FINANČNÍ A ÚČETNÍ SOUVISLOSTI V PŘÍLOHÁCH MONITOROVACÍCH ZPRÁV Ústí nad Labem, 21.4.2015 Ing. Milada Otevřelová

PŘÍLOHY MZ obecně JSOU POVINNÉ SOUBORY DOKUMENTŮ V PŘEDEPSANÉM ČLENĚNÍ VE VAZBĚ NA DRUH MONITOROVACÍ ZPRÁVY SEZNAM PŘÍLOH - Příručka pro příjemce (PPP), IS Benefit REKAPITULACE PŘÍLOH - v textu monitorovací zprávy PŘÍLOHY V TIŠTĚNÉ PODOBĚ jsou: odděleně uspořádány ve složce předloženy v kompletním rozsahu předkládány vždy v plném rozsahu za každé monitorovací období úvodní list přílohy - název přílohy, číslo přílohy - číslo a název projektu - případně označení „NERELEVANTNÍ“

PŘÍLOHY v účetních a finančních souvislostech (21) Žádost o platbu (22) Výkaz vynaložených výdajů = Soupiska účetních dokladů (23) Účetní doklady (24) Uzavřené smlouvy s dodavateli (25) Aktualizovaný rozpočet v realizaci projektu (26) Doložení vedení samostatné účetní evidence (32) Soupis inventarizace (33) Platná pojistná smlouva (44) Doklady banky o řádném splácení úvěru

Příloha ŽÁDOST O PLATBU Žádost o platbu PŘÍLOHA Č. 14 PŘÍRUČKY PRO PŘÍJEMCE: Příručka pro vytváření monitorovacích zpráv, hlášení a žádostí o platbu v aplikaci BENEFIT7 Žádost o platbu je přílohou monitorovací zprávy, která se vyplňuje prostřednictvím webové aplikace BENEFIT7 Žádost o platbu vyplňujete až po kompletním vyplnění monitorovací zprávy a její finalizaci

Příloha SOUPISKA ÚČETNÍCH DOKLADŮ PPP - Příloha č. 8 Vzor soupisky PPP - Příloha č. 9 Pokyny k vyplnění soupisky FORMA - součást žádosti o platbu v tištěné formě s podpisem k tomu oprávněné osoby - v elektronické formě jako soubor k elektronické žádosti o platbu v IS BENEFIT7 obsahuje výčet všech účetních dokladů souvisejících s projektem pro způsobilé i nezpůsobilé výdaje zařazení výdajů do kapitol rozpočtu musí odpovídat zaúčtování v účetnictví a aktuálnímu rozpočtu projektu

Soupiska účetních dokladů – 1. část (str.1 podkladů) ZÁKLADNÍ ÚDAJE (str.1) Pořadové číslo soupisky a údaje ze smlouvy o poskytnutí dotace (č. projektu,název projektu a příjemce, číslo a název etapy) INFORMACE K DOKLADŮM (str.1) (A) Variabilní symbol (číslo dokladu dodavatele) (B) Interní evidenční číslo dokladu - dle údajů z účetnictví. Výdaj bez DPH v Kč – uvést celkovou částku bez DPH v Kč dle dokladu. DPH v Kč – uvést částku DPH v Kč dle dokladu (pokud není uvedeno, vyplní se 0,00) (E) Haléřové vyrovnání - uvést případné zaokrouhlení částky k úhradě na dokladu v Kč. (F) Částka k úhradě celkem v Kč – dle dokladu (vždy vyplnit). (G) DUZP nebo den vystavení (H) Datum úhrady – datum, kdy byl účetní doklad uhrazen. (I) Název dodavatele (zhotovitele) – uvést celý název dodavatele včetně právní formy. (J) IČ – vypsat identifikační číslo (IČ) dodavatele z dokladu. (K) Pořadové číslo VŘ dle IS Označení dokladů u nichž není v rámci dané etapy projektu požadovaná k proplacení celá částka symbolem „D“ ROZPOČTOVÁ ČÁST SOUPISKY Sloupce podle kapitol rozpočtu

