Správa digitálních dokumentů kurz ÚAI/618 Martina Macek

Počty dokumentů u konkrétního úřadu s 2600 úředníky

Důvěryhodný dokument – důvěryhodná organizace elektronická spisová služba přináší komplexní zrychlení úředního procesu a zejména vnáší do úřadování transparentnost, což s sebou jednoznačně nese značné finanční úspory, dynamický rozvoj správy dokumentů v digitální podobě odpovídající obecnému trendu (doloženo grafem celkového počtu evidovaných dokumentů u konkrétního úřadu za období 2008-2012).

Důvěryhodný dokument – důvěryhodná organizace bez důvěryhodných elektronických systémů pro správu dokumentů a výkonu spisové služby lze jen obtížně zabezpečit důvěryhodnost dokumentů v digitální podobě, důvěryhodnost organizace se odvíjí od důvěryhodných dokumentů.

Důvěryhodný dokument – důvěryhodná organizace důvěryhodnost dokumentů v digitální podobě je nesmírně křehká, opomenutí procesních pravidel a legislativních požadavků v průběhu celého životního cyklu dokumentů v digitální podobě může mít za následek ztrátu důvěryhodnosti těchto dokumentů.

Spisová služba Důvěryhodný dokument – důvěryhodná organizace soubor pravidel upravující práci s dokumenty v úředním procesu

Co je to dokument? co se rozumí pod pojmem dokument, je definováno v zákoně 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů v § 2, písmeno e): - dokumentem každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena; za dokument vzniklý z činnosti původce se považuje rovněž dokument, který byl původci doručen nebo jinak předán.

Digitální podoba digitální podobou zaznamenání informace se rozumí převedení původní analogové informace vyjádřené například písmeny, u informace zaznamenané psanou formou, nebo úrovní určité fyzikální veličiny, například u informace zaznamenané obrazově, zvukově nebo jinak do podoby číselné, a to nejčastěji v binární číselné soustavě.

Digitální podoba za nejdůležitější u dokumentů zaznamenaných digitální podobě lze považovat dvě vlastnosti: kvalita zaznamenané informace se kopírováním nemění, říkáme, že není rozdíl mezi zdrojem a cílem pří duplikování dokumentů zaznamenaných digitálně. Tudíž nevznikají kopie, ale další originály, z bodu a) plyne, že dokument zaznamenaný digitálně není závislý na jednom konkrétním nosiči.

Rozdílný přístup v péči o dokumenty z výše uvedených vlastností dokumentů zaznamenaných v digitální podobě plyne i rozdílný přístup v péči o dokumenty zaznamenané v analogové podobě a o dokumenty zaznamenané v podobě digitální.

Rozdílný přístup v péči o dokumenty dokument zaznamenaný v analogové podobě je pevně svázán s nosičem, a se zánikem nosiče zaniká i konkrétní dokument. Můžeme mít pouze kopie původního dokumentu. Dokument zaznamenaný v digitální podobě nezaniká se zánikem nosiče, za předpokladu, že je v časovém intervalu kratším než fyzická a morální životnost nosiče převeden na nosič nový. Popřípadě převeden do nového formátu.

Rozdílný přístup v péči o dokumenty zjednodušeně lze říci, že dokumenty můžeme podle těchto vlastností rozdělit na dokumenty v materiální podobě, které jsou pevně svázány s materiálním nosičem a dokumenty v nemateriální podobě, které nejsou pevně svázány s jedním materiálním nosičem.

Otázka pravosti dokumentů u dokumentů v materiální podobě velmi jednoduchá věc, neboť jakákoli změna informace, znamená vždy fyzické poškození nosiče, u dokumentů v nemateriální podobě se na první pohled může zdát problém jen obtížně řešitelný.

Otázka pravosti dokumentů problém u nemateriálních dokumentů však není neřešitelný, mají totiž dvě velmi výhodné vlastnosti z pohledu řešení jejich autenticity: zanechávají digitální stopy, velmi jednoduše u nich lze aplikovat tak zvaný systém veřejné kontroly.

Přepodepisování, ani přerazítkovávání není nutné právní doměnka pravosti dokumentů v digitální podobě, je definováno v zákoně 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů v § 69a, odstavec 5).

Právní domněnka pravosti Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý, byl-li podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, a následně za doby platnosti uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, nebo uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. To platí i pro dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří nejsou určenými původci.

Systém veřejné kontroly informační systém datových schránek i centrální registr konverzí je typickou ukázkou zavedení systému veřejné kontroly do procesů elektronického úřadování.

Digitální stopy zanechává dokument v digitální podobě po celou dobu svého životního cyklu v hojné míře.

„Neprokáže-li se opak…….“ ten kdo by chtěl opak prokazovat měl by k tomu zdrojů více než dost, v konečném důsledku lze konstatovat, že pozměňování dokumentů v digitální podobě je mnohem obtížnější než dokumentů klasických.

