Vnitřní kontrolní systém povinnosti stanoveny zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole ve veřejné správě), ve znění pozdějších předpisů, prováděcí vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, pro VKS stěžejní § 25 – 27 zákona č. 320/2001 Sb.

Základní principy nastavení a kontroly VKS § 25 zákona č. 320/2001 Sb. - vymezuje povinnosti vedoucího orgánu veřejné správy a vedoucích zaměstnanců Základní principy nastavení a kontroly VKS Krok 1. (§ 25 odst. 2) Pro funkčnost vnitřního kontrolního systému je nejdůležitější, aby vedoucí orgánu veřejné správy správně vymezil v souladu s § 5 postavení a působnost ….organizačních útvarů, vedoucích a ostatních zaměstnanců tak, aby zajistil fungování řídící kontroly a interního auditu.   Krok 2. (§ 25 odst. 2 písm. a)) Druhým krokem je stanovení rozsahu odpovídajících pravomocí a odpovědností vedoucích a ostatních zaměstnanců při nakládání s veřejnými prostředky, včetně úplného a přesného vymezení povinností ve vztahu k jimi plněným úkolům.

Krok 3. (§ 25 odst. 2 písm. b)) Třetím krokem je oddělení pravomocí a odpovědností při přípravě, schvalování, provádění a kontrole operací, zejména ve vztahu k výběrovým řízením, uzavírání smluv, vzniku závazků, platbám a vymáhání pohledávek.   Krok 4. (§ 25 odst. 2 písm. c)) Vedoucí orgánu veřejné správy zajistí, aby o všech operacích a kontrolách byl proveden záznam a vedena příslušná evidence. Krok 5. (§ 25 odst. 2 písm. d)a e)) Vedoucí orgánu veřejné správy přijme veškerá nezbytná opatření k ochraně veřejných prostředků a zajistí hospodárné, efektivní a účelné využívání veřejných prostředků.

§ 26 zákona č. 320/2001 Sb. § 27 zákona č. 320/2001 Sb. zákon hovoří o zaměstnancích (smlouva o pracovní činnosti) příkazce operace může být jen vedoucí zaměstnanec (§ 26 odst. 1 písm. a) § 27 zákona č. 320/2001 Sb. průběžná a následná kontrola prováděcí vyhláška § 18 – 26 (operační, hodnotící a revizní postupy)

Vnitřní kontrolní systém v praxi příspěvkových organizací – základní předpoklady a nejčastější problémy Systém vnitřních předpisů (obecné shrnutí): základním předpokladem je pravidelně aktualizovaná předpisová základna vymezující postupy řídící kontroly a odpovědnost zaměstnanců s předpisovou základnou musí být zaměstnanci seznámeni

VKS – kontrolní řád (vnitřní předpis o finanční kontrole v organizaci) Forma a způsob zařazení finanční kontroly v systému vnitřních předpisů příspěvkové organizace nejsou stanoveny Kontrolní řád musí navazovat v první řadě na organizační řád organizace a dále pak na další vnitřní předpisy (směrnice) organizace, může obsahovat odkazy na vnitřní předpisy, se kterými věcně souvisí Kontrolní řád neřeší tyto části zákona o finanční kontrole: veřejnosprávní kontrolu kontrolu podle mezinárodních smluv

Kontrolní řád řeší: 1. Předběžnou kontrolu Rozdělení funkcí předběžné řídící kontroly ve smyslu § 26 odst. 1 Způsob (forma) pověření příslušných vedoucích zaměstnanců výše uvedenými funkcemi Podpisové vzory pro funkce příkazce(ců) operace, správce(ců) rozpočtu, hlavního(ích) účetního(ích) Popisnou formou způsob záznamu o provedení předběžné řídící kontroly jak pro oblast výdajů, tak příjmů, nebo ještě lépe formou vzoru (přílohy) Řešení zcela mimořádných situací, u nichž nelze zachovat postup předběžné řídící kontroly

V případě, že organizace využívá limitované přísliby, stanovit postup a formuláře Zakotvit povinnost v případě zjištěných nedostatků v průběhu řídící kontroly hlásit je řediteli organizace 2. Průběžnou kontrolu O všech kontrolách (100%) v průběhu zajišťování hospodářských operací musí být prováděny záznamy (stačí datum, podpis n. parafa)

3. Následnou kontrolu Výběrovým způsobem. Je nutno vybrat nejrizikovější oblasti, tzn. že následné kontroly musí navazovat na analýzu rizik Následná kontrola musí být v zásadě řízená – plánovaná Stanovit povinnost plánování, periodu plánování – ideální 1 rok, může být i jinak, ale stanovit vnitřním předpisem jak Stanovit způsob záznamu o provedených následných kontrolách (zápis, protokol). Záznam musí být proveden vždy, i když je kontrola bez nedostatků Záznam o kontrole by měl obsahovat: datum provedení kontroly kontrolovaná oblast, osoba kontrolující předmět kontroly zjištění, výsledek kontroly datum sepsání záznamu a podpisy zúčastněných stran

S výsledkem kontroly musí být seznámen jakoukoliv formou ředitel organizace a je povinen zajistit opatření k nápravě zjištěných nedostatků (a k jejich předcházení). 4. Řízení rizik Analýza rizik – kdo a jak často Způsob analýzy: seznam rizik mapa rizik