Soupiska účetních dokladů – 2. část (str.2,3 podkladů)

Soupiska účetních dokladů – 3. část (str.3,4 podkladů)

Vyplnění soupisky účetních dokladů – vybrané odkazy DPH Neplátce – nevyplní sloupec D Plátce – vyplněný sloupec D příp. 0,00 Kč a součást sloupce F a) je nárok na odpočet DPH - DPH jako nezpůsobilý výdaj ve sloupci 05.01 nezpůsobilé výdaje investiční nebo 05.02 nezpůsobilé výdaje neinvestiční b) není nárok na odpočet DPH - DPH je způsobilý výdaj ve sloupci 01.05 jiné související s neinvestičními způsobilými výdaji nebo 02.15 DPH související s investičními způsobilými výdaji Vykazování DPH v režimu přenesené daňové povinnosti § 92 (Externí metodický pokyn č. 50)

Vyplnění soupisky účetních dokladů – vybrané odkazy ZAOKROUHLOVÁNÍ ČÁSTEK K ÚHRADĚ = HALÉŘOVÉ VYROVNÁNÍ sloupec E Je-li DPH způsobilým výdajem – zaokrouhlení se přičte k příslušnému výdaji v rozpočtové části soupisky nikoliv k položce DPH Je-li DPH nezpůsobilým výdajem – zaokrouhlení se zahrne do nezpůsobilých výdajů Pokud není zaokrouhlení exaktně uvedeno na faktuře ačkoliv celková částka k úhradě je zaokrouhlena – musí být zaokrouhlení dopočteno do sloupce E

Vyplnění soupisky účetních dokladů – vybrané odkazy DĚLENÍ FAKTUR v případě přečerpání předpokládané finanční výše etapy příjemce nepožaduje proplacení celé částky z faktury Sloupce C, D, F (ZD, DPH, celkem) - údaje v plné výši Sloupec L – uvede „D“ Sloupce rozpočtové části soupisky - požadované částky k proplacení v dané etapě Automatický vzorec - automatická kontrola souladu faktury „správně“ POZASTÁVKY Příjemce musí základ daně a daň ponížit o výši pozastávky Částka k úhradě je snížena o výši pozastávky Při vyúčtování pozastávky účetním dokladem se částka rozpočítá na ZD, DPH a částku celkem do příslušných sloupuců C,D,F

Nejčastější chyby opomenutí vyplnění hlavičky soupisky chybné číslo dokladu, chybné datum úhrady/uskuteč. zdaň. plnění, chybné IČO dodavatele a pod. nevyplnění mezd neshoda položek na soupisce x v rozpočtu MZ neshoda výše výdajů na soupisce x žádosti o platbu opomenutí přiložení el. verze soupisky k ŽoP

Příloha ÚČETNÍ a DAŇOVÉ DOKLADY Podmínka ZPŮSOBILOSTI VÝDAJŮ (Příloha. 1 PPP) Forma doložení: a) originál + prostá kopie k ověření shody b) ověřená kopie Správnost dokladu - zákonná - doplňková, povinná 1. SPRÁVNOST DOKLADU- ZÁKONNÁ - náležitosti účetního dokladu dle zákona 563/1991Sb (§ 11) (je opatřen listem účetních záznamů včetně podpisového záznamu) náležitosti daňového dokladu dle zákona 235/2004 Sb (§ 29) (DUZP správnost § 21 a soulad s přílohami, doklady neplátců)

Příloha ÚČETNÍ a DAŇOVÉ DOKLADY 2. SPRÁVNOST DOKLADU – DOPLŇKOVÁ POVINNÁ (ŘO) označen razítkem nebo samolepkou s číslem projektu (i v textu plnění) plnění s odkazem a na smluvní vztah, kterým se řídí plnění je třeba podrobně rozepsat (ceny měrné jednotky, sazby, položky) přílohy řádně dokládající účel, vynaložení v souladu s cíli podpory výkaz výměr(CD), předávací protokol, výkaz práce s popisem aktivit, dodací list - prokazatelně vynaložené, spojené s realizací - vyznačit nezpůsobilé výdaje / fakturovat zvlášť

