Karolína Neuvirtová Nevracejte peníze ze 6. R.P. a získejte další ze 7. R.P. Interexpert Bohemia spol. s r.o. Mikulandská 2, Praha 1, Tel.: Fax: Karolína Neuvirtová

Karolína Neuvirtová Přehled hlavních chyb  Neschopnost účetní jednotky doložit „inventuru závislosti“ FORM C na účetnictví  Špatný kurz EURO  DPH tuzemské, DPH služební cesty  Vstupní cena hmotného majetku versus odpisy  Náklady na management nárokovány v jiných kategoriích, chybně vykázaná režie  Plánované hodinové sazby versus skutečné hodinové sazby  Time sheets versus mzdové listy  Osobní náklady  „Beztrestné“ opravy ve FORM C  Další drobné postřehy

Karolína Neuvirtová Neschopnost účetní jednotky doložit „inventuru závislosti“ FORM C na účetnictví 1. Prvotní doklady 2. Sestava ze střediskového účetnictví daného grantu (středisko, prvek, útvar) 3. Tabulka s rozdělením nákladů dle doporučených kategorií (viz obrázek) 4. FORM C

Karolína Neuvirtová Neschopnost účetní jednotky doložit „inventuru závislosti“ FORM C na účetnictví Cost Categories Costs Claimed According to Cost statements Eligible Costs in CZK Eligible Costs in EURO Direct Costs: Personnel 41, , Other direct costs: Durable equipment Subcontracting Travel and subsistence 36, , Consumables and supplies 54, , Subtotal 132, , Indirect costs 20% 26, Management Costs (Audit Report) - - Indirect costs of Management Costs Subtotal TOTAL 159, ,378.81

Karolína Neuvirtová Špatný kurz EURO  ml/index.en.html - Přepočet na EURO se provádí dle denního kurzu Evropské centrální banky k prvnímu dni měsíce následujícího po konci období za které se podává FORM C ml/index.en.html  - všechny materiály Komise k 6.R.P.

Karolína Neuvirtová DPH – Annex II - General Conditions (II.19)  Nepřímé daně včetně DPH a cla  Dlužné úroky  Rezervy  Kurzové zisky/ztráty  Náklady vzniklé, přiřazené nebo uhrazené z jiného projektu (grantu)  Výdaje na cizí či vlastní kapitál  Dluhy a poplatky za dluhové služby  Nepřiměřené nebo nepodložené náklady  Jakékoliv náklady, které neodpovídají ustanovením článku II.19 smlouvy mezi kontrahentem a Komisí.  RADA PRO ÚČTOVÁNÍ: I PŘESTO, ŽE JE ORGANIZACE NEPLÁTCEM DPH, ÚČTUJTE KAŽDÝ ÚČETNÍ DOKLAD VE DVOU ZÁPISECH (ZÁKLAD DPH A DPH) – JINAK VELKý PROBLEM V INTERNI KOMUNIKACI

Karolína Neuvirtová Vstupní cena versus odpisy  Zařízení dlouhodobé spotřeby (Durable equipment) Je využito pro projekt Uznatelným nákladem není vstupní cena majetku, ale příslušný odpis, který je relevantní pro dané vyúčtovací období a který je v souladu s vnitřní účetní politikou kontrahenta. Do pořizovací ceny majetku vstupují i náklady na jeho uvedení do provozu (doprava, montáž, vynucené stavební úpravy) Uznatelným nákladem je i poměrná část leasingu u finančního pronájmu s následnou koupí, vyjma finanční (dluhové) služby Uznatelným nákladem je i poměrná část odpisů hmotného a nehmotného majetku, který byl pořízen před začátkem uzavření smlouvy s EU

Karolína Neuvirtová Příklad výpočtu odpisů  A / B x C x D (lineární odpisy)  A = období v měsících (dnech) po které je tento dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek používán pro projekt ode dne zaúčtování daňového dokladu za relevantní vyúčtovací období (FORM C)  B = délka odpisování tohoto hmotného a nehmotného majetku v měsících (ve dnech)  C = skutečná vstupní cena (bez DPH) tohoto hmotného a nehmotného majetku  D = procentní použití tohoto konkrétního předmětu pro daný projekt, pro dané zúčtovací období

Karolína Neuvirtová Praktický příklad pro evidenci odpisů FSPoložka Datum zaúčtov ání Použití pro projekt – počet měsíců Odpisová sazb a v měsí cích Využití pro projekt Vstupní cena bez DPH Skutečné odpisy 2Server system ,00%4.307, ,81 Total € 1.076,81

