I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í 1 Seminář pro příjemce podpory grantových projektů do globálního grantu OP VK pro oblasti podpory 1.1, 1.2 a ledna 2009 Krajský úřad Jihočeského kraje Oddělení řízení grantů a projektů

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í 2 Obsah semináře 1.Uzavření smlouvy o realizaci grantového projektu (dále jen GP) 2.Realizace GP 3.Účetnictví projektu 4.Způsob poskytnutí finanční podpory 5.Monitorování projektu 6.Povinné přílohy monitorovací zprávy s žádostí o platbu 7.Pravidla při výběru dodavatelů 8.Publicita projektu 9.Závěr

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í 3 1. Uzavření smlouvy o realizaci GP v rámci OP VK Doklady potřebné k uzavření smluvního závazku: •Čestné prohlášení nebo potvrzení o bezdlužnosti vůči orgánům státní správy a samosprávy a zdravotním pojišťovnám (potvrzení finančního úřadu, správy sociálního zabezpečení a zdravotních pojišťoven) •Smlouva o partnerství v případě, že je relevantní •Prohlášení o závažných formálních změnách, které nastaly od doby podání žádosti, např. změna statutárního zástupce, změna v rozpočtu apod. •Smlouva o zřízení samostatného bankovního účtu projektu (ověřená kopie smlouvy s bankou a formulář finanční identifikace potvrzený bankou) Veškeré dokumenty musí být předloženy v originále či notářsky ověřené kopii

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í 4 1. Uzavření smlouvy o realizaci GP v rámci OP VK Samostatný účet projektu •Příjemce je povinen zajistit si zasílání měsíčních výpisů z tohoto účtu, které bude předkládat spolu s monitorovací zprávou •Veškeré finanční prostředky zaslané od poskytovatele podpory musí být uloženy na tomto samostatném účtu projektu •S těmito prostředky nesmí být prováděny jiné operace, než ty, které přímo souvisejí s realizací projektu •Veškeré platby související s projektem musí být hrazeny z tohoto samostatného účtu – u mezd, zdravotního a sociálního pojištění lze v určitých případech postupovat formou přeúčtování z účtu organizace a doložením řádného zdůvodnění •V případě výběru hotovosti z projektového účtu je nutné zřídit pokladnu projektu •Jakékoli porušení tohoto ustanovení je klasifikováno jako porušení rozpočtové kázně a může vést k odebrání finančních prostředků

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í 5 1. Uzavření smlouvy o realizaci GP v rámci OP VK •Ihned po dodání požadovaných dokladů zahájí oddělení řízení grantů a projektů (dále jen OŘGP) přípravu a kompletaci podkladů pro uzavření smlouvy o realizaci GP •Po převzetí smlouvy je příjemce povinen ji do 15 pracovních dnů vrátit zpět na OŘGP podepsanou statutárním zástupcem příjemce (první hejtman, pak poštou nebo osobně příjemce) •Pokud tak příjemce neučiní, zříká se tím schválené dotace.

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í 6 2. Realizace projektu •Stěžejním cílem smlouvy je realizovat projekt tak, jak byl schválen v žádosti, tj. řádně naplňovat klíčové aktivity a monitorovací indikátory •Za zahájení realizace GP je považováno datum zahájení realizace projektu uvedené ve smlouvě o realizaci GP, nejdříve však datum podpisu Smlouvy o realizaci GP v rámci OP VK •V projektu lze uplatňovat pouze tzv. způsobilé výdaje, které vznikají v průběhu jeho realizace, jak stanovuje smlouva •V průběhu realizace projektu může dojít k následujícím změnám: –Podstatné změny –Nepodstatné změny

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í 7 2. Realizace projektu Podstatné změny projektu •Podstatné změny projektu nesmí být provedeny před jejich schválením poskytovatelem podpory! •Navrhovaná podstatná změna projektu musí mít vazbu na charakter a hlavní cíle projektu! (nejčastějším případem je přesun v rozpočtu mezi kapitolami nad 15 % objemu způsobilých výdajů kapitoly, ze které jsou prostředky přesouvány) •Schválení nebo neschválení změn proběhne do 20 pracovních dní od předložení žádosti v písemné podobě na předepsaném formuláři poskytovateli podpory (změny schvaluje OŘGP) •Odsouhlasení změn nesmí proběhnout se zpětnou platností •Po odsouhlasení podstatné změny poskytovatelem podpory dojde k uzavření dodatku ke smlouvě •Navýšení celkových způsobilých výdajů v rozpočtu projektu není možné •Změny v projektu nesmějí vést ke snížení počtu monitorovacích indikátorů či jejich kvality

