzapad.cz Mgr. Xenia Veselá, MěÚ Stříbro Supervizorka projektu Realizace průběžných kontrolních dní Dohled na výběr dodavatele tel. 374801120, vesela@mustribro.cz

Projektový tým Ing. Tereza Chvojková, MAS Manažerka projektu Kontaktní osoba za MAS Český Západ Zpracování průběžných (závěrečné) zpráv Konzultace plánovaných změn projektu Organizace „toků“ dokumentů Svolávání schůzek tel. 774231819, chvojkova@leader-ceskyzapad.cz Jarmila Bouzková, MěÚ Stříbro Kontaktní osoba za město Stříbro Shromažďování podkladů od jednotlivých organizací Vytváření souhrnného soupisu uhrazených dokladů Pomoc při organizaci akcí tel. 374801123, bouzkova@mustribro.cz

Projektový tým Ing. Josef Machalíček, Jana Christová – RAAPO Finance Finanční manažer projektu Kontrola finančních podkladů Kontrola zaúčtování tel. 377327518, raapo.finance@post.cz Daniel León, Mgr. Tomáš Svoboda – CpKP ZČ Externí poradce Kontrola průběžných/závěrečné zpráv Organizace konferencí Nezávislý monitoring projektu pro závěrečnou zprávu tel. 774846266, daniel.leon@cpkp.cz

Projektový tým partnera Statutární zástupce Osoba odpovědná za realizaci/kontakt Osoba odpovědná za finanční toky/účetní Osoba odpovědná za věcnou správnost Osoba odpovědná za formální správnost Osoba odpovědná za účetní správnost Určit a zaslat jména, tel., mail a podpisový vzor.

Projektový tým Ing. Josef Machalíček, Jana Christová – RAAPO Finance Finanční manažer projektu Kontrola finančních podkladů Kontrola zaúčtování tel. 377327518, raapo.finance@post.cz Daniel León, Mgr. Tomáš Svoboda – CpKP ZČ Externí poradce Kontrola průběžných/závěrečné zpráv Organizace konferencí Nezávislý monitoring projektu pro závěrečnou zprávu tel. 374801123, bouzkova@mustribro.cz

Dokumenty MFČR http://www.mfcr.cz/cps/rde/xchg/mfcr/xsl/fm_norska_pi.html Oprávněnost osobních výdajů na zaměstnance a externí experty Propagační materiály – technické podmínky Příručka pro příjemce grantu Pokyny pro vyplnění průběžné zprávy Pokyny pro vyplnění závěrečné zprávy

Akce organizované v rámci projektu Tisková konference (leden 2009) Dvoudenní konference (2. čtvrt. 2010) Závěrečný seminář (4. čtvrt. 2010)

Propagace Informační brožury (1. čtvrtletí 2009) Knížka: Práce jako na kostele (3. čtvrt. 2009) Billboardy Vyvěšeny od zahájení realizace stavby na místě stavby Jednotná grafická podoba zpracovaná MAS Logo + text („Podpořeno grantem z Norska prostřednictvím Norského finančního mechanismu) min. 25% z celkové plochy) Popis projektu 75 % z celkové plochy Možnost doplnit loga partnera a dodavatele Pamětní desky Po ukončení realizace sub-projektu

Dokumenty, které budou zpracovány/předány Metodika pro platby Kontrolní list pro předávání dokumentů Vzor Protokolu z kontrolního dne Organizační diagram projektu Kontaktář osob zapojených do projektu Metodika pro výběr dodavatele Závazný vzor Smlouvy o dílo Doporčený vzor Zadávací dokumentace ? Metodika pro publicitu Vzor billboardu/pamětní desky Doporučená ustanovení pro publicitu projektu v médiích Projektová žádost a pravidla ? Věcný a časový harmonogram projektu vč. rozpočtu