Karolína Neuvirtová Náklady na management Type of Activity Research and Technological Development / Innovation Demonstratio n Training Management of the Consortium Other Specific Activities Total (A)(B)(C)(D)(E) (F) = (A)+(B)+(C)+(D )+(E) Cont racto r Third Party( ies) Con tract or Third Party (ies) Cont ract or Thir d Par ty(i es) Contr actor Thir d Par ty(i es) Con trac tor Thir d Part y(ies ) Contr actor Third Party (ies) Direct costs Of which subcontractin g0 Indirect costs8174 Adjustments to previous period(s) 0 Total costs

Karolína Neuvirtová Náklady na management – AC model  Osobní náklady vynaložené v souvislosti s managementem konsorcia, za předpokladu, že mohou být přesně vykázány jako přímé náklady související s projektem, mohou být vykázány v nákladech na management (např. část mzdy vedoucího projektu). Rozhodující jsou podmínky v Annexu I a přidělené člověkoměsíce. Není nárok na 20% režii.

Karolína Neuvirtová Plánované hodinové sazby versus skutečné hodinové sazby  Nezbytná spolupráce mezi účetní, mzdovou účetní a projektovým manažerem

Karolína Neuvirtová Time sheets versus mzdové listy  Ve většině institucí nejsou propláceny přesčasy což má vliv na výkazy práce (time sheets). Pozor, soboty a neděle žádná instituce u výzkumních pracovníků neproplácí.

Karolína Neuvirtová Osobní náklady  Osobní náklady (Personnel) Hrubá mzda, sociální a zdravotní pojištění, příspěvek do FKSP Jejich uznatelnost závisí na druhu nákladového modelu:  FC a FCF modely: Osobní náklady stálých zaměstnanců (pracovní smlouvy na dobu neurčitou) Osobní náklady přechodných zaměstnanců (pracovní smlouvy na dobu určitou) Osobní náklady odrážejí rozpis činností uvedený v Popisu práce (working packages – pracovní balíčky) a evidují se pro každý měsíc a každého pracovníka v Time sheetech po celou dobu trvání projektu.

Karolína Neuvirtová Osobní náklady  AC modely – pozor velmi specifické: Přímé osobní náklady musí být omezeny na skutečné náklady na zaměstnance přidělené na projekt, pokud kontrahent se zaměstnancem uzavřel: Časově omezenou smlouvu na práci na projektech 6. rámcového programu Časově omezenou smlouvu na dokončení doktorátu Smlouvu, která zcela či částečně závisí na externím financování, doplňující normální běžné financování kontrahenta  Nelze zahrnout mzdové náklady vedoucího projektu na řízení projektu (patří do managementu, pokud plánováno v příslušným WP v Annexu I)

Karolína Neuvirtová Osobní náklady  Nepříjemné otázky???

Karolína Neuvirtová FORM C – beztrestné opravy Type of Activity Research and Technological Development / Innovation Demonstratio n Training Management of the Consortium Other Specific Activities Total (A)(B)(C)(D)(E) (F) = (A)+(B)+(C)+(D )+(E) Cont racto r Third Party( ies) Con tract or Third Party (ies) Cont ract or Thir d Par ty(i es) Contr actor Thir d Par ty(i es) Con trac tor Thir d Part y(ies ) Contr actor Third Party (ies) Direct costs Of which subcontractin g0 Indirect costs8174 Adjustments to previous period(s) 0 Total costs

Karolína Neuvirtová Beztrestné opravy ve FORM C  Účetním obdobím je celá doba trvání grantu  S opravou přímého nákladu nezapomeňte i na příslušnou opravu režie

Karolína Neuvirtová Další drobné postřehy  FORM C je manažerský výkaz: Proč si nárokujete nižší režii než 20% (u AC modelu)??? Nižší režie pouze pokud se aplikuje „special clause“ č. 9

Karolína Neuvirtová RP kalkulace mezd  Hypotézy práce a zdroje: Guide to Financial Issues relating to FP 7 Indirect Actions – version : p. 39: „personnel must be remunerated in accordance with the normal practices of the beneficiary“ Zaměstnanec musí být odměňován v souladu s běžnou praxí příjemce grantu p. 39„the complete time recording system should be enable reconciliation of total hours in cases where personnel work on several projects during the same period“. Úplný docházkový systém by měl poskytnout inventuru celkového přehledu hodin, pokud dotčená osoba pracuje ve stejném období na více projektech. p. 34 „in the cases the resources made available by the third party (the Government) to the beneficiary can be assimilated to the own resources of the beneficiary, and can therefore be charged to the project without being considered a receipt.“ V případě, že jsou zdroje příjemci dotace poskytnuté třetí stranou (v tomto případě vládou), tyto zdroje mohou být sloučeny v položce vlastní zdroje příjemce a mohou (náklady) tedy být účtovány do projektu bez toho, aby byly považovány za příjem

