SEMINÁŘ PRO KONEČNÉ PŘÍJEMCE ze 2. výzvy v rámci Programu „ Posilování sociálních, vzdělávacích a zdravotnických služeb v Královéhradeckém kraji“ financovaného z FM EHP/Norska a Královéhradeckým krajem Hradec Králové

Všeobecné informace o průběhu 2. výzvy

Průběh 2. výzvy do 14:00 dne odevzdáno 36 žádostí alokovaná částka – ,50 EUR + využití přebytku z 1. výzvy (7.343,28 EUR) = ,78 EUR fixní kurz: 1 EUR = 27,84 Kč požadovaná finanční podpora kumulativně dosahovala ,18 EUR => 3x více než alokovaná částka I. fáze hodnocení (posuzování formálních náležitostí a oprávněnosti) probíhala do => všechny předložené žádosti postoupily do dalšího kola hodnocení (hodnocení kvality)

Průběh 2. výzvy II. fáze hodnocení (hodnocení kvality) probíhala do (jednání Komise Rady KHK pro mezinárodní záležitosti) => proveden předvýběr sub-projektů s doporučením na projednání Radě KHK Maximum – vážený počet = 20 Nejvyšší dosažený vážený počet = 19,0 Nejnižší dosažený vážený počet = 4,6 Fáze předběžných kontrol u předvybraných sub-projektů – – jednání Rady KHK – projednání předvybraných sub-projektů s doporučením k projednání Zastupitelstvu KHK – jednání Zastupitelstva KHK – definitivní schválení sub-projektů – celkem 12 ( ,78 EUR)

Průběh 2. výzvy Indikátory Konečný stav Celkový počet dětí a mladistvých, kteří mají prospěch z Programu Celkový počet seniorů, kteří mají prospěch z Programu4 591 Počet opravených, rekonstruovaných a modernizovaných budov28 Počet opravených (předních) fasád1 Počet opravených a nově vybudovaných sportovišť20 Počet opravených a nově vybudovaných relaxačních zón5 Kumulativní součet indikátorů za všechny předložené žádosti

Průběh 2. výzvy Zaměření předložených sub-projektů

Naplnění indikátorů po schválení sub-projektů v rámci obou výzev Průběh 2. výzvy Monitorovací indikátory Typ indikátoruza Program1. výzvazbývá2. výzvaCelkem děti a mladiství N/A senioři N/A organizace rekonstruované a modernizované budovy fasády sportoviště relaxační zóny

Harmonogram dalšího postupu

Harmonogram 1.Doručení potřebných dokumentů, které jsou podmínkou pro podpis Smlouvy – konečný termín pro doručení je (do 12:00) => čím dříve tím lépe (tento den je poslední možný pro zadání materiálů do Rady KHK, nebude-li včas dodáno, nebude Váš projekt projednán na Radě => posune se datum podpisu Smlouvy) 2.Jednání Rady KHK – schválení znění Smlouvy s KP – dne Podpis Smlouvy ze strany KP(počátek srpna) 4.Podpis Smlouvy ze strany Zprostředkovatele (v návaznosti na podpis konečného příjemce)

Podmínky uzavření Smlouvy o poskytnutí finanční podpory

Smluvní strany 1. Královéhradecký kraj jako Zprostředkovatel Programu 2. Konečný příjemce Konečný příjemce je povinen realizovat sub- projekt, naplnit jeho výstupy a udržet je v souladu s podmínkami Smlouvy o poskytnutí finanční podpory.

Stavební povolení s nabytím právní moci (včetně projektové dokumentace) nebo jiný relevantní doklad např. souhlas stavebního úřadu s ohlášenou stavbou Doklad o zajištění finančního krytí (usnesení zastupitelstva obce nebo kraje, vpis z účtu, úvěrová smlouva, apod.) Identifikace bankovního účtu (nadefinovaný formulář) Aktualizovaný rozpočet sub-projektu (+položkový rozpočet) - podpis+razítko Fotodokumentaci stávajícího stavu před začátkem realizace sub-projektu (na CD) Před podpisem Smlouvy nutno doložit*: * pokud nebyly odevzdány a jsou relevantní Termín odevzdání:

