Postup při poskytování dotací z „Fondu na podporu veřejně prospěšných projektů“ Seminář odboru kultury, sportu a cestovního ruchu pro žadatele o dotace 11. 10. 2017

Program semináře přehled dotačních programů s termíny podávání žádostí, zveřejňování výzev směrnice „Pravidla pro poskytování dotací veřejně prospěšným projektům 5P“ – připomenutí principů postup při podávání žádostí žádosti a jak je vyplnit novinky u smluv o poskytnutí dotace nedostatky ve vyplňování žádostí a při podávání vyúčtování diskuze

Informace k dotacím odboru kultury, sportu a cestovního ruchu Informace k aktuálním i ukončeným dotačním programům, postupům při podávání žádostí, formuláře aj. naleznete na: www.hradeckralove.org/urad/financni-prispevky-3

Procesy, lhůty – modelový příklad Srpen - schválení dotačního programu zastupitelstvem Září – zveřejnění (ze zákona musí být zveřejněno 30 dnů před prvním dnem lhůty pro podávání žádostí) Říjen – podávání žádostí a jejich zpracování – doplnění, chyby Listopad – projednání v příslušné hodnotící komisi města a zpracování pro radu a zastupitelstvo včetně návrhů smluv Prosinec – schválení návrhů dotací v RM a ZM (schválení smluv) Leden – uzavření smluv a vyplacení prostředků

Vyhlášené dotační programy KULTURA: Název programu: Dotační program na podporu kultury - činnost kulturních organizací 2018 Lhůta pro podání žádostí: od 23.10. do 13.11.2017   Úplné znění dotačního programu ZDE. Název programu: Dotační program na podporu kultury - kulturní akce 2018 Lhůta pro podání žádostí: I. pololetí od 02.10.2017 do 25.10.2017 II. pololetí od 13.04.2017 do 30.04.2017

Vyhlášené dotační programy SPORT: Název programu: Dotační program na podporu sportu - sportovní akce 2018 Lhůta pro podání žádostí: I. pololetí od 2.10.2017 do 25.10.2017 II. pololetí od 13.04.2018 do 30.04.2018 Úplné znění dotačního programu ZDE. Název programu: Dotační program na podporu sportu - činnost sportovních organizací 2018 Lhůta pro podání žádostí: od 23.10. do 13.11.2017

Vyhlášené dotační programy SPORT: Název programu: Dotační program na podporu sportu - vrcholový a výkonnostní sport 2018 Lhůta pro podání žádostí: I. kolo od 24.11.2017 do 15.12.2017 II. kolo od 15.06.2018 do 29.06.2018 Úplné znění dotačního programu ZDE. Název programu: Dotační program na podporu sportu - rozvoj a údržba sportovišť 2018 Lhůta pro podání žádostí: od 2.1. do 22.1.2018

Vyhlášené dotační programy CESTOVNÍ RUCH: Název programu: Dotační program na podporu cestovního ruchu 2018 Lhůta pro podání žádostí: I. kolo od 02.10.2017 do 31.10.2017 II. kolo od 01.03.2018 do 29.03.2018 Úplné znění dotačního programu ZDE.

Vyhlášené dotační programy SPOLEČNÉ: Název programu: Dotační program Královéhradecká nábřeží 2018 Lhůta pro podání žádostí: od 02.10.2017 do 31.10.2017 Úplné znění dotačního programu ZDE. Ukončený dotační program Calendarium Regina 2018

„Pravidla pro poskytování dotací veřejně prospěšným projektům 5P“ Specifické podmínky pro jednotlivé dotační programy schvaluje v návaznosti na Pravidla 5P zastupitelstvo města. Specifické podmínky upravují podrobněji podmínky poskytnutí a použití dotací v rámci jednotlivých dotačních programů, přičemž mohou být, s ohledem na specifika daného programu, upraveny i odlišně od Pravidel 5P. V takovém případě mají přednost před Pravidly 5P. Program je schvalován zpravidla na rozpočtový rok, v důvodných případech i na jiné období Podpořený projekt nemusí být nutně vázán na kalendářní rok a končit s jeho koncem

„Pravidla pro poskytování dotací veřejně prospěšným projektům 5P“ Program pro příslušnou dotační oblast obsahuje alespoň: účel, na který může být dotace poskytnuta, důvody podpory stanoveného účelu, celkový objem finančních prostředků vyčleněných v rozpočtu města na daný program pro příslušný rozpočtový rok, případně na jiné období, maximální výši dotace určenou buď pevnou částkou, nebo procentuálním vyjádřením podpory z předpokládaných uznatelných nákladů na projekt, okruh způsobilých žadatelů, lhůtu pro podání žádosti, resp. lhůty pro podání žádosti v jednotlivých kolech, kritéria pro hodnocení žádosti, lhůtu pro rozhodnutí o žádosti, podmínky pro poskytnutí dotace, vzor žádosti, případně obsah jejích příloh.

