Příprava Smlouvy o poskytnutí dotace, podmínky uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace, včetně povinných dokumentů 17. 3. 2008 Jeseník 18. 3. 2008 Olomouc 19. 3. 2008 Zlín 20. 3. 2008 Kroměříž

Kontrola projektu – ověření skutečného stavu v porovnání se stavem deklarovaným v projektové žádosti Cílem kontroly, kterou provádí pracovníci OKP před uzavřením Smlouvy o poskytnutí dotace (dále jen Smlouva), je posouzení efektivity, hospodárnosti a účelnosti jednotlivých výdajových položek navrhovaného projektu a jejich způsobilosti

Druhy kontrol projektu: Předběžná kontrola (ex-ante) – kontrola prováděná do uzavření Smlouvy Průběžná kontrola (interim) – kontrola prováděná v průběhu realizace projektu Následná kontrola (ex-post) – kontrola prováděná v době udržitelnosti projektu, tj. v době následující po věcném a finančním ukončení realizace projektu, zpravidla se jedná o dobu 5 let (u MSP jsou to 3 roky) Charakteristika kontroly – administrativní, kontrola na místě

Schválení projektu k financování Žadatel, jehož projektová žádost byla VRR vybrána k uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace, obdrží písemné oznámení. Dále žadatel písemně obdrží seznam dokumentů a podkladů, které musí doložit před podpisem Smlouvy: Povinné přílohy Přílohy dle rozhodnutí VRR Specifické přílohy dle charakteru projektu Současně je umožněno aktualizovat údaje předložené v projektové žádosti Tyto dokumenty je nutno doložit nejpozději do 66 pracovních dnů od doručení oznamovacího dopisu Nedoložení těchto povinných dokumentů bude mít za následek, že se žadatelem nebude uzavřena Smlouva

Povinné přílohy předkládané před uzavřením Smlouvy o poskytnutí dotace Územní rozhodnutí a jeho možné nahrazení a povinná dokumentace pro vydání územního rozhodnutí Stavební povolení a jeho možné nahrazení a povinná projektová dokumentace Rozpočet projektu Doklad o posouzení vlivu projektu na životní prostředí (EIA a NATURA 2000) Doklad o partnerství

1. Územní rozhodnutí a jeho možné nahrazení a povinná dokumentace Rozhodnutí o vydání územního rozhodnutí spojeného se stavebním povolením Územní rozhodnutí na základě zjednodušeného územního řízení Územní souhlas Veřejnoprávní smlouva

2. Stavební povolení a jeho možné nahrazení a povinná projektová dokumentace Oznámení stavby na základě zkráceného stavebního řízení Ohlášení Veřejnoprávní smlouva Rozhodnutí o vydání územního rozhodnutí spojeného se stavebním povolením

3. Rozpočet projektu Rozpočet bude obsahovat podrobný položkový rozpočet pro všechny aktivity projektu, blíže a detailně specifikující položky uvedené v projektové žádosti K rozpočtu, který bude zhotoven dle rozsahu a obsahu stavební projektové dokumentace bude připojen dle druhu povolení, které vydal příslušný stavební úřad: Krycí list rozpočtu Položkový rozpočet Položkový výkaz výměr Rekapitulaci rozpočtu

4. Doklad o posouzení vlivu projektu na životní prostředí (EIA a NATURA 2000) Příloha se skládá z těchto dokumentů: Posudek podle ust. § 10 zákona č. 100/2001 Sb. nebo Stanovisko příslušného správního orgánu podle ust. § 4 zákona č. 100/2001 Sb. Stanovisko příslušného úřadu (orgánu ochrany přírody) podle zvláštního předpisu (ust. § 86 stavebního zákona) Výčet podmínek, za kterých jsou žadatelé povinni předložit tento druh přílohy je blíže specifikován v Příloze č. 2 Příručky pro žadatele.

5. Doklad o partnerství Písemná partnerská smlouva Jiná písemná dohoda o spolupráci partnerů Vztah mezi žadatelem a partnery projektu nesmí být založen na základě dodavatelsko–odběratelských vztahů. Tato příloha je vyžadována pouze tehdy, je-li do projektu zapojen partner, a musí být předložena nejpozději před uzavřením Smlouvy o poskytnutí dotace.

Další požadované přílohy Přílohy dokládané na základě rozhodnutí Výboru Regionální rady regionu soudržnosti Střední Morava Doklady zdůvodňující realizaci předmětu projektu Specifikace způsobilých výdajů v návaznosti na charakter realizovaných činností a výdajů Zdůvodnění a popis ekonomických přínosů projektu, vazba předpokládaného objemu výdajů na reálnou efektivitu projektu Přílohy specifické pro realizaci projektu Smlouva o vedení bankovního účtu Dokumentace k výběrovým řízením na dodavatele (pokud byla tato výběrová řízení již uskutečněna) Doklady k vedení odděleného účetnictví (např. interní předpis k vedení účetnictví, účtový rozvrh) Doklady, které prokáží majetkoprávní vztah žadatele k daným nemovitostem. Žadatel má možnost doložit přílohy nad rámec požadovaných dokumentů, pokud to považuje za nutné v návaznosti na projekt.

