Výkon spisové služby II. (školení určené pro územní samosprávné celky (obce), organizační složky územních samosprávných celků, právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky a školy a školská zařízení) II.

bez označení – platí pro výkon spisové služby bez označení – platí pro výkon spisové služby v eSSL i v listinné podobě žluté označení – platí pro výkon spisové služby v eSSL zelené označení – platí pro výkon spisové služby v listinné podobě

2. Třídění, označování a evidence dokumentů - třídění 2.1 Podatelna vytřídí dokumenty nepodléhající evidenci (dokumenty nemající úřední charakter, obsahující chybný datový formát či škodlivý kód a dokumenty výslovně uvedené původcem ve spisovém řádu). (vyhláška § 9 odst. 3, zákon §64 odst. 2) 2.1 Doručené dokumenty je nutno roztřídit z důvodu snadnějšího zaevidování do jednotlivých evidencí – základní evidence, případně samostatných evidencí. 2.1 U původce by se měly ideálně nacházet pouze dokumenty evidované v základní evidenční pomůcce, samostatných evidencích nebo dokumenty podle spisového řádu evidenci nepodléhající. Do budoucího skartačního řízení mají být zahrnuty i neevidované dokumenty, které je třeba rovněž uchovat!

2. Třídění, označování a evidence dokumentů - označování 2.2 Doručené dokumenty i dokumenty původcem vytvořené (analogové i digitální) se v den, kdy byly doručeny nebo vytvořeny, opatří jednoznačným identifikátorem, který je spojen s dokumentem i zápisem v příslušné evidenci dokumentů (základní nebo samostatné). (zákon §64 odst. 2 – 3) 2.2 Jednoznačný identifikátor obsahuje zejména označení původce (nebo zkratku jeho označení) a alfanumerický kód. Je-li jako jednoznačný identifikátor užit otisk podacího razítka (nebo "technologický prostředek obdobného určení"), nemusí obsahovat alfanumerický kód. Jednoznačný identifikátor musí být neoddělitelně spojen s dokumentem, který označuje. (vyhláška § 7 odst. 1)

2. Třídění, označování a evidence dokumentů - označování 2.2 Původce bezodkladně opatří doručený dokument v analogové podobě, popřípadě jeho obálku otiskem podacího razítka ("technologickým prostředkem"). (vyhláška § 3 odst. 2) 2.2 Vyplněný otisk podacího razítka ("technologický prostředek") obsahuje: název původce, datum doručení dokumentu (čas), číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, počet listů doručeného dokumentu, počet listinných příloh dokumentu (listů či svazků) nebo počet a druh příloh v nelistinné podobě. (vyhláška § 3 odst. 3)

2. Třídění, označování a evidence dokumentů - označování 2.2 Pokud původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, opatří otiskem podacího razítka ("technologickým prostředkem") dokument v analogové podobě vzniklý převedením doručeného dokumentu v digitální podobě. (vyhláška§ 6 odst. 1) 2.2 Původce opatří doručený i jím vytvořený dokument v digitální podobě jednoznačným identifikátorem, který je s dokumentem spojen prostředky eSSL a obsahuje zejména označení původce (zkratku označení původce) a alfanumerický kód. (vyhláška§7 odst. 1 a 3)

2. Třídění, označování a evidence dokumentů - označování 2.2 Původce zachová při převedení dokumentu v analogové podobě do dokumentu v digitální podobě nebo naopak a při změně datového formátu dokumentu v digitální podobě označení převáděného dokumentu i pro dokument vzniklý převedením. (vyhláška § 7 odst. 4) 2.2 eSSL přiřadí jednoznačný identifikátor také spisovému plánu jako celku, věcné skupině, spisu, typovému spisu, součásti, dílu, dokumentu. (NS eSSL 4.1.1) 2.2 Vlastní dokument v analogové podobě určený k odeslání není třeba označovat podacím razítkem ("technologickým prostředkem"), neboť potřebné údaje již obsahuje podle vyhlášky §16 odst. 1 – 2. (Zmíníme se ještě v 6. části zabývající se vyhotovováním dokumentů).

