8.4.2017 Seminář pro příjemce podpory z 33. a 34. výzvy ROP Jihozápad + náhradníci z 31. výzvy 9. 12. 2014 Ing. Hana Škodová Ing. Irena Šulistová

Obsah Přílohy před podpisem Smlouvy 8.4.2017 Obsah Přílohy před podpisem Smlouvy Úspěšné řízení projektu v průběhu jeho realizace Termíny realizace projektu a jejich dodržování Změny v projektech Příprava a předložení závěrečné monitorovací zprávy Nejčastější body výzev k doplnění monitorovacích zpráv Jak zajistit bezproblémovou udržitelnost projektu Dotazy, diskuse www.rr-jihozapad.cz  

„Život projektu“ Podání žádosti o dotaci 8.4.2017 „Život projektu“ Podání žádosti o dotaci Schválení projektu k financování Přílohy před podpisem Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace Podpis Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace Realizace projektu Řešení případných změn v projektu Ukončení fyzické realizace projektu - UFR Příprava monitorovací zprávy + předložení na ÚRR JZ do 20 pracovních dnů od ukončení FR Kontrola monitorovací zprávy včetně všech příloh Výzvy k doplnění monitorovací zprávy Proplacení projektu Doba udržitelnosti projektu www.rr-jihozapad.cz  

Přílohy před podpisem Smlouvy 8.4.2017 Přílohy před podpisem Smlouvy Z žadatele se stává příjemce dotace podpisem Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace Přílohy před podpisem Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace – 22. 12. 2014 – náhradní projekty individuálně dle data oslovení od finančního manažera projektu Termín podpisu Smluv o podmínkách poskytnutí dotace – do 50 pracovních dnů od VRR – 30. 1. 2015 Vzor Smlouvy naleznete na www.rr-jihozapad.cz – Pro žadatele – Dokumenty pro žadatele Přílohy viz Oznámení o doporučení projektu k financování z ROP Jihozápad – na oznámení je uveden hl. finanční manažer projektu – komunikace hlavně s manažerem www.rr-jihozapad.cz  

Dokumentace ROP Jihozápad 8.4.2017 Úspěšné řízení projektu v průběhu jeho realizace Dokumentace ROP Jihozápad Smlouva o podmínkách poskytnutí dotace Příručka pro žadatele Příručka pro příjemce Metodická oznámení (celkem 39) Metodické pokyny (k veřejné podpoře, ke způsobilým výdajům atd.) Definice indikátorů Národní legislativa www.rr-jihozapad.cz www.rr-jihozapad.cz  

Metodická oznámení MO č. 1 – MO č. 10 ZRUŠENO MO č. 11 – vícepráce, vícenáklady, méněpráce MO č. 12 – limity pro výdaje na PD, odborné a znalecké posudky, řízení projektu, TDI atd. MO č. 14 – specifikace změn v projektech MO č. 22 – investice do objízdných tras a příjezdových komunikací ke stavbě MO č. 24 – systém náhradních projektů MO č. 25 – předběžná kontrol zadávací dokumentace www.rr-jihozapad.cz  

Metodická oznámení MO č. 27 – přenesená daňová povinnost MO č. 29 – opatření Senátu č. 341/2013 Sb., kterým se mění zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách MO č. 30 – posuzování způsobilosti výdajů na stavební práce MO č. 37 – změny v harmonogramu projektů MO č. 38 – časové etapy MO č. 39 – k zákonu č. 428/2012 Sb., o majetkovém vyrovnání s církvemi a náboženskými společnostmi www.rr-jihozapad.cz  

Povinnosti příjemce při realizaci projektu Způsobilé výdaje – podmínky: hospodárné účelné efektivní cena za výdaj v čase a místě obvyklá – poskytovatel dotace cenu ověřuje www.rr-jihozapad.cz  

Povinnosti příjemce při realizaci projektu – termíny realizace projektu a jejich dodržování Zahájit fyzickou realizaci projektu do 6 měsíců od podpisu Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace – s přesností na kalendářní den (nikoli měsíc!) Naplnit monitorovací ukazatele uvedené ve Smlouvě o podmínkách poskytnutí dotace Informovat ÚRR JZ o postupu realizace projektu pomocí monitorovacích zpráv Dodržovat harmonogram projektu! Mezní termín ukončení fyzické realizace projektu (Doporučení – zahájit výběrová řízení již nyní – je možné vložit do zadávací dokumentace větu, že výběrové řízení bude zrušeno, pokud nedojde k podpisu Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace) www.rr-jihozapad.cz  