Archivní legislativa Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů – 499/2004 Sb. Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – 259/2012 Sb. Národní standard pro elektronické systémy spisové služby

Vyhláška č. 259/2012 Sb. Sjednocení základních formátů PDF/A jako výstupní datový formát statických textových a kombinovaných textových a obrazových dokumentů v digitální podobě ze systémů spisové služby vykonávaných elektronickou formou za použití výpočetní techniky a jako datový formát statických a kombinovaných dokumentů v digitální podobě připravovaných pro předání do Národního digitálního archivu

Vyhláška č. 259/2012 Sb. Sjednocení základních formátů PNG, TIFF (r.6) a JPEG jako výstupní datový formát statických obrazových dokumentů v digitální podobě ze systémů spisové služby vykonávaných elektronickou formou za použití výpočetní techniky a jako datový formát statických obrazových dokumentů v digitální podobě připravovaných pro předání do Národního digitálního archivu

Vyhláška č. 259/2012 Sb. Sjednocení základních formátů MPEG-1, MPEG-2 a GIF jako výstupní datový formát dynamických obrazových dokumentů v digitální podobě ze systémů spisové služby vykonávaných elektronickou formou za použití výpočetní techniky a jako datový formát dynamických obrazových dokumentů v digitální podobě připravovaných pro předání do Národního digitálního archivu

Vyhláška č. 259/2012 Sb. Sjednocení základních formátů MP2, MP3 a WAV jako výstupní datový formát zvukových dokumentů v digitální podobě ze systémů spisové služby vykonávaných elektronickou formou za použití výpočetní techniky a jako datový formát zvukových dokumentů v digitální podobě připravovaných pro předání do Národního digitálního archivu

Vyhláška č. 259/2012 Sb. Sjednocení základních formátů XML jako výstupním datovým formátem pro databáze je datový formát Extensible Markup Language Document (XML), kde součástí předávaného dokumentu v datovém formátu XML je popis jeho struktury pomocí schématu XML nebo Document Type Definition (DTD), o kterém veřejnoprávní původce vede dokumentaci.

Vyhláška č. 259/2012 Sb. Sjednocení základních formátů XML jako výstupním datovým formátem metadat, jimiž jsou opatřovány dokumenty v digitální podobě, je datový formát Extensible Markup Language Document (XML) podle schématu XML stanoveného národním standardem pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové služby.

Evropský standard Význam a dopady standardu významné usnadnění implementace eGovernmentu v ČR a komunikace v rámci zemí EU, přináší výčet standardizovaných metadat, důležitých pro předávání dokumentů v digitální podobě a jejich následnou archivaci, má zaručit, že systémy, které jsou s ním v souladu, jsou v celé EU na stejné úrovni.

Národní standard vychází z evropského standardu, zmocnění o jeho vydání v novele zákona, vydává MV ve svém věstníku.

Národní standard jeho přílohou je též metadatový model, který nám stanovuje potřebná metadata pro dlouhodobé a důvěryhodné ukládání dokumentů v digitální (elektronické) podobě. 29

Digitalizované dokumenty vše co bylo výše popsáno se týká jak dokumentů vzniklých v digitální podobě tak i dokumentů do digitální podoby převedených tzv. digitalizovaných.

Digitalizace dokumentů je možná jak podle zákona 300/2009 Sb. – autorizovaná konverze, tak i podle novelizovaného zákona 499/2004 Sb. – převod dokumentů.

Autorizovaná konverze dokumentů podle zákona č. 300/2008 Sb. na vyžádání z moci úřední

Autorizovaná konverze dokumentů na vyžádání autorizovaná konverze na vyžádání slouží pro širokou veřejnost ke konvertování nejrůznějších dokumentů. Autorizovanou konverzi na vyžádání provádějí kontaktní místa veřejné správy.

Autorizovaná konverze dokumentů na vyžádání pro tyto potřeby bylo v systému Czech POINT vytvořeno formulářové rozhraní, pomocí něhož provádí obsluha kontaktního místa autorizovanou konverzi.

Autorizovaná konverze dokumentů na vyžádání formulář krok po kroku vede pracovníka celým procesem konvertování a to od skenovaná dokumentu (konverze z listinné do digitální podoby), kontroly, vytvoření ověřovací doložky až po samotné uložení v Centrální evidenci ověřovací doložek provedených konverzí.

Autorizovaná konverze dokumentů z moci úřední autorizovaná konverze z moci úřední slouží pro vnitřní potřeby úřadu. Zajišťuje převedení dokumentu z listinné podoby do elektronické a naopak, tentokráte dokumentů ve vlastnictví úřadů. Konverzi z moci úřední mohou provádět pouze orgány veřejné moci.

Autorizovaná konverze dokumentů z moci úřední pro účely konverze z moci úřední bylo vytvořeno v systému Czech POINT rozhraní, které se nazývá CzechPOINT@Office. Obsahuje v sobě formulářové rozhraní pro autorizovanou konverzi z moci úřední.

Autorizovaná konverze dokumentů z moci úřední orgány veřejné moci, které neprovozují kontaktní místo veřejné správy, mají možnost získat přístup do CzechPOINT@Office po vyplnění formuláře, který je umístěn v sekci Pro obce - Zřiďte si Czech POINT - Jak získat přístup do CzechPOINT@Office?