2. Třídění, označování a evidence dokumentů – základní evidence 2.3 V případě původce vykonávajícího spisovou službu v listinné podobě je základní evidenční pomůckou podací deník. Je to kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem veřejnoprávního původce, pro něhož je vedena, časovým obdobím, v němž je užívána, a počtem všech listů (tedy ještě před zapisováním svázaná). Nejsou přípustné žádné „elektronické podací deníky“ nebo tabulky v programu Word či Excel. (vyhláška § 8 odst. 1) 2.3 Podací deník je veden od prvního kalendářního dne stanoveného časového období řadou celých čísel začínající číslem 1. Po uplynutí časového období se volné místo na stránce za posledním zápisem proškrtne a doplní se záznam o ukončení vedení deníku ve tvaru „Ukončeno dne ..... pořadovým číslem ..... “ s připojeným jménem a podpisem odpovědné osoby. (vyhláška § 10 odst. 4 a 5)

2. Třídění, označování a evidence dokumentů – základní evidence 2.3 Původce zabezpečí evidenční pomůcku proti odcizení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému nebo nahodilému přístupu, zničení nebo neoprávněnému zpracování údajů, jakož i proti jinému zneužití. (vyhláška§8 odst. 5) 2.3 Zápisy v podacím deníku jsou srozumitelné, přehledné a čitelné s důrazem na trvanlivost. Chybný zápis se škrtne způsobem zaručujícím čitelnost zápisu a doplní se správným zápisem. Uvede se datum opravy a jméno a podpis osoby, která opravu provedla. Platí i pro samostatné evidence vedené v listinné podobě. (vyhláška § 8 odst. 6) 2.3 Pokud jsou používány zkratky, je jejich seznam s vysvětlivkami součástí podacího deníku. (vyhláška § 8 odst. 7)

2. Třídění, označování a evidence dokumentů – základní evidence 2.4 V podacím deníku se o dokumentech zaznamenává: pořadové číslo datum doručení cizího nebo datum vytvoření (zaevidování) vlastního dokumentu údaje o odesílateli podle jmenného rejstříku (u vytvořeného dokumentu se uvede slovo „Vlastní“) identifikace dokumentu z evidence dokumentů odesílatele údaje o kvantitě dokumentu v rozsahu (počet listů, počet listů nebo počet svazků příloh, počet a druh příloh v nelistinné podobě)

2. Třídění, označování a evidence dokumentů – základní evidence 2.4 V podacím deníku se o dokumentech dále zaznamenává: stručný obsah dokumentu označení organizační součásti či fyzické osoby, která bude dokument vyřizovat údaje o vyřízení dokumentu v rozsahu: způsob vyřízení, identifikace adresáta podle jmenného rejstříku, datum odeslání, počet a druh odeslaných příloh (pokud je lze určit), datum doručení cizího nebo datum vytvoření (zaevidování) vlastního dokumentu spisový znak a skartační režim (vyhláška § 10 odst. 1)

2. Třídění, označování a evidence dokumentů – základní evidence 2.5 Původce eviduje dokumenty v základní evidenční pomůcce. Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v elektronické podobě je eSSL. (vyhláška§ 8 odst. 1) 2.5 V eSSL původce o dokumentech zaznamenává: pořadové číslo dokumentu jednoznačný identifikátor dokumentu informaci o tom, zda jde o dokument v digitální podobě nebo dokument v analogové podobě datum (eventuálně čas) doručení dokumentu nebo vytvoření vlastního veřejnoprávním původcem údaje o odesílateli podle jmenného rejstříku (u vytvořeného dokumentu se uvede slovo „Vlastní“)

2. Třídění, označování a evidence dokumentů – základní evidence 2.5 V eSSL původce o dokumentech dále zaznamenává: identifikace dokumentu z evidence dokumentů odesílatele údaje o kvantitě analogového dokumentu v rozsahu (počet listů, počet listů nebo počet svazků příloh, počet a druh příloh v nelistinné podobě), u dokumentu v digitální podobě se uvádí počet a druh příloh pouze v případě, že je povaha dokumentu umožňuje určit (elektronický dokument složený z několika komponent musí eSSL přijmout jako celek a trvale zachovat vztahy i strukturu dokumentu) stručný obsah dokumentu označení organizační součásti či fyzické osoby, která bude dokument vyřizovat

