Vzdělávání v oblasti komunitního plánování sociálních služeb ve Zlínském kraji, 19. 6. 2007 Ústí nad Labem Centrum komunitní práce Ústí nad Labem_2007

Centrum komunitní práce Ústí nad Labem Vzdělávání v oblasti komunitního plánování sociálních služeb ve Zlínském kraji, 19. 6. 2007 Vzdělávání v oblasti komunitního plánování sociálních služeb ve Zlínském kraji – Zpracování projektů Zlín 19. 6. 2007 Mgr. Martina Želinová Centrum komunitní práce Ústí nad Labem Centrum komunitní práce Ústí nad Labem_2007

Projekt Cesta k dosažení záměru Popis sledu aktivit zaměřených na dosažení určitého cíle Nástrojem na změnu Prostředek, jak vyřešit problém Pracovní proces směřující k dosažení stanovených cílů Je jedinečný, omezený zdroji, nejistotou a rizikem Má stanovené přesné časové hranice – dočasný charakter Je omezený vnějšími faktory (změna politiky, ekonomická situace, negativní vlivy počasí)

V souvislosti s projekty předkládanými pro EU je třeba rozlišovat dva pojmy: Program Projekt Podle definice Evropské komise, program je opatření Evropské komise (EK) ve prospěch příjemců (země, skupiny zemí), chápané jako soubor aktivit podpořených z rozpočtu EK v rámci schváleného finančního závazku vůči příjemci. Na každý program podporující určitou oblast se vztahuje samostatné finanční memorandum. Projekt je podúroveň programu. Je to způsob realizace programu, jeho cílů a aktivit. Projekty předkládají žadatelé, kteří po schválení projektu realizují oprávněné aktivity. Takto se dosahuje cílů programu.

Projekt je charakterizovaný třemi měřitelnými veličinami KVALITA ČAS ZDROJE Kvalita je omezená zdroji a časem potřebným na vypracování projektu Doba trvání projektu je podmíněná rozsahem, požadovanou kvalitou a dostupnými zdroji Získání zdrojů je podmíněné časem a kvalitou projektu

ŽIVOTNOST PROJEKTU = ŽIVOTNÍ CYKLUS PROJEKTU Všechny zdroje, lidské, materiální nebo finanční, jsou organizované a řízené výhradně za účelem dosažení cílů projektu. Po jejich dosažení se celý systém, využívání zdrojů s určitým konkrétním záměrem definovaným v projektu, ukončí. Fáze projektu: Warren Allen (1991) Morris PMBOK Iniciace a) Proveditelnost a) Počáteční Definice b) Plánování a návrh b) Střední Implementace c) Zavedení a spuštění c) Závěrečná Uzavření d) Uzavření

Fáze/etapy projektu – podrobné členění: Identifikace Příprava projektu Posouzení Financování Realizace a monitorování Hodnocení

Identifikace Analýza situace prostředí, ve kterém se plánuje realizace projektu Definování problémů a příprava různých alternativ jeho řešení Nejdůležitější je objasnit si: Jaké výsledky chceme realizací projektu dosáhnout Jak tyto výsledky dosáhneme Z jakých předpokladů vycházíme Jaké alternativy přicházejí do úvahy Kolik to bude stát

Zdroje námětů na projekt Na základě analýzy problémů se zpracuje místní strategie nebo rámec strategického plánu, na realizaci, ke které jsou potřebné jednotlivé náměty zpracovat do podoby projektu Programovací dokumenty, komunitní plány Národní rozvojový plán nebo sektorové operační programy Již existující, částečně nebo plně rozpracované náměty projektů různých organizací (samospráva, státní a veřejná správa, mimovládní organizace, soukromý sektor, apod.) Potřeba implementace nové legislativy, například direktiv EU

Příprava projektu Plánování projektu – čas na zpracování Výzva na podání projektu (které organizace jsou oprávněné podávat návrhy projektů, priority programu, hlavní a vedlejší cíle, které program sleduje, cílové supiny, maximální výška přidělovaných finančních příspěvků, postup při předkládání žádostí, uzávěrka předkládání žádostí o financování projektu, maximální, resp. minimální výšku grantu, atd. Formulář žádosti (písemné, elektronické) + další formuláře Příručka/Pokyny pro žadatele – náležitosti projektu Hodnotící kritéria

