Ing. Dana Buřičová Bc. Martin Hadrava

Prezentace na téma: "Ing. Dana Buřičová Bc. Martin Hadrava"— Transkript prezentace:

1 Portál příspěvkových organizací – nástroj pro komunikaci Kraje Vysočina s příspěvkovými organizacemi
Ing. Dana Buřičová Bc. Martin Hadrava Odbor analýz a podpory řízení Krajského úřadu Kraje Vysočina

2 Řízení příspěvkových organizací, plánování
Předpoklady dobrého fungování systému jasné, konkrétní, adresné stanovení právních povinností doplnění povinností srozumitelnou a jednoznačnou metodikou vysvětlování důvodů a účelu (cílů) systému vysvětlování požadavků zřizovatele na praktickou práci se systémem včetně užívání SW podpory (zejména v oblasti plánování) důslednost, kontrola plnění stanovených povinností, zahrnutí hodnocení kvality plánovací činnosti jako podstatného parametru výročního hodnocení ředitele PO vyhodnocování fungování a přínosů, korekce systému, aktualizace podle odůvodněných potřeb a v závislosti na měnících se podmínkách intenzívní využívání plánů (výstupů plánovací činnosti) v praxi pro strategické řízení PO zřizovatelem, pro stanovování cílů a hodnocení ředitele i činnosti PO jako celku

3 Důvody pro používání Portálu PO
Nastavení vztahů Práva a povinnosti jak pro PO, tak pro zřizovatele (zejména krajský úřad) Pravidla Rady Kraje Vysočina, kterými se konkretizují vybrané vztahy mezi zřizovatelem a příspěvkovými organizacemi, zejména vybrané povinnosti ředitelů příspěvkových organizací, a stanoví se podmínky k jejich plnění ze dne č. 14/15 - dále jen Pravidla Nástroje Pravidla Rady Kraje Vysočina o komunikaci mezi Krajem Vysočina a příspěvkovými organizacemi zřizovanými Krajem Vysočina a o užívání Portálu příspěvkových organizací Kraje Vysočina ze dne č. 15/15 - dále jen Portál SW - Portál PO - vývoj nástroje ve vlastní režii – operativnost při řešení změn a nových potřeb

4 Důvody pro používání Portálu PO
V oblastí řízení Jednoznačná dělba práce Nastavení pravomocí a odpovědnosti, jednota přikazování, jednota řízení, respektování řetězce vztahů Ředitel PO sám rozhoduje o tom, kdo ze zaměstnanců PO má právo přístupu do Portálu a následně přidělí: přístup do aplikace právo na aplikaci (editační, prohlížecí) Disciplína, pořádek V oblastí komunikace a informací Zjednodušení komunikace, vyšší transparentnost informací Garance správnosti, trvalosti informací, auditní stopa Odstranění duplicit, eliminace tiskových výstupů Komfortnější pracovní nástroj

5 Doporučení Kraje Vysočina pro správnou funkčnost
Portál PO Doporučení Kraje Vysočina pro správnou funkčnost činnost by měl mít na starost stálý tým (Kraj Vysočina – OAPŘ) Portál PO musí mít jednoduché ovládání - vzhledem k širokému spektru uživatelů a jejich znalostního portfolia nelze používat složité SW využívat Helpdesk + hotline pro řešení problémů - "bez přítele na telefonu" je zavedení jen stěží realizovatelné u 100 organizací je nutná dálková správa (vzdálená pomoc), která vyřeší 90 % chyb souvisejících s neznalostí uživatelů při práci s Portálem PO důsledná metodická podpora k Portálu PO a široké vědomostní portfolio týmu (zakázky, účetnictví, plánování - ekonomika komplet...) průběžné vzdělávání zaměstnanců (managementu) PO, a to jak prostřednictvím společných seminářů, tak praktická výuka u PC - připravuje a realizuje stálý tým reakce na náměty od PO a práce s nimi průběžná práce týmu (OAPŘ, OI, OddPKŽÚ, ředitelka sekce) pro "zušlechťování" Portálu PO a zapracování novinek

6 Portál PO Struktura Portálu PO a její provázanost s Pravidly Jak to všechno funguje?

7 Portál PO – jak to celé funguje?
Přihlášený uživatel Úkoly pro PO Aplikace, povinnosti Informace a metodika Kalendář včetně termínů nesplněných úkolů