2. Třídění, označování a evidence dokumentů – základní evidence 2.5 V eSSL původce o dokumentech dále zaznamenává: údaje o vyřízení dokumentu v rozsahu (způsob vyřízení, identifikace adresáta podle jmenného rejstříku, datum odeslání, počet a druh odeslaných příloh pokud je lze určit) spisový znak a skartační režim informaci o tom, zda byl dokument zařazen do výběru archiválií a zda byl dokument vybrán jako archiválie identifikátor, který dokumentu v digitální podobě, který byl vybrán jako archiválie, přidělil Národní archiv nebo digitální archiv (vyhláška § 10 odst. 1 – 2, víceméně odpovídá požadavku NS eSSL 2.7.5)

2. Třídění, označování a evidence dokumentů – základní evidence 2.5 V základní evidenci dokumentů se, stejně jako v samostatných evidencích, evidují nejen úřední dokumenty doručené, ale úřední dokumenty vlastní! 2.5 Pokud je dokument původcem zaevidován v jedné evidenční pomůcce a poté evidenčně převeden do jiné evidenční pomůcky, původní evidenční záznam ukončí poznámkou o přeevidování dokumentu včetně uvedení nového čísla jednacího nebo evidenčního čísla dokumentu ze samostatné evidence dokumentů. (vyhláška § 9 odst. 1)

2. Třídění, označování a evidence dokumentů – základní evidence 2.5 Ztráta nebo zničení dokumentu v analogové podobě a nevratné poškození nebo zničení dokumentu v digitální podobě (nebo nemožnost ho zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem) se poznamená v evidenční pomůcce včetně čísla jednacího dokumentu nebo evidenčního čísla dokumentu ze samostatné evidenční pomůcky, kterým byla ztráta, poškození nebo zničení řešena. (vyhláška § 9 odst. 2) 2.6 Dokument zaevidovaný v eSSL nebo v podacím deníku se označuje číslem jednacím (označení původce či jeho organizační součásti, pořadové číslo zápisu dokumentu a označení určeného časového období). Eviduje-li veřejnoprávní původce dokument ve sběrném archu, uvede v čísle jednacím za pořadovým číslem pomlčku nebo lomítko a pořadové číslo zápisu ve sběrném archu. (vyhláška § 11 odst. 1)

2. Třídění, označování a evidence dokumentů – základní evidence 2.6 Číslo jednací nemůže být samo o sobě považováno za jednoznačný identifikátor. Pod jedním číslem jednacím lze za určitých podmínek evidovat iniciační dokument i odpověď a identifikace dokumentu pak není jednoznačná. 2.7 eSSL dokáže ztvárnit údaje z evidence za časové období zvolené uživatelem do dokumentu, který opatří elektronickým podpisem nebo elektronickou pečetí a následně kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem. Doporučujeme je generovat ztvárnění jednou za 3 roky. Nutno přidělit spisový znak a skartační režim ve spisovém plánu a ztvárnění zaevidovat do evidence dokumentů. (NS eSSL 5.3.2)

2. Třídění, označování a evidence dokumentů – samostatné evidence 2.8 Původce může evidovat dokumenty stanovené jiným právním předpisem nebo spisovým řádem v samostatné evidenční pomůcce, kterou je samostatná evidence dokumentů; dokumenty evidované v samostatné evidenci dokumentů veřejnoprávní původce neeviduje v základní evidenční pomůcce. (vyhláška § 8 odst. 2) 2.8 Přehled samostatných evidencí musí být uveden ve spisovém řádu, a to v členění podle jejich formy na evidenční pomůcky vedené v listinné podobě a evidenční pomůcky vedené v elektronické podobě. (vyhláška § 8 odst. 4)