Prevence chyb v projektech Číst, číst, číst – vše podstatné naleznete v příručkách a na webových stránkách www.rr-jihozapad.cz Nebát se zeptat – v případě nejasností konzultovat s manažerem projektu Nenechávat vše na poslední chvíli – odevzdávat dokumenty s časovou rezervou Úspěšná realizace projektu končí po skončení období udržitelnosti projektu www.rr-jihozapad.cz  

Změny v realizaci projektu = jakékoli změny oproti plánu 8.4.2017 Změny v realizaci projektu = jakékoli změny oproti plánu Žádost o dotaci byla hodnocena a uspěla na základě podkladů, které jste doložili podle nich byste měli projekt zrealizovat Realizovat projekt beze změn není možné Pokud příjemce realizuje změnu (např. stavební) oproti žádosti o dotaci – není možné ji automaticky řadit do způsobilých výdajů projektu Apel na kvalitní přípravu projektu a na včasnou konzultaci zamýšlených změn!! www.rr-jihozapad.cz  

Změny v realizaci projektu 8.4.2017 Změny v realizaci projektu Formulář Oznámení o změně projektu (příloha č. 9 Příručky pro příjemce) Změna nepodstatná Změna podstatná - menšího rozsahu - většího rozsahu Změna obecně nepřípustná – buď nepřípustná za všech okolností, nebo možná výjimka Metodické oznámení č. 14, revize č. 5 – definice a příklady změn Změny před a po výběrovém řízení z pohledu poskytovatele dotace Doporučujeme číslovat jednotlivé změny Změna obecně nepřípustná – např. přesun mezi investicemi a neinvesticemi – POZOR na správné zaúčtování výdajů dle rozpočtu projektu www.rr-jihozapad.cz  

Pravidla hlášení změn Změna nepodstatná - schvaluje hl. finanční manažer a vedoucí oddělení kontroly realizace Změna podstatná menšího rozsahu – posuzována napříč odbory ÚRR, schvalování trvá cca 14 dní i déle Změna podstatná většího rozsahu – schvaluje Výbor Regionální rady, schvalování trvá 3 týdny i déle, VRR zasedá 1x za 3 měsíce Udělení výjimky – schvaluje Výbor Regionální rady, schvalování trvá 3 týdny i déle, VRR zasedá 1x za 3 měsíce Neuvádět několik změn na jedno Oznámení o změně O schválení či neschválení změny je příjemce informován e-mailem www.rr-jihozapad.cz   www.rr-jihozapad.cz  

Příklady změn projektů Změna harmonogramu Změna rozpočtu Změna indikátoru Změna v počtu výběrových řízení Změna termínů v rámci výběrových řízení Změna předpokládaných hodnot výběrových řízení Změna kontaktních osob Změna obecných údajů o příjemci – sídlo příjemce, číslo účtu, statutárního zástupce atd. www.rr-jihozapad.cz  

Upozornění Pokud změna není schválena, nemůže ji příjemce realizovat Výdaje spojené s neohlášenou a neschválenou změnou jsou nezpůsobilými výdaji Pokud příjemce realizuje neschválenou změnu, pak tato skutečnost může být řešena jako nesrovnalost projektu (dle závažnosti) s odpovídajícími důsledky (sankce) www.rr-jihozapad.cz  

Změny před výběrovým řízením – dopracování PD Součástí povinných příloh před podpisem Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace z ROP NUTS II Jihozápad je ověřená kopie projektové dokumentace ke stavebnímu povolení včetně podrobného položkového rozpočtu stavby. Dle vyhlášky č. 230/2012 Sb., kterou se stanoví podrobnosti vymezení předmětu veřejné zakázky na stavební práce a rozsah soupisu stavebních prací, dodávek a služeb s výkazem výměr je pro všechny stavby příslušnou dokumentací projektová dokumentace pro provádění stavby včetně podrobného položkového rozpočtu stavby. Náležitosti projektové dokumentace pro provádění staveb stanovuje vyhláška č. 499/2006 Sb. ,o dokumentaci staveb (příloha č. 6) a vyhláška č. 146/2008 Sb., o rozsahu a obsahu projektové dokumentace dopravních staveb (příloha č. 9). Nahlášení všech změn způsobených dopracováním vyššího stupně projektové dokumentace před započetím výběrového řízení k posouzení jejich způsobilosti. www.rr-jihozapad.cz  

