Struktura obchodního dopisu Renata Vyšínová Lenka Hliňáková Hana Klímová

Obchodní dopis Prakticky odborný funkční styl Obchodní styl má ustálenou slovní zásobu užívá ustálených pojmenování a obratů (např. ustálených formulací žádostí, pozvánek, začátků a závěrů obchodní korespondence aj.) užití prostředků z jiných stylů není vhodné (slova citová) nejvíce uplatňovaný je slohový postup informační, někdy i postup výkladový a popisný Administrativně-právní styl

Části obchodního dopisu Tři základní části: Předtištěné úvodní náležitosti záhlaví vyznačení adresového pole a pásma odvolací údaje v úpravě sloupcové řádkové Text dopisu oslovení důvod proč píšeme návrh co potřebujeme pozdrav Náležitosti dopis ukončující razítko vlastnoruční podpis jméno a funkce pisatele vyznačení přílohy

Normalizovaná úprava obchodního dopisu - normy Kvalitu a způsob předtisku dopisních papírů pro obchodní a úřední písemný styk stanoví ČSN 88 6101 Dopisní papíry pro obchodní a úřední korespondenci Formální uspořádání textu určuje ČSN 01 6910 Úprava písemností zpracovaných textovými editory nebo psaných strojem Do obou norem jsou zpracovány ustanovení mezinárodní normy ČSN ISO 11180 Poštovní adresování

Normalizovaná úprava obchodního dopisu - dopis Adresa odesílatele Umístění na obálce levá horní čtvrtina na dopisním papíru místo v záhlaví Úprava přesná a úplná adresa jinak není normou stanoveno

Normalizovaná úprava obchodního dopisu - dopis Adresa adresáta Umístění na obálce adresové pásmo nebo do pravé dolní čtvrtiny na dopisním papíru od levé svislice Písmo stojaté velikost min. 10 bodů a max. 16 bodů bez zvýraznění, podtržení, tučnění ani proložení název instituce lze napsat velkými písmeny název adresní pošty se doporučuje psát velkými písmeny Řádkování vždy jednoduché řádkování nikdy se nevynechává prázdný řádek, vše rovnoměrně

Normalizovaná úprava obchodního dopisu - dopis Rozsah adresa nesmí obsahovat více než 6 řádků na jednom řádku nemá být více než 30 znaků PSČ nikdy se nepředsazuje umístění na posledním řádku adresy s názvem adresní pošty mezi PSČ a názvem adresní pošty se vynechávají obvykle dvě mezery Pravopis adresa začíná vždy velkým písmenem bez interpunkce na konci řádků dva údaje se oddělují čárkou

Normalizovaná úprava obchodního dopisu - dopis Odvolací údaje Sloupcová úprava umístěny vlevo nebo vpravo Řádková úprava umístěny pod adresou Věc Předtisk slova Věc byl zrušen Heslovitý obsah dopisu se uvádí po vynechání dvou prázdných řádků pod posledním odvolacím údajem Zvýrazňuje se podtržením nebo tučně Začíná velkým písmenem Nekončí tečkou

Normalizovaná úprava obchodního dopisu - dopis Oslovení Vynecháváme dva prázdné řádky pod „věcí“ Oslovujeme 5. pádem Za oslovením je čárka Text dopisu Používáme jednoduché řádkování Mezi odstavci vynecháváme jeden prázdný řádek Důležitý údaj může být zvýrazněný na samostatném řádku Šířka levého a pravého okraje je vždy stejná Levý okraj textu má zpravidla blokovou úpravu Pravý okraj textu je nezarovnaný nebo může mít blokovou úpravu Nový odstavec lze též odrážet asi o pět úhozů od levé svislice

Normalizovaná úprava obchodního dopisu - dopis Pozdrav Mezi posledním řádkem textu a pozdravem vynecháváme jeden prázdný řádek Další odstavec Píše se v souladu s předchozími odstavci Podpis Vlastnoruční podpis Pod vlastnoruční podpis se píše titul, jméno, příjmení a funkce pracovníka Podlouhlé razítko má své místo nad vlastnoručním podpisem Při blokové úpravě levého kraje se podpis umísťuje vlevo Při odrážení odstavců náleží podpis vpravo Přílohy Lze napsat jejich počet Řádek také můžeme zvýraznit Za nadpisem Přílohy není dvojtečka Doplňující údaje Bankovní spojení, IČ, DIČ, e-mailová a internetová adresa apod.

Zásady stylizace obchodního dopisu Píšeme jen o jedné věci Užíváme sloveso i zájmeno v 1. osobě množného čísla (my) Ve vztahu k adresátovi slovesa a zájmena ve 2. osobě množného čísla (Vy) Tón dopisu přirozený a zdvořilý Volíme slova přesného a jednoznačného významu Tvoříme raději kratší srozumitelné věty Dbáme na gramatickou a interpunkční správnost Cizí slova užíváme pouze tehdy, když známe bezpečně jejich význam a pravopis

Psychologie obchodního dopisu Využíváme toho ve složitějších situacích např. kdy musíme příjemce přesvědčovat, vysvětlovat mu vlastní potíže nebo omlouvat nedopatření Záměrně volíme přesvědčivá slova a formulace vět Stylizace je náročnější Tímto tedy rozumíme snahu pisatele ovlivnit příjemce obsahem i způsobem písemného vyjádření a dosáhnout potřebného účinku

Zdroje Děkujeme za pozornost ! Obchodní korespondence I (Stanislava Štiková) Obchodní korespondence pro střední školy (PhDr. Emilie Fleischmannová, PhDr. Olga Kuldová, Ing. Rajmund Šedý) Děkujeme za pozornost !