Time management

Kdo neřídí – je řízen time = čas management = vedení, správa, obratné řízení Jedná se tedy o jakousi správu času, neboli „Jak řídit svůj čas“.

Jedna z velmi mála věcí, která je na světě opravdu spravedlivá, je právě čas. S časem se musí hospodařit jako s penězi! Když uděláte chybu a přijdete o peníze, je to velmi nepříjemné, ale většinou je tato ztráta nahraditelná.

Ztráta času je nenahraditelná! Výsledkem nesprávného zacházení s časem jsou: stresy poškozené zdraví finanční ztráty nesplněné vlastní cíle nenaplněné představy o životě.

CÍl -vyzískat ze svého času co možná nejvíce dosáhnout toho, abychom měli čas na všechno, co pokládáme za důležité mít čas na odpočinek, přátele, na rodinu i na koníčky vyhnout se stresu dostat svůj časový rozvrh pod kontrolu

Paretův princip Pravidlo známé také jako „20 / 80 “ 20 % příčin způsobuje 80 % výsledků Zbylých 80 % přináší jen 20 % efektu. Pro time management je nejdůležitější rozpoznat, které úkoly spadají do první skupiny, a na ty se zaměřit.

10 pravidel Time managementu 1. Dělat věci podle stanovených priorit (nedopustit, aby urgentní záležitost vytěsnila důležitou) 2. Delegování povinností (Co mohou dělat jiní, ať dělají jiní)   Hřbitovy jsou plné těch, kteří si mysleli, že bez nich to nejde.  Na základě zvolených priorit vybereme tu činnost, která je pro nás nejdůležitější, kterou ovládáme nejlépe, veškeré ostatní povinnosti poté můžeme delegovat dalším lidem. Ti tuto činnost vykonají mnohem lépe a snáze, než bychom ji vykonali my.

10 pravidel Time managementu 3. Efektivně využívat pomůcky (pořídit si kvalitní (vhodné) pomůcky a využívat jich) 4. Systematické plánování času (získáme ucelený pohled na naší vytíženost, snadno si doplníme další povinnosti a předejdeme možné časové kolizi) Pokud budeme používat nevhodné náčiní (nové si nechceme pořídit kvůli velké ceně nebo z lenosti), může se velmi snadno stát, že nakonec ztratíme mnoho času a nevyhneme se stresu, který vznikl právě z časové náročnosti úkonu. Můžeme použít mnoho plánovacích pomůcek. Mezi ně můžeme zařadit velmi známý diář nebo například plánovací software.

10 pravidel Time managementu 5. Umět říci NE (Odmítáme nabídku, nikoliv člověka) Náš čas není o nic méně důležitější než čas kohokoliv jiného 6. Umět s věcmi „švihnout“ (Umět včas odhadnout, na kterou činnost se nehodíme ) Je potřeba si ujasnit, co pro nás daná nabídka znamená, jaké nám přinese výhody a jaké nám naopak může způsobit nepříjemnosti. Říci NE je obzvláště důležité, chce-li nás někdo připravit o náš čas, který máme určený na důležitější věci. Ne všechny věci jsme schopni dělat. Důležité však je si uvědomit, že některou věc / činnost by někdo jiný udělal mnohem lépe, rychleji a kvalitněji je velká výhoda. Ušetří se tím mnoho času…

10 pravidel Time managementu 7. Informovanost (včasná a úplná informovanost je klíčem k dobrému zvládnutí času) 8. Rušivé vlivy ( telefonáty, návštěvy, náhlé a nehlášené porady)  Pokud jsou naopak některé informace neúplné nebo dokonce chybné, snadno dojde ke špatnému odhadu situace. Úkoly a čas si špatně rozvrhneme a dojde tak k velké chybě. Výsledkem může být časová nezvladatelnost a stres.

10 pravidel Time managementu 9. Časové rezervy (pravidlo 60/40) – rezervní čas na běžně plánované činnosti 10.  Uspořádání pracovního místa ( prostorová inteligence) Ideální je naplánovat zhruba 60 % času a zbývajících 40 % si ponechat na případné spontální a neočekávané aktivity Vhodné uspořádání vytváří podmínky pro efektivní práci, zamezuje zbytečnému a časově náročnému hledání. Nepořádek často bývá vytvořen neznalostí, jak si pracovní místo uspořádat, někdy je systém vnucen (i nevědomě) kolegou či nadřízenými. Každý má však svoji individuální prostorovou inteligenci a podle toho si musí své pracovní místo uspořádat

Příběh – 1. úkol Najděte v textu příklady nedodržení těchto pravidel a jejich důsledky: Umění říct ne Systematické plánování času Uspořádání pracovního místa Rušivé vlivy Delegování pravomocí Informovanost Dělat věci podle stanovených priorit

Příběh pana AB Bylo 6 hodin, když ředitel školy AB přišel do zaměstnání. Přišel brzy, neboť ze včerejška chtěl dohnat řadu nedodělků, které tu zůstaly. Sedl si ke stolu a začal přemýšlet, čím začne. Zadíval se do dáli a dostal chuť na kávu. Šel do sekretariátu, kde postavil vodu na kávu. Náhle se přiřítila uklízečka a táhla Pavla k odpadkovému koši se slovy: „Podívejte se, co tam ti darebáci házejí.“ Ukázala mu 7 košů v 7 třídách. AB slíbil nápravu a odcházel si dodělat kávu a přitom přebral od pošťačky poštu, která právě přišla. Přišel do své kanceláře a začal procházet a roztřiďovat poštu. Při čtení prvního dopisu zjistil, že touto záležitostí se může zabývat teprve tehdy, až u toho bude jeden z kolegů. Položil dopis stranou a vzal do ruky další a další, které rozděloval do přihrádek svým kolegům. V poště ho zaujal časopis Moderní vyučování, zvláště pak jeden článek o projektu „Minimalizace šikany“. Zabral se do čtení, ale vyrušilo ho zvonění telefonu, který začal vyřizovat. To už postupně přicházeli do školy i ostatní. Čas plynul dál. Uběhla první přestávka.

Bylo už téměř 9 hodin. AB předal zbytek pošty sekretářce a chtěl se věnovat přípravě projektu, u kterého bylo dnes třeba dokončit harmonogram a rozpočet. Vtom ale vešli do kanceláře Petr s Milanem a pozvali ho, aby si s nimi vypil kávu, že prý mu musí říci o včerejším bowlingovém turnaji, kterého se měl také zúčastnit. Další kávička trvala 30 minut a AB spěchal zpátky do své kanceláře. Tam už čekal referent bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Přišel udělat domluvenou kontrolu BOZP. AB se rozhodl, že projekt odloží na odpoledne, až se naobědvá. Odpoledne přišli Karel, Běta a Leoš, že se musí dohodnout o barvě na propagačních materiálech ke Dni školy. Trvalo skoro hodinu, než se dohodli. Další půl hodiny hledal podklady k projektu, pak přišlo ještě několik neohlášených návštěvníků, několik telefonátů, několik podpisů na dopisy a vyřízení maličkostí – a den byl pryč. Příprava projektu se o mnoho nehnula. Když si bral projekt domů a ukládal jej do tašky, sliboval si, že zítra přijde už v pět hodin ráno, aby vše zvládl a večer mohl jít s Petrem a Milanem na florbal.