Projektový management Projektová kontrola Projektový management

Monitorování a kontrola Zjišťuje a ověřuje skutečný postup projektu vůči jeho plánu Začíná v okamžiku, kdy je projekt zahájen a jsou čerpány jeho náklady

3 stupně monitorování a kontroly Měření Hodnocení Korekce

Proces monitorování a kontroly projektu Jedná se o souhrn všech aktivit, které jsou zaměřeny na zjištění souladu výkonu realizačních složek projektu s projektovým plánem, a to z pohledu času, nákladů, kvality a rizik projektu. [A. Svozilová, PM]

Součásti monitorování a kontroly projektu Ověření předmětu projektu Řízení předmětu projektu Kontrola harmonogramu Kontrola nákladů Kontrola kvality + Integrované řízení Řízení projektového týmu změn projektu Hlášení o postupu projektu Řízení zájmových skupin Monitorování a kontrola rizik Správa kontraktu

Kontrolní systém Musí poskytovat optimální rozsah informací a musí zajistit podmínky pro kontrolu z pohledu Předmětu projektu Časového rozvrhu projektu Rozpočtu projektu Ostatních kontrolovaných veličin (zejména projektových rizik a kvality)

Hlavní poslání kontrolních systémů projektu Poskytování zpětné vazby o kvalitě a důvěryhodnosti plánovacího procesu, o správnosti použitých metod a postupů Generování širokého spektra podkladů pro výkon rozhodování Identifikace odchylek skutečného stavu od plánovaného Vytvoření prostředí, ve kterém lze upřesnit výhledy a předpoklady na dokončení projektu v souladu s plánem [A. Svozilová, PM]

Klíčové kontrolní systémy Kontrola předmětu projektu Kontrola podle časového rozvrhu projektu Kontrola podle rozpočtu projektu

Kontrola podle rozpočtu projektu Nezbytné oblasti informací: Nákladové účetnictví Cash-flow projektu Stav rozpracovanosti Integrovaný systém sledování čerpání nákladů

Fáze kontroly nákladů projektu Pověření k výkonu prací Hlášení o objemu provedených prací Sběr dat a účtování Hodnocení skutečně čerpaných nákladů proti plánu Hlášení Výběr a spuštění korektivních akcí

Kontrola nákladových položek Každý pracovník vykazuje průběžně odpracovaný čas Odchylku nákladů proti plánovaným hodnotám vypočteme jako: CV = PV – AC Kde: PV – plánované náklady podle rozpočtu (Planned Value) AC – skutečné náklady podle hlášení o provedené práci (Actual Cost)

Kontrola nákladů projektu

Koncepty kontroly s hodnocením rozpracovanosti Projektová kontrola s využitím měření rozpracovanosti Míra rozpracovanosti Hodnota v rozpracovanosti Hodnocení odchylek v konceptu vytvořené hodnoty Další hodnotící koeficienty konceptu Projektová kontrola podle konceptu vytvořené hodnoty v čase (Earned Value)

Míra rozpracovanosti Jaké množství práce bylo k jakému datu dokončeno Pravidlo 0/100 – rozpracované úkoly se projeví v účtování až po dokončení Pravidlo 20/80 – Paretův poměr = po zahájení úkolu je zúčtováno 20% plánovaného objemu práce, zbývajících 80% až po dokončení Pravidlo 50/50 – stejně jako předchozí metoda, jen jiné koeficienty

Hodnota v rozpracovanosti Průběžná analýza Plánovaných nákladů PV (Planned Value) Skutečných nákladů AC (Actual Cost) Hodnoty v rozpracovanosti EV (Earned Value) – kolik práce je uděláno k datu analýzy

Vzorce Odchylka od rozpočtu CV (Cost Variance) CV = EV – AC Odchylka od časového rozpisu SV (Schedule Variance) SV = EV – PV Oba ukazatele mohou být vyjádřeny i procentem: CV% = (CV/EV) x 100 SV% = (SV/PV) x 100

Hodnocení odchylek v konceptu vytvořené hodnoty Podobně jako předchozí metoda, obsahuje: Hodnocení skutečně čerpaných nákladů oproti plánu Současné hodnocení postupu projektu z pohledu času i nákladů

Tabulka hodnot CV a SV CV SV Výklad + - Úkol ještě nebyl zahájen, nebo byl zahájen a bylo užito méně zdrojů než předpokládá plán. Náklady jsou přečerpány a časové plnění je ve skluzu. Zvýšené náklady byly s vysokou pravděpodobností užity na vytvoření časového náskoku. Projekt probíhá podle plánu nákladů a v předpokládaném časovém rámci. [A. Svozilová, PM]

Další hodnotící koeficienty konceptu Ukazují, jak efektivně bylo současného stavu dosaženo Index výkonu podle nákladů CPI (Cost Performance Index) CPI = EV/AC Index výkonu podle časového rozvrhu SPI (Schedule Performance Index) SPI = EV/PV

Tabulka hodnot CPI CPI > 1 V projektu je ke dni analýzy dosaženo výsledků lepších, než jaké byly předpokládány v plánu. CPI = 1; Projekt probíhá podle plánu. CPI < 1 V projektu je ke dni analýzy dosaženo výsledků horších, než jaké byly předpokládány v plánu. [A. Svozilová, PM]

Monitorování a kontrola rizik Sledování stavů, které mohou vznik rizika indikovat Kontrolní měření procesů, které souvisí s potenciálními riziky Hodnocení odchylek mezi plánem a skutečností Porovnání rizika s velikostí rezervních zdrojů Iniciace obranných opatření Zachycení vzniku dosud neidentifikovaného rizika

2 základní přístupy ke způsobu prosazení kvality Zajištění kvality – obsahuje plánovací, monitorovací, kontrolní a měřící úkoly a soustředí se na zlepšení kvality procesů Kontrola kvality – spočívá v prověření kvality výstupů projektu v každém realizačním kroku, aby byly případné nedostatky co nejdříve podchyceny a odstraněny

Nejčastější kontrolní funkce jednání o stavu projektu Název Obsah z pohledu kontrolních funkcí Účastníci Jednání o postupu projektu rekapitulace stavu plnění úkolů diskuze odchylek návrhy opatření manažer projektu, členové projektového týmu Kontrola stavu projektu kontrola okamžitého stavu projektu (rozpočet, harmonogram) diskuze opravných opatření pro kompenzaci odchylek manažer projektu, nadřízený manažer Jednání projektových výborů kontrola okamžitého stavu projektu (předmět projektu, rozpočet, harmonogram) diskuze a schvalování opravných opatření pro kompenzaci odchylek manažer projektu, členové projektových výborů podle jmenování

Podoba zpráv a hlášení kontrolních procesů Strukturované a sestavené podle metodik a standardů Maximálně stručné Obsahující standardní formuláře a nezbytně nutné komentáře Kde je potřeba, může obsahovat stručné popisy navrhovaných variant řešení

Příklad pravidelného hlášení o stavu projektu Analýza hlavních termínů projektu Milník Plán Skutečnost Předpoklad Komentář M1 31.3. 5.4 Zdržení z důvodu zjištěné závady malého rozsahu; vliv na další termíny se neočekává, menší vliv na náklady. M2 21.4. 23.4. Částečná kompenzace zdržení M1, další vliv na termíny a náklady se neočekává. M3 31.5.