Způsob hlášení změn Změny jsou hlášeny prostřednictvím Oznámení o změně projektu příloha č. 9 Příručky pro příjemce jehož nedílnou součástí jsou i Změnové listy část 1 a 2 příloha č. 11 Příručky pro příjemce. V Oznámení o změně projektu příjemce přesně popíše, k jaké změně v projektu dojde, aby byla patrná stávající a plánovaná skutečnost. V odůvodnění změny popíše objektivní příčiny nutnosti provedení změny. Veškeré změny musí být příjemce řádně zdokumentovány (zákresem do projektové dokumentace, technickým popisem, vyjádřením správních orgánů, odborným posudkem, fotodokumentací, atd.) a budou doloženy spolu s Oznámením o změně projektu. Ve Změnových listech příjemce podrobně vypíše změněné položky včetně finančních změn. V případě jakýchkoliv nejasností či pochybností doporučujeme osobní konzultaci www.rr-jihozapad.cz  

Základní pojmy hlášených změn Vícenáklady jsou dodatečným navyšováním finančního objemu již podepsané Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace z ROP NUTS II Jihozápad (dále též „Smlouva“) a příjemce je vždy povinen uhradit je z vlastních zdrojů. Jedná se tedy o navýšení nezpůsobilých výdajů projektu. Méněpráce jsou práce, dodávky a služby, které jsou zahrnuty v předmětu smlouvy o dílo či mandátní smlouvy mezi příjemcem a zhotovitelem, ale jsou realizovány v menším nebo nulovém rozsahu (při zachování sledovaných parametrů projektu). Vícepráce jsou práce, dodávky a služby, které nejsou zahrnuty v předmětu smlouvy o dílo či mandátní smlouvy mezi příjemcem a zhotovitelem, a to vůbec, nebo v menším kvantitativním rozsahu. Dodatečné vícepráce budou ze strany ÚRR JZ posuzovány z hlediska jejich způsobilosti www.rr-jihozapad.cz  

Změny v průběhu realizace stavby Změny hlásit dle Příručky pro příjemce kapitoly 3.9 Povinnost hlášení změn v realizaci a v době udržitelnosti projektu. Změnu mající vliv na změnu stavebního povolení je nutno nejprve projednat na pracovišti ÚRR. Změny řádně zdokumentovat ve stavebního deníku nebo v jiném adekvátním dokumentu s podpisem odpovědné osoby za příjemce a dodavatele, technického dozoru stavebníka, autorským dozorem. Doložit položkové ocenění všech víceprací a méněprací včetně dodatku ke smlouvě o dílo, případně jiné ujednání mezi zadavatelem a dodavatelem dle smlouvy o dílo. Z hlediska stanovení hodnoty víceprací není možné vzájemně započítávat hodnotu méněprací a víceprací. Z hlediska způsobilosti výdajů je možné vícepráce a méněpráce započítat pouze do výše způsobilých výdajů uvedených ve Smlouvě o poskytnutí dotace a za předpokladu schválení změny ze strany ÚRR. www.rr-jihozapad.cz  

Monitorovací zprávy (MZ) 8.4.2017 Monitorovací zprávy (MZ) Průběžná monitorovací zpráva - PMZ Etapová monitorovací zpráva - EMZ Závěrečná monitorovací zpráva - ZMZ Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu - MZU www.rr-jihozapad.cz  

Příprava a předložení závěrečné monitorovací zprávy Povinné přílohy monitorovací zprávy: Žádost o platbu Soupiska účetních dokladů Změny v rozpočtu Kopie účetních dokladů včetně doložení účelu Kopie dokladů dokládajících úhradu Kopie dokladů o zaúčtování Kopie uzavřených smluv s dodavateli včetně dodatků Kopie doložení vedení samostatné účetní evidence pro projekt Kopie dokladů k zadávacím řízením Aktualizovaný „Výpočet maximální výše dotace u projektů vytvářejících příjmy“ www.rr-jihozapad.cz  

Kopie dokladů prokazujících ukončení fyzické realizace projektu Kopie dokumentů souvisejících s dokladováním nově vytvořených pracovních míst Kopie dokumentů prokazujících splnění ostatních indikátorů Kopie prezenčních listin, pozvánek apod. Kopie znaleckého posudku pro ocenění pozemku či stavby Kopie výpisu z katastru nemovitostí Kopie podkladů prokazujících dodržení pravidel pro publicitu Čestné prohlášení o tom, že příjemce je buď malým nebo středním podnikem Kopie Osvědčení či Rozhodnutí o registraci DPH Kopie výsledku auditu Kopie smlouvy o úhradě zdravotní péče Změnový list (příloha č. 11 Příručky pro příjemce) www.rr-jihozapad.cz  