8 Podpůrné aplikace Struktura Portálu PO
Metodickou pomoc poskytuje zřizovatel Čl. 24 (Pravidla) - Metodická pomoc správa uživatelů v rukách PO přidělování oprávnění (editor, čtenář) udržované příručky ke každému modulu vzdálené připojení se na PC organizace – ad-hoc problémy závazné dokumenty zřizovatele „na jednom místě“ rozsáhlá pomoc pro oblast řízení lidských zdrojů

9 Struktura Portálu PO – podpůrné aplikace

10 Informace o organizaci
Struktura Portálu PO Informace o organizaci Funkce: nástroj pro plnění povinností vůči zřizovateli vymezených Pravidly Čl. 19 (Portál) - Rejstřík příspěvkových organizací Čl. 6 (Portál) - Aplikace „Informace o organizaci“ informační – editační nástroj pro naplňování základních informací o organizaci, jednotný postup, vzhled vůči veřejnosti, zobrazení na veřejném Rejstříku PO Kraje Vysočina

11 Struktura Portálu PO – informace o organizaci
Písemný souhlas se zveřejněním fotografie

12 Dokumenty organizace Struktura Portálu PO Funkce:
nástroj pro plnění povinností vůči zřizovateli vymezených pravidly Čl. 7 (Portál) - Aplikace „Dokumenty organizace“ informační – aplikace je nástrojem pro evidenci základních dokumentů organizace Zřizovací listina, Rozhodnutí o rozdělení/sloučení Kolektivní smlouva Výroční zprávy (školství, podle zákona č. 106) Organizační řády a struktury Jakékoliv jiné typy dokumentů dle rozhodnutí zřizovatele Vše variabilně dokument x odkaz na web interní dokument x veřejný dokument zadavatelem (pořizovatelem dokumentu) kraj x zadavatelem PO

13 Struktura Portálu PO – dokumenty organizace
Velké speciální soubory = datové úložiště (sharepoint)

14 Úkoly a sdělení Struktura Portálu PO Funkce:
Povinnosti a informace jsou obousměrné - PO ke zřizovateli a zřizovatel vůči PO Funkce: nástroj pro plnění povinností vymezených Pravidly Čl. 17 (Pravidla) Komunikace se zřizovatelem Čl. 8 (Portál) - Aplikace „Úkoly a sdělení“ Čl. 26 (Pravidla) Projednání požadavků příspěvkových organizací zřizovatelem nástroj pro zadávání úkolů a předávání důležitých sdělení sdělení mající charakter povinného, termínovaného (jednorázového či opakujícího se) úkolu, jehož splnění zřizovatel vyžaduje pro potřeby řízení veřejných služeb poskytovaných prostřednictvím příspěvkových organizací a strategického, koncepčního a finančního plánování těchto služeb běžné, provozní úkoly a žádosti o spolupráci informace o usneseních zastupitelstva kraje a rady kraje týkajících se činnosti PO

15 Sdělení PO Struktura Portálu PO
Zadávání požadavků ze strany příspěvkové organizace zřizovateli metodická pomoc, řešení jakéhokoliv dotazu věcného, odborného charakteru řešení problému s Portálem PO řešení problému informačních a komunikačních technologií řešení problému spisové služby řešení problému s Profilem zadavatele (zadávání veřejných zakázek) zasílání podkladových materiálů pro jednání samosprávy Informace pro zřizovatele déletrvající nepřítomnosti ředitele PO na pracovišti (více jak 3 pracovní dny) a jeho zastupování oznámení o kontrolách a důležitých návštěvách oznámení o pracovních úrazech zaměstnanců oznámení o ostatních skutečnostech, které mohou podst. způsobem ovlivnit činnost PO