2. Třídění, označování a evidence dokumentů – samostatné evidence 2.8 Samostatná evidence dokumentů v listinné podobě je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem veřejnoprávního původce, druhem evidovaných dokumentů, časovým obdobím, v němž je užívána a počtem všech listů. Nejsou tedy přípustné žádné „elektronické podací deníky“ nebo tabulky v programu Word či Excel. (vyhláška § 8 odst. 2) 2.8 Samostatná evidence dokumentů vedená v elektronické podobě musí být v souladu s požadavky stanovenými NS eSSL. (vyhláška § 8 odst. 2) 2.8 Nejvhodnější je zvolit pro každou agendu evidovanou v samostatné evidenci dokumentů zvláštní spisový znak a jeden skartační režim.

2. Třídění, označování a evidence dokumentů – samostatné evidence 2.9 Pořadová čísla v evidenční pomůcce tvoří číselnou řadu, 2.10 která začíná číslem 1 a je složena z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích. (vyhláška § 10 odst. 4) 2.9 V samostatné evidenci v listinné podobě původce o dokumentu zaznamenává: pořadové číslo, spisový znak a skartační režim datum doručení (popřípadě čas doručení) či vytvoření dokumentu původcem (rozumí se datum zaevidování) údaje o odesílateli či v případě vlastních dokumentů slovo „Vlastní“ stručný obsah dokumentu spisový znak a skartační režim (vyhláška § 10 odst. 1 a 3)

2. Třídění, označování a evidence dokumentů – samostatné evidence 2.10 V samostatné evidenci v elektronické podobě původce o dokumentu zaznamenává: pořadové číslo datum doručení (popřípadě čas doručení) či vytvoření dokumentu původcem (rozumí se datum zaevidování) údaje o odesílateli či v případě vlastních dokumentů slovo „Vlastní“ stručný obsah dokumentu spisový znak a skartační režim jednoznačný identifikátor dokumentu

2. Třídění, označování a evidence dokumentů – samostatné evidence informaci o tom, zda jde o digitální či analogový dokument informaci o tom, zda byl dokument zařazen do výběru archiválií a zda byl dokument vybrán jako archiválie identifikátor, který dokumentu v digitální podobě, který byl vybrán jako archiválie, přidělil Národní archiv nebo digitální archiv (vyhláška § 10 odst. 1 – 3) 2.11 Původce přidělí dokumentu evidovanému v samostatné evidenci dokumentů evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. Strukturu evidenčního čísla stanoví veřejnoprávní původce ve spisovém řádu, musí však splňovat minimálně podmínky stanovené pro jednoznačný identifikátor (označení či zkratka původce a alfanumerický kód). (vyhláška § 11 odst. 2, vyhláška § 7 odst. 1)

2. Třídění, označování a evidence dokumentů – rejstříky 2.12 Původci vykonávající spisovou službu v listinné podobě mohou vést jako samostatnou funkční část evidenční pomůcky jmenný rejstřík v listinné podobě určený pro zpracovávání údajů o odesílatelích a adresátech dokumentů evidovaných v evidenční pomůcce a jiných osobách, jichž se dokumenty evidované v evidenční pomůcce týkají. (zákon § 64 odst. 4) 2.13 Původci vykonávající spisovou službu v eSSL vedou jako samostatnou funkční část evidenční pomůcky jmenný rejstřík v elektronické podobě určený pro automatické zpracovávání údajů o odesílatelích a adresátech dokumentů evidovaných v evidenční pomůcce a jiných osobách, jichž se dokumenty evidované v evidenční pomůcce týkají. Ministerstvo vnitra by mělo v dohledné době vydat metodický návod. (zákon § 64 odst. 4)