Autorizovaná konverze dokumentů z moci úřední bude provedena tehdy, požaduje-li původce, aby převedený dokument měl právní náležitosti shodné s prvopisem a je-li možné ji provést (výsledkem konverze je elektronická kopie s právními účinky prvopisu). Případy, kdy autorizovanou konverzi provést nelze, jsou vyjmenovány v § 24 odst. 5 zákona č. 300/2008 Sb. Výsledný dokument – elektronická kopie – se použije buďto pro potřeby původce nebo pro komunikaci s dalšími původci nebo jinými fyzickými či právnickými osobami.

Převod dokumentu z analogové podoby do podoby digitální podle § 69a odst. 1 až 4 zákona č. 499/2004 Sb. převod bude proveden tehdy, požaduje-li původce, aby převedený dokument měl obdobné právní náležitosti jako prvopis (výsledkem převodu je ověřená elektronická kopie bez právních účinků prvopisu, zaručující pouhou shodu s prvopisem). Převedený dokument musí obsahovat autentizační prostředky podle § 69a odst. 4 zákona.

Spisová služba – páteřní informační systém úřadu

Životní cyklus dokumentu 43

Krátkodobé, střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů v dig. podobě

Novela zákona 499/2004 Sb. § 65 odst. 5) Po vyřízení věci se spis uzavře. Uzavřením spisu se rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu, kontrola a doplnění údajů podle § 66 odst. 3 před uložením do spisovny a převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu a jejich opatření metadaty podle národního standard.

Vyhláška č. 259/2012 Sb. § 24 odst. 1) Výstupní datové formáty dokumentů v digitální podobě (1) Výstupním datovým formátem dokumentů v digitální podobě se rozumí a) datový formát výstupu z elektronického systému spisové služby, b) datový formát dokumentu ukládaného ve spisovně, která je součástí elektronického systému spisové služby, c) datový formát pro předávání do digitálního archivu.

Vyhláška č. 259/2012 Sb. v případě, že jsou jako archiválie vybrány dokumenty nebo spisy v digitální podobě, veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu jejich repliky a k nim náležející metadata.

Vyhláška č. 259/2012 Sb. tyto repliky a k nim náležející metadata veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu zpracované podle požadavků schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové služby stanoveného národním standardem.

Vyhláška č. 259/2012 Sb. pokud příslušný archiv při zpracování úředního záznamu zjistí, že stav předávaných replik dokumentů nebo spisů v digitální podobě vybraných jako archiválie neodpovídá požadavkům na jejich předání stanoveným v národním standardu nebo že tyto repliky obsahují škodlivý kód, vyzve veřejnoprávního původce k odstranění zjištěných nedostatků.

Převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu ten, kdo by si myslel, že lze použít autorizovanou konverzi, je na omylu, autorizovaná konverze neslouží ke změně formátu, ale ke změně podoby zaznamenané informace (analog – digitál a naopak).

Převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu převod dokumentu podle § 69a odst. 1 až 4 zákona č. 499/2004 Sb, převod bude proveden tehdy, požaduje-li původce, aby převedený dokument měl obdobné právní náležitosti jako prvopis (výsledkem převodu je ověřená elektronická kopie bez právních účinků prvopisu, zaručující pouhou shodu s prvopisem). Převedený dokument musí obsahovat autentizační prostředky podle § 69a odst. 4.

Převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu § 69a odst. 4) dokument v digitální podobě vzniklý převedením z dokumentu v analogové podobě nebo změnou datového formátu dokumentu v digitální podobě opatří určený původce doložkou, která obsahuje údaje týkající se převedení nebo změny datového formátu, podepsanou uznávaným elektronickým podpisem osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě anebo změnu datového formátu dokumentu v digitální podobě nebo označenou elektronickou značkou určeného původce, a dále opatřenou kvalifikovaným časovým razítkem. Údaje týkající se převedení nebo změny datového formátu stanoví prováděcí právní předpis.

Převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu § 24 odst. 3) vyhlášky - Údaje týkající se změny datového formátu dokumentu v digitální podobě jsou název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který změnu datového formátu provedl, prohlášení, že obsah dokumentu v digitální podobě v původním datovém formátu odpovídá obsahu dokumentu v digitální podobě vzniklého změnou datového formátu, původní datový formát, datum vyhotovení ověřovací doložky, jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která změnu datového formátu proved.

Převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu požadavek na prohlášení, že obsah dokumentu v digitální podobě v původním datovém formátu odpovídá obsahu dokumentu v digitální podobě vzniklého změnou datového formátu, vyžadoval skutečné porovnání obsahu obou dokumentů člověkem, není možné se spoléhat na stroj a na základě strojové komparace prohlásit shodu obsahů, časová náročnost splnění takového požadavku byla značná, proto byl tento požadavek vypuštěn.