Kopie dokladu o pojištění majetku Kopie dokladu o prokázání vlastnických vztahů v případě doložení tzv. jiného práva Kopie dokladu o pojištění majetku Kopie dokladů k jiným příjmům z realizace projektu (příjmy mimo čl. 55 obecného nařízení) Prohlášení daňového poradce příjemce o ověření správnosti postupu příjemce při uplatňování DPH vztahující se k projektu dle podmínek Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace v době realizace projektu Čestné prohlášení o majetkovém vyrovnání s církvemi a náboženskými společnostmi příp. další přílohy na žádost finančního manažera www.rr-jihozapad.cz  

Problematika veřejných zakázek a zadávacích řízení 8.4.2017 Problematika veřejných zakázek a zadávacích řízení Bezchybně provedené výběrové řízení je základem dobře zrealizovaného projektu Při kontrole klasifikujeme nejvíce pochybení v oblasti zadávání zakázek korekce, sankce, porušení rozpočtové kázně Nejčastější nedostatky v souvislosti s kontrolou veřejných zakázek – ke stažení na www.rr-jihozapad.cz - Veřejné zakázky příjemců Dokumenty na webu – Pro příjemce – Veřejné zakázky příjemců www.rr-jihozapad.cz  

Konkrétní pochybení ve VŘ 8.4.2017 Konkrétní pochybení ve VŘ Dělení zakázek – nutné zadávat dohromady spolu související plnění z hlediska místa, času i věcného plnění Neoprávněné slučování spolu nesouvisejících plnění – např. vybavení IT technikou a vybavení profesionální kuchyně Diskriminace potenciálních uchazečů – obalovny asfaltových směsí Uvádění specifických označení výrobků a služeb Chybějící písemná dokumentace Absence dokladu o stanovení předpokládané hodnoty zakázky Nedostatečně specifikovaná hodnotící kritéria (kvalita, design, technické provedení) – pokud nezbytně potřebujete hodnotit dle těchto kritérií, specifikujte jednotlivé body a způsob hodnocení tak, aby byla prokazatelně dodržena zásada transparentnosti. Hodnocení na základě kritérii, která jsou následně do SoD změněna - mohlo mít vliv na výběr dodavatele Nedodržení lhůt ve VŘ – např. svěšení z úřední desky před uplynutím lhůty pro zveřejnění nabídek u zjednodušeného podlimitního řízení Nedodržení SoD při realizaci projektu – změna množství nevyvolaná objektivními příčinami, změna jednotkových cen Nové práce na libovůli zadavatele Vícepráce www.rr-jihozapad.cz  

Konkrétní pochybení ve VŘ Hodnocení na základě kritérií, která jsou následně do SoD změněna (doba plnění) Nedostatečně specifikovaná hodnotící kritéria (kvalita, design, technické provedení) Nedostatečné podklady pro ověření správného postupu komise při hodnocení nabídek Rozpor návrh SoD x podepsaná SoD Nepřiměřená úhrada za poskytování ZD – cena musí odpovídat nákladům na pořízení kopie, poštovné, balné (nelze přenášet na uchazeče náklady spojené s realizací zadávacího řízení!) www.rr-jihozapad.cz  

Pravidla ŘO ROP pro zadávací řízení 8.4.2017 Pravidla ŘO ROP pro zadávací řízení Řídící orgán ROP Jihozápad zakazuje: Používat při hodnocení ekonomické výhodnosti nabídek jako dílčí hodnotící kritérium smluvní pokuty a další smluvní podmínky, jejichž účelem je zajištění povinností dodavatele – platí i pro zakázky mimo režim zákona Používat náhodný výběr losem, a to ani v kombinaci s objektivními kritérii www.rr-jihozapad.cz  

Pravidla ŘO ROP pro zadávací řízení 8.4.2017 Pravidla ŘO ROP pro zadávací řízení Zakázky nespadající pod aplikaci zákona o veřejných zakázkách – řídí se Závaznými postupy pro zadávání zakázek Příjemce realizující zakázku s vyšší hodnotou II. kategorie (VZ na dodávky a služby nad 5 mil. Kč a VZ na stavební práce nad 10 mil. Kč) po 1. 4. 2012 – povinnost nechat si po předchozí dohodě s manažerem projektu zkontrolovat správnost postupu při realizaci výběrového řízení, a to ještě před uzavřením smlouvy s vybraným uchazečem! Kontrolováno bude: oznámení o zahájení výběrového řízení, resp. výzva nabídky zápis (protokol) o posouzení a hodnocení nabídek smlouva uzavřená s vybraným uchazečem oznámení o výsledku výběrového řízení Možnost nechat si nezávazně zkontrolovat ZD před vyhlášení VZ – MO č. 25 www.rr-jihozapad.cz  