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í 8 2. Realizace projektu Nepodstatné změny projektu •Nepodstatné změny v projektu nezakládají povinnost schválení ze strany poskytovatele podpory ( např. změna adresy, telefonního čísla příjemce podpory apod.) •Nepodstatné změny jsou oznamovány v nejbližší monitorovací zprávě •Jedna z nejčastěji používaných změn ze strany příjemců je přesun prostředků mezi jednotlivými kapitolami v rozpočtu, kde je nutné dodržovat maximální výši 15 % původního objemu kapitoly, z níž jsou finanční prostředky přesouvány

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í 9 3. Účetnictví projektu •Pro projekt musí být vedeno samostatné účetnictví ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví nebo daňovou evidenci podle zákona č. 586/1992 Sb., o dani z příjmu •Účetní doklady musí obsahovat všechny požadované náležitosti dle zákona o účetnictví •Projekt musí být účtován odděleně od ostatních aktivit organizace, např. na zvláštním účetním středisku •Touto povinností zaváže příjemce podpory i případné partnery s finanční účastí na realizaci projektu •Účetnictví projektu musí být vedeno v elektronické podobě •Všechny faktury v rámci projektu musejí být vystaveny na příjemce podpory

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Účetnictví projektu Další náležitosti účetních dokladů •Každý účetní doklad musí být označen identifikací projektu např.: „Fakturujeme Vám za kancelářské potřeby na základě smlouvy XXXX/2009 ze dne XX.XX.2009 v rámci projektu Škola základ života s reg.č. CZ.1.07/a.b.gg/yy.xxxxx“ •Na faktuře musí být uvedeny jednotkové ceny za jednotlivé položky, které budou na dokladu rozepsány •Faktury na dodávku zboží nebo služeb v hodnotě nad Kč bez DPH musejí být podloženy písemně uzavřenou smlouvou s dodavatelem a objednávkou •U paragonů, jejichž zaplacení je dokladováno výdajovým pokladním dokladem, bude tento doklad označen názvem a registračním číslem projektu

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Způsob poskytnutí finanční podpory •Úhrady způsobilých výdajů projektu budou probíhat formou první zálohové platby, dalších průběžných plateb a závěrečné platby •První zálohová platba - 20 % způsobilých výdajů projektu - do 30 kalendářních dnů od uzavření smlouvy - bude poskytnuta automaticky, tj. bez požádání - bude odeslána na projektový účet •Průběžné platby - vycházejí ze žádostí o platby v průběžných MZ - jsou ve výši prokazovaných způsobilých výdajů - do výše 90 % schválených způsobilých výdajů •Závěrečná platba - do 30 pracovních dnů od schválení závěrečné zprávy

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Monitorování projektu •Monitorování je průběžné sledování projektů z hlediska dosahování sledovaných cílů •Nástrojem ke sledování jsou tzv. monitorovací zprávy (dále jen MZ) Typy MZ: •Průběžná MZ •Závěrečné MZ •MZ o udržitelnosti

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Monitorování projektu Průběžná MZ •Předkládá je příjemce poskytovateli podpory NEJMÉNĚ jednou za 3 měsíce od zahájení realizace projektu, vždy do 30 kalendářních dnů od ukončení monitorovacího období. •Pro plynulé a lépe kontrolovatelné toky Vám doporučujeme předkládat s každou MZ i žádost o platbu •První monitorovací zpráva – předkládá se po uplynutí 3 měsíců od začátku realizace projektu, tedy nejpozději 30 kalendářních dnů po uplynutí tohoto období

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Monitorování projektu Průběžná MZ

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Monitorování projektu Průběžná MZ

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Monitorování projektu Průběžná MZ

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Monitorování projektu Průběžná MZ

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Monitorování projektu Průběžná MZ

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Monitorování projektu Průběžná MZ

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Monitorování projektu Průběžná MZ

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Monitorování projektu Průběžná MZ

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Monitorování projektu Průběžná MZ

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Monitorování projektu Průběžná MZ

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Monitorování projektu Průběžná MZ

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Monitorování projektu Průběžná MZ

