Pavla Šimoňáková, Karolína Drozdová 8.4.2017 Vyúčtování projektů Pavla Šimoňáková, Karolína Drozdová 8.4.2017

Příprava vyúčtování projektu Smlouva – období realizace projektu Rozpočet projektu Pokyny pro příjemce Průběžné vyúčtování – zahrnuty doklady uhrazené do termínu vyhotovení PZ Závěrečné vyúčtování – obsahuje všechny doklady za celou realizaci projektu (včetně dokladů uvedených v Průběžném vyúčtování projektu)

Rozpočtové kapitoly

1. Osobní náklady Dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti, pracovní smlouvy. Nerozdělujte hrubou mzdu a odvody Mzdy jsou uznatelným nákladem při úhradě do 20. dne (včetně) následujícího měsíce po ukončení projektu. Údaje pokládáme za důvěrné a NOKD je dále nerozšiřuje !!!

1. Osobní náklady Prokazování výdajů: Kopie DPP, DPČ nebo pracovní smlouvy Kopie výplatního lístku (opatřen povinným popisem) Odvody sociálního a zdravotního pojištění a daně ze mzdy – 2 možnosti: a) uvedeno na výplatním listu b) interní doklad Doklady prokazující úhradu nákladu mzdy i odvodů: výpis z bankovního účtu, výdajový pokladní doklad

2. Investice Definice Investice: DHM nad 40.000,- Kč / kus DNM nad 60.000,- Kč / kus Prokazování výdajů: Kopie dokladu (faktura apod.) s jasnou identifikací předmětu plnění – nestačí zálohová faktura, ta není daňovým dokladem Doklady prokazující úhradu: výpis z bankovního účtu, výdajový pokladní doklad

3. Materiálové náklady Definice Materiálových nákladů: předměty hmotného charakteru např. kancelářský papír, ceny pro vítěze, ale také např. PHM. Prokazování nákladů: Kopie dokladu (faktura, paragon apod.) s jasnou identifikací předmětu plnění – kopie dokladu musí být čitelná, jak obsah tak datum vystavení. Doklady prokazující úhradu: výpis z BÚ, výdajový pokladní doklad. U odměn pro účastníky (cen) s jednotkovou hodnotou 500,- Kč a více je povinný Předávací protokol.

4. Cestovné Definice Cestovného : Jedná se o cestovní náhrady dle zákoníku práce Nejedná se o zajištění dopravy soukromým dopravcem!!! Stravné je uznatelným nákladem pouze při prokázání také cestovních nákladů Prokazování nákladů: cestovní příkaz + doklad o úhradě (VPD) vnitřní předpis zaměstnavatele o pracovních cestách

5. Služby Definice Služeb: Jedná se o služby zprostředkované dodavatelem (tisk propagačních materiálů, moderování akce, smlouva o dílo, honoráře atp.) Provozní náklady např. nájem, telefonní poplatky, energie. Služby související s provozem jsou uznatelným nákladem při úhradě do 20. dne následujícího měsíce po ukončení projektu.

5. Služby Prokazování nákladů: Kopie dokladu (faktura, smlouva o dílo, smlouva o honorář) Ne DPP či DPČ!!! Nájemné – kopie nájemní smlouvy Energie – kopie rozpisu záloh popř. faktur Doklad prokazující úhradu nákladu: výpis z bankovního účtu, výdajový pokladní doklad.

Postup vyúčtování projektu

Z grantu č. … NOKD čerpáno … Kč. Vyúčtování - postup Doklady rozdělit dle kapitol a jednotlivých položek rozpočtu a následně seřadit dle data úhrady (dle VPD či výpisu). Zkontrolovat popisy na dokladech o úhradě ze zdrojů Nadace OKD (viz. smlouva o poskytnutí nadačního příspěvku, článek V. odstavec 1 b) – popis musí být na dokladu uveden prostřednictvím razítka či ručně psaným textem. Z grantu č. … NOKD čerpáno … Kč. Až poté vyhotovit kopie dokladů! Tabulka Vyúčtování

Tabulka Vyúčtování

Tabulka Vyúčtování Pořadové číslo dokladu – seřadit dle kapitoly rozpočtu a dle data úhrady, 1 číselná řada pro celé vyúčtování (od prvního do posledního dokladu) – jednotlivé kapitoly se nečíslují samostatně. Doklady musí být opatřeny pořadovým číslem dle vyúčtovací tabulky a seřazeny. Číslo dokladu v účetním systému Účel platby – uveďte název položky v rozpočtu (ve zkratce) a následně popis obsahu dokladu.

