Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Zahájení realizace projektu Mgr. Kateřina Murlová Seminář pro příjemce podpory z JPD června 2006 Magistrát hl. m. Prahy, Mariánské nám. 2, Praha 1, Velká zasedací síň, 1. patro

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Nezbytnosti k uzavření smlouvy  Zřízení samostatného bankovního účtu projektu potvrzené bankou na Formuláři finanční identifikace  Tam, kde je to relevantní: Předložení (elektronicky) přepracovaného rozpočtu projektu Předložení přepracovaných plánovaných výstupů a výsledků projektu

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Smluvní dokumenty  Příjemce má 2 smluvní dokumenty na podporu poskytovanou na projekt: Rozhodnutí o poskytnutí dotace vydané MPSV na část financování projektu z prostředků Evropského sociálního fondu a státního rozpočtu ČR Smlouvu o poskytnutí finanční podpory uzavíranou s hl. m. Prahou na část financování projektu z prostředků hl. m. Prahy  Závazky pro příjemce a partnera jsou v obou dokumentech naprosto stejné

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Finanční toky I  Žádost o platbu se vždy předkládá za veškeré výdaje, nikoli odděleně za zdroje financování JPD 3  Veškeré žádosti o platbu (a také první zálohová platba) nicméně budou příjemcům propláceny ve dvou bankovních převodech: podíl ESF a ČR prostřednictvím MPSV podíl HMP samostatně z rozpočtu Prahy  Proto není důvod se znepokojovat, pokud nejprve přijde pouze 10,5 % zálohy na projekt; zbytek (podíl vyplácený MPSV) je obvykle vyplácen v termínu, ale platby nejsou uskutečněné ve stejný den

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Finanční toky II  Specifikum pro organizace s vazbou na rozpočet hl. m. Prahy, tj.: PO HMP MČ PO MČ  Tyto subjekty na základě zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtu a na základě Statutu hl. m. Prahy přijímají prostředky poskytované MPSV vždy skrze rozpočet hl. m. Prahy  V Praxi to znamená zdržení o 3 – 4 týdny, protože prostředky poukázané na účet HMP musejí být Radou hl. m. Prahy přijaty do rozpočtu města a teprve následně jsou poukázány PO HMP nebo MČ. (U PO MČ dochází ještě ke zdržení zapojením rozpočtu zřizovatele, tj. MČ)

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Vyplacení zálohy  Záloha je vyplácena na základě smlouvy o poskytnutí finanční podpory, resp. rozhodnutí o poskytnutí dotace  Příjemce o zálohu tedy NEŽÁDÁ  Lhůta pro vyplacení zálohy je do 30 dnů od podpisu smlouvy, resp. potvrzení převzetí rozhodnutí  Výše zálohy se mění dle opatření, v rámci něhož byl projekt podpořen; je vždy vyčísleno vůči celkovým uznatelným výdajům projektu: Opatření 2.1: 30 % Opatření 3.1: 25 % Opatření 3.2: 30 % Opatření 4.3: 20 %

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Další průběžné financování projektu  O další prostředky (mimo první zálohovou platbu) je třeba žádat  Žádost o platbu je přílohou monitorovací zprávy, tj. ve smlouvě a rozhodnutí je vymezen harmonogram pro předkládání  Zatímco monitorovací zprávu je ve vydefinovaných termínech příjemce povinen předložit, žádost o platbu může, ale nemusí uplatnit  Částka, o kterou příjemce žádá, vždy odpovídá částce, kterou v minulém (nebo předchozích) monitorovaném období na projekt vydal, tj. žádá se vždy o to, o čem lze prokázat, že bylo vynaloženo (a nebylo to zahrnuto do předchozích žádostí o platbu)  Při předložení žádosti v řádném termínu (tj. dle harmonogramu vymezeného ve smlouvě a rozhodnutí) není důležité, o jak velkou částku příjemce žádá  Při předložení mimořádné žádosti o platbu, tj. mimo harmonogram, je třeba mít vyčerpáno min. 80 % předchozí poskytnuté částky a 100 % všech ostatních poskytnutých