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Povinné přílohy MZ s žádostí o platbu •V žádosti o platbu se uvádějí všechny způsobilé výdaje projektu, které příjemce (případně jeho partneři) prokazuje v rámci dané MZ, tedy výdaje, které vznikly v průběhu odpovídajícího monitorovacího období

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Povinné přílohy MZ Příloha č. 1 Monitorovací indikátory - generuje se z IS Benefit Příloha č. 2 Přehled uzavřených výběrových řízení -viz samostatná kapitola č. 7 Příloha č. 3 a), b) Přehled čerpání veřejných podpor -není relevantní Příloha č. 4 Žádost o platbu - generuje se z IS Benefit Příloha č. 5 Soupiska účetních dokladů - předkládá se v excelové tabulce

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Povinné přílohy MZ příloha č. 5 Soupiska účetních dokladů •Veškeré výdaje projektu jsou uvedeny v tzv. Soupisce účetních dokladů a jsou doloženy formou kopií účetních dokladů •V soupisce je nutné řadit jednotlivé doklady tak, jak jsou uvedeny ve schváleném rozpočtu a stejně tak je řadit v tištěné podobě •Časově se jedná o výdaje vzniklé a uhrazené během sledovaného období, je ovšem možné zařadit i výdaj vzniklý v předchozím období realizace, pokud nebyl prokazován v předchozích MZ. •Příjemce, který je plátce DPH uvádí do soupisky částky bez DPH nebo tu část DPH, na kterou není v rámci přijatého plnění nárok na odpočet v souladu se zákonem •Příjemce, který není plátce DPH uvádí do soupisky tu částku, kterou si v rámci projektu nárokuje, a to včetně DPH •Soupiska musí být podepsána statutárním zástupcem a pracovníkem odpovědným za účetní případy

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Povinné přílohy MZ Příloha č. 6 Kopie účetních dokladů -prosté kopie všech účetních dokladů tak, aby byly jasně čitelné (faktury, paragony atd.) Příloha č. 7 Výpis z účtu projektu -prostá kopie výpisu bankovního účtu speciálně zřízeného pro projekt, případně jiné doklady prokazující úhradu způsobilých výdajů, např. výdajový pokladní doklad Příloha č. 8 Přehled čerpání způsobilých výdajů -v tomto přehledu jsou sledovány dosud prokázané výdaje (z minulých MZ kumulativně) a aktuálně prokazované výdaje, které jsou řazeny dle jednotlivých kapitol schváleného rozpočtu Příloha č. 9 Přepracovaný rozpočet projektu -v případě změny v rozpočtu je dokládán v nejbližší MZ, v němž jsou již zahrnuty provedené změny. Důvod k těmto přesunům se uvádí do MZ do podstatných či nepodstatných změn

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Povinné přílohy MZ Příloha č. 10 Přepracovaný harmonogram projektu -pokud v projektu dochází ke změně harmonogramu Příloha č. 11 Auditorská zpráva -pouze se závěrečnou zprávou pro projekty s celkovými způsobilými výdaji ve výši 3 mil Kč včetně DPH a více Příloha č. 12 Pracovní výkaz -tzv. timesheet pro dokladování mzdových nákladů Příloha č. 13 Mzdové náklady -celkový souhrn způsobilých mzdových nákladů projektu za sledované monitorovací období, dále budou doloženy pracovní smlouvy (HPP, DPP, DPČ), pracovní náplně, výplatní pásky nebo mzdové listy, kopie výpisů z účtu (výplata mezd včetně povinných odvodů)

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Povinné přílohy MZ Příloha č. 14 Cestovní náklady -přehled cestovních náhrad za sledované monitorovací období, budou doloženy kopie cestovních příkazů včetně dokladů o jejich vyúčtování. U soukromých vozidel budou doloženy kopie technického průkazu, kopie účetních dokladů o zaplacení pohonných hmot a dále stručná zpráva ze služební cesty Příloha č. 15 Odpisy - toto příloha je relevantní pouze pro subjekty, které daňově odepisují. Způsobilým výdajem jsou v tomto případě odpisy za celou dobu realizace projektu

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Pravidla při výběru dodavatelů •Pravidla jsou vymezena dvěma základními dokumenty: -Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách -Příručka pro příjemce finanční podpory z OP VK •Rozdělení veřejných zakázek dle předpokládané hodnoty je podrobně popsáno v příručce pro příjemce •Vzhledem k charakteru grantových projektů budou uplatňovány pouze veřejné zakázky malého rozsahu