Tabulka Vyúčtování Celková částka uvedená na dokladu – uvádí se celková částka na dokladu, při úhradě v hotovosti celková částka na výdajovém pokladním dokladu. Částka hrazená z grantu Nadace OKD. Datum úhrady – uvádí se datum dle výdajového pokladního dokladu či výpisu.

Kopie dokladů Vždy se musí jednat o kopie originálních dokladů opatřených povinným popisem Doklady označte Pořadovým číslem, které je uvedeno v tabulce vyúčtování Kopie dokladů seřaďte dle pořadového čísla Ke každé kopii dokladu přikládejte kopii dokladu o úhradě (výdajový pokladní doklad, výpis z bankovního účtu)

4. Ukázka kopie dokladu Datum úhrady Popis na dokladu Celková částka uvedená na dokladu Částka hrazená z grantu

Organizace musí prokázat čerpání první splátky ve výši 30 %. Průběžné vyúčtování Organizace musí prokázat čerpání první splátky ve výši 30 %. Pokud neprokáže uvedenou výši čerpáni, musí organizace odůvodnit vzniklou situaci.

Nejčastější chyby Úhrada nákladu před datem zahájení či po ukončení projektu (týká se jak úhrady samotného nákladu – datum zdanitelného plnění – tak data uvedeného na VPD). Neoprávněné změny rozpočtu projektu. Chybí popis na dokladech. Nedostatečně prokázané náklady projektu. Chybí elektronická verze na CD.

Změny projektu / rozpočtu Změny uvnitř organizace: Změna statutárního zástupce Podat Žádost o změnu Změna sídla organizace, Změna čísla bankovního účtu Podat Žádost o změnu a kopii nové smlouvy Změna osoby zodpovědné za realizaci projektu a jejích kontaktních údajů Oznámit administrátorovi programu Změna termínu realizace projektu – prodloužení max. o 12 měsíců

Změny projektu / rozpočtu Změna termínu realizace projektu – prodloužení max. o 12 měsíců Průběžná zpráva Závěrečná zpráva Nepřízeň počasí Nedostatek financí

Změny projektu / rozpočtu Změny v rozpočtu projektu: Změny do 15 % (včetně) z celkového přiznaného nadačního příspěvku mezi schválenými položkami rozpočtu Oznámit administrátorovi programu Změny nad 15 % poskytnutých prostředků Podat Žádost o změnu Ostatní změny projektu: kontaktujte administrátory Řešte vše včas !!!

Používejte vždy aktuální formuláře Cesta: www.nadaceokd.cz – pro žadatele - dokumenty ke stažení Odkaz: http://www.nadaceokd.cz/pro-zadatele/dokumenty/

Dodržování smluvních závazků

Dodržování smluvních závazků Klíčové dokumenty Smlouva Pokyny pro příjemce Přečtěte si oba dokumenty a řiďte se jimi Vypište si nejdůležitější data na složku s dokumentací k projektu datum zahájení datum ukončení datum předložení průběžné a závěrečné zprávy Pamatujte! změny projektu řešte hned, jak nastanou (opačný postup plodí nedůvěru) po dobu 5 let musí zůstat majetek pořízený z projektu ve Vašem vlastnictví

Když závazky neplním a nekomunikuji Přichází na řadu sankce pokuta 10 % z příspěvku prodleva v dodání zprávy 30 - 60 dní pokuta 25 % z příspěvku prodleva v dodání zprávy nad 60 dní odstoupení od smlouvy nepravdivé údaje prostředky využity na jiný účel než bylo sjednáno odmítnutí přezkoumání použití příspěvku Nedoložení průběžné či závěrečné zprávy Porušení podmínek smlouvy a neodstranění porušení do 30 dní od výzvy poskytovatele Odstoupení = navrácení plné výše poskytnutého příspěvku

Nejčastější problémy Příjemce má problém s realizací, nedokládá zprávy Nekomunikuje Slibuje, nedodržuje Urgence doložení zprávy Smluvní pokuta Organizace vedena na černé listině Může končit odstoupením od smlouvy – navrácení celého příspěvku Vše často zbytečně

Řešte problémy včas a komunikujte s námi

Děkujeme za pozornost