Od důvěryhodných dokumentů v digitální podobě k „digitálnímu hnoji“? Budou po vypuštění výše uvedeného požadavku dokumenty vzniklé převodem důvěryhodné?, již z podstaty formátu PDF/A vyplývá, že obsah převedeného dokumentu se nemusí shodovat s obsahem dokumentu v původním formátu, celý problém vůbec nemusel nastat, kdyby nebyl změněn původní návrh, který počítal s tím, že formát PDF/A bude závazným formátem nejen pro určené původce, ale i pro původce, kteří nejsou původci určenými.

Od důvěryhodných dokumentů v digitální podobě k „digitálnímu hnoji“? Jeden příklad za všechny, formát pdf v. 1.7 je výstupním formátem z autorizované konverze, nelze však bezeztrátově převádět do výstupního formátu PDF/A.

Od důvěryhodných dokumentů v digitální podobě k „digitálnímu hnoji“? § 64 odst. 1) zákona - Určení původci zajistí příjem dokumentů. V případě dokumentů v digitální podobě určení původci zajistí jejich příjem alespoň v datových formátech stanovených jako výstupní datové formáty nebo formáty dokumentů, které jsou výstupem z autorizované konverze dokumentů obsažených v datové zprávě, toto ustavení však není dostatečné.

Od důvěryhodných dokumentů v digitální podobě k „digitálnímu hnoji“? prohlášení o shodě je časově jen obtížně realizovatelné a proto bylo vypuštěno, jeho vypuštěním však nebude možné jednoznačně prohlásit, že obsah dokumentu v novém a původním formátu je shodný.

Řešení existuje a je jednoduché použít formát PDF/A jako výstupní datový formát statických textových a kombinovaných textových a obrazových dokumentů nejen pro určené původce, ale i pro původce, kteří nejsou původci určenými.

Životní cyklus dokumentů Příjem dokumentů Označování dokumentů Evidence dokumentů Rozdělování a oběh dokumentů Vyřizování dokumentů Vyhotovování dokumentů Podepisování dokumentů Odesílání dokumentů Ukládání dokumentů Vyřazování dokumentů

Příjem dokumentů 1 2 3 A - zaznamenání data doručení Dptn - zaznamenání data doručení D - zaznamenání data a času doručení 2 A - označení otiskem úředního razítka A - nebo označení prostředkem obdobného určení 3 A - úplný a čitelný D - úplný a lze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, neobsahuje škodlivý kód, je v datovém formátu ve kterém VPP přijímá D D ptn - ... a je uložen na ptn dat na kterém VPP D přijímá

Příjem dokumentů 4 D, Dptn – VPP zjistí, zda je dokument v digitální podobě včetně datové správy, v níž je obsažen podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen elektronickou značkou, popřípadě označen kvalifikovaným časovým razítkem. 5 Pokud VPP vykonává spisovou službu v eSSL zaznamená výše uvedené údaje v eSSL. Pokud VPP vykonává spisovou službu v listinné podobě, zaznamená tyto údaje způsobem uvedeným ve spisovém řádu na dokument v analogové podobě. 6 Konkrétní údaje, které musí po ověření VPP zaznamenat jsou uvedeny ve vyhlášce § 4, odst. 7

Příjem dokumentů 7 Pokud veřejnoprávní původce zjistí, že doručený dokument v analogové podobě je neúplný nebo nečitelný, a je schopen určit odesílatele tohoto dokumentu a kontaktní údaje odesílatele, vyrozumí odesílatele o zjištěné vadě dokumentu a stanoví další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se veřejnoprávnímu původci vadu doručeného dokumentu ve spolupráci s jeho odesílatelem odstranit, veřejnoprávní původce dokument dále nezpracovává. Není-li veřejnoprávní původce schopen určit odesílatele doručeného dokumentu, který je neúplný nebo nečitelný, a kontaktní údaje odesílatele, dokument dále nezpracovává. 8 Veřejnoprávní původce postupuje podle předchozího odstavce obdobně, pokud zjistí, že doručený dokument v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, je neúplný, nelze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, obsahuje škodlivý kód, není v datovém formátu, ve kterém veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě, nebo není uložen na přenosném technickém nosiči dat, na kterém veřejnoprávní dokument přijímá dokumenty v digitální podobě, je-li k doručení dokumentu užito přenosného technického nosiče dat.

Příjem dokumentů 9 Pokud je veřejnoprávní původce schopen z dokumentu v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, doručeného na elektronickou adresu podatelny podle § 2 odst. 3 písm. c) zjistit adresu elektronické pošty odesílatele, potvrdí na základě výsledků zjištění podle odstavců 1, 4 a 5 odesílateli na tuto adresu, že dokument byl doručen a splňuje podmínky stanovené touto vyhláškou a veřejnoprávním původcem pro přijímání dokumentů. 10 Součástí zprávy o potvrzení doručení je alespoň datum a čas doručení dokumentu s uvedením hodiny a minuty, popřípadě sekundy a charakteristika datové zprávy, v níž byl dokument obsažen, umožňující její identifikaci.