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Pravidla při výběru dodavatelů Veřejné zakázky malého rozsahu V rámci OP VK jsou veřejné zakázky malého rozsahu rozděleny: 1)0 – Kč bez DPH – nemusí být prováděno VŘ, stačí zaslat objednávku jednomu dodavateli; není třeba uzavírat písemnou smlouvu, je však nutné postupovat hospodárně (ceny v místě a čase obvyklé) 2) – Kč bez DPH – k podání nabídky písemně vyzvat tři dodavatele, kteří jsou požadované plnění schopni dodat (příjemce je povinen prokázat odeslání); nutno uzavřít písemnou smlouvu; lhůta pro podání nabídek je 10 dnů; o výběru nejvhodnější nabídky rozhoduje pověřená osoba zadavatele, není třeba ustanovovat hodnotící komisi; o provedení výběru musí pověřená osoba sepsat zápis o posouzení a hodnocení nabídek; o výsledku je nutné informovat všechny zájemce

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Pravidla při výběru dodavatelů Veřejné zakázky malého rozsahu 3) – Kč - k podání nabídky písemně vyzvat tři dodavatele, kteří jsou požadované plnění schopni dodat (příjemce je povinen prokázat odeslání); výzvu je nutné zveřejnit na www stránky Jihočeského kraje; nutno uzavřít písemnou smlouvu; lhůta pro podání nabídek nesmí být kratší než 10 dnů; o výběru nejvhodnější nabídky rozhoduje hodnotící komise, která má minimálně 3 členy a alespoň jeden ze členů musí mít odbornou kvalifikaci; o provedení výběru musí příjemce sepsat zápis o posouzení a hodnocení nabídek; o výsledku je nutné informovat všechny zájemce; výsledky musí být zveřejněny na www stránkách Jihočeského kraje

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Publicita projektu •Povinná publicita projektu je zakotvena ve Smlouvě o realizaci grantového projektu a v Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 ze dne •Příjemce je povinen informovat cílové skupiny a širokou veřejnost, že projekt je realizovaný v rámci OP VK je financován ze zdrojů ESF a státního rozpočtu ČR •Z výše uvedených důvodů je příjemce povinen uvádět na propagační a informační materiály včetně prezenčních listin a certifikátů také informace o této skutečnosti a to ve znění: „Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky“ •Tento text musí být opatřen patřičnými logy (viz. manuál vizuální identity)

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Publicita projektu •Na stránkách budou loga ke stažení k dispozicihttp://opvk.kraj-jihocesky.cz •Příjemce je dále povinen umístit vlajky EU na všech akcích spojených s projektem (konference, školení, semináře atd.) •Loga ESF a OP VK je dále nutné umístit na zařízeních zakoupených z projektu (samolepky)

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Publicita projektu Nástroje publicity •Internet (webové stránky projektu) •Publikace, školící a informační materiály •Tiskové zprávy, články, rozhovory v regionálních sdělovacích prostředcích •Tiskové konference •Letáky a plakáty •Propagační předměty

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í Závěr Shrnutí nejdůležitějších postupů a doporučení: •Výběrová řízení – pokud nebude v souladu s pravidly, bude celý výdaj nezpůsobilý •Publicita - pokud nebude v souladu s pravidly, bude celý výdaj nezpůsobilý •Platby ze speciálního bankovního účtu – platby mimo tento účet a platby z tohoto účtu nesouvisející s projektem může poskytovatel podpory zařadit mezi nezpůsobilé •O veškeré podstatné změny v projektu je příjemce povinen písemně zažádat před jejich uskutečněním •Veškeré nepodstatné změny je příjemce povinen uvést v nejbližší monitorovací zprávě •Veškeré dokumenty a formuláře zmíněné v této prezentaci budou k dispozici na v sekci pro příjemcehttp://opvk.kraj-jihocesky.cz

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í 39 Kontaktní osoby Oblast podpory 1.1 Oblast podpory 1.2 a 1.3 Ing. Marta Kodádková Ing. Martin Plucha telefon: telefon: Ing. Jaroslava Maříková Bc. Markéta Pavlovská telefon: telefon: Ing. Olga Fraňková telefon: Mgr. Eva Kuncipálová telefon:

I n v e s t i c e d o r o z v o j e v z d ě l á v á n í 40 Děkujeme za pozornost!