2. Třídění, označování a evidence dokumentů – rejstříky 2.14 Původci vedou ve jmenném rejstříku o odesílateli dokumentu, adresátu dokumentu nebo jiné osobě, jíž se dokument týká, alespoň: jméno, popřípadě jména, a příjmení, jde-li o fyzickou osobu jméno, popřípadě jmena, a příjmení, popřípadě dodatek odlišující osobu podnikatele nebo druh podnikání vztahující se zpravidla k této osobě nebo druhu podnikání, jde-li o podnikající fyzickou osobu nezapsanou v obchodním rejstříku obchodní firmu nebo název, jde-li o podnikající fyzickou osobu zapsanou v obchodním rejstříku nebo právnickou osobu identifikační číslo osoby, pokud bylo přiděleno identifikátor datové schránky, pokud byla zřízena bezvýznamový identifikátor pro potřeby výkonu spisové služby, pokud byl určeným původcem přidělen (zákon § 64 odst. 5)

2. Třídění, označování a evidence dokumentů – rejstříky 2.14 Původci jsou oprávněni využívat pro účely vedení jmenného rejstříku údaje o odesílateli dokumentu, adresátu dokumentu nebo jiné fyzické osobě, jíž se dokument týká, pokud je jejich zdrojem jimi vedený spis. (zákon § 64 odst. 8) 2.14 Původce průběžně ověřuje správnost a úplnost v rejstříku vedených údajů (zejména při příjmu a odesílání dokumentů) a v případě potřeby je doplňuje. Využívá zdroje související s plněním úkolů v jeho působnosti. (vyhláška § 25 odst. 1 – 2)

2. Třídění, označování a evidence dokumentů – ochrana osobních údajů 2.15 Původci stanoví nejvýše tříletou skartační lhůtu pro údaje o fyzické osobě vedené ve jmenném rejstříku počínající běžet předáním dokumentů a spisů, ke kterým se údaje o fyzické osobě vztahovaly, nebo archivu nebo jejich zničením. (zákon § 64 odst. 7) 2.15 Původce stanoví specifické podmínky ochrany osobních údajů vedených ve jmenném rejstříku ve svém spisovém řádu. Původce rovněž stanoví fyzické osoby oprávněné k přístupu do jmenného rejstříku. V případě eSSL je zpravidla řešeno ustanovením o uživatelských právech, napojení na adresář ISVS a případně na registry obyvatel. (vyhláška § 25 odst. 3 – 4)

3. Rozdělování a oběh dokumentů 3.1 Rozdělování dokumentů provádí bezodkladně po zaevidování podatelna způsobem stanoveným původcem ve spisovém řádu. (vyhláška § 13 odst. 1) 3.1 Původce zajistí oběh dokumentů a spisů způsobem umožňujícím sledovat veškeré úkony s dokumenty a spisy, identifikovat fyzické osoby, které úkon provedly, a určit datum, kdy byly úkony provedeny. (vyhláška § 13 odst. 2) 3.1 Údaje o osobě, které je dokument předán k vyřízení patří mezi povinné položky základní evidence v listinné podobě i eSSL. (vyhláška § 10 odst. 1, písm. g)

3. Rozdělování a oběh dokumentů 3.1 U původce vykonávajícího spisovou službu v listinné podobě jsou všechny doručené digitální dokumenty konvertovány do analogové podoby a tak i obíhají. 3.1 U původců vykonávajících spisovou službu v eSSL jsou digitální dokumenty zpracovatelům pouze zpřístupňovány, fyzicky obíhají pouze do digitální podoby nepřevedené analogové dokumenty. Je velice užitečné dbát na to, aby nevznikaly tzv. hybridní spisy (spis je tvořen dokumenty v analogové i digitální podobě), které jsou náročnější na správu.

3. Rozdělování a oběh dokumentů 3.2 Veškeré operace provedené v eSSL se zaznamenávají 3.3 v transakčním protokolu a je u nich zaznamenáno, 3.4 kdo a kdy je provedl. Transakční protokol není pozměnitelný uživatelem ani správcem, zaznamenává předepsané procesy, lze do něj nahlédnout a každý den se ukládá do eSSL jako samostatný dokument v PDF/A, opatřený elektronickým podpisem, elektronickou pečetí a časovým razítkem. Transakční protokol má svou věcnou skupinu ve spisovém a skartačním plánu a podléhá výběru archiválií ve skartačním řízení. (NS eSSL 7.2.1, 7.2.6, 7.2.7, 5.1.17, 5.1.18, 5.1.19, 5.3.3)