Nejčastější pochybení při administraci monitorovacích zpráv se žádostí o platbu, monitorovacích hlášení a monitorovacích zpráv o zajištění udržitelnosti projektu Ústí nad Labem, Ing. Denisa Kleinová

Základní dokumenty Příručka pro příjemce (dále jen PPP) Příloha č. 1 PPP - Pravidla způsobilých výdajů Příloha č. 14 PPP - Příručka pro vytváření monitorovacích zpráv, hlášení a žádostí o platbu v aplikaci Benefit7 Externí metodické pokyny a-dokumentace

Časté chyby příjemců Popis realizace projektu za sledované období -není vyplněn popis realizace nebo není dostatečný -popsaná realizace není v souladu s doloženými přílohami Přehled uskutečněných kontrol ve sledovaném období -přehled není kompletní Změny v projektu -přehled není kompletní nebo je uvedeno chybné datum nahlášení na ŘO

Časté chyby příjemců Indikátory -chybně vyplněná dosažená hodnota indikátoru -dosažená hodnota není doložena podpůrnými dokumenty -není vyplněn aktuální stav indikátoru Výběrová řízení -chybně vyplněný stav výběrového řízení -nejsou doplněny dodatky ke smlouvě -je chybně vyplněna nasmlouvaná cena -nesouhlasí vyplněná data zahájení/ukončení výběrového řízení

Časté chyby příjemců Rovné příležitosti, Environmentální kritéria, Publicita -uskutečněná opatření vyjmenovaná v tomto bodě nejsou dále v přílohách monitorovací zprávy doloženy (fotodokumenace, zápisy) -popis uskutečněných opatření je pouze překopírován ze stavu při podání projektové žádosti Rozpočet etap -přesouvání financí mezi etapami/položkami bez včas nahlášené změny (Oznámení příjemce o změnách) -při přesouvání financí do další etapy přesunout nejen položku bez DPH, ale i k ní příslušné DPH, které je v jiné položce

Časté chyby příjemců Objednávky/Smlouvy o dílo x Faktury -chybí místo a doba plnění -chybí závazek dodavatele k plnění stanovených pravidel – umožnění vstupu zaměstnancům poskytovatele dotace, Ministerstvu pro místní rozvoj ČR, Ministerstvu financí ČR atd. -nesoulad mezi zasmluvněným vztahem a fakturovanou skutečností (fakturace jiných položek bez dodatku ke smlouvě o dílo a doložení jednacího řízení bez uveřejnění) -nesoulad mezi fakturovanou skutečností a skutečností, která je ověřována v místě realizace projektu (jiná značka, jiný materiál, jiné rozměry, jiná kvalita atd.)

Časté chyby příjemců Účetní doklady -účetní doklady neobsahují veškeré povinné náležitosti dle PPP, zejména podpisy příjemce i dodavatele na faktuře nebo akceptačním protokole -doklady nejsou označeny číslem projektu -předložené doklady musí odpovídat zápisům v soupisce účetních dokladů, případné dělení faktury do více etap je nutné označit písmenem D

Soupiska účetních dokladů -chybné DUZP, chybné datum úhrady či zdanitelného plnění, chybné IČO dodavatele -neshoda výše výdajů mezi soupiskou účetních dokladů a žádostí o platbu -opomenutí přiložení elektronické verze soupisky k žádosti o platbu Časté chyby příjemců

Žádost o platbu -částky na žádosti o platbu neodpovídají částkám v rozpočtu nebo na soupisce účetních dokladů -žádost o platbu není finálně uložená v IS BENEFIT7 Fotodokumentace -nedostatečný počet fotek ze všech aktivit dané etapy/projektu (nesoulad s popisem realizace) Zápisy z kontrolních dnů, Pojistné smlouvy, Faktury - nedoložení buď ověřené kopie nebo originálu s prostou kopií

Časté chyby příjemců Ostatní dokumenty/přílohy -plnění indikátorů je nutné vždy doložit např. partnerskými smlouvami, projektovou dokumentací, geometrickým plánem, výpisem z katastru nemovitostí, prezenčními listinami, fotodokumentací atd. (Příloha č. 15 PPP – Metodické listy k indikátorům ROP SZ) -nezpůsobilé výdaje mají být placeny také ze zvláštního účtu projektu, stejně tak mají být zahrnuty v účetnictví na oddělenou analytiku projektu -výpisy z projektového účtu musí být kompletní (číselná řada) -inventarizace majetku musí být provedena ke dni ukončení projektu -u měkkých projektů dokládat i prezentace, prezenční listiny -u publicity dokládat i denní tisk, spoty na DVD, print screeny webových stránek

Časté chyby příjemců Základem je včasné nahlašování veškerých změn a konzultace.