Příjem dokumentů 11 Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, převede doručený dokument v digitální podobě autorizovanou konverzí dokument nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v analogové podobě. Veřejnoprávní původce uloží doručený dokument v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, ve tvaru, ve kterém mu byl doručen, a uchová jej po dobu nejméně 3 let ode dne doručení, pokud obsah dokumentu není spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší; v takovém případě původce uchová doručený dokument po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v tomto dokumentu. Veřejnoprávní původce opatří otiskem podacího razítka, popřípadě jiným technologickým prostředkem obdobného určení jako podací razítko dokument v analogové podobě vzniklý převedením doručeného dokumentu v digitální podobě.

Příjem dokumentů 12 Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, zpravidla převede doručený dokument v analogové podobě autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v digitální podobě. Veřejnoprávní původce uchová doručený dokument v analogové podobě po dobu uchování dokumentu v digitální podobě vzniklého převedením doručeného dokumentu v analogové podobě jiným způsobem převedení podle § 69a zákona; pokud je převedení dokumentu provedeno autorizovanou konverzí dokumentů, původce uchová doručený dokument v analogové podobě po dobu nejméně 3 let s výjimkou případu, kdy je jeho obsah spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší; v takovém případě původce uchová dokument po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v dokumentu.

Příjem dokumentů 13 Pokud je skartační lhůta doručeného dokumentu převedeného podle odstavce 1 nebo převedeného autorizovanou konverzí dokumentů podle odstavce 2 kratší než 3 roky, veřejnoprávní původce uchová doručený dokument nejméně po dobu skartační lhůty.

Označování dokumentů 14 VPP označuje doručené a vlastní dokumenty jednoznačným identifikátorem. Jednoznačný identifikátor obsahuje zejména označení veřejnoprávního původce, popřípadě zkratku označení veřejnoprávního původce, a alfanumerický kód. Je-li jako jednoznačný identifikátor užit otisk podacího razítka, popřípadě jiný technologický prostředek obdobného určení jako podací razítko, nemusí obsahovat alfanumerický kód. Jednoznačný identifikátor musí být neoddělitelně spojen s dokumentem, který označuje.

Evidence dokumentů 15 VPP eviduje dokumenty v základní evidenční pomůcce. Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby je elektronický systém spisové služby. Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v listinné podobě je podací deník; podací deník je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem veřejnoprávního původce, pro něhož je vedena, časovým obdobím, v němž je užívána, a počtem všech listů.

Evidence dokumentů 16 Stanoví-li tak jiný právní předpis nebo veřejnoprávní původce ve spisovém řádu, veřejnoprávní původce eviduje dokumenty stanovené jiným právním předpisem nebo spisovým řádem v samostatné evidenční pomůcce, kterou je samostatná evidence dokumentů; dokumenty evidované v samostatné evidenci dokumentů veřejnoprávní původce neeviduje v základní evidenční pomůcce. Samostatná evidence dokumentů vedená v elektronické podobě musí být v souladu s požadavky stanovenými národním standardem. Samostatná evidence dokumentů v listinné podobě je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem veřejnoprávního původce, pro něhož je vedena, druhem dokumentů, které jsou v ní evidovány, časovým obdobím, v němž je užívána, a počtem všech listů.

Evidence dokumentů 17 Dokument zaevidovaný v elektronickém systému spisové služby nebo v podacím deníku označuje veřejnoprávní původce číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje označení nebo zkratku označení veřejnoprávního původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v základní evidenční pomůcce a označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok, popřípadě označení nebo zkratku označení organizační součásti veřejnoprávního původce nebo jiné znaky charakterizující skutečnosti související s dokumentem. Eviduje-li veřejnoprávní původce dokument ve sběrném archu podle § 12 odst. 3, obsahuje číslo jednací rovněž uvede v čísle jednacím za pořadovým číslem zápisu dokumentu v základní evidenční pomůcce pomlčku nebo lomítko a pořadové číslo zápisu dokumentu ve sběrném archu.

Tvorba spisu 18 Veřejnoprávní původce vytváří spis spojováním dokumentů nebo pomocí sběrného archu.

Tvorba spisu 19 Pokud veřejnoprávní původce vytváří spis spojováním dokumentů, nový dokument zaeviduje v evidenční pomůcce a přidělí mu číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. Veřejnoprávní původce poznamená v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů u předcházejícího i nového dokumentu vzájemné odkazy. Součástí spisu je soupis vložených dokumentů s jejich čísly jednacími nebo evidenčními čísly ze samostatné evidence dokumentů.

Tvorba spisu 20 Pokud veřejnoprávní původce vytváří spis pomocí sběrného archu, zaeviduje iniciační dokument v základní evidenční pomůcce nebo samostatné evidenci dokumentů spolu s uvedením informace o vzniku spisu a současně zaeviduje iniciační dokument ve sběrném archu jako první dokument v pořadí. Následující dokumenty spisu eviduje veřejnoprávní původce pouze ve sběrném archu. Veřejnoprávní původce vede ve sběrném archu údaje stanovené v § 10 odst. 1, 2 nebo 3, a to podle druhu evidenční pomůcky, ve které je dokument evidován. Sběrný arch je součástí spisu.