Aktualizovaný rozpočet sub-projektu  formulář byl rozeslaný na jednotlivé KP, popř. je ke stažení na našich www stránkách (dodatečně opravena položka 5% => 9% v kapitole DPH-IV a DPH-NIV)  podstatné změny oproti formuláři P2a (odevzdán se žádostí): a) rozčlenění DPH na DPH-IV a DPH-NIV => nutno rozpočítat b) byly upraveny názvy některých kapitol  správné zařazení položek mezi investice či neinvestice (přesuny – např.: stavební dozor, opravy, apod.)  možno doplnit detailnější specifikaci u obecnějších položek  nelze narozpočtovat novou položku v rámci kapitoly, ve které původně žádná položka nebyla uvedena

Aktualizovaný rozpočet sub-projektu  částky by měly být v souladu s původním rozpočtem (změny vyplývající již z výsledků výběrového řízení doporučujeme zapracovat, v případě vyšší ceny => přesun do neoprávněné části rozpočtu („vícenáklad“)  schválené finanční prostředky nelze měnit, resp. navyšovat => vše co bude nad rámec schválené finanční podpory = vícenáklad (neoprávněná část rozpočtu)

Rozvržení žádostí o platbu (KP 85%, KP 90%)  mělo již být doloženo (elektronicky i v listinné podobě)  důležitý dokument pro rozvržení žádostí o platbu za celý Program  3-měsíční nebo 6-měsíční režim  upozorňujeme na poddimenzování plateb = > př. pokud za dané období bude proinvestováno více než jste měli plán žádosti o platbu = problém s proplacením => důležitost předfinancování a dostatku finančních prostředků

Povinnosti konečného příjemce

Termíny zahájení a ukončení sub-projektu Termíny zahájení a ukončení - uvedeny ve Smlouvě a jsou pro KP závazné => KP má povinnost zahájit a ukončit práce na sub-projektu datem uvedeným ve Smlouvě od podpisu Smlouvy je na realizaci max. 24 měsíců (s ohledem na uvedenou dobu realizace) Ukončení sub-projektu Ukončení prací na sub-projektu => uzavření všech aktivit sub-projektu v souladu se Smlouvou, popř. jejími dodatky (zdokladování této skutečnosti) Finanční ukončení sub-projektu => dokončení všech plateb spojených s realizací sub-projektu a vyplacení zádržného.

Zvláštní bankovní účet KP je povinen vést (v korunách) zvláštní účet nebo podúčet ke svému bankovnímu účtu Musí být předem specifikován ve Smlouvě Financování je povoleno i z úvěrového účtu (musí být uveden ve Smlouvě) Platby v hotovosti do Kč => pro platby v hotovosti je povinnost vést zvláštní pokladnu pro sub-projekt (výše zůstatku v pokladně je max Kč) Bankovní poplatky zahrnuté do rozpočtu sub-projektu jsou oprávněnými náklady – jedná se však pouze o poplatky za vedení zvláštního účtu

Účetnictví a doklady Povinnost vést oddělenou analytickou účetní evidenci (soulad se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví) nebo vést daňovou evidenci (soulad s §7b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu => specifikace viz PPP(str.16-17))=> transakce související se sub-projektem musí být oddělené od transakcí, které se sub-projektem nesouvisí Všechny přijaté faktury musí být vystaveny na KP a musí být podloženy objednávkami nebo smlouvami o dodávce služeb, zboží nebo stavebních prací

Archivace Povinnost uchovávat všechny účetní písemnosti, veškerou dokumentaci sub-projektu (Smlouvu o poskytnutí finanční podpory včetně veškerých dalších materiálů), inventurní soupisy i další písemnosti v písemné podobě, na technických nosičích dat nebo na mikrografických záznamech Vše uchovávat na jednom místě po dobu minimálně 10 let od ukončení sub-projektu

Veřejné zakázky Povinnost zadávat veřejné zakázky dle postupů uvedených v zákoně č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách Při zakázkách malého rozsahu (do EUR v přepočtu cena v Kč bez DPH) => nutno dodržet zásady uvedené v §6 zákona č. 137/2006 Sb. – princip transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení Při zakázkách malého rozsahu (nad EUR v přepočtu cena v Kč bez DPH) je povinné oslovení alespoň 3 firem a získání alespoň 3 finančních nabídek pro danou zakázku Lhůta mezi výzvou dodavatelům a termínem pro předložení jejich cenových nabídek – musí být min. 10 kalendářních dní

Veřejné zakázky Veškerá dokumentace zadávacího řízení musí být uchována po dobu 10 let po ukončení realizace sub-projektu Dodávky zboží, služeb nebo prací nad EUR mohou být realizovány jen na základě písemné smlouvy => podrobnosti, ke kterým musí být dodavatel zavázán jsou uvedeny v PPP (str.18)