16 Struktura Portálu PO – úkoly a sdělení

17 Závazkové vztahy Struktura Portálu PO Funkce:
nástroj pro plnění povinností vymezených Pravidly Čl. 8 (Pravidla) Závazkové vztahy Čl. 9 (Portál) - Aplikace „Závazkové vztahy“ nástroj pro vnitřní potřebu PO (přístup ke smlouvám pro vybrané zaměstnance) nástroj pro povinné zveřejnění informací na profilu zadavatele - smlouvy, u nichž příspěvková organizace plní zveřejňovací povinnost dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů povinná evidenční - nástroj pro evidenci smluv o nájmu a výpůjčce – plnění povinností vůči zřizovateli dle Zastupitelstva Kraje Vysočina o vymezení majetkových práv a povinností příspěvkových organizací zřizovaných Krajem Vysočina ze dne č. 09/11

18 Struktura Portálu PO – závazkové vztahy

19 Spory Struktura Portálu PO Funkce:
evidenční – nástroj pro plnění povinností vymezených Pravidly Čl. 9 (Pravidla) Spory Čl. 11 (Portál) - Aplikace „Spory“ informační - zřizovatel má k dispozici přehled o rizikových oblastech

20 Stížnosti Struktura Portálu PO Funkce:
evidenční – Nástroj pro plnění povinností vymezených Pravidly Čl. 20 (Pravidla) Stížnosti Čl. 13 (Portál) - Aplikace „Stížnosti“ informační zřizovatel má k dispozici přehled o stížnostech na poskytování služeb příspěvkovou organizací organizace má nástroj na řízení stížností (interní potřeba organizace) – evidence, opatření, termíny, kontrola plnění opatření

21 Struktura Portálu PO – Spory a Stížnosti

22 Řízení PO Struktura Portálu PO Funkce:
evidenční – plnění povinností vůči zřizovateli Čl. 2 (Pravidla) - Poslání (mise) příspěvkové organizace Čl. 3 (Pravidla) - Dlouhodobé řízení PO, odpovědnost za udržitelnost Čl. 5 (Pravidla) - Plán činnosti příspěvkové organizace Čl. 14 (Portál) - Aplikace „Řízení PO“ Čl. 15 (Portál) - Aplikace „Vize“ Čl. 16 (Portál) - Aplikace „Zásobník akcí“ Čl. 17 (Portál) - Aplikace „Střednědobé plány“ Čl. 18 (Portál) - Aplikace „Finanční plány“ Čl. 19 (Portál) - Aplikace „Plán veřejných zakázek“ důležitý podklad pro strategické rozhodování

23 Struktura Portálu PO – Řízení PO

24 Plánování ve veřejných službách - Portál PO
Hlavní pravidla pro plánování a řízení činnosti PO stanovena povinnost stanovit vizi – směrování stanovena povinnost plánovat i povinnost naplňovat plán činnosti plán činnosti musí být v souladu s posláním příspěvkové organizace zřizovatel je oprávněn k naplňování celokrajského zájmu systémově rozhodnout o provozních opatřeních, upravit plány činnosti a případně omezit hospodaření – plní roli veřejného objednatele plán musí být reálný a poskytovat věrný obraz předpokládaných hospodářských dopadů, musí respektovat stanovenou strukturu stanoveny základní druhy plánů činnosti: střednědobý plán (tři kalendářní roky) s průběžnou aktualizací (vždy plánovány nejméně tři nejbližší kalendářní roky) – výhled, záměr krátkodobý plán (jeden kalendářní rok) – závazný dokument plán veřejných zakázek (nad limit 200 tis. Kč bez DPH)

25 Plánování ve veřejných službách - Portál PO
Hlavní pravidla pro stanovení plánů finanční plán má stanovenou strukturu: plán nákladů a výnosů (bylo by zřejmě vhodnější více pracovat s příjmy a výdaji) položkový rozpis investic (movitý a nemovitý majetek a technické zhodnocení) plán oprav odpisový plán plán fondů (rezervní, investiční, odměn, kulturních a sociálních potřeb) plán lidských zdrojů finanční plán musí být věcně zdůvodněn

