PERSONÁLNÍ ZAJIŠTĚNÍ PROJEKTŮ INZA A SOVA 1 Mgr. Eva Kurucová Ing. Tereza Modráková 12. 7. 2012

OSNOVA Formuláře a určení správného druhu smlouvy Externí lektor Tuzemský: DPP DPČ Zahraniční (expert) Smlouva podle §51 Občanského zákoníku Interní lektor (změny, doplnění) Pracovní smlouva Pracovní výkazy (3 druhy) Další obecné informace a pokyny 2

FORMULÁŘE A URČENÍ SPRÁVNÉHO DRUHU SMLOUVY Personální záležitosti týkající se Zákoníku práce – na FSS řeší p. Dopplerová (doppler@fss.muni.cz) - všechny smlouvy a podklady pro mzdy musí jít přes ni nutno odevzdávat včas/v předstihu – cca 1 měsíc případné nejasnosti vždy nejprve konzultovat Projektové záležitosti ohledně smluv (návaznost na rozpočet) s příslušným projektovým manažerem (kancelář 5.53) Za projekt INZA - Mgr. Eva Kurucová (kl. 4893) Za projekt SOVA - Ing. Tereza Modráková (kl. 4392) Všechny aktuální formuláře dostupné na webu FSS: Spodní lišta: Dokumenty ke stažení – sekce Personální oddělení http://www.fss.muni.cz/cz/site/download/personalni Pozor na nové vzory smluv (novely apod.) 3

EXTERNÍ LEKTOR TUZEMSKÝ: DPP I. – nejobvyklejší varianta DOHODA O PROVEDENÍ PRÁCE POSTUP: 1) Formulář: Dohoda o provedení práce (DPP): nutno nachystat PŘED začátkem výuky (chystat minimálně měsíc před nástupem) Osobní údaje: Jméno, titul, adresa bydliště, datum narození a rodné číslo Náplň práce: dle pozice v projektové žádosti (za náplň DPP vždy do závorky uvést z jaké rozpočtové položky se bude čerpat, např. (1.1.1.3.5) - nutno dodržovat přesné formulace dle projektové žádosti - výuka workshopu XY, kurzu XY Hodinová sazba: dle rozpočtu - kapitola 1.1.1.3 (pozor – rozdíl projekty INZA a SOVA) Pořadí podpisů: příkazce operace, správce rozpočtu, děkan (u akademických pozic)/tajemník (U neakademických) - doplňuje se v hlavičce DPP (měnilo se nedávno) a poté zaměstnanec Podpisový kruh – nutno rezerva cca 1 měsíc 3 provedení (1 pro nás k archivaci, 1 pro p. Dopplerovou a 1 zaměstnanec) 4

EXTERNÍ LEKTOR TUZEMSKÝ: DPP II. 2) Formulář s číslem bank. účtu: Žádost o převedení mzdy na účet zaměstnance – zde číslo účtu zaměstnance (to zašle spolu s osobními údaji) 3) Prohlášení zaměstnance k dohodě - Nutno hlídat: není souběžně více DPP na MU??? ANO - sčítají se měsíční zúčtované mzdy a v případě překročení 10.000,-Kč/ měsíc - zaměstnanec platí zákonné odvody NE - ok - Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob – vyplňování - specifické případy po konzultaci s p. Hanusovou – kontakt: hanusovam@fss.muni.cz 4) Popis pracovního místa Popis pozice a činnosti dle projektové žádosti Nutno uvést: „Zaměstnanec má povinnost odevzdávat měsíčně pracovní výkaz.“ – v odstavci Pravomoci a odpovědnosti. Loga: černobílá (pro černobílý tisk) nebo barevná (pro barevný tisk) 5) Podklady k proplacení mzdy - pracovní výkaz - vždy podepsaný dodat p. Dopplerové do 25. dne v měsíci - pokud jde o podklad k proplacení mezd – důležité!!! 5