„Pravidla pro poskytování dotací veřejně prospěšným projektům 5P“ Schválený program a výzva pro podání žádosti jsou zveřejněny na úřední desce způsobem umožňujícím dálkový přístup a na webových stránkách města nejpozději 30 dnů před počátkem lhůty pro podání žádosti. Program se zveřejňuje po dobu 90 dní ode dne zveřejnění. Stejným způsobem jsou zveřejněny i termíny pro podání žádosti v případě konání dalšího kola. Na každý jednotlivý projekt se podává jedna samostatná žádost. Jeden projekt nebo jedna akce může být podpořena pouze v jednom dotačním programu.

„Pravidla pro poskytování dotací veřejně prospěšným projektům 5P“ Není přípustné podávat žádost o dotaci na jeden projekt pod různými názvy. V případě, že bude komisí rady města shledána zjevná podobnost projektů s různými názvy, budou tyto posuzovány jako jeden projekt. Rozhodující pro posouzení je obsah projektu, nikoliv jeho název. Žádost je podána včas, je-li podána v poslední den stanoveného termínu na podatelně magistrátu města, nebo je-li tentýž den předána k přepravě držiteli poštovní licence. Připadne-li poslední den lhůty na sobotu, neděli nebo svátek, je posledním dnem lhůty nejbližší příští pracovní den. Žádosti podané po termínu jsou vyloučeny z dalšího projednávání.

„Pravidla pro poskytování dotací veřejně prospěšným projektům 5P“ Příslušný odbor vyhodnotí úplnost a formální náležitosti žádosti. V případě zjištěných nedostatků vyzve žadatele k jejich odstranění, případně k doplnění žádosti ve lhůtě 7 pracovních dní. Nedoplní-li žadatel v této lhůtě všechny požadované náležitosti, bude žádost z dalšího projednávání vyloučena.

Aktuální znění směrnice „Pravidla pro poskytování dotací veřejně prospěšným projektům 5P“ BEZDLUŽNOST! Na poskytnutí dotace nemá nárok žadatel, který je dlužníkem města Hradec Králové, obchodní společnosti, jejímž je město Hradec Králové jediným společníkem, příspěvkové organizace, jejímž je město zřizovatelem nebo veřejně prospěšné společnosti, jejímž je město zakladatelem. Za dlužníka se nepovažuje žadatel, který svůj splatný závazek uznal co do důvodu a výše, o jeho úhradě uzavřel dohodu o splátkách dluhu a tuto dohodu řádně a včas plní.

Postup při podávání žádostí Vyhlášení programu – schválení zastupitelstvem města, následně 30 dní na úřední desce a poté podávání žádostí Formální náležitosti formuláře - identifikace žadatele (název nebo jméno a příjmení, sídlo nebo bydliště, IČO nebo datum narození), úplné a správné vyplnění všech požadovaných údajů v žádosti, použití stanovených formulářů, způsobu a formy podání, doložení povinných příloh, podepsání žádosti osobou oprávněnou jednat za žadatele atd. Hodnoticí kritéria – u jednotlivých dotačních programů se mohou lišit, proto jsou u každého programu specifikována

Veřejná podpora Poskytování dotací dle těchto pravidel je v jednotlivých případech posuzováno z hlediska souladu s čl. 107 Smlouvy o fungování Evropské unie. Dle svého obsahu a rozsahu jsou poskytované dotace podřazeny do následujících režimů: dotace nezakládá veřejnou podporu – jedná se o případy, kdy nejsou při poskytnutí dotace splněny definiční znaky pro veřejnou podporu; v podmínkách města týká se to zejména situace, kdy příjemce dotace nevykonává ekonomickou aktivitu a nevstupuje na trh;

Veřejná podpora podpora de minimis – jedná se o podporu poskytnutou jednomu subjektu do výše 200.000 EUR v posledních třech letech v souladu s Nařízením komise EU č. 1407/2013. Taková dotace je považována za slučitelnou s právem Evropské unie; závazek veřejné služby – jedná se o podporu služeb obecného hospodářského zájmu, která je v případě splnění podmínek Rozhodnutí komise EU č. 21/2012 považována za podporu slučitelnou s právem Evropské unie. blokové výjimky – jedná se o určité kategorie podpory, která je v případě splnění podmínek Nařízení komise EU č. 651/2014 rovněž považována za podporu slučitelnou s právem Evropské unie. notifikace – v případech, kdy není možno podřadit poskytnutí dotace ani pod jeden z výše uvedených režimů, je nutná notifikace programu nebo jednotlivé dotace před Komisí EU.