Upozornění EUR – přepočet na CZK => v Pokynech pro příjemce (str. 19); platí, že pro přepočet mezi EUR a CZK se použije směnný kurz platný pro měsíc, ve kterém byla veřejná zakázka vyhlášena, publikovaný v sérii C Úředního věstníku Evropských společenství => Zde doplníte CZK

Pojištění Veškerý pojistitelný majetek musí být proti poškození, zničení a ztrátě pojištěn neprodleně od jeho pořízení Z pojistné smlouvy nebo jiného dokladu toto pojištění musí být zřejmé Doba pojištění musí být minimálně stejně dlouhá jako doba udržitelnosti sub-projektu Pojistné události je povinnost neprodleně hlásit projektovým manažerům

Publicita KP je povinen zajistit všechny formy publicity a informovanosti, ke kterým se zavázal již v Žádosti o poskytnutí finanční podpory Vše označeno logy Programu a formulací: „Podpořeno Programem financovaným z prostředků Islandu, Lichtenštejnska a Norska v rámci Finančního mechanismu EHP a Norského finančního mechanismu a Královéhradeckým krajem.“ Loga ke stažení na (vektorový formát) Podrobnosti k jednotlivým typům publicity viz kapitola 5.7 PPP (str ) publikace „Publicita: Propagační materiály – technické podmínky“ (také součást PPP – příloha č.7)

Udržitelnost a údržba Udržitelnost sub-projektu KP je povinen prokazatelně a plně splnit účel sub-projektu Investice do nemovitostí a pozemků => doba udržitelnosti je 10 let V případě pořízení pouze hmotného a/nebo nehmotného majetku => doba udržitelnosti je 5 let Monitorována ročně na základě „Monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti sub-projektu“, předkládá se do 10 dnů od ukončení ročního monitorovacího období Údržba KP povinen zajistit min.1% z celkových nákladů sub-projektu na údržbu => ročně po dobu udržitelnosti => převést na zvláštní účet sub-projektu (výpis ze zvláštního účtu se přikládá k „Monitorovací zprávě o zajištění udržitelnosti sub- projektu“) => pravděpodobně bude ještě specifikováno po schválení změn KFM

Šetrné zacházení s veškerým použitým materiálem KP je povinen zajistit, že veškerý materiál ze staveniště je znovu použit, recyklován a je s ním nakládáno a/nebo je uložen způsobem šetrným k životnímu prostředí => zdokladováno (povinně odevzdávána příloha o nakládání s odpady)

ZMĚNY V SUB-PROJEKTU

KP je povinen hlásit jakékoliv změny v sub-projektu Typy změn:  nepodstatné změny sub-projektu  podstatné změny sub-projektu

Nepodstatné změny sub-projektu  neovlivní charakter sub-projektu  KP o nich informuje v nejbližší monitorovací zprávě Příklady: Formální změny v průběhu monitorovacího období (změna adresy pro doručení, změna statutárních zástupců, kontaktních osob, apod.) Věcné změny v průběhu monitorovacího období (změna realizačního týmu, nepodstatná změna harmonogramu realizace jednotlivých aktivit, apod.) Změny rozpočtu v rámci etapy (mezi jednotlivými kapitolami => do 15% rozpočtu kapitoly ze které jsou finanč. prostředky přesouvány a zároveň do 15% rozpočtu kapitoly do které jsou finanč. prostředky přesouvány) Přesun finančních prostředků mezi jednotlivými etapami v rámci stejné rozpočtové kapitoly (do 15% - podmínky viz výše)

Podstatné změny sub-projektu  ovlivní charakter sub-projektu (př. cíle sub-projektu, monitorovací indikátory, apod.)  KP musí podat Žádost o změnu v sub-projektu (nejpozději do 60-ti dnů před termínem ukončení sub- projektu) => podmínkou implementace změny je souhlas Zprostředkovatele  KP nesmí změnu zahájit před jejím odsouhlasením  Zakládají povinnost vypracovat Dodatek ke Smlouvě

Příklady: Změna data ukončení sub-projektu Jakákoliv změna týkající se monitorovacích indikátorů Změna bankovního účtu sub-projektu Změna z plátce na neplátce DPH Finanční přesuny mezi kapitolami - vyšší než 15% Finanční přesuny mezi etapami v rámci stejné rozpočtové kapitoly - vyšší než 15% Jakýkoliv přesun finančních prostředků mezi etapami v rámci různých kapitol Každá změna, která ovlivní efektivnost sub-projektu Podstatné změny sub-projektu

Upozornění V žádném případě nelze nárokovat navýšení schválené finanční podpory! Upozornění pokud si nejste jisti, o jakou změnu se jedná a jak dál postupovat, v předstihu ji zkonzultujte.