Příloha ÚČETNÍ a DAŇOVÉ DOKLADY ČASOVÁ ZPŮSOBILOST A PROKLAZATELNÉ PROPLACENÍ PLATBY - bezhotovostní - příp. pokladní doklad do 10 tis. Kč BANKOVNÍ ÚČET - samostatný projektový účet (transparentnost plateb) PROKÁZÁNÍ: bankovní výpisem z projektového účtu příp. náhledem z účetnictví úč. skupina 2 (221,231) bankovním výpisem z běžného a projektového účtu v případě přeúčtování mezi běžným a projektovým účtem v časové způsobilosti

Příloha VEDENÍ SAMOSTATNÉ ÚČETNÍ EVIDENCE VEŠKERÉ PROJEKTOVÉ NÁKLADY JSOU V ÚČETNICTVÍ VEDENY JEDNOZNAČNĚ ODDĚLENĚ Správnost evidence Zákon o účetnictví 563/1991 Sb - účetní evidence Zákon o dani z příjmů 586/1992 Sb – daňová evidence Analytická evidence středisková, projektová evidence – volí účetní jednotka Doložení účetních výkazů a zaúčtování účetních dokladů Povinnost archivace Zákonná dle 563/1991 Sb vyměření daně (3,10 let) podvojné 5,10 let Stanovená pravidly ŘO - po dobu 10 let od 1.1. následujícího roku po finančním ukončení projektu

Příloha SOUPIS INVENTARIZACE Dle zákona o účetnictví 563/1991 Sb v závěrečné etapě (v průběžných etapách ŘO nepožaduje) doklady o aktivaci majetku náhled na příslušné účty protokoly o zařazení majetku do užívání inventární karty v době udržitelnosti zaúčtování majetku inventární soupisy majetku inventární karty majetku

Příloha POJISTNÁ SMLOUVA Zachovávat majetek a naplnit účel a udržitelnost projektu Předložení forma: originál, prostá kopie; ověřená kopie kdy: v nejbližší MZ po pořízení majetku v závěrečné etapě nejpozději (ve vazbě na aktivaci majetku) podmínka: sjednána min. do výše poskytnutých prostředků a po dobu udržitelnosti projektu doklad o zaplacení pojistného: bankovní výpis Žádost o prominutí pojistit pro pojišťovnou nepojistitelný majetek nevýhodnost, nehospodárnost pojištění) V době udržitelnosti pojistná smlouva včetně dodatků doložení úhrady pojistného bankovním výpisem doklady k pojistným událostem

Příloha ŘÁDNÉ SPLÁCENÍ ÚVĚRU v souvislosti se ZASTAVENÍM MAJETKU kap. 2.3.7. PPP „Pravidla pro nakládání s majetkem pořízeným z dotace“ Dokladování forma: - doklad banky o řádném splácení úvěru včetně uvedení zbývající částky - originál LV se zápisem zástavního práva kdy: - v nejbližší MZ po uzavření úvěrové smlouvy o zastavení nemovitosti - po celou dobu splácení

Příloha OSTATNÍ - poznámky Aktualizovaný rozpočet oznámení o změně položek rozpočtu, přesuny mezi etapami soulad rozpočtu, soupisky, ŽoP Originál + kopie uzavřených smluv musí obsahovat závazek poskytnout součinnost při FK i třetím osobám, povinnost archivace dle pravidel ŘO Doklady prokazující ukončení realizace prohlášení o provedení prací, uskutečnění dodávek dle HMG atd. Originál + kopie zápisů z kontrolních dnů Fotodokumentace s datem pořízení a popisem snímku, možno i na CD Podle charakteru další relevantní doklady Doklady prokazující dodržování pravidel pro publicitu kap 2.3.4 PPP, Příloha 2 PPP Dokumenty prokazující splnění indikátorů a environmentálních krit. Příloha 15 PPP Metodické listy k indikátorům www ROP sekce pro Příjemce - Archiv výzev – aktualizované formuláře

Děkuji za pozornost Děkuji za pozornost