Žádosti – upozornění, chyby, nedostatky Termíny pro podání žádostí od – do – dle dotačního programu Povinné přílohy a  zaškrtnutí  dokumentů, které jsou k  žádosti  skutečně přiloženy Rozdíl mezi položkou služeb doprava   x  cestovné (cestovní příkaz, vyúčtování pracovní cesty)

Žádosti – upozornění, chyby, nedostatky V žádosti jasně formulovat cíl projektu a využití dotace, aby projekt jasně souvisel vypsaným dotačním programem Doba trvání projektu – příprava a realizace, časové období pro uznatelnost nákladů při vyúčtování všechny výdaje zaúčtovány a uhrazeny Termín realizace  projektu – datum konání akce – projektu;  v případě změny termínu akce oznámit tuto skutečnost před konáním akce! v období realizace akce musí být akce zrealizována Požadovaná dotace – účel využití veřejných prostředků ! Uvádění přiměřené reálnosti předpokládaného rozpočtu; finanční spoluúčast příjemce dotace minimálně 20 % Jasná, srozumitelná specifikace položek rozpočtu výdajů projektu a zejména v požadavcích o dotaci města - žádost o změnu rozpisu účelu čerpání dotace

Žádosti – upozornění, chyby, nedostatky Žádosti se meziročně obměňují – používat aktuální formulář Nevyplňovat barevná pole – naformátované vzorce Při podání žádosti domýšlet, že informace budou využity pro přípravu smluv a následně jsou tyto informace závazné pro vypracování a uznání vyúčtování (SPIS - vše souvisí se vším) Povinné přílohy ke každé žádosti – de minimis – všichni, identifikace osob – pouze obchodní společnosti!!! (stanovy, číslo účtu, doklad o IČ – pouze v případě změny) Bodování žádostí – přihlíží se k celkovému vyplnění, ale zejména k vypovídajícímu obsahu (činnost klubu, propagace města, prezentace, informace o projektu) - Ne jedna věta o tom, že dělají např. fotbal., boduje se kategorizace, na dotaci není právní nárok

ŘÁDNĚ SI PŘEČTĚTE SMLOUVU ŘÁDNĚ SI PŘEČTĚTE SMLOUVU! Seznamte se před podpisem smlouvy  s jejím zněním a vezměte na vědomí zejména všechny termíny uvedené ve smlouvě, zejména - podání vyúčtování - vrácení nevyčerpaných finančních prostředků - možnost podání žádosti o změnu ve smlouvě PO PODEPSÁNÍ SE SMLOUVA STÁVÁ ZÁVAZNOU A BEZ PÍSEMNÉHO DODATKU PROJEDNANÉHO V ORGÁNECH MĚSTA MUSÍ BÝT ve všem DODRŽENA!

Smlouva – platnost, účinnost, metadata Smlouva vstupuje v platnost dnem podpisu obou smluvních stran a účinnosti nabývá dnem uveřejnění v registru smluv Na smlouvu se mj. vztahuje zákon č. 340/2015 Sb., (zákon o registru smluv), a poskytovatel je dle § 2 cit. zákona subjektem, jehož smlouvy se povinně uveřejňují prostřednictvím registru smluv. Strany souhlasí s uveřejněním této smlouvy včetně metadat v registru smluv a že uvedený rozsah metadat považují za správný, úplný a v tomto znění plně odpovídající a vyhovující požadavkům zákona o registru smluv. identifikace smluvních stran: vymezení předmětu smlouvy: cena: datum uzavření smlouvy: datum podpisu smlouvy poslední smluvní stranou

Smlouva – dodržení termínu vyúčtování Nedodržení termínu podání vyúčtování čerpání a použití dotace dle smlouvy – do data ve smlouvě musí být odevzdáno kompletní a správně vyplněné vyúčtování včetně všech příloh, jinak bude vyměřen odvod Překročení lhůty pro podání finančního vypořádání čerpání a použití dotace stanovené v čl. VI. odst. 1 nebo odst. 2 této smlouvy o 4 až 10 pracovních dnů je považováno za méně závažné porušení povinností. V tomto případě bude poskytovatel postupovat podle § 22 zákona o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů a rozhodne o uložení odvodu příjemci ve výši 5 % z celkové částky poskytnuté dotace. V případě překročení o více než 10 pracovních dnů, poskytovatel rozhodne o uložení odvodu příjemci ve výši 100 % z celkové částky poskytnuté dotace.

