Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Zpracování monitorovací zprávy Mgr. Kateřina Murlová Seminář pro příjemce podpory z JPD listopadu 2005 Magistrát hl. m. Prahy, Mariánské nám. 2, Praha 1, Velká zasedací síň, 1. patro

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Termíny a frekvence předkládání zpráv I  Monitorovací zprávy se zpracovávají za tříměsíční období  Z důvodu plynulosti administrace při kontrole zpráv nastavuje Magistrát hl. m. Prahy odlišně monitorovaná období pro jednotlivé skupiny příjemců  Příjemci podpory ze 2. kola výzev mají monitorovaná období: Prosinec – únor Březen – květen Červen – Srpen Září – Listopad (Pro příjemce z 1. kola výzev se monitorovaná období kryjí s kalendářními čtvrtletími)  Monitorovací zprávu je třeba předkládat vždy za uplynulé monitorované období, a to nejpozději do konce měsíce následujícího po konci období

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Termíny a frekvence předkládání zpráv II  První monitorovací zprávu je třeba předložit až poté, co realizace projektu proběhne po celou dobu trvání monitorovaného období  Tato první zpráva bude obsahovat informace o realizaci projektu od jeho zahájení, tj. shrne popis průběhu realizace za uplynulé monitorované období i za úsek předchozího období, který neměl svou monitorovací zprávu Příklad: 1) Zahájení realizace: 1. leden 2) Konec monitorovaného období: 28. únor Protože realizace probíhala jen 2 měsíce z tohoto období, monitorovací zpráva se nepředkládá 3) Konec následujícího monitorovaného období: 31. květen Protože realizace projektu probíhala po celou dobu, je povinnost předložit zprávu do 30. června. Zpráva bude obsahovat údaje za čtvrtletí březen – květen a také za měsíce leden a únor

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3  1. Údaje o projektu Identifikace projektu (výše podpory, termíny zahájení a zakončení apod.)  2. Údaje o příjemci  3. Zadávací řízení Přehled uskutečněných zadávacích řízení, objemy financí, členění dle jednotlivých postupů pro výběr dodavatele  4. Veřejná podpora Přehled poskytnuté veřejné podpory, objemy financí, členění dle jednotlivých skupin veřejné podpory v JPD 3  5. Realizace projektu Popis realizace jednotlivých aktivit v návaznosti na schválený projekt Struktura monitorovací zprávy I  Monitorovací zpráva je rozdělena do cca 15 sekcí, dle témat o kterých je třeba referovat:

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3  6. Údaje o cílové skupině jednotlivců Údaje o výsledcích a výstupech projektu jsou sledovány podrobněji. Údaje o nich bude nutné zaznamenat do speciálního programu typu Benefit - tzv. Benefit Monitoring Benefit Monitoring zatím není k dispozici, proto zatím doporučujeme příjemcům vést evidenci o cílových skupinách Evidence by měla navazovat na schválené plánované výstupy a výsledky; více v prezentaci k monitorování (sledují se např. skupiny: zaměstnanci, dlouhodobě nezaměstnaní, příslušníci etnických menšin a osoby z odlišného sociokulturního prostředí včetně imigrantů, osoby bez přístřeší, osoby po výkonu trestu aj.) Struktura monitorovací zprávy II

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3  7. Financování projektu Souhrn údajů o předchozích a aktuální žádosti o platbu  7a. Uznatelné výdaje Přehled čerpání uznatelných výdajů dle jednotlivých kapitol a položek rozpočtu projektu Doporučujeme nahradit tuto část vzoru monitorovací zprávy tabulkou zpracovanou v MS Excel (Rozpočet projektu Monitoring), k dispozici na  7b. Příjmy projektu  8. Kontroly Informace o provedených kontrolách, zjištěných nedostatcích, uložených nápravných opatřeních a realizaci nápravy  9. Problémy při realizaci  10. Publicita Struktura monitorovací zprávy III