Základní požadavky na náležitosti a termíny předkládání povinných příloh před uzavřením Smlouvy Shrnutí: Přílohy, které se předkládají před uzavřením Smlouvy o poskytnutí dotace musí být předloženy nejpozději do 66 pracovních dnů od doručení oznamovacího dopisu. Přílohy se předkládají vždy ve 2 paré (originál + kopie) Bližší porobnosti jsou uvedeny příloze č.2 PPŽ - Povinné přílohy.

Přehled kontrolních činností před uzavřením Smlouvy Období před uzavřením Smlouvy můžeme charakterizovat takto: - jedná se o časový úsek (období) od zaslání dopisu „Oznámení o poskytnutí dotace“ žadateli do okamžiku uzavření Smlouvy oběma smluvními stranami - toto období je ze strany pracovníků OKP, mimo jiné, charakteristické prováděním standardních kontrolních kroků

Administrativní kontrola – kontrola zahrnuje činnosti: - převzetí povinných dokumentů od žadatele, kontrola jejich úplnosti, kompletnosti - porovnání údajů v předložené dokumentaci s údaji obsaženými v projektové žádosti včetně příloh

Výběr vzorku operací – výsledkem je: - analýza rizikovosti projektu - výběr projektových žádostí, u kterých bude provedena kontrola na místě

3. Kontrola na místě u žadatele Ověření všech rizikových oblastí, které byly identifikovány na základě analýzy při výběru vzorku operací, a to jejich kontrolou na místě u žadatele

administrativní PŘÍPRAVA a uzavření SMLOUVY V případě, že žadatel doložil všechny povinné dokumenty a předběžnou administrativní kontrolou, resp. kontrolou na místě nebyly shledány další nedostatky – potom následuje poslední fáze, a to: administrativní PŘÍPRAVA a uzavření SMLOUVY

V případě, že kontrolou byly zjištěny nedostatky nebo nebyl doložen některý z povinných dokumentů, potom se průběh předběžné kontroly přeruší a žadatel je pracovníky OKP písemně vyzván ke sjednání nápravy. Nedojde-li k odstranění nedostatků, nebo jsou nedostatky odstraněny po lhůtě k tomu stanovené, potom pracovníci OKP připraví písemný materiál pro VRR. Výsledkem rozhodnutí VRR může být revize rozhodnutí VRR o uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace.

4. Podmínky uzavření Smlouvy Základní podmínkou ze strany žadatele je předání všech požadovaných dokumentů a jejich schválení a převzetí pracovníky OKP Administraci Smlouvy zajišťují pracovníci OKP Smlouva je vytištěna ve 3 vyhotoveních 1x obdrží žadatel 2x obdrží poskytovatel (ÚRR) Žadatel je pracovníky OKP vyzván k podpisu Smlouvy za žadatele podepisuje statutární orgán za poskytovatele podepisuje předseda RR

Doporučuje se věnovat maximální pozornost všem požadovaným povinným údajům (jejich specifikace, formulace, hodnotové vyjádření, atd.), a to již v okamžiku zpracování projektové žádosti a jejich příloh.Tyto údaje budou převzaty do Smlouvy o poskytnutí dotace nebo jejích příloh. Doporučuje se věnovat maximální pozornost všem požadovaným údajům, protože budou převzaty do Smlouvy o poskytnutí dotace nebo její přílohy.

Po schválení projektové žádosti VRR se všechny údaje stávají závaznými, a to po celou dobu realizace a dobu udržitelnosti projektu, a budou ze strany kontrolních orgánů průběžně, systematicky prověřovány a porovnávány se skutečným stavem.

Smlouva o poskytnutí dotace je pro žadatele, budoucího příjemce velmi důležitým a závažným dokumentem. Závazné údaje: výši a strukturu poskytovaných prostředků monitorovací indikátory-příloha Smlouvy harmonogram realizace projektu povinnosti příjemce a poskytovatele finanční a kontrolní procesy, porušení smluvních podmínek, sankce

Smlouva - Příloha č.1: název a popis projektu, předpokládané celkové výdaje projektu Předpokládané celkové způsobilé výdaje projektu, předpokládané celkové příjmy, monitorovací indikátory harmonogram realizace projektu ( aktivit) finanční harmonogram projektu

Děkuji za pozornost Ing. Karel Švec Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Střední Morava Odbor územního pracoviště Olomouc Tel.: 587 333 325 E-mail: karel.svec@rr-strednimorava.cz www.rr-strednimorava.cz