INFORMAČNÍ SYSTÉMY

Management v informační společnosti Informační společnost – společnost, kde kvalita života i perspektivy sociálních změn a ekonomického rozvoje v rostoucí míře závisí na informacích a jejich využití; Informační společnost bývá považována za součást tzv. třetí vlny rozvoje lidské civilizace (agrární, industriální, informační vlna); Využití počítačů, jejich propojení s telekomunikacemi, ale i dalšími prostředky moderních informačních technologií (dále jen „IT“) ve stále rostoucí míře ovlivňují náš život, Doba přináší podstatně náročnější potřebu komplexního pochopení úlohy informací a s nimi propojených vlivů, Turbulentní doba dneška vyžaduje řízení informací, zejména s ohledem na: obsah, kvalitu, čas, formu poskytnutí dat, Informační management – integrující disciplína, která z manažerských a systémových pohledů zkoumá, projektuje a využívá kvalitativně nových možností práce s informacemi; Klíčovým nositelem inovačních proměn jsou informace.

Management v informační společnosti Informační technologie tvoří integrace šesti skupin prvků: hardware počítačů, software počítačů, komunikační sítě (networks), pracovní stanice (workstations), robotika (robotics), inteligentní čípy (smart chips).

Management v informační společnosti Porozumět informacím, pracovat s informacemi, využívat informace – to jsou stěžejní nároky kladené informační společnosti na manažery! Pod pojmem „informace“ budeme rozumět poznatky, které uspokojují konkrétní subjektivní informační potřeby svého příjemce. Soubor uspořádaných dat označujeme jako databázi.

Vymezení pojmu informace Nositelem informace jsou data (text, zvuk, obraz a další smyslové vjemy získávané např. pomocí hmatu, atd.), obecně jde o data, kterým je přisouzen určitý význam. Informace jsou výsledkem poznání a myšlení, které opětovně iniciuje tvořivé myšlení a následné jednání Informace mají individuální hodnotu a subjektivní charakter (hodnotu jím přisuzuje jejích uživatel především na základě svých znalostí) Informace (znalosti) jsou zdrojem se specifickými vlastnostmi, je to zdroj obnovitelný (nepodléhá spotřebě), sám se generuje. Čtyři soudobé základní zdroje (faktory, činitele): půda práce kapitál znalosti (informace)

Vymezení pojmu informace Informace snižují úroveň neurčitosti v rozhodování Informace jsou stavebním kamenem pro znalosti manažerů a tím jedním z klíčových faktorů úspěchu Informace jsou „mocenským zdrojem“ - kdo má potřebné informace v předstihu před ostatními, může získat výraznou konkurenční výhodu, vyhnout se krizím Vlastnosti užitečné informace: včasnost přesnost úplnost

Informace jako zdroj organizace základní zdroj na správné místě ve správný čas kritérium účelnosti, účinnosti a efektivity rozhodování ve správné kvalitě Informace jako předmět logistiky ve správném množství kritérium ekonomické efektivity za správnou cenu

Vývoj informace k využití v managementu a podnikání Technici, inženýři (tvůrci IS) Administrativa (média, …) Manažeři (rozhodující lidé) INFORMACE Pragmatika: zprávám je přiřazován význam a smysl ZPRÁVY Sémantika: přiřazování obsahu sekvencím symbolů DATA Syntaxe: vhodné signály prezentující symboly a sekvence symbolů SIGNÁLY Lidské poznání Myšlení – vytváření konceptuálních modelů světa FYZIKÁLNÍ SVĚT

Informace jako zdroj organizace Možnosti (cesty) získávání informací: a) legální cestou – z oficiálních zdrojů – od úřadů (ze zákonů, norem, předpisů, atd.) od nadřízených od podřízených a spolupracovníků z masmédií svépomocně; b) pololegální cestou – ze zdrojů, kde sice nejsou oficiální, veřejně dostupné informace, ale s jejich „odcizováním“ se počítá a trpí se to, c) nelegální cestou – výstavy, výstavní trhy, přehlídky, atd. - přetahováním (tunelováním)mozků, - krádeži, - špionáži Jednou za základních povinnosti manažera je zajistit “informační dostatečnost“ pro řízenou organizaci!

Systémy – obecně - základní pojmy Systém – účelově definována množina prvků a vazeb mezi nimi, jež vykazuji jako celek určité vlastnosti, resp. chování. Prvek – nedělitelná část celku, Vazba – přímé (nezprostředkované) spojení mezi dvěma prvky nebo jejich množinami, Struktura systému – skladba či způsob uspořádání prvků a vazeb, Okolí systému – účelově definovaná množina prvků, které nejsou součásti uvažovaného systému, ale mají k němu podstatné vazby, Vstup - množina vazeb nebo proměnných veličin, jejichž prostřednictvím okolí působí na systém, popř. jeho části, Výstup –množina vazeb nebo proměnných veličin, jejichž prostřednictvím systém působí na okolí.