Příprava projektu Co je třeba dodržet při přípravě kvalitního projektového návrhu? Nejjednodušší přístup spočívá v zodpovězení následujících otázek: Co? – cíle Proč? – okolnosti, prostředí Jak? – aktivity a výstupy Kdy? – období Kolik? – požadovaný rozpočet

Posouzení projektu 1. Kontrola formálních náležitostí 2. Kontrola přijatelnosti 3. Hodnocení technické a finanční kvality hodnotící kritéria bodové ohodnocení Posuzovatelé projektů mhou dospět k takovýmto rozhodnutím: návrh projektu je schválený návrh projektu je redukovaný návrh projektu je vrácený předkladateli na přepracování návrh projektu je zamítnutý

Financování projektu V souladu s uzavřenou smlouvou Dle schváleného rozpočtu Zdroje Vlastní Cizí Domácí - Zdroje partnerů projektu – vklad partnerů do realizace projektu, - Místní regionální zdroje – rozpočty měst a obcí, vyšších územních celků, příspěvkových mimovládních organizací, spolků, sdružení, apod. - Státní příspěvek – příspěvek ze státního rozpočtu - Bankovní úvěry a půjčky - Jiné Zahraniční – EU – strukturální fondy, jiné mezinárodní instituce, dary, příspěvky

Financování projektu Jednozdrojové financování – 100% financování projektu Vícezdrojové financování - Spoluúčast – vlastní zdroje - cizí zdroje

Realizace V souladu s uzavřenou smlouvou Realizace projektu vyžaduje, aby byl dobře řízený. Řízení projektu/management projektu = řízení samostatných na sebe navazujících aktivit Za každý projekt odpovídá jedna osoba - manager projektu Managementem projektu je aplikovaná vědomost, zkušenost, nástroje a techniky na projektové aktivity s cílem uspokojit potřeby příjímání a očekávání výsledků projektu. Je to plánování, řízení a koordinování projektových aktivit zaměřených na dosažení cílů projektu.

Úkoly projektového manažera Plánování celého projektu Organizace projektu Vytváření a řízení týmu/ů Organizace a vedení setkání pracovních týmu Monitorování a hodnocení Administrace a finanční management

Charakteristika správného projektového managementu Projektový management by měl být: Orientovaný na cíle Multidisciplinární (sdružující odborníky z různých oblastí) Inovativní (orientovaný na změnu, každá změna vede k novému stavu) Orientovaný na kontrolu (kontrola, jaká forma informací o projektu, východisko pro korektní opatření) Orientovaný na výkon, výstupy, výsledky Flexibilní (schopný přizpůsobit se změněným podmínkám) Management času – zaručuje, že projekt pokračuje podle schváleného časového plánu, případně mění plán aktivit podle změněných podmínek Management lidí – určuje rozdělení rolí a funkcí v projektu, zabezpečuje, aby projektové úlohy řešili nejlepší odborníci v pravý čas, řadí konflikty, navrhuje změnu úloh na základě nových zkušeností Management zdrojů – zabezpečuje alokaci, případně realokaci zdrojů v pravý čas, zabezpečení maximálního efektu při daných zdrojích

Úkoly a zodpovědnosti při managerování projektu Řízení úkolů - Souvisí s plánovanými aktivitami Kontrola - Pravidelná kontrola plnění úkolů jednotlivými členy projektového týmu - Průběžně porovnávat dosažené výsledky s těmi, které jsou v projektovém návrhu naplánované Řešení krizových situací - Kritické momenty by se měli předvídat při plánování projektu Pravidelné monitorování postupu projektu a financí by měli napomoct vyhnout se krizovým situacím a zároveň vytvářet strategie na jejich řešení - Řešit krizové situace hned

Vytváření a udržování systému komunikace Úkoly a zodpovědnosti při managerování projektu Týmová práce Vytváření a udržování systému komunikace Pracovní porady Pracovní setkání E-mailová komunikace, telefony Diseminační aktivity Průběžné a závěrečné zprávy Informace Vytvoření efektivního systému poskytování informací (uvnitř i navenek)