Karolína Neuvirtová RP kalkulace mezd  Hypotézy práce a zdroje:  Certificates issued by external auditors, Guidance notes for beneficiaries and auditors p. 8 „Experience with past framework programmes has evidence that the main sources of errors in the costs claimed by beneficiaries relate to personnel costs and indirect costs, often calculated according to a methodology which does not conform to the grant agreement provisions. The objective of the certification on the methodology is to promote the use of correct methodologies by beneficiaries when calculating personnel costs and indirect costs“ „The ideal target for the provision of this kind of certification is typically beneficiaries of multiple grants which have an established methodology for calculating their rates“. Zkušenosti s minulým rámcovým programem poskytly důkaz o tom, že hlavními zdroji chyb v požadovaných nákladech příjemce jsou spojeny s osobními a nepřímými náklady, neboť jsou často kalkulovány dle metodologie která není v souladu s podmínkami grantové smlouvy. Cílem ověření metodologie je propagovat užívání správné metodologie při kalkulaci osobních nákladů a nepřímých nákladů. Ideálním cílem tohoto opatření je, že příjemce který má vícezdrojové financování má vybudovanou metodologii pro kalkulaci svých sazeb.

Karolína Neuvirtová Výpočet uznatelných osobních nákladů projektu v 7. rámcovém programu  Současný stav:  Zaměstnanec jehož mzda je hrazena z více zdrojů přiděluje mzdu na projekty většinou dle následujího klíče:

Karolína Neuvirtová Současný klíč k rozdělení mezd na projekty Pracovní kapacita100% z toho 50% RP z toho 50% GAČR Základní mzda 10, , Osobní příplatek 10, , Odměna dle rozhodnutí řešitelů 40, , , Celkem 60, , ,000.00

Karolína Neuvirtová Metodologie Evropské komise Pracovní kapacita je Komisí chápána jako plánovaný údaj100%z toho 50% RPz toho 50% GAČR Rozhodující je počet odpracovaných hodin na projektu dle time sheets140 hodin70 Základní mzda 10, , Osobní příplatek 10, , Odměna Komisí přepočítána dle počtu odpracovaných hodin=(40000/140)*70 20, Celkem 60, ,000.00

Karolína Neuvirtová Závěr při porovnání metodologie  S odměnami je dle metodologie EU zacházeno jinak  Metodologii přiřazení nákladů na jednotlivé projekty je nutné aplikovat na všechny typy projektů v instituci = jednotná běžná praxe příjemce grantu

Karolína Neuvirtová Vrácení DPH (6. RP a 7 RP)  § 81  Vracení daně v rámci zahraniční pomoci  (1) Pokud mezinárodní smlouva, která je součástí českého právního řádu, obsahuje ustanovení, že nenávratná zahraniční pomoc je osvobozena od daně nebo z prostředků zahraniční pomoci nesmí být hrazena daň, má osoba, která takovou daň zaplatila, nárok na vrácení daně, a to na základě žádosti. Daň se nevrací u programů a projektů financovaných ze zdrojů Evropské unie s výjimkou programů předvstupní pomoci.  (2) Nárok na vrácení daně má rovněž osoba, která takovou daň zaplatila a která požádá o vrácení daně zaplacené z prostředků nenávratné zahraniční pomoci nebo z prostředků ze zdrojů Evropské unie poskytnutých na podporu projektů výzkumu a vývoje 59a), pokud podle pravidel poskytovatele prostředků nemohou být tyto prostředky použity na úhradu daně.59a)

Karolína Neuvirtová Vrácení DPH (6. RP a 7 RP)  (7) Žadatel, který není plátcem, má pro účely vracení daně procesní postavení daňového subjektu podle zvláštního právního předpisu. 59) 59)  (8) Nárok na vrácení daně lze uplatnit nejdéle do 15 měsíců od konce kalendářního měsíce, ve kterém se zdanitelné plnění uskutečnilo. Pokud není nárok na vrácení daně uplatněn do této lhůty, nárok zaniká.

Karolína Neuvirtová Děkuji za vaši pozornost Připravení se auditu bát nemusejí!