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD den20. den28. den60. den Cash flow Kontrola uznatelnosti a správnosti výdajů, potvrzení žádosti a její předání řídicímu orgánu (MPSV) Odeslání peněz na účet příjemce podpory z rozpočtu MPSV a z rozpočtu MHMP Kontrola uznatelnosti a správnosti výdajů, potvrzení žádosti a její předání platební jednotce Kontrola uznatelnosti a správnosti výdajů, potvrzení žádosti a předání pokynů k proplacení výdajů MPSV a MHMP Podání žádosti o platbu u zprostředkujícího subjektu (MHMP)  Při plánování výdajů je třeba zohlednit délku administrace žádostí o platbu  Žádost (bez doplňování) je zkontrolována do cca 1 měsíce od předložení, následně běží lhůta 30 dní na zaslání prostředků na účet projektu

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Termíny a frekvence předkládání zpráv I  Monitorovací zprávy se zpracovávají za tříměsíční období  Z důvodu plynulosti administrace při kontrole zpráv nastavuje Magistrát hl. m. Prahy odlišně monitorovaná období pro jednotlivé skupiny příjemců  Příjemci podpory ze 3. kola výzev mají monitorovaná období: Květen - červenec Srpen – říjen Listopad – leden Únor – duben  Monitorovací zprávu je třeba předkládat vždy za uplynulé monitorované období, a to nejpozději do konce měsíce následujícího po konci období

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Termíny a frekvence předkládání zpráv II  Variabilita při předložení první monitorovací zprávy: Dříve uplatňované pravidlo: předložení povinné až po dokončení prvního monitorovaného období, během kterého po celou dobu projekt běžel Nyní: u opatření 2.1 a 4.3 předkládání monitorovacích zpráv i za pouze 1 nebo 2 měsíce realizace po startu; důvodem jsou zkušenosti z realizace dalších projektů; včasné předložení pomůže odstranit chyby hned v začátku U opatření 3.1 a 3.2 platí, že první předložení je povinné až po ukončení celého období, během kterého po celou dobu projekt běžel

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Termíny a frekvence předkládání zpráv III  Specifikum konce roku 2006: potřeba maximálně posílit čerpání peněz, které byly na program JPD 3 vyhrazeny už v roce 2004; pokud nebudou prokázané výdaje minimálně v objemu alokace roku 2004, dle pravidla n+2 bude nepoužitý podíl ESF přislíbený EU na rok 2004 vrácen a bude chybět v rozpočtu JPD 3  Z tohoto důvodu u projektů zahajujících realizaci v červenci nastaveno předložení žádosti o platu na září, tj. mimo vymezený harmonogram pro 3. výzvu

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Termíny a frekvence předkládání zpráv IV  Příklad 1)  Projekt opatření 2.1 – zahájení 1. července ) První MZ a žádost o platbu kvůli čerpání alokace 2004 za období červenec a srpen do konce září 2) Druhá MZ za období září až leden do konce února ) Následující MZ vždy za vymezená 3-měsíční období do konce měsíce následujícího po konci období, např. za období únor až duben do konce května

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Termíny a frekvence předkládání zpráv IV  Příklad 2)  Projekt opatření 2.1 – zahájení 1. srpna ) Není narušen harmonogram předkládání kvůli čerpání alokace ) Konec monitorovaného období: 31. říjen Realizace probíhala 3 měsíce: předkládá se MZ

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Termíny a frekvence předkládání zpráv V  Příklad 3)  Projekt opatření 3.1 – zahájení 1. září ) Konec monitorovaného období: 31. říjen Protože realizace probíhala jen 2 měsíce z tohoto období, monitorovací zpráva se nepředkládá 2) Konec následujícího monitorovaného období: 31. leden 2007 Protože realizace projektu probíhala po celou dobu, je povinnost předložit zprávu do 28. února. Zpráva bude obsahovat údaje za období listopad – leden a také za měsíce září a říjen

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Struktura monitorovací zprávy  Identifikace projektu a příjemce  Postup v realizaci jednotlivých aktivit projektu  Informace o čerpání financí, včetně příjmů projektu  Uskutečněná zadávací řízení  Přehled poskytnuté veřejné podpory  Přehled provedených kontrol projektu  Problémy při realizaci projektu  Publicita  Nepodstatné změny projektu  Monitorovací ukazatele

