ESF 3/EQUAL Rob Straver Koordinátor správy dotací Odbor práce, aktivace a dotací Úřad sociálních záležitostí a veřejného blaha Workshop A Administrativa organizace Rizika Předcházení problémům

ADMINISTRATIVNÍ ORGANIZACE Důležité: Plán kroků

Důležité kroky během procesu: 1.Potřeba inventarizace. 2.Podle potřeby inventarizace nejvhodnějších a nejnadějnějších součástí. 3.Zřízení AO/IC. Včetně výběrového řízení. 4. Včasné zapojení účetního, zapojit do zřízení AO/IC (před zahájením projektu). 6.Zajištění dostatečné kapacity na dohled/řízení procesu od začátku do konce. 7.Zajištění dostatečné nosnosti. 5. Předem dohoda s tím, kdo poskytuje dotace.

PRAVIDLA HRY ESF 3/EQUAL Přehledná a kontrolovatelná administrativa projektu Administrativní organizace a Interní kontrola (AO/IC) I. Administrativa účastníků: Přehled výkonnosti (plánování-provedení) II. Finanční administrativa: Přehled nákladů a financování (plánování- provedení) Nizozemsko: 2 modely vyúčtování: - model výběrového řízení - model provedení

DŮLEŽITÉ ASPEKTY: 1.Kdo je zač zodpovědný? 4.Kdo obstarává ústřední administravu? 2.Kdo a kdy dodá které údaje? 5.Kdo vypracuje věcnou zprávu? 6.Kdo vypracuje finanční zprávu? 3.Kdo a kdy zkontroluje které údaje?

Administrativní požadavky: Dobré uspořádání musí vést k : 1. Včasnému dodání údajů 3. Úplnosti údajů 5. Propojení finančního a věcného postupu 2. Správnosti údajů 4. Doklady k ověření údajů

KONTROLA PŮVODU Často používaná metoda kontroly: Původ tohoto eura je: 1. nabídka 2. zakázka/udělení 3. výkony 4. faktura 5. platba 6. zpráva Jedno Euro (€ 1,-) se vyjme ze zprávy a vystopuje až k počátku.

Rizika/Nástrahy: Nástrahy vznikají hlavně tam, kde se běžná kontrola odchyluje od kontroly ESF.

VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ Zkušenosti: U ESF je zde kontrola přísnější než při běžném nákupu magistrátu. Zásady: - objektivita (udělovací kritéria) - transparentnost (veřejné řízení) - nediskriminace (stejné jednání s uchazeči)

VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ Zásada transparentnosti Postoj Nizozemska k ESF: Veřejné: Přinejmenším zveřejnění na internetu (přes € ,--) Takže: Výběr prostřednictvím oslovení podniků nestačí.

VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ pokračování Veřejné: 12 uchazečů - 12 vybraných ESF nesouhlasí Neproběhl žádný výběr. Indikátory výkonů Faktury se mají vyplácet na základě prokazatelných výkonů Indikátory výkonů jsou tedy důležité

VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ Zásada nediskriminace Podstatné problematické body 2.Konflikt zájmů. Členové vedení města jsou často přímo či nepřímo spojeni s firmami provádějícími zakázky. 1.Magistrát má zájem na kontinuitě dodávek. To může kolidovat s povinností výběrových řízení

RIZIKA ve vztahu ke SPRÁVĚ/VŠEOBECNĚ Kompetence nejsou vůbec nebo dostatečně zakotveny Nedostatečné předběžné sladění (interní a/nebo externí účetní, Agentschap) Nedostatečná nosnost v rámci organizace Nejasné výchozí body (odlišná interpretace a definice), např. spolufinancování Nekompletní spisy Doložení proplácení jednotlivých faktur obtížné (součást vyplacení většího obnosu) Nedostatečné sladění s obvyklým vyúčtováním Požadavek publicity ESF 3 Povinnost uchovávání ESF 3 Dodatečné kontroly

PŘEDCHÁZENÍ PROBLÉMŮM: - výběr kvalitních/nadějných projektů - Optimalizace versus maximalizace (pravidlo 80/20) - Zajištění kvalitní AO/IC, včetně výběrového řízení - Včasná a kvalitní příprava, jak interní tak externí - Zajištění dostatečné kapacity

KONEC