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3  11. Popis nepodstatných změn projektu Formální nepodstatné změny : Změna adresy příjemce, změna kontaktní osoby projektu, změna manažera projektu, změna auditora Věcné nepodstatné změny ve sledovaném období : Změny v aktivitách projektu, které neovlivňují dosažení plánovaných cílů projektu Nepodstatné změny rozpočtu: Příjemce má právo ve schváleném rozpočtu bez předchozího souhlasu poskytovatele podpory provádět změny pouze když: a) se jedná o změny v rámci kapitoly, např. místo nákupu výpočetní techniky bude pořízen software. Nicméně musí vždy platit, že výdaj je pro projekt užitečný a nezbytný! Struktura monitorovací zprávy IV

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3  11. Popis nepodstatných změn projektu Nepodstatné změny rozpočtu - pokračování : b) se jedná o přesuny financí mezi kapitolami rozpočtu, které v souhrnu nepřevyšují částku 15 % celkových uznatelných výdajů projektu Pozn.: Důležité pro přesuny v rozpočtu je, že se hranice 15 % kontroluje průběžně a přesouvané částky se průběžně sčítají; to znamená, že bez dodatku ke smlouvě a rozhodnutí o poskytnutí dotace součet všech částek přesunutých mezi kapitolami musí být menší než 15 % celkových uznatelných výdajů rozpočtu Jiné změny v rozpočtu jsou posuzovány jako podstatné a před jejich provedením je třeba požádat o souhlas poskytovatele dotace; souhlas bude vyjádřen uzavřením dodatku ke smlouvě nebo rozhodnutí Struktura monitorovací zprávy V

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3  11. Popis nepodstatných změn projektu Nepodstatné změny rozpočtu – pokračování: Při provádění změn v rozpočtu musí být vždy respektovány limity pro vymezené oblasti výdajů: 25 % pro nákup zařízení a vybavení 49 % pro nákup služeb 7 % pro režijní výdaje 20 % pro přímou podporu O nepodstatných změnách v rozpočtu stačí informovat v nejbližší monitorovací zprávě, je ale nezbytné ve zprávě poskytnout přepracovaný rozpočet projektu (možné využít tabulku v MS Excel k dispozici na mesto.cz/jpd3) Struktura monitorovací zprávy VI

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3  12. Návrh podstatných změn projektu Jiné než nepodstatné změny (viz výše) podléhají předchozímu souhlasu poskytovatele podpory, záměr požádat o souhlas s těmito změnami příjemce zaznamenává do monitorovací zprávy  13. Monitorovací indikátory Zpracování údajů za výsledky a výstupy projektu probíhá jinak než u jiných sekcí Monitorovací zprávy, proto je bude třeba nutné zaznamenat do speciálního programu typu Benefit - Benefit Monitoring  14. Čestné prohlášení příjemce Struktura monitorovací zprávy VII

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3  15a. Přehled zadávacích řízení  15b. Soupiska výdajů projektu Tabulka ve vzoru monitorovací zprávy nemusí pravděpodobně vyhovovat svým členěním a formátem všem projektům V soupisce dokladů je třeba uvádět informace: Pořadové číslo kopie dokladu v příloze monitorovací zprávy Typ dokladu (např. faktura) Číslo dokladu Účel výdaje (či příjmu) Částka  15c. Veřejná podpora Za moment poskytnutí podpory se má datum, kdy na základě dohody, smlouvy apod. vzniká podnikateli nárok na využívání veřejných zdrojů (s ohledem na pravidlo de minimis a blokové výjimky ze zákazu veřejné podpory pro JPD 3) Struktura monitorovací zprávy VIII

Jednotný programový dokument pro Cíl 3 hl. m. Praha Magistrát hl. m. Prahy, odbor zahraničních vztahů a fondů EU, oddělení pro implementaci JPD 3 Děkuji za pozornost Kontakt: Magistrát hl. m. Prahy Odbor zahraničních vztahů a fondů EU Poštovní adresa: Mariánské nám Praha 1 Kancelář: Rytířská 10