Vyúčtování – upozornění, chyby, nedostatky použití nesprávného formuláře a nedostatečné vyplnění formuláře všech předepsaných kolonkách chybně zpracována část tabulky „Výdaje a čerpání dotace“: rozpočet výdajů uvedený v žádosti nesouhlasí s rozpočtem uvedeným ve formuláři vyúčtování (sloupec č. 1) skutečné čerpání dotace neodpovídá položkám dle uzavřené smlouvy (sloupec č. 4) vyúčtování podávají všechny projekty

Vyúčtování – upozornění, chyby, nedostatky na kopiích předložených dokladů chybí nebo není zřetelně uvedeno označení originálu dokladu číslem smlouvy – nutné / zneužití - uplatnění dokladu pro více dotací k předloženým dokladům – fakturám chybí doložení jejich úhrady - výpis z bankovního účtu, výdajový, příjmový pokladní doklad apod. účetní doklady (kopie) jsou nečitelné, např. účtenky za materiál faktury musí obsahovat zřetelně souvislost s akcí/projektem k předloženým dokladům o úhradě pronájmu prostor na akci je nutné dokládat např. smlouvu o krátkodobém pronájmu nebytových prostor v případě předkládání více dokladů k jednomu účelu je vhodné vytvořit seznam těchto dokladů

Vyúčtování – upozornění, chyby, nedostatky příkazní smlouvy nejsou účetními doklady dotaci nelze čerpat na dohody o provedení práce uzavřené s osobu blízkou (rodinný příslušník apod.) čerpání dotace musí být v souladu s uzavřenou smlouvou (ne vždy jsou všechny položky uvedené v žádosti totožné se smlouvou – účel čerpání schvalují orgány města) důkladně se seznámit s ustanovením ve smlouvě „ Finanční vypořádání dotace“ prokazatelné doložení čerpání dotace (fotografie, ukázky tiskovin, plakátů, pozvánek, foto z místa konání) monitoring (návštěvnost, sledovanost apod.), prezenční listiny (např. prokázání zahraničních účastníků)

Vyúčtování – upozornění, chyby, nedostatky správnost a úplnost dokladů (počty zhotovených kusů např. fotografií, tiskovin) rozepsat rozsah prací administrativního a produkčního charakteru rozdíl mzdy vs. dohody o provedení práce, nepřípustnost příkazních smluv uznatelnost režijních nákladů – musí se vztahovat k akci tržby ze vstupenek – uvádět pravdivě, zjistitelné z mnoha zdrojů dohody o provedení práce – potvrzení o vyplacení odměny ve vyúčtování uvést, zda akce splnila požadovaný cíl vyúčtování musí respektovat položky ve smlouvě – materiál/služby/mzdy, případně včas oznámit změnu v rozpisu dotace – dodatek

Vyúčtování – upozornění, chyby, nedostatky náklady projektu by měli být přiměřené, nezbytné pro projekt chybí doložení způsobu zveřejnění podpory města a vydané propagační materiály chybí fotografie jako povinné přílohy – prioritně zasílat na foto@mmhk.cz nebo přiložit na CD k vyúčtování použití chybného logotypu, případně znaku města, v textu chybně uvedeno „S podporou Magistrátu města Hradec Králové“. Projekt podporuje vždy STATUTÁRNÍ MĚSTO HRADEC KRÁLOVÉ! Užití logotypu - automaticky Užití znaku města podmíněno schválením Radou města!

Prosíme, včas volejte přijďte, pište a ptejte se Prosíme, včas volejte přijďte, pište a ptejte se! NEZKOUŠEJTE ZDA NĚCO PROJDE!!! Celé jméno Funkce Telefon Email Mokren Aleš Mgr. vedoucí odboru 495707290 Ales.Mokren@mmhk.cz Drbalová Blanka Ing. referent - rozpočet 495707292 Blanka.Drbalova@mmhk.cz Součková Jaroslava referent - administrativa a občanské záležitosti 495707293 Jaroslava.Souckova@mmhk.cz Mičová Hana koordinátor - kultura (Regina) 495707297 hana.micova@mmhk.cz Coufalová Radka referent - sport 495707295 Radka.Coufalova@mmhk.cz Rozsévačová Kateřina 495707296 Katerina.Rozsevacova@mmhk.cz Březinová Milena Mgr. manažer - cestovní ruch 495707291 Milena.Brezinova@mmhk.cz Simonová Iva Mgr. koordinátor - cestovní ruch 495707294 Iva.Simonova@mmhk.cz

Děkujeme za pozornost!