26 Plánování ve veřejných službách - Portál PO
Hlavní pravidla pro stanovení plánů III. Zásobník akcí = evidence plánovaných aktivit různého stupně rozpracování a různé pravděpodobnosti realizace, kterými se míní: jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností prováděný pro dosažení konkrétního cíle; akce zároveň splňuje následující podmínky: je plně financována ze zdrojů kraje, příspěvkové organizace nebo je navíc spolufinancována z jiných zdrojů, než ze zdrojů příspěvkové organizace je časově a finančně ohraničena - má začátek, konec a svůj definovaný finanční rozpočet popř. zavádí inovační řešení implementované bez předchozí zkušenosti připomínkování ze strany dotčených odborů ve stadiu vložení akce do zásobníku, průběžné řízení změn do okamžiku rozhodnutí o její realizaci (dle povahy věci se účastní odbory ekonomický, majetkový, informatiky, dopravy a silničního hospodářství, ..., dále též Projektová kancelář Kraje Vysočina) jde o akce realizované PO i krajem

27 Struktura Portálu PO – Řízení PO

28 Majetek Struktura Portálu PO Funkce:
plnění informační povinnosti příspěvkové organizace vůči zřizovateli Čl. 13 (Pravidla) Nakládání s majetkem Čl. 23 (Portál) - Aplikace „Nemovitý majetek“ Čl. 25 (Portál) - Aplikace „Nepotřebný majetek“ Zásady Zastupitelstva Kraje Vysočina o vymezení majetkových práv a povinností příspěvkových organizací zřizovaných Krajem Vysočina dle čl. 2 nástroj pro nabídkovou činnost

29 Struktura Portálu PO – Majetek

30 Doplňkové činnosti a katalog služeb
Struktura Portálu PO Doplňkové činnosti a katalog služeb Příspěvkové organizace jsou oprávněny vykonávat na posílení hlavní činnosti doplňkovou činnost, a to na základě vymezení ve zřizovací listině a podle příslušných oprávnění k výkonu této činnosti (živnostenské oprávnění, oprávnění dle zvláštních právních předpisů). Funkce: evidenční – nástroj pro plnění povinností vymezených Pravidly Čl. 4 (Pravidla) Doplňková činnost příspěvkové organizace Čl. 20 (Portál) - Aplikace „Doplňkové činnosti“ informační byla provedena kontrola zřizovacích listin ve vazbě na živnostenská či jiná oprávnění k provozování doplňkové činnosti nastavení procesu žádosti o nové doplňkové činnosti nastavení procesu pro nabídky činností pro jiné organizace

31 Plánování ve veřejných službách - Portál PO
Plánování doplňkové činnosti K žádosti o souhlas zřizovatele s výkonem doplňkové činnosti je ředitel PO povinen předložit vždy posouzení doplňkové činnosti, které bude obsahovat zejména odůvodnění a posouzení: potřebnosti činnosti (především z hlediska veřejného zájmu) dopadů do hospodaření PO a zřizovatele dopadů do majetku příspěvkové organizace a zřizovatele dopadů do lidských zdrojů PO a zřizovatele vlivů na hlavní činnost organizace rizik souvisejících s doplňkovou činností

32 Struktura Portálu PO – Doplňkové činnosti
revize zřizovacích listin vyřešen proces podání a schválení žádosti zdůvodnění podání žádost vytvořen katalog doplňkových činností PO

33 Účetní závěrky Struktura Portálu PO Funkce:
Schvalování účetní závěrky příspěvkové organizace upravuje vyhláška o požadavcích na schvalování účetních závěrek některých vybraných účetních jednotek. Funkce: evidenční – nástroj pro plnění povinností vymezených Pravidly a právním předpisem Čl. 15 (Pravidla) Schvalování účetních závěrek příspěvkových organizací Čl. 21 (Portál) - Aplikace „Účetní závěrky“

34 Struktura Portálu PO – Účetní závěrky

35 Kalendář Struktura Portálu PO Funkce:
Jde o nástroj pro sdílení informací o akcích a událostech pořádaných krajem a příspěvkovými organizacemi, nástroj je propojen s aplikací Úkoly. Funkce: druhotná evidence plnění povinností vymezených pravidly Čl. 21 (Pravidla) - Prezentace příspěvkové organizace, komunikace externí a interní Čl. 27 (Portál) - Aplikace „Kalendář“ nástroj pro prezentaci činnosti PO

36 Struktura Portálu PO – Kalendář

37 Kontaktní údaje – připomínky, dotazy, náměty
Děkujeme Vám za pozornost. Ing. Dana Buřičová, Bc. Martin Hadrava, odbor analýz a podpory řízení Krajského úřadu Kraje Vysočina