Monitorování Vnější – vůči donátorovi, prostřednictvím zpráv a) Dle obsahu – technické - finanční b) Dle termínu předkládání – průběžné - etapové/roční - závěrečné Vnitřní – v rámci projektového týmu

Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu Identifikace projektu (název, termín realizace, stručný obsah, místo realizace) Identifikace žadatele (název, právní forma, sídlo, statutární zástupce, kontaktní osoba, reference pro posouzení schopností a zkušeností žadatele) Identifikace partnerů

Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu Zdůvodnění a vazby Zdůvodnění potřebnosti – analýza potřeb cílové skupiny, prokázání existence poptávky Vazba na příslušné opatření programu Vazba na strategické dokumenty – národní, regionální, místní

Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu Cílová skupina - Důvod výběru CS Způsob získání CS Způsob zapojení Přínosy projektu pro CS Udržitelnost

Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu Rizika - Identifikace případných rizik Způsob eliminace Typy rizik: Podle ovlivnitelnosti Podle fáze výskytu Ovlivnitelná - Před realizací projektu Neovlivnitelná - V průběhu realizace projektu - V následujícím období

Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu Cíle projektu Základní zásady: Musí být v souladu s cíli organizace Musí být měřitelné ve smyslu množství, kvality, nákladů a konečného produktu Musí být dosažitelné Jsou jasně a logicky definované Jsou vnitřně provázané, konzistentní Musí mít podporu vrcholového managementu, investora (financující organizace, resp. donátora) a zákazníka (cílové skupiny projektu)

Cíle projektu Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu Každý projekt má jeden (někdy více) hlavní/obecný cíl a několik měřitelných specifických cílů, které tento hladní cíl podporují. Cíl projektu: - Je složený ze specifických cílů - Poskytuje obraz toho, co bude dosažené v rámci konkrétního časového rámce - Je konkrétní a měřitelný - Jeho naplnění je omezené ukončením projektu

Cíle projektu Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu Účelem specifických cílů je: Definovat měřítko postupu prací k naplnění celkového cíle projektu Zaměřit pozornost na výsledky projektu Rozdělit projekt na etapy, které je jednoduché managerovat a na konci kterých je nejasný konkrétní výsledek (produkt) Prvky dobře stanoveného cíle Měřitelnost Relevantnost (k problému a záměru) Uskutečnitelnost (má rozumnou šanci na úspěch) Reálnost

Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu Cíle projektu Druhy cílů Dle typu výsledku Produktivní (hmatatelný produkt, všeobecně statisticky ověřitelný) Kapacitní (rozvoj duševních kapacit, nehmotný, ověřitelný kvalitativně) Dle podle trvání jejich realizace Dlouhodobé (3 a více) Střednědobé (1 – 3 roky) Krátkodobé (do 1 roku) Dle míry obecnosti Obecné/Všeobecné Specifické

Cíle projektu Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu Pomocné otázky pro tvorbu cílů Co potřebuje změnu - očekávaná změna nebo posun v jednání JAKÁ změna je potřebná - rozsah očekávaných změn KDE se změna uplatní? - místo, kde bude změna pozorovatelná KDY se změna uplatní? - kdy budou očekávané změny dosažené NA KOHO je změna zaměřená? - cílové skupiny nebo jednotlivci, které změna zasahuje

Specific - SPECIFIKCKÝ - Cíl musí být jedinečný Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu Cíle projektu SMART (Georgie Doran) Pomůcka pro správnou identifikaci cílů Specific - SPECIFIKCKÝ - Cíl musí být jedinečný Measurable - MĚŘITELNÝ - Cíl musí být měřitelný Accurate - PŘESNÝ, PRECIZNÍ - Jasně formulovaný Realistic - REALISTICKÝ - Dosažitelný s danými zdroji Time-bound - TERMÍNOVANÝ - Musí mít určený čas dosažení

= konkrétní úkoly a akce potřebné pro dosažení daného cíle Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu Aktivity projektu = konkrétní úkoly a akce potřebné pro dosažení daného cíle - Aktivity a jejich časový rozvrh tvoří základ úspěšné realizace projektu. - Jsou východiskem pro plánování nákladů projektu. Uskutečněním konkrétních aktivit se dosáhne splnění cíle. Splněním souboru aktivit se naplní záměr projektu. Včasná a kvalitní realizace projektových aktivit je zodpovědností projektového managera. Aktivitě podléhají monitorování a hodnocení.