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Změny v projektu I  Příjemce je oprávněn bez předchozího souhlasu poskytovatelů podpory provádět nepodstatné změny oproti schválené žádosti o podporu  Aby změna patřila mezi nepodstatné, nesmí mít vliv na dosažené cílů projektu, zejm. plánované výstupy a výsledky  O nepodstatných změnách příjemce informuje v první monitorovací zprávě následující poté, co k nim došlo  Rozlišujeme: Formální nepodstatné změny Věcné nepodstatné změny Nepodstatné změny rozpočtu

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Změny v projektu II  Formální nepodstatné změny Změna adresy příjemce, změna kontaktní osoby projektu, změna manažera projektu, změna auditora  Věcné nepodstatné změny ve sledovaném období Změny v aktivitách projektu, které neovlivňují dosažení plánovaných cílů projektu  Nepodstatné změny rozpočtu Příjemce má právo ve schváleném rozpočtu bez předchozího souhlasu poskytovatele podpory provádět změny pouze když: a) se jedná o změny v rámci kapitoly, např. místo nákupu výpočetní techniky bude pořízen software. Nicméně musí vždy platit, že výdaj je pro projekt užitečný a nezbytný!

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3  Nepodstatné změny rozpočtu - pokračování b) se jedná o přesuny financí mezi kapitolami rozpočtu, které v souhrnu nepřevyšují částku 15 % celkových uznatelných výdajů projektu Pozn.: Důležité pro přesuny v rozpočtu je, že se hranice 15 % kontroluje průběžně a přesouvané částky se průběžně sčítají; to znamená, že bez dodatku ke smlouvě a rozhodnutí o poskytnutí dotace součet všech částek přesunutých mezi kapitolami musí být menší než 15 % celkových uznatelných výdajů rozpočtu Jiné změny v rozpočtu jsou posuzovány jako podstatné a před jejich provedením je třeba požádat o souhlas poskytovatele dotace; souhlas bude vyjádřen uzavřením dodatku ke smlouvě nebo rozhodnutí Změny v projektu III

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3  Nepodstatné změny rozpočtu – pokračování Při provádění změn v rozpočtu musí být vždy respektovány limity pro vymezené oblasti výdajů: 25 % pro nákup zařízení a vybavení 49 % pro nákup služeb 7 % pro režijní výdaje 20 % pro přímou podporu O nepodstatných změnách v rozpočtu stačí informovat v nejbližší monitorovací zprávě, je ale nezbytné ve zprávě poskytnout přepracovaný rozpočet projektu  Podstatné změny projektu Jiné než nepodstatné změny (viz výše) podléhají předchozímu souhlasu poskytovatele podpory Změny v projektu IV

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Časová uznatelnost  Časová uznatelnost výdaje Výdaj vynaložený mimo dobu realizace projektu není možné proplatit (uznatelné jsou tedy výdaje vzniklé až po datu zahájení dle smlouvy a rozhodnutí) Výjimka: výdaje, které se fakticky váží k době, kdy projekt byl realizován, ale k úhradě byly příjemci nebo partnerovi předloženy až po ukončení realizace (např. faktury za telefon apod.). Z těchto dokladů musí být zřejmé, že se jedná o výdaje fakticky spojené s dobou realizace projektu

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Požívání bankovního účtu projektu  Příjemce je povinen výdaje hradit ze samostatného bankovního účtu projektu (tj. zasílání peněz partnerům, úhrada faktur, výběr hotovosti pro platby v hotovosti aj.)  Výjimečně lze využívat i jiný účet organizace: To platí zejména pro případy, kdy je z projektu hrazena jenom část výdaje (např. nájemné) nebo např. v případě hromadného odvodu zaměstnavatele na sociální a zdravotní pojištění V těchto případech je nutné nejprve provést úhradu z z běžného účtu organizace a následně si odpovídající podíl prostředků převést z projektového účtu  Partner nemusí mít samostatný bankovní účet

