PLÁN DLOUHODOBÉ OCHRANY DIGITÁLNÍCH DOKUMENTŮ V PRAXI Mgr. Andrea Fojtu, Mgr. Eliška Pavlásková ÚVT UK, ÚISK UK

Specifika digitálních dokumentů z hlediska jejich ochrany  výrazný rozdíl vůči „tradičním“ dokumentům  nejedná se o jednorázovou aktivitu, ale o průběžnou a aktivní správu  krátký časový rámec, kritéria se v průběhu času mění  důležitost analýzy rizik a to v závislosti na kontextu  není možno uchovat vše

Plánování dlouhodobé ochrany ‏ (dle OAIS) „Služby a funkce určené k monitorování prostředí repozitáře společně s doporučeními, jež zajišťují dlouhodobou přístupnost informace pro danou uživatelskou komunitu (Designated User Community), a to nezávisle na originálním technickém zázemí.“  hodnocení obsahu archivu  doporučení týkající se periodické migrace  vývoj archivních standardů a politik  monitorování změn v technologickém prostředí  monitorování změn v uživatelské komunitě

Funkce dlouhodobého plánování (OAIS)

Hlavní principy a cíle  Porozumění kontextu – nástroj DRAMBORA o cíle organizace, legislativní kontext o uživatelská komunita o interní procesy  Porozumění objektu o základní charakteristiky  zhodnocení dostupných metod či strategií  Plánování ochrany = rozhodovací proces

Digitální univerzitní repozitář  Univerzita Karlova v Praze  Obsahuje:  elektronické verze vysokoškolských kvalifikačních prací (diplomové, bakalářské a disertační práce) ‏  digitalizované dokumenty ze sbírek UK (mapová sbírka, archiv) ‏  materiály produkované UK (preprinty, výukové materiály, výroční zprávy...) ‏  Cíle: uchovat, zpřístupnit a umožnit interoperabilitu s dalšími interními i externími systémy  SW – DigiTool  Z dlouhodobého hlediska plánováno propojení s IS UK

DRAMBORA  Digital Repository Audit Method Based on Risk Assessment  Nástroj pro self audit (nikoli pro certifikaci) ‏  Verze 2 – online nástroj  Výstupem přehled procesů a rizik  Audit i plánování repozitáře

Průběh auditu  Registrace repozitáře  registrace konkrétních osob, definice jejich rolí a vztahu vůči repozitáři  samotný audit  výběr či definice funkčních tříd/okruhů relevantních pro audit  přidání mandátu/poslání repozitáře, jeho omezení (např. legislativních) a cílů  definice aktivit probíhajících v rámci repozitáře - využití vizualizačních nástrojů  určení rizik, jejich ohodnocení a návrhy řešení  zpracování výstupů (reporting centre) ‏

Zjištěné rizikové oblasti  kontinuita znalostí v rámci správy repozitáře  nejednoznačnost autorsko-právních otázek týkajících se některých druhů dokumentů  neexistence krizových plánů a relevantní dokumentace procesů  neexistence dlouhodobého plánu ochrany

EVŠKP  archivní kopie – aktuálně originální formát (MS Office Word, OpenOffice...) ‏  kopie pro zobrazení – PDF  přílohy (vazba part of)  potřeby: o zachování obsahu o částečné zachování struktury o možnost plnotextového vyhledávání o extrakce technických metadat (JHOVE) ‏

PLATO - Planets Preservation Planning Tool online nástroj podpora rozhodování automatizace plánovacího procesu průběžný rozvoj

PLATO - Planets Preservation Planning Tool 2.0  Definice požadavků o relevantní interní i externí faktory o stromová struktura - na nejnižší úrovni měřitelná kritéria  Hodnocení alternativ o aplikace vybraných strategií na vzorek objektů o hodnocení jednotlivých strategií na základě stanovených požadavků  Posouzení výsledků o analýza výsledků o informované doporučení  Tvorba plánu ochrany

Východiska (basis) ‏  identifikační údaje o repozitáři a konkrétním plánu  status - účel, cíle, uživatelé, relevantní legislativní a organizační omezení... - DRAMBORA  popis (description) ‏ o vztah k jiným plánům o revize plánu v případě změny cílů organizace změny prostředí periodické revize

Identifikace požadavků  vlastnosti objektu o požadavky na strukturu o požadavky na obsah o požadavky na chování  vlastnosti záznamu  vlastnosti procesu ochrany  náklady o technické o personální

Děkuji za pozornost!