Rozdělování a oběh dokumentů 21 Podatelna provede rozdělení dokumentů mezi organizační součásti veřejnoprávního původce, popřípadě fyzické osoby určené k jejich vyřízení bezodkladně po jejich zaevidování. Veřejnoprávní původce stanoví způsob rozdělování doručených dokumentů ve spisovém řádu. Veřejnoprávní původce zajistí oběh dokumentů a spisů způsobem umožňujícím sledovat veškeré úkony s dokumenty a spisy, identifikovat fyzické osoby, které úkon provedly, a určit datum, kdy byly úkony provedeny.

Vyřizování dokumentů a spisů 22 Veřejnoprávní původce zajistí vyřízení dokumentu, popřípadě spisu jím pověřenou fyzickou osobou. Veřejnoprávní původce vyřídí dokument, popřípadě spis dokumentem, postoupením, vzetím na vědomí, záznamem na dokumentu, dalšími způsoby, které stanoví veřejnoprávní původce ve spisovém řádu.

Vyřizování dokumentů a spisů 23 Veřejnoprávní původce zaznamená v příslušné evidenci dokumentů evidenční pomůcce způsob vyřízení dokumentu, popřípadě spisu a údaje identifikující adresáta vyřízení dokumentu, popřípadě spisu. Byl-li dokument vyřízen spolu s jiným dokumentem, veřejnoprávní původce uvede tuto skutečnost v evidenci dokumentů příslušné evidenční pomůcce.

Vyřizování dokumentů a spisů 24 Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu nejpozději při jeho vyřízení spisový znak a skartační režim podle spisového a skartačního plánu účinného v době vyřízení dokumentu. U dokumentů stejného druhu zařazených ve spisu může veřejnoprávní původce převzít spisový znak a skartační režim ze spisu. Veřejnoprávní původce přidělí spisu nejpozději při jeho vyřízení spisový znak a skartační režim podle spisového a skartačního plánu účinného v době vyřízení spisu.

Vyhotovování dokumentů 25 Dokument vyhotovený veřejnoprávním původcem a určený k odeslání obsahuje záhlaví, v němž je uvedeno označení původce, které zpravidla tvoří název nebo obchodní firma a adresa sídla nebo jiná adresa veřejnoprávního původce. A další náležitosti viz vyhláška.

Vyhotovování dokumentů 26 Veřejnoprávní původce si zpravidla ponechá pro výkon spisové služby prvopis vyhotoveného dokumentu, popřípadě jeden ze stejnopisů prvopisu vyhotoveného dokumentu. Prvopisem je originální dokument zaznamenávající projev vůle osoby, který je osvědčen jejím vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem stanoveným jiným právním předpisem. Stejnopisem je jedno ze shodných násobných vyhotovení dokumentu nesoucí s tímto dokumentem shodné autentizační prvky; za shodné násobné vyhotovení dokumentu v analogové podobě se považuje rovněž doslovně shodné vyhotovení dokumentu v digitální podobě a naopak, pokud autentizační prostředky k nim připojila tatáž osoba; za stejnopis se považuje rovněž druhopis, pokud tak stanoví jiný právní předpis. Druhopisem je dokument odvozený od prvopisu, se kterým je obsahově shodný, avšak projev vůle osoby obsažený v druhopisu není osvědčen podpisem této osoby, ale vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem osoby stanovené jiným právním předpisem, popřípadě zvláštním autentizačním prostředkem stanoveným jiným právním předpisem.

Vyhotovování dokumentů 27 Veřejnoprávní původce odesílá adresátu vyhotoveného dokumentu zpravidla stejnopis prvopisu tohoto dokumentu, nebo druhopis, případně stejnopis druhopisu tohoto dokumentu.

Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek 28 Veřejnoprávní původce určí fyzické osoby oprávněné k podepisování jím vyhotovovaných dokumentů a fyzické osoby oprávněné k užívání úředních razítek. Veřejnoprávní původce stanoví podmínky podepisování jím odesílaných dokumentů v analogové podobě, podmínky používání uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky, kvalifikovaného časového razítka a úředních razítek ve spisovém řádu.

Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek 29 Veřejnoprávní původce vede evidenci úředních razítek obsahující otisk razítka s uvedením jména, popřípadě jmen, příjmení a funkce fyzické osoby, která úřední razítko převzala a užívá, datum převzetí, podpis přebírající fyzické osoby, datum vrácení úředního razítka, datum vyřazení úředního razítka z evidence; v případě ztráty úředního razítka veřejnoprávní původce vede v evidenci rovněž záznam o ztrátě obsahující datum ztráty, popřípadě předpokládané datum ztráty úředního razítka.

Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek 30 Veřejnoprávní původce bezodkladně oznámí ztrátu úředního razítka Ministerstvu vnitra. V oznámení uvede datum, od kdy je razítko postrádáno, rozměr a popis razítka. Ministerstvo vnitra uveřejní oznámení o ztrátě razítka ve Věstníku vlády pro orgány krajů a orgány obcí a ve Věstníku Ministerstva vnitra.

Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek 31 Veřejnoprávní původce vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jím užívané uznávané elektronické podpisy, a kvalifikovaných systémových certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jím užívané uznávané elektronické značky.

Odesílání dokumentů 32 Veřejnoprávní původce odesílá dokumenty prostřednictvím výpravny, která opatří odesílaný dokument náležitostmi potřebnými k jeho odeslání. Veřejnoprávní původce vybaví výpravnu zařízením umožňujícím odesílání datových zpráv z elektronických adres podatelny zveřejněných podle § 2 odst. 3 písm. c), odesílání datových zpráv prostřednictvím datové schránky podle § 2 odst. 3 písm. d), má-li ji veřejnoprávní původce zřízenu a zpřístupněnu, a odesílání datových zpráv jinými prostředky elektronické komunikace, pokud je veřejnoprávní původce připouští.

Odesílání dokumentů 33 Vykonává-li veřejnoprávní původce spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, je odesílání datových zpráv součástí elektronického systému spisové služby, pokud není zprostředkováno automatizovanou vazbou na tento systém; to neplatí pro veřejnoprávního původce, u něhož to neumožňuje zvláštní povaha jeho působnosti. Veřejnoprávní původce zajistí před odesláním datové zprávy kontrolu případného výskytu škodlivého kódu.

Ukládání dokumentů 34 Veřejnoprávní původce ukládá uzavřené spisy a vyřízené dokumenty podle věcných skupin a spisových znaků způsobem stanoveným ve spisovém a skartačním plánu ve spisovně. Veřejnoprávní původce stanoví ve spisovém řádu podrobnosti postupu ukládání dokumentů. Veřejnoprávní původce před uložením kontroluje uzavřený spis a vyřízený dokument, jsou-li úplné, zda jsou v evidenční pomůcce správně zpracovány všechny povinné údaje a zda jsou dodrženy podmínky uzavření spisu.

Ukládání dokumentů 35 Veřejnoprávní původce vede ve spisovně evidenci uložených dokumentů a spisů obsahující zejména jejich stručný obsah (předmět, věc), označení příslušného spisového a skartačního plánu, spisové znaky a skartační režim. Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, je evidence uložených dokumentů a spisů jeho součástí. Spisovna vede evidenci o zapůjčování a nahlížení do dokumentů a spisů. Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, vede evidenci v tomto systému. Veřejnoprávní původce stanoví postup při zapůjčování a nahlížení do dokumentů a spisů a podrobnosti vedení evidence ve spisovém řádu.

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení 36 Veřejnoprávní původce zařadí do skartačního řízení dokumenty a spisy, kterým uplynula skartační lhůta, nejde-li o převáděné dokumenty podle § 6 odst. 1 a dokumenty převáděné autorizovanou konverzí dokumentů podle § 6 odst. 2. Veřejnoprávní původce do skartačního řízení zařadí také úřední razítka vyřazená z evidence.

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení 37 Veřejnoprávní původce zařadí do skartačního řízení dokumenty obsahující utajované informace, které byly označeny skartačním znakem „S“, bez zrušení stupně utajení; pokud je pro účely posouzení dokumentů v rámci skartačního řízení nutné seznámit se s jejich obsahem a k jejich výběru není oprávněn příslušný bezpečnostní archiv, veřejnoprávní původce tyto dokumenty ze skartačního řízení vyřadí, změní u nich skartační lhůtu a zařadí je do skartačního řízení po zrušení stupně utajení a pominutí důvodu pro utajení informace. Veřejnoprávní původce nezařadí do skartačního řízení dokumenty obsahující utajované informace, které byly označeny skartačním znakem „A“, u nichž nelze zrušit stupeň utajení, po dobu trvání důvodů utajení, pokud není k jejich výběru oprávněn příslušný bezpečnostní archiv.

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení 38 Veřejnoprávní původce stanoví způsob přípravy a průběh skartačního řízení ve spisovém řádu. Přípravy skartačního řízení se vždy účastní fyzická osoba odpovědná veřejnoprávnímu původci za provedení skartačního řízení, popřípadě fyzická osoba pověřená vedením spisovny nebo správního archivu. Pokud veřejnoprávní původce zařadí do skartačního řízení dokumenty obsahující utajované informace, u nichž nelze zrušit stupeň utajení, jeho přípravy a průběhu se účastní pouze fyzické osoby, které splňují podmínky přístupu k utajované informaci pro stupeň utajení, který mají dokumenty s nejvyšším stupněm utajení zařazené do skartačního řízení.

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení 39 Veřejnoprávní původce sestaví zpravidla z evidence dokumentů vedené v listinné podobě seznam dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení. V seznamu dokumentů, které uspořádá podle spisových znaků, veřejnoprávní původce uvede odděleně dokumenty se skartačním znakem „A“ a dokumenty se skartačním znakem „S“. Dokumenty se skartačním znakem „V“ veřejnoprávní původce posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním znakem „A“ nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“. V seznamu veřejnoprávní původce dále uvede zejména „celkový rozsah zařazených dokumentů a spisů, charakteristiku obsahu dokumentů a spisů, období, z něhož pocházejí (rozsah let), jejich skartační režim a odkaz na označení jejich uložení při skartačním řízení.

