Cestovní náklady podnikatele a zaměstnance

Paušální cestovní výdaje  Podnikatel si může do nákladů započítat paušální odpočet 5000 Kč/měs. na jedno firemní vozidlo (max pro 3 vozidla).  U paušálu neuplatňujeme výdaje za pohonné hmoty a parkovné, ale můžeme uplatnit tyto výdaje:  - u vozu vlastního, který jsme zařadili do obchodního majetku (většinou proto, abychom jej mohli odpisovat), můžeme navíc uplatnit v prokázané výši výdaje na opravy a údržbu, pojistné, odpisy apod.  - u vozu pronajatého prokázané výdaje na pronájem vozu, pojistné a výdaje na opravy a údržbu  Pokud užíváme auto i pro soukromé účely, uplatníme paušál jen Kč měsíčně, výdaje navíc krátíme na 80%. Když jsme použili vozidlo i soukromě jen v některých měsících, krátíme jen v konkrétních měsících.

 Výdaje spojené s provozem vozidla jsou rozdílné v případě vozidla zahrnutého a nezahrnutého do obchodního majetku podnikatele.

Dokladované Výdaje na vozidlo v obchodním majetku  výdaje na spotřebované pohonné hmoty,  výdaje na údržbu a opravy vozidla,  odpisy automobilu,  havarijní pojištění,  povinné ručení,  dálniční známka,  Silniční daň.

Výdaje na vlastní vozidlo nezahrnuté v obchodním majetku Sazba základní náhrady za 1 km pro rok 2016: - u osobních silničních motorových vozidel 3,80 Kč. Nelze uplatnit výdaje na opravy, náhradní díly, údržbu, havarijní pojištění či povinné ručení. Všechny výdaje jsou shrnuty do základní náhrady. Mimo základní náhrady lze do cestovného zahrnout výdaje za spotřebované pohonné hmoty, a to buď:  doložením ceny pohonných hmot dokladem o nákupu,  průměrnou cenou pohonných hmot, kterou každoročně stanoví ministerstvo financí.

Kniha jízd  Pro uznání cestovních nákladů vedou podnikatelé, kteří používají automobil k podnikatelským účelům tzv. Knihu jízd Obsah knihy jízd:  identifikace vozidla,  datum jízdy,  trasa jízdy (odkud – kam),  cíl a účel jízdy,  počet ujetých km,  stav tachometru v případě, že se nejedná o soukromé vozidlo podnikatele či zaměstnance.

Stravné podnikatele  U tuzemské služební cesty může uplatnit podnikatel stravné v případě, že jeho cesta trvala déle než 12 hodin.  Při delší pracovní cestě má podnikatel stravné ve stejné výši jako zaměstnanci – viz níže.

Zaměstnanec - Automobil a daň z mezd  Poskytne-li zaměstnavatel zaměstnanci bezplatně firemní motorové vozidlo k používání pro služební i soukromé účely, považuje se za příjem zaměstnance částka ve výší 1 % vstupní ceny vozidla Částka však musí činit nejméně Kč.

Osvobozené od daně  náhrady cestovních výdajů  hodnota osobních ochranných pomůcek, čistících prostředků včetně nákladů na jejich udržování a hodnota stejnokrojů za podmínky, že použití těchto prostředků je předepsáno ve vnitřním předpise či kolektivní smlouvě,  náhrady za opotřebení vlastního nářadí za podmínky, že použití těchto prostředků je předepsáno ve vnitřním předpise či kolektivní smlouvě.

Není předmětem daně  hodnota stravování (do výše 55 % hodnoty hlavního jídla, maximálně však do výše 70 %)  hodnota nealkoholických nápojů na pracovišti  nepeněžní plnění z FKSP (poskytnutí rekreačního zařízení zaměstnavatele, vstupné na kulturu, zahraniční zájezd do výše Kč/rok)  hodnota nepeněžních darů z FKSP do výše Kč

Pracovní cesta  Pracovní cesta = doba nástupu k výkonu práce do jiného pracoviště, než je uvedeno v pracovní smlouvě, včetně výkonu práce v tomto místě, do návratu z této cesty.

Zaměstnavatel určí  místo nástupu na pracovní cestu  místo výkonu práce  dobu trvání pracovní cesty  způsob dopravy (zaměstnavatel určí buď přímo druh dopravního prostředku, nebo nechá tuto volbu na zaměstnanci s tím, že vyloučí některý druh prostředku, např. letadlo)  ukončení pracovní cesty.

Cestovní náhrady tvoří  Náhrada prokázaných jízdních výdajů (jizdenka, letenka …), vlastní vozidlo.  Náhrada prokázaných výdajů za ubytování.  Stravné (diety). Neprokazuje se, nárokové ze zákona.  Náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů (poštovné, telefon atd.)  Náhrada prokázaných jízdních výdajů za cesty k návštěvě rodiny, trvá-li pracovní cesta více než sedm kalendářních dnů.

Stravné tuzemské (2016) Za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel zaměstnanci stravné:  69 Kč – 82 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,  106 Kč – 127 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,  166 Kč – 198 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Stravné je rozdílené podle země – vyhl. 309/ Základní sazby zahraničního stravného pro rok 2016 :

Náhrady za použití vlastního vozidla pro služební účely  tzv. základní náhrada (náhrada za opotřebení automobilu) za 1 km jízdy - u osobních silničních motorových vozidel 3,80 Kč/km (2016)  tzv. základní náhrada (náhrada za opotřebení automobilu) za 1 km jízdy - u osobních silničních motorových vozidel 3,80 Kč/km (2016)  náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty. Vychází se z aritmetického průměru spotřeb uvedených v technickém průkazu vozidla, vynásobenou počtem kilometrů a cenou pohonných hmot.

Nebo použijeme průměrnou cenu (2015)  Zákoník práce také nově stanovil průměrnou cenu za jeden litr pohonné hmoty, a to na:  35,90 Kč u benzinu automobilového 95 oktanů,  38,30 Kč u benzinu automobilového 98 oktanů,  36,10 Kč u motorové nafty