MONITORING A KONTROLY SUB-PROJEKTU

Monitoring sub-projektu Viz kapitola 6 Monitoring sub-projektu PPP a přílohy PPP č. 5 publikace Průvodce vyplněním monitorovacích zpráv Formulář vlastní monitorovací zprávy Formuláře příloh k monitorovacím zprávám Vše k dispozici ke stažení na našich www stránkách a také je vše součást Pokynů pro příjemce

Monitoring sub-projektu KP je povinen předkládat pravidelné monitorovací zprávy, a to nejpozději do 1 měsíce od ukončení monitorovacího období Monitorovací období je 3 měsíce (počítáno od data zahájení sub-projektu uvedeném ve Smlouvě) Formulář „Průběžná/Závěrečná monitorovací zpráva bez žádosti/s žádostí o platbu“ (bude k dispozici ke stažení z internetu + každému zaslán em)=> nutno upravit dle potřeby a typu monitorovací zprávy Průběžná MZ bez žádosti/se žádostí o platbu Liší se seznamem dokládaných povinných příloh Nežádáte-li o platbu, většinu povinných příloh; žádáte-li o platbu, povinné přílohy dokládáte Ke každé monitorovací zprávě se předkládají pouze ty přílohy, které souvisí se zrealizovaným obdobím

Monitoring sub-projektu Závěrečná monitorovací zpráva se žádostí o platbu KP žádá o platbu Vyhodnocuje realizaci a potvrzuje dosažené výstupy (naplněné monitorovací indikátory) Po jejím schválení je KP vyplaceno zádržné (20% z finanční podpory) Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti sub-projektu Odevzdávána každý rok po dobu udržitelnosti sub-projektu Do 10-ti kalendářních dnů od uplynutí každého roku Přílohy – výpis ze zvláštního účtu potvrzující vynaložené 1% z celkových nákladů na údržbu a doklad o zaplacení pojištění

Monitoring sub-projektu Obsah monitorovacích zpráv Technická část – shrnuje průběh realizace a dosažení cílů Finanční část – přehled o finančním plnění (skutečné výdaje) Povinné přílohy (při předložení žádosti o platbu) Žádost o platbu (formulář) Kopie dokladů souvisejících se zadávacím řízením na dodavatele – odevzdat i s MZ bez žádosti o platbu Kopie uzavřených smluv - odevzdat i s MZ bez žádosti o platbu Kopie účetních dokladů Výpisy ze zvláštního účtu Čestné prohlášení KP o nakládání s odpady v průběhu realizace sub- projektu - odevzdat vždy i s MZ bez žádosti o platbu Podklady prokazující dodržení pravidel pro publicitu - odevzdat vždy i s MZ bez žádosti o platbu Další požadované dokumenty viz PPP (str.24-25) a součást formuláře monitorovací zprávy

Kontroly Administrativní a fyzický průběh Administrativní průběh – kontrola dokladů (součást MZ, oznámení změny) Fyzický průběh – kontrola na místě (ověření skutečného stavu) Typy kontrol: Předběžná kontrola Byla uskutečněna Průběžná kontrola (ověření plnění smluvních podmínek) Bez žádosti o platbu – administrativní kontrola MZ S žádostí o platbu – administrativní a fyzická kontrola, popř. namátková kontrola zadávacího řízení, kontrola při žádosti o změnu Následná kontrola Kontrola Závěrečné zprávy (administrativní + fyzická => naplnění indikátorů) Kontrola udržitelnosti Administrativní kontrola – vždy Fyzická kontrola – na základě analýzy rizik

Kontroly Kontrolní orgány KFM Výbor FM EHP Ministerstvo zahraničních věcí Norska Rada auditorů ESVO Úřad generálního auditora Nejvyšší kontrolní úřad Národní kontaktní místo (Ministerstvo financí ČR) Místně příslušné finanční úřady Královéhradecký kraj Jakýkoliv jiný orgán pověřený ke kontrole