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení 40 Veřejnoprávní původce sestaví z elektronického systému spisové služby nebo ze samostatné evidence dokumentů vedené v elektronické podobě seznam dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení. Tento seznam je tvořen podle schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP stanoveného národním standardem a obsahuje metadata podle schématu XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného národním standardem.

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení 41 Veřejnoprávní původce předloží skartační návrh na vyřazení dokumentů, spisů a úředních razítek, včetně seznamů sestavených podle § 20 odst. 4 nebo § 20 odst. 5 příslušnému archivu. Příslušný archiv provede na základě předloženého skartačního návrhu odbornou archivní prohlídku dokumentů, spisů a úředních razítek navrhovaných k vyřazení. Příslušný archiv po provedené archivní prohlídce vyhotoví protokol o provedeném skartačním řízení.

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení 42 Veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu do péče dokumenty a spisy v analogové podobě a úřední razítka vybrané jako archiválie; jedná-li se o dokumenty v analogové podobě evidované v elektronickém systému spisové služby, veřejnoprávní původce předá rovněž metadata k nim náležející. V případě, že jsou jako archiválie vybrány dokumenty nebo spisy v digitální podobě, veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu jejich repliky a k nim náležející metadata. Tyto repliky a metadata veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu zpracované podle schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP stanoveného národním standardem a schématu XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného národním standardem.

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení 43 Příslušný archiv vyhotoví o předání úřední záznam. Pokud příslušný archiv při zpracování úředního záznamu zjistí, že stav předávaných replik dokumentů nebo spisů v digitální podobě vybraných jako archiválie neodpovídá požadavkům na jejich předání stanoveným v národním standardu nebo že tyto repliky obsahují škodlivý kód, vyzve veřejnoprávního původce k odstranění zjištěných nedostatků. Součástí úředního záznamu je soupis předávaných dokumentů, spisů a úředních razítek vybraných jako archiválie.

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení 44 Veřejnoprávní původce postupuje při zničení dokumentů, které nebyly vybrány za archiválie, a úředních razítek, které nebyly vybrány za archiválie, tak, že dokumenty v analogové podobě nebo úřední razítka znehodnotí do podoby znemožňující jejich rekonstrukci a identifikaci obsahu. V případě dokumentů v digitální podobě veřejnoprávní původce provede jejich zničení smazáním z elektronického systému spisové služby a dalších úložišť. Obdobně veřejnoprávní původce postupuje při zničení dokumentů v digitální podobě, které byly vybrány jako archiválie a jejichž repliky předal veřejnoprávní původce do digitálního archivu.

Digitální archiv Možnost zřízení více digitálních archivů: ze zákona NDA a bezpečnostní archivy, jiné archivy mohou o povolení digitálního archivu požádat Ministerstvo vnitra o dodatečnou akreditací.

Digitální archiv Rozhraní digitálního archivu: portál, v případě NDA „národní portál“ s širší funkčností. Komunikaci digitálního archivu určí prováděcí právní předpis – provozní řád. Nově jsou definovány metadata archiválií: které jsou přidávány digitálním archivem.

Portály pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě Archiválie v digitální podobě, které jsou uloženy v Národním archivu, jsou zpřístupňovány způsobem umožňujícím dálkový přístup prostřednictvím portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě, jehož správcem je Národní archiv (dále jen „národní portál“). Národní portál je informačním systémem veřejné správy.

Portály pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě Prostřednictvím národního portálu je způsobem umožňujícím dálkový přístup zajišťován a) výběr a příjem archiválií v digitální podobě a jejich metadat, b) vedení a zpřístupňování evidence Národního archivního dědictví, c) příjem metadat popisů původců, d) příjem metadat popisů archivů a kulturně vědeckých institucí, e) příjem a prezentace archivních pomůcek v digitální podobě, f) přístup k archiváliím v digitální podobě a dokumentům v digitální podobě vzniklým jako digitální reprodukce z archiválií v analogové podobě.

Portály pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě Prostřednictvím portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě jsou způsobem umožňujícím dálkový přístup zajišťovány a) výběr a příjem archiválií v digitální podobě a jejich metadat, b) přístup k archiváliím v digitální podobě a dokumentům v digitální podobě vzniklým jako digitální reprodukce z archiválií v analogové podobě.

Digitální archiv nahlížení – stále nutnost vyplnění badatelského listu, předkládání průkazu totožnosti, nahlížení pouze v badatelně archivu, akreditace digitálního archivu (uděluje MV): pouze při již existujícím archivu, povinnost předložení podkladů + závazné stanovisko Národního archivu k nim; dvě úložiště vzdálená od sebe 50 km.

Správa digitálních dokumentů kurz ÚAI/618 Martina Macek