Pravidla ŘO ROP pro zadávací řízení Zakázka nad 500 000 Kč – veřejný či dotovaný zadavatel – povinnost uveřejnit na svém profilu zadavatele celé znění smlouvy do 15 dnů od jejího uzavření dle postupu stanoveného v § 147 písm. a) zákona o veřejných zakázkách (POZOR – vztahuje se tedy i na VZMR) Příjemce je povinen uvést v oznámení či výzvě o zakázce a ve smlouvě s vybraným dodavatelem, že se jedná o zakázku spolufinancovanou z ROP NUTS II Jihozápad + dodržovat pravidla pro publicitu Příjemce je povinen doložit na ÚRR kompletní zadávací dokumentaci řádně chronologicky seřazenou a založenou v šanonu či deskách tak, aby žádný dokument nebyl vložen volně www.rr-jihozapad.cz  

Finanční limity VZMR závazné od 1. 1. 2014 8.4.2017 Finanční limity VZMR závazné od 1. 1. 2014 Druh veřejné zakázky Finanční limity od 1. 1. 2014 dle čl. 12.1 _ I. kategorie VZ na dodávky a služby ≤ 200 000 Kč VZ na stavební práce ≤ 600 000 Kč dle čl. 12.2_II. kategorie VZ na dodávky a služb≥y > 200 000 < 2 000 000 Kč > 600 000 < 6 000 000 Kč dle čl. 13.1_I. kategorie ≥ 2 000 000 < 5 000 000 Kč ≥ 6 000 000 < 10 000 000 Kč dle čl. 13.2_II. kategorie ≥ 5 000 000 Kč ≥ 10 000 000 Kč www.rr-jihozapad.cz  

Nejčastější body výzev k doplnění monitorovacích zpráv Nenahlášení změn (stavba, rozpočet, harmonogram, indikátory, výběrová řízení..) Evidovat spolupráci s partnerem (např. zápisy z jednání) Prokazatelné naplnění environmentálních ukazatelů uvedených v žádosti o dotaci Doložení naplnění závazků k rovným příležitostem uvedeným v žádosti o dotaci www.rr-jihozapad.cz  

Nejčastější body výzev k doplnění monitorovacích zpráv Doklad k zahájení a ukončení fyzické realizace projektu, nejlépe uvést do popisu v monitorovací zprávě Velmi stručný popis projektu v MZ Nedoložení samostatné účetní evidence pro projekt, nedoložení směrnic Nesoulad částek na vystavených fakturách se soupisem provedených prací Chybné výpočty v soupisech provedených prací www.rr-jihozapad.cz  

Nejčastější body výzev k doplnění monitorovacích zpráv Chybějící rozpočet z uzavřené smlouvy o dílo na stavební práce v elektronické podobě Inventární karty majetku Doklady ke stanovení předpokládaných hodnot zakázek Komplexní dokumentace k výběrovým řízením (doklady o odeslání, doklady o doručení, zpráva a také protokol o hodnocení nabídek, doklady prokazující splnění § 147a – uveřejňování smluv, výše skutečně uhrazené ceny a seznam subdodavatelů atd.) www.rr-jihozapad.cz  

Udržitelnost projektu I v době udržitelnosti (5/3 roky) je příjemce vázán podmínkami poskytovatele dotace Projekt je úspěšně ukončen nikoli proplacením poslední žádosti o platbu, ale úspěšným ukončením období udržitelnosti – tj. 5 let, pro malé a střední podniky 3 roky V období udržitelnosti projektu se projeví životaschopnost projektu, jeho reálnost, finanční návratnost (u projektů podnikatelských subjektů), schopnost udržet naplánované výstupy projektu (pracovní místa, počet lůžek, pořízené vybavení, atd.) a naplnit cíle projektu Nutné udržet indikátory projektu Pronájem, převod majetku podpořeného z dotace – nutný souhlas VRR 1x za rok povinnost informovat poskytovatele dotace o udržitelnosti projektu prostřednictvím MZ o zajištění udržitelnosti projektu min. 1x v udržitelnosti bude uskutečněna kontrola na místě projektu www.rr-jihozapad.cz  

Prostor pro dotazy www.rr-jihozapad.cz – Pro příjemce – Často kladené dotazy/FAQ www.rr-jihozapad.cz  

8.4.2017