6

EXTERNÍ LEKTOR TUZEMSKÝ: DPP III. Přesáhnutí částky 10 tis. Kč měsíčně Kontrolovat, zda zaměstnanec nepřesahuje 10.000,- Kč měsíčně v součtu ( i s jinými DPP podepsanými u MU), aby neplatil odvody, pokud to není nevyhnutelné. Důležité: V případě, že by hrozilo překročení 10.000,- Kč měsíčně, je nutno v dostatečném předstihu INFORMOVAT projektové manažery - nutno provést změnu rozpočtu. Pokud by to nebylo možné, náklady na odvody by byly hrazeny z katedry, ne z projektu. S odvody se u dohod v rozpočtu nepočítalo - novelizace zákona z ledna 2012. 7

EXTERNÍ LEKTOR TUZEMSKÝ: DPČ I. DPČ – Dohoda o pracovní činnosti na dobu menší než 15 dnů + při plánovaném překročení měsíční mzdy 10.000,- Kč – v tomto případě je výhodnější s lektorem sepsat DPČ a je nutno na DPČ přilepit poznámku „krátkodobý pracovní poměr“, aby mzdová účetní věděla, že je nutno zkontrolovat pracovně-právní vztahy s MU za posledních 6 měsíců - pokud se z některé z nich platily zákonné odvody, budou se platit i z nové DPČ vyplnění POSTUP: 1) Formulář: Dohoda o pracovní činnosti (vzor k dispozici) 2) Formulář s číslem účtu - Žádost o převedení mzdy na účet zaměstnance (viz výše) 3) Prohlášení zaměstnance k dohodě (viz výše) 4) Popis pracovního místa (viz výše) 5) Podklady k proplacení mzdy - pracovní výkaz (viz výše) 8

EXTERNÍ ZAHRANIČNÍ EXPERT: SML. §51 Smlouva dle § 51 občanského zákoníku obsahuje: Per diems - kapitola 2.1.4.1 Sazba podle platných sazeb Evropské komise max. 230 EUR /24hodin pobytu v CR (maximálně však do výše v Kč dle Vašeho rozpočtu) Úplata za poskytnutí služby - kapitola 5.2.1 Cestovné zahraniční expert - 2.1.1.1 proplacení letenky zpětně na základě předložených dokladů (originál, zakotveno ve smlouvě) nesmí Business Class lze pouze u cest nad 500 km v případě dopravy na letiště ve státě původu: použití vlastního auta: proplatíme jen do výše MHD/ vlaku 2. třídy nelze proplatit taxi (výjimky: handicap apod.) - konzultovat ceny na základě průzkumů trhu (doložit) – průzkumy trhu vždy přikládat k objednávce/smlouvě ve sml. 51 nesmí být slovo výuka, činnost musí být jiná než klíčová činnost Masarykovy univerzity – např: poskytnutí služby, dodržujte vzorové formulace!!! 9

EXTERNÍ ZAHRANIČNÍ EXPERT: SML. §51 Nutno: 1) vyplnit daňový dotazník 2) zjistit dobu příjezdu a odjezdu do ČR (kvůli výpočtu per diems) 1) Daňový dotazník (součástí smlouvy dle § 51) – vyplňuje expert V bodě 9 - YES=doplácí se daň (VAT) - 20% V bodě 11 - YES=doplácí se daň (VAT) - 20% 2) Výpočet PerDiems „per diems“ kryjí náklady na ubytování, stravné a cestovné v ČR Počet celých dní * sazba PerDiems (pokud neúplné dny, nutno proporciálně krátit dle hodin v ČR) http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.ht m 10

Daňový dotazník – Vybrané informace 11.7.2012

EXTERNÍ ZAHRANIČNÍ EXPERT : SML. §51 S externím lektorem zahraničním dále podepisujeme (v AJ): Čestné prohlášení 1 – že neuplatňuje nárok na proplácení cestovného znovu u jiné instituce Čestné prohlášení 2 – že nemá na MU v daném kalendářním roce uzavřen žádný pracovněprávní vztah - expert na smlouvu § 51 nesmí poskytovat službu vícekrát za rok!!! – kdyby takový případ měl nastat, dopředu nás informujte (proto: tuto informaci je nutno mít od lektora dopředu) Další administrativní náležitosti (FSS) Průvodní list ke smlouvě – je součástí jakékoli smlouvy na FSS (Dokumenty ke stažení – Ekonomické oddělení) Nevyplňují pracovní výkazy!!! 12