Informační systémy v manažerské praxi Informační systém (dále jen IS) – účelové uspořádání vztahů mezi lidmi, datovými zdroji a procedurami jejich zpracování, a to včetně technologických prostředků. Informační systémy používané v manažerské praxi mohou mít různou úroveň a různý způsob užívání. Když pomineme diáře či jiné „time managery“, obvykle jde kapacitně i operačně dokonalé systémy, jejichž součásti je vhodné hardwarové a softwarové vybavení. Obvyklým manažerským požadavkem na IS je, aby hospodárně, včas a na správných místech fungování organizace poskytovaly datové zdroje. Podstatné jsou přitom hlediska zajištění: kvality a obsahu datových zdrojů, časových nároků na disponibilitu datových zdrojů a nároků na vhodnou formu poskytování datových zdrojů,

Informační systémy a podnikání IS organizace (podniku) je zpravidla tvořen třemi složkami (subsystémy): 1) Subsystém formalizované práce s informacemi prostřednictvím IT; 2) Organizačně-správní subsystém šíření informací (formální) – např. rozdělovníkem, určení lidé dostávají zápisy z porad, apod.; 3) Subsystém formálně nevymezených informačních toků a znalosti jednotlivých pracovníků. Informační systém podniku je účelové uspořádání vztahů mezi lidmi, datovými zdroji a procedurami jejich zpracování, a to včetně technologických prostředků.

Funkce informačních systému na podporu rozhodování Určení informačních potřeb Shromáždění zpracování Hodnocení Indexování Šíření Uchování Abstrahování Zpracování informací Využívání informací

Manažerské informační systémy Pod pojmem MIS budeme rozumět formální, na počítačích založený informační systém, určený k výběru a integraci dat z různých zdrojů za účelem včasného poskytování informací potřebných pro manažerské rozhodování Hierarchie MIS: - systémy datových transakcí (OIS – Office Information Systém,TPS – Transaction Processing System) – představují nejjednodušší manipulaci s daty, - klasické manažerské informační systémy (MIS – Management Information System, DSS – Decision Support System) – systémy určené pro podporu rozhodování, - systémy pro podporu vrcholového vedení (EIS – Executive Information Systém) - systémy interní i externí komunikace (intranet, internet, extranet)

Hierarchie informačních systémů - vztah k úrovni řízení - vrcholový management EIS executive information systems střední management DSS - systémy pro podporu rozhodování Systémy interní i externí komunikace MIS management information systemms základní management TPS transaction processing systems

Informace a strukturalizace problémů Operační (základní) management Sdílí komplexitu a turbulenci prostředí, pracuje s velkou neurčitostí (nestrukturované problémy a úlohy) a s velmi vysokými nároky na vlastní znalosti a s relativní volností interpretace informace TOP manag. Pohybuje se v proměnlivém prostředí polostrukturovaných problémů a úloh – značné nároky na znalosti Střední management Relativně jednoduché, dobře strukturované problémy a úlohy – vystačí s úzce specializovanými znalostmi Operační (základní) management velká míra strukturalizace malá

Komponenty organizace a jejich vztahy pro návrh IS podniková kultura Turbulentní podnikatelské prostředí struktura hranice organizace strategie manažerské procesy technologie lidé a jejich role hranice organizace Turbulentní podnikatelské prostředí podniková kultura

Ochrana citlivých informací znehodnocení informací (dat) neúmyslné Ochrana informací jako základního zdroje se svojí cenou zneužití informací (dat) úmyslné obchodní tajemství „Průmyslová bezpečnost“ zaměření státní tajemství osobní údaje organizační datové zdroje personální opatření technické nositelé informací programové

Životní cyklus informačního systému Čtyři etapy životního cyklu počítačově orientovaného informačního systému: úvodní studie analýza a návrh systému implementace provoz a údržba 1 Úvodní studie – cílem je zpracování „úvodního projektu“. Vychází z informačních potřeb pro dosažení strategických cílů organizace i cílů dílčích funkčních oblastí, které by měly být propojeny. Měla by obsahovat Ekonomická kritéria kvality a finanční návratnosti Variantnost scénářů realizace IS z hlediska: technického organizačního, personálního ekonomického vývoje vazeb komponentů a nezbytných faktorů fungování organizace (ekonomika zdrojového zajištění)

Životní cyklus informačního systému 2. Analýza a návrh IS Cílem druhé etapy je „specifikace systému“, který obsahuje logický návrh IS pro tvorbu SW a databází Vychází ze současného stavu, poslání, cílů a funkcí. Přitom se používá strukturované metodologie (systémová uspořádanost, přehlednost, možnost kontroly), jejíž součástí je: Funkční analýza – analýza procesů a činností, jejich informačních potřeb, zdrojů a informačních toků Datová analýza – analýza požadovaných dat a jejich strukturu 3. Implementace IS Cílem třetí etapy je uvedení IS do funkčního stavu V rámci zkušebního provozu se provádí testování a odladěný IS je i předmětem auditu

Životní cyklus informačního systému 4. Provoz a údržba IS Cílem uspokojování informačních potřeb uživatelů implementovaného IS Průběžná aktualizace (doplňování, rozšiřování) IS vyplývající: ze změn interního i externího podnikatelského prostředí (ekonomického, legislativního, sociálního,…) z rozvoje manažerského poznání (nové metody, techniky, názory, …) z rozvoje informačních technologií (nových HW a SW možností) z měnících se požadavků uživatelů na IS Pokud je překročena určitá úroveň inovativních změn jde o tvorbu nového IS a nastupuje nový cyklus 4 vývojových fází