Kontroly Upozornění Konečný příjemce je povinen podrobit se kontrolám po dobu 10-ti let od ukončení sub-projektu. Stejně tak i dodavatel, který je smluvně zavázán ve smlouvě s konečným příjemcem, je povinen podrobit se těmto kontrolám.  ke kontrolám dále podrobněji viz PPP (str )

FINANČNÍ ŘÍZENÍ

Finanční řízení Zásada spolufinancování – dle typu žadatele Není poskytována záloha => zpětné proplácení Žádost o platbu – četnost dle nastavených požadavků v tabulce Rozvržení žádostí o platbu Po ukončení monitorovacího období lze požádat o refundaci těch výdajů, které byly v tomto období prokazatelně zaplaceny Upozornění Rozhodující je datum provedení platby dodavateli/zhotoviteli ze zvláštního bankovního účtu.

Finanční řízení Zádržné – 20% z poskytnuté finanční podpory => vyplaceno po schválení Závěrečné monitorovací zprávy s žádostí o platbu Proplaceny jsou pouze oprávněné náklady => neoprávněné náklady a vícenáklady hradí KP Veškeré výdaje doloženy účetními doklady Bezhotovostní platby (hotovostní platby pouze do Kč)

Finanční řízení Platební postup Průběžná/Závěrečná monitorovací zpráva se žádostí o platbu Administrativní a fyzická kontrola Žádost o proplacení výdajů sub-projektu Předložení originální účetní dokumentace Kontrola kopií dokladů s originálem Proplacení výdajů Předkládá KP Provádí ZP Vystavuje ZP koneč. příjemci Předkládá KP Provádí ZP

 podrobně viz Pokyny pro příjemce str Platí, že: oprávněný náklad je uznatelný od data rozhodnutí Zastupitelstva Královéhradeckého kraje o poskytnutí finanční podpory; oprávněné náklady jsou v souladu s cíli a aktivitami Programu; jsou nevyhnutelné k realizaci sub-projektu a jsou zdůvodnitelné dle principů efektivního finančního řízení; jakýkoliv výnos vytvořený sub-projektem, který je financován v rámci Programu, není možné zahrnout jako součást rámce spolufinancování sub-projektu a zároveň musí být odečten od celkových oprávněných nákladů. V opačném případě je to důvod k zamítnutí finanční podpory; vícenáklady je konečný příjemce povinen hradit ze svých vlastních zdrojů. Oprávněné náklady

Oprávněné investiční náklady  stavební práce !  nákup nezastavěného pozemku (pokud se jedná o investici vyvolanou rekonstrukcí nebo výstavbou sportovišť nebo relaxačních zón (max. 10% celkových oprávněných nákladů)  nákup samostatných movitých věcí (> Kč)  nákup hardware a software (náklady jsou oprávněny pouze pokud přispějí k dosažení vyšší efektivity poskytovaných služeb)  nákup použitého strojního a technologického zařízení  nákup specifického dopravního prostředku (pokud je prokazatelně nezbytný pro udržitelnost sub-projektu)

Oprávněné náklady  osobní náklady na zaměstnance konečného příjemce – nutno postupovat dle Pokynu č. 1 NKM – Oprávněnost osobních výdajů na zaměstnance a externí experty - závazné  nákup služeb !  nákup drobného hmotného majetku  režijní náklady (nesmí překročit 5% z celkového oprávněných nákladů sub-projektu)  finanční a jiné náklady - pouze poplatky za vedení účtu  právní služby  notářské poplatky  odborné posudky  náklady na publicitu  DPH (je oprávněným nákladem, pokud žadatel není plátcem DPH) DPH-IV x DPH-NIV Oprávněné neinvestiční náklady

Neoprávněné náklady  náklady na přípravu dokumentace k Žádosti o poskytnutí finanční podpory  bytová výstavba  stabilizační náklady na zaměstnance  režijní náklady nesouvisející se sub-projektem  nákup osobních automobilů  kancelářské vybavení  DPH (je neoprávněným nákladem, pokud žadatel je plátcem DPH)  daně  náklady na opravu  poplatky charakteru sankce a pokut  manka, škody

Neoprávněné náklady  náhrady na soudní spory  náklady související s odměnami  správní poplatky  leasing  marže a akontace u leasingu  úroky z úvěru

Informační zdroje

oddíl Evropská Unie, EHP – granty a dotace sekce Finanční podpora na úrovni kraje podsekce Finanční mechanismy EHP/Norska

Mgr. Tereza Hanušová Mgr. Ivana Kudrnáčová Děkujeme na pozornost