EXTERNÍ ZAHRANIČNÍ LEKTOR – DPP, DPČ ve výjimečných a odůvodněných případech (pokud to máte v rozpočtu) – lze uzavřít se zahraničním lektorem DPP nebo DPČ (v návaznosti na rozpočet) cizinci (i Slováci) se nově musí nahlašovat dopředu na Úřad práce, tj. další z důvodů, proč je nutno dodržovat přípravu podkladů s dostatečným předstihem (1 měsíc) pokud budeme platit mzdu do zahraničí – tj. na zahraniční účet, tak bankovní poplatky nemohou být placeny z projektového účtu, ale budou strženy z rozpočtu katedry 13

INTERNÍ LEKTOR I. 1) PRACOVNÍ POMĚR S interním lektorem je nutno vytvořit: Žádost o změnu úvazku Žádost o přijetí do pracovního poměru nebo DPČ, podle situace 1) PRACOVNÍ POMĚR Žádost o přijetí do pracovního poměru – v případě, že jde o nového zaměstnance FSS (výjimečně, pouze na pokyn nadřízeného) – je třeba domluvit se přímo s paní Dopplerovou. Žádost o změnu úvazku – v případě, že jde o stávajícího zaměstnance. – nejobvyklejší varianta Vymezit: rozsah úvazku v hodinách/týden na katedře a na projektu pro nás je důležitý v hodinách/týden na projektu (č. zakázky) a částka z projektu (hrubá mzda) 14

INTERNÍ LEKTOR II. – PRACOVNÍ POMĚR Nutno vyplnit Pracovní úvazek STÁVAJÍCÍ (není nutno vyplňovat částku platu, stačí výši úvazku v hodinách/týden, č. zakázky) Pracovní úvazek NOVÝ (v hodinách/týden, č. zakázky) př. Pracovní úvazek NOVÝ: 40 hodin týdně 20 hodin týdně zak. č. 1111 20 hodin týdně zak. č. 0230  PODPISY: příkazce operace (stávající), správce rozpočtu (stávající), příkazce operace (nový), správce rozpočtu (nový) a zaměstnanec nutno nachystat žádosti dopředu (minimálně 1 měsíc) důležitá je výše úvazku do 1,00 15

INTERNÍ LEKTOR III. - DPČ 2) DOHODA O PRACOVNÍ ČINNOSTI a) Žádost o uzavření DPČ b) Příprava DPČ (viz výše) Interní zaměstnanec, který má pracovní poměr na jinou činnost, než je výuka (např. zaměstnanci knihovny apod.) – mohou mít DPČ – jedná se o „jinou činnost“ – nutno konzultovat 16

PRACOVNÍ VÝKAZY – OBECNĚ I. V závislosti na pozici a druhu smlouvy (viz dále): 3 druhy pracovních výkazů: 1) vygenerování v ISEPu (u smluv, kde přístup do INETu a pokud není hromadný!!!) 2) hromadné výkazy - evropský formulář 3) za jednotlivé osoby - evropský formulář Obecné zásady: NESMÍ být uvedeny žádné aktivity spojené s NEPŘÍMÝMI NÁKLADY (viz Příručka pro příjemce http://www.msmt.cz/file/17113, str. 61) Nesmí např. vedení účetnictví vč. vedení mezd; vedení rozpočtu (netýká se činností zahrnutých pod pozici finančního manažera); personalistika; zajištění školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci zajištění publicity pomoci z ESF vč. monitoringu tisku, (např. inzerce, pronájem prostor pro tiskovou konferenci, občerstvení na tiskovou konferenci, výroba propagačních předmětů, letáků správa počítačových sítí a internetových stránek, včetně jejich aktualizace; kopírování; tisk pro administraci projektu a pro publicitu; 17

PRACOVNÍ VÝKAZY – OBECNĚ II. Příklad značení výkazu práce: VP_2012_09_Novakova_SOVA_PSY (Nováková z PSY ze SOVA výkaz za září 2012) Podpisy – nadřízený osoba si nesmí výkaz podepsat sama PV vedoucího modulu podepisuje odborný garant PV odborným garantům podepisuje hlavní projektový manažer – Ing. Jitka Wolfová dovolenky – podepisuje liniový nadřízený (vedoucí katedry, tajemník) + nutno čestné prohlášení o tom, že nebyl překročen úvazek 1,5 za daný měsíc – ve vzoru PV (v ISEPu) Výjimka – PV není třeba při úvazku 1,0 na jednom projektu 18