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Výpisy z účtu projektu  Pro přehlednost je příjemce povinen nechat si zasílat výpisy z bankovního účtu projektu vždy ke konci kalendářního měsíce; výpisy z projektového účtu jsou povinnou součástí žádosti o platbu  V případech, kdy úhrada proběhla z jiného než projektového účtu, bude nezbytné k prokázání výdaje předložit kopii výpisu z tohoto použitého „neprojektového“ účtu

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Vztah příjemce - partner  Vztah příjemce – partner Partner je spolu s příjemcem subjektem, který čerpá podporu => nejde o realizaci zakázky => nekomerční smluvní vztah Příjemce žádá o proplacení výdajů projektu, a to veškerých výdajů projektu, tj. včetně výdajů partnera; Partner informuje příjemce o vynaložených výdajích Partner příjemci nezasílá fakturu. S odvoláním na uzavřenou smlouvu o partnerství při realizaci projektu a na kopie účetních dokladů ho žádá o poskytnutí části prostředků, které příjemce na realizaci projektu dostal Na partnera se vztahují stejná pravidla uznatelnosti výdajů jako na příjemce

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Partnerská smlouva I  Partnerské smlouvy Dle smlouvy, resp. rozhodnutí má příjemce povinnost uzavřít nejpozději do 3 měsíců od podpisu smlouvy (resp. převzetí rozhodnutí) se svými partnery písemnou smlouvu Vzor partnerské smlouvy je přílohou Příručky pro příjemce Nicméně nejedná se o závazný text a dokonce neobsahuje veškeré náležitosti, které by se v partnerské smlouvě měly dle smlouvy příjemce s hl. m. Prahou a dle rozhodnutí o poskytnutí dotace objevit Partnerská smlouva vymezuje roli a odpovědnost příjemce a partnera Smlouva specifikuje, které činnosti vykonává příjemce a které partner Smlouva obsahuje ustanovení o finančních tocích mezi partnerem a příjemcem, zejména způsob a termíny vyúčtování nákladů vzniklých partnerovi

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Partnerská smlouva II  Z rozhodnutí, resp. smlouvy pro příjemce vyplývají povinnosti: 1.Příjemce je povinen zajistit, aby všichni jeho partneři vedli analytickou účetní evidenci všech účetních případů vztahujících se k realizaci projektu 2.Příjemce je povinen zajistit, aby všichni jeho partneři a dodavatelé včetně dodavatelů partnerů uchovávali veškeré dokumenty související s realizací projektu a prokazující čerpání podpory po dobu nejméně 10 let od ukončení financování projektu způsobem, který je v souladu s platnými právními předpisy České republiky a Evropských společenství. 3.Příjemce je povinen zajistit, aby všichni jeho partneři při výběru dodavatelů na zajištění dodávek a služeb postupovali v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, jeho prováděcími předpisy a v souladu s postupy uvedenými v Příručce pro příjemce. 4.Příjemce je povinen zajistit, aby všichni partneři po celou dobu realizace projektu dodržovali politiky ES, zejména pravidla hospodářské soutěže, platné předpisy upravující veřejnou podporu, zadávaní veřejných zakázek, principy ochrany životního prostředí a prosazování rovných příležitostí.

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Partnerská smlouva III  Z rozhodnutí, resp. smlouvy pro příjemce vyplývají povinnosti: 5.Příjemce ani jeho partneři nesmí po dobu realizace projektu majetek i jen částečně pořízený z poskytnuté podpory prodat ani převést na třetí osobu. 6.Příjemce má povinnost zajistit, aby partneři vytvořili podmínky k provedení kontroly všech dokladů vztahujících se k realizaci projektu, umožnili průběžné ověřování souladu údajů uváděných v monitorovacích zprávách se skutečným stavem v místě realizace projektu a poskytovali součinnost všem osobám oprávněným k provádění kontroly, příp. jejich zmocněncům. Jedná se o povinnosti příjemce vzhledem k poskytovatelům podpory, proto doporučujeme příjemcům zavávat k těmto aktivitám partnery.

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Děkuji za pozornost Kontakt: Magistrát hl. m. Prahy Odbor zahraničních vztahů a fondů EU Poštovní adresa: Mariánské nám Praha 1 Kancelář: Rytířská 10