Výsledky, výstupy a dopady projektu Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu Výsledky, výstupy a dopady projektu VÝSTUP – váže se k naplnění jednotlivých dílčích aktivit projektu VÝSLEDEK – váže se k cílům projektu DOPAD – následný efekt projektu po jeho skončení, sleduje se po ukončení projektu

Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu Harmonogram projektu Je potřebné sestavit časový plán, přidělit zdroje, rozdělit povinnosti a přidělit zodpovědnosti Grafická podoba harmonogramu projektu Podle potřeby projektu plán může být: na celý projekt etapový na čtvrtletní roční měsíční

Jednotlivé aktivity akce Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu Harmonogram projektu Jednotlivé aktivity akce 2006 2007 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 Zajištění činnosti Manažerského týmu KP Zajištění činnosti Pracovních skupin a podskupin Zajištění dalšího vzdělávání účastníků KP Příprava a realizace kulatého stolu Revize 1. KPRSS Uspořádání konference Proces konzultací v prostředí cílových skupin Marketingové a PR aktivity, publicita

Zapojení jednotlivých členů týmu v projektu Role členů týmu Úvazek Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu Realizační tým Celkový počet osob Zapojení jednotlivých členů týmu v projektu Role členů týmu Úvazek Odpovědnost jednotlivých členů týmu

Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu Realizační tým - složení Manažer projektu Plánování celého projektu Organizace projektu Vytváření a řízení týmu, rozdělování úkolů Monitorování, kontrola a hodnocení Administrace a finanční management Finanční manažer Finanční řízení projektu Vedení účetních dokladů Asistent projektu Podpůrné, administrativní, asistentské aktivity Další pozice dle potřeb projektu - Lektor, expert, supervizor, metodik, tlumočník, koordinátor, atd. Rada projektu Osoby mimo projekt: Zástupce cílové skupiny, odborník, apod.

Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu Realizační tým – Efektivní realizační tým Mají jasně stanovené společné cíle Mají jasně určené úlohy pro jednotlivé členy týmu Hodnotí proces projektu s ohledem na cíle Jsou dost malé Mají podporu ze strany nadřízených Mají dohodu o základních pravidlech společné práce Dělba úloh a odpovědností jednotlivých členů týmu je vyvážená Jednotliví členové se vzájemně podporují Konflikty řeší konstruktivně a otevřeně Realizace projektových úkolů by neměla probíhat izolovaně, a to ani v případě, že projektové činnosti jsou zdánlivě od sebe nezávislé

= plán potřebných finančních prostředků na krytí celkových nákladů Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu Rozpočet projektu = plán potřebných finančních prostředků na krytí celkových nákladů projektu = je odhadem očekávaných „oprávněných nákladů“ souvisejících s realizací projektu Je to palivo v nádrži auta, se kterým chceme dojet do cíle cesty. Podkladem pro tvorbu rozpočtu je dobře zpracovaný plán projektu a jeho jednotlivé aktivity

Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu Rozpočet projektu – NÁKLADY Přímé (určené jednotkou - jednotkovou cenou – celkovou cenou Nepřímé (určené procentem) Aby byly náklady považované za oprávněné, musí být: a) Při přímých nákladech Nevyhnutelné na realizaci projektu, stanovené ve smlouvě Vynaložené po dobu realizace projektu Skutečně vynaložené a zaznamenané v účetní evidenci Ověřitelné, podložené originálními doklady b) Při nepřímých nákladech Nižší, přesně stanovená procentuální část celkového rozpočtu

Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu Rozpočet projektu – NÁKLADY Příklady neoprávněných nákladů projektu: Rezervy na možné budoucí ztráty nebo dluhy Úroky z půjček, pokuty, finanční tresty a právní výlohy související s právním sporem Položky financované z jiných zdrojů, grantů, půjček, apod. Kurzové ztráty Daně, vrácení DPH, správní poplatky Náklady na přípravné studie a přípravné aktivity Odstupné Nedobytné pohledávky Platby příspěvků do soukromých penzijních fondů atd.

Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu Rozpočet projektu – NÁKLADY - struktura Osobní náklady (odborný personál, administrativní/pomocný personál) Cestovné (místní, mezinárodní) Zařízení a vybavení (výpočetní technika, jiné zařízení, DHM, leasing zařízení a budov, amortizace vlastního majetku, opravy a údržba, SW, výsledky výzkumné a odborné činnosti) Místní kancelář (spotřební zboží a materiál, telefon, fax, poštovné, nájemné kanceláře, provoz vozidla, energie, další) – procentní limity Služby/subdodávky (publikace, odborné služby, náklady na konference a kurzy, studie, výzkumy, tlumočení, náklady vyplývající přímo ze smlouvy) – procentní limity Drobné stavení úpravy Přímá podpora účastníků (mzdové příspěvky, cestovné, příspěvek na péči o dítě)

Rozpočet projektu – PŘÍJMY Dotace (viz zdroje financování) Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu Rozpočet projektu – PŘÍJMY Dotace (viz zdroje financování) Účastnické poplatky Příjmy z pilotního provozu Další příjmy Snížení částky dotace

Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu Publicita projektu Finanční spoluúčast EU musí být zdůrazněna během všech činností realizace projektu (loga, povinná informace) Barevnost Pořadí Velikost Umístění Nástroje publicity Tiskové zprávy - Webové stránky Tiskové konference - Informační tabule Články, inzerce v tisku - Pozvánky, programy, prezenční listiny Publikace, školící a informační materiály Letáky, plakáty Propagační předměty

Partnerství v projektu Náležitosti projektu a úkoly projektového managementu Partnerství v projektu Partnerství = vztah mezi dvěma nebo více subjekty, který spočívá ve spolupráci při přípravě a realizaci projektu Smlouva o partnerství Rozdělení kompetencí a odpovědností Rozdělení financí

Partnerství v projektech spolufinancovaných z ESF V projektech spolufinancovaných z ESF je nutno zachovávat v průběhu realizace projektu všechny znaky partnerství: Postavení jednotlivých partnerů, jejich úloha a odpovědnost a úprava jejich vzájemných práv a povinností při realizaci projektu je upravena ve Smlouvě o partnerství. - Výdaje, které vznikly partnerům v souvislosti s realizací projektu jsou hrazeny z prostředků, které obdržel žadatel na projekt formou dotace. - Výdaje partnerů budou uhrazeny za podmínky, že budou dodržena všechna pravidla pro uznatelnost výdajů stanovená programem. - Výdaje partnerů vynaložené na realizaci projektu musí být doloženy účetními doklady. Projekty, které jsou realizovány v rámci partnerství, mají neziskový charakter, to znamená, že nesmějí být realizovány za účelem vytváření zisku.  Příjemce není oprávněn během realizace projektu uzavírat se svými partnery uvedenými ve schválené žádosti o finanční podporu v rámci projektu žádné smluvní vztahy, jejichž předmětem je dodávka nebo služby poskytnuté za úplatu. - Partnerem nemůže být dodavatel běžně komerčně poskytovaných dodávek, služeb či stavebních prací (např. dodávka papíru, vytištění propagačních tiskovin, provedení stavebních úprav prostor potřebných pro realizaci projektu apod.) - tj. poskytovatel podpůrných činností, na které by v žádném případě nezískal finanční podporu z programu.

Děkuji za pozornost V případě zájmu nás kontaktujte Vzdělávání v oblasti komunitního plánování sociálních služeb ve Zlínském kraji, 19. 6. 2007 Děkuji za pozornost V případě potřeby nás kontaktujte Centrum komunitní práce Ústí nad Labem Koněvova 18 400 01 Ústí nad Labem Tel.: +420 475 201 096 E-mail: info@ckpul.cz www.pr-manazer.cz, www.ckpul.cz, www.komunitniplanovani.com, www.cega.cz,www.mankva2.cz, www.komunitni-plan-usti.cz, www.socialni-sluzby-usti.cz Centrum komunitní práce Ústí nad Labem_2007