PRACOVNÍ VÝKAZY - 1) ISEP 1) V INETU – ISEP - Timesheet dodávat nám do 15. dne následujícího měsíce (příloha MZ) Pozor na součinnost osob v týmu (porada ve stejný den apod.) KDO: Tento typ výkazu v případech, kdy zaměstnanec má přístup do INETu (váže se na UČO) a nepoužívá hromadný výkaz Nelze u výkazu k DPP, který je nutno odevzdat paní Dopplerové do 25.dne daného měsíce v PV musí být uvedeny dovolené, nemocenská, pracovní cesty z projektu apod. – v INETu provázáno, ideálně kontrolovat 19

PŘÍKLAD: 12_07_PRACOVNI_VYKAZ_MODRAKOVA_PT 20

PRACOVNÍ VÝKAZY - 2) HROMADNÉ PRACOVNÍ VÝKAZY Případy užití: Výkazy pro pracovní pozice z jedné položky rozpočtu, kde je stejná pracovní náplň U jednotlivých osob se uvedou pouze počty hodin, dovolenou, pracovní neschopnost + jejich podpis apod. (dle přiloženého formuláře) činnosti do hromadných výkazů dodá PT Zaměstnanecké odborné pozice: 1.1.1.1 interní odborný lektor – prof 1.1.1.2 interní odborný lektor – doc 1.1.1.3 interní odborný lektor 1.1.1.4/6 Post doc 1.1.1.1.5/7 Odborný garant modulu pravidelné činnosti: účast a vedení porad, výběr a schválení lektora kurzů, kontrola inovace v klíčových aktivitách, schvalování konečné podoby inovace, apod. Odměny z dohod (DPČ) 1.1.1.2.1 interní odborný lektor Odměny z dohod (DPP) 1.1.1.3.1 Lektoři externí tuzemští (DPP) 1.1.1.3.2/3 Lektoři externí tuzemští - workshopy (DPP) Zaměstnanecké administrativní pozice 1.1.2.1.4 Vedoucí modulu vedení operativní evidence projektu, účast na poradách,vytváření statistik, příprava monitorovací zprávy a jejich podkladů, vedení databází,organizace apod. 1.1.2.1.5 Vedoucí letních škol - SOVA viz činnost vedoucí modulu, ale spojená pouze s letní školou) 21

PRACOVNÍ VÝKAZY - 3) EVROPSKÝ FORMULÁŘ K DPP A DPČ Pokud půjde o osobu, která je zde krátkodobě (nepracuje s ISem/ INETem) a pro její pozici není hromadný pracovní výkaz evropský formulář předvyplní katederní tým pouze za jednu pozici/ osobu Při vyplňování pozor na: čísla projektů (oddělit INZA/SOVA) + název součinnost osob v týmu číslo monitorovací zprávy apod. 22

PŘÍKLAD EVROPSKÉHO PRACOVNÍHO VÝKAZU: VP_2012_07_NOVOTNA_SOVA_PSY 23

DŮLEŽITÁ OBECNÁ PRAVIDLA 1. Nikdy nenechávejte přípravu personálních podkladů na poslední chvíli, vždy nutno řešit alespoň měsíc dopředu. 2. Veškeré dokumenty, které podepisuje vedení fakulty, externí lektoři, experti apod., by měly být naskenované pro účely archivace. 3. Veškeré mzdy lektorů nebo zaměstnanců musí být navázány na konkrétní položku v rozpočtu + Nutno hlídat průměrnou jednotkovou sazbu (zvláště v dlouhodobém horizontu nutno kontrolovat). 4. Do všech smluv je třeba dát pokyn, že je povinnost pravidelně odevzdávat pracovní výkazy (výjimka u úvazků 1,0 jen pro 1 projekt). 24

KONTAKTY INZA (Bc.) Mgr. Eva Kurucová kurucova@fss.muni.cz kl. 4893, kancelář: 5.53 SOVA (Mgr.) Ing. Tereza Modráková tereza.modrakova@gmail.com kl. 4392, kancelář: 5.53 25

DĚKUJEME ZA POZORNOST 26