5. Pravidla efektivnosti, hospodárnosti, účelnosti Zakotvit rozsah a periodicitu rozborové činnosti pro ředitele organizace, zejména pro oblast nákladů, majetku, kterým je organizace oprávněna disponovat, pohledávek Kritéria hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti, podmínky, omezení stanovené ředitelem organizace (v závislosti na konkrétních podmínkách) v zájmu splnění finančních cílů daných zřizovatelem

Vnitřní kontrolní systém (postupy) by měl být nastaven do nejrizikovějších oblastí z pohledu zákona o finanční kontrole, které uvádí § 25 odst. 2 písm. b zákona. Ty by měly být řízeny, pravidla ošetřena vnitřním předpisem výběrová řízení uzavírání smluv vznik závazků platby vymáhání pohledávek. Rizikovou oblastí je i ochrana majetku, i ta by měla být systematicky řízena (a ošetřena vnitřním předpisem).

     Praktická realizace řídící kontroly: Nutno dodržovat své vlastní postupy, mj. i kontrola tohoto je cílem zákona o finanční kontrole.

Praktický průběh řídící kontroly a nejčastější nedostatky: Nezajištění schvalovacích postupů ve všech fázích předběžné řídící kontroly. Schvalovací postupy jsou zajišťovány v působnosti:     

Dbát na: Provádění předběžné řídící kontroly u příjmů i u výdajů Vykonává-li funkci správce rozpočtu a hlavního účetního jediný zaměstnanec, zajistí schvalovací postupy správce rozpočtu i hlavního účetního za předpokladu dodržení jejich návaznosti Provádění záznamů o všech kontrolách (zejm. průběžné a následné kontroly nebývají dokumentovány) Průběžná kontrola jen u operací, u nichž dochází k vývoji v čase Následné kontroly jsou prováděny na vzorku operací Následné kontroly musí provádět vedoucí nebo pověřená nezávislá osoba, která kontrolovanou oblast nemá v náplni běžné činnosti Datovat průběh kontrol, aby je bylo možno považovat za průkazné

Zvážit možnost zavedení limitovaného příslibu Zvážit možnost zavedení limitovaného příslibu. V případě, že nebude využit, uvést do směrnice, že všechny hospodářské operace podléhají režimu individuálních příkazů (jinak nutno značit v souladu s § 14 odst. 3 příkazcem operace) Dbát na sledování výdajů uskutečněných v režimu limitovaného příslibu Personální zabezpečení řídící kontroly Nutno zajistit zastupitelnost tak, aby nedošlo ke sloučení funkcí v rozporu se zákonem Zákon hovoří o „…zaměstnanec pověřený k tomu vedoucím…“ Vhodné písemné pověření nebo uvedení povinností v pracovní náplni, aby nevznikly pochybnosti, aby bylo možno prokázat v případě sporu, že vedoucí orgánu veřejné správy splnil svoje povinnosti, tj. stanovil povinnosti a pravomoci a oddělil povinnosti a pravomoci, jak je uvedeno výše.

Řízení rizik § 25 odst. 1 písm. b)   § 25 odst. 1 písm. b) provozní, finanční, právní a jiná rizika (není BOZP) Definice pojmu riziko Riziko je popsáno v řízení jako trvalé kontinuum, které má podobu buď ohrožení hodnot nebo příležitosti. Riziko je spojeno nejčastěji se zlomovými situacemi (změnami) a mimořádnými situacemi (nepravidelnostmi).

Riziko charakterizuje: Míra dopadu (D) Pravděpodobnost výskytu (P) Významnost rizika (V) = D x P Nežádoucí dopad je výsledek působení rizika, který spočívá především v: ohrožení nebo v újmě na majetku a právech narušení bezpečnosti informací nehospodárném, neefektivním a neúčelném využívání veřejných prostředků výkonu neefektivních nebo neúčelných činností nesplnění nebo prodlení termínů stanovených úkolů nesplnění závazkových vztahů poškození pověsti orgánu veřejné správy

Vše výše uvedené má za následek finanční ztráty (přímé nebo nepřímé). Pracovní pomůcky při provádění analýzy rizik:   Seznam rizik Utříděným způsobem definuje a zároveň klasifikuje potenciální a v praxi se vyskytující rizika. Základem setřídění (priorit) je významnost rizika (viz vzorec V = D x P) Mapa rizik Doklad, který prostřednictvím grafického vyjádření nebo tabulkového přehledu poskytuje informace k prioritám rizik podle jejich nežádoucího dopadu a pravděpodobnosti zapůsobení těchto rizik.

Analýza rizik (výsledek analýzy rizik) je základem pro stanovení vnitřních pravidelných kontrolních mechanismů pro kontrolní činnost, tj. pro sestavení plánů kontrolní činnosti (tj. zaměřit kontroly do oblastí s nejvýznamnějšími riziky) pomůcky: Pokyn CHJ č. 6 Pokyn k uplatňování závazných pravidel a doporučení pro systém řízení rizik v orgánech veřejné správy Pokyn CHJ č. 17 Metodická příručka pro výkon řídící kontroly v orgánech veřejné správy (březen 2005, MF) Vyhláška č. 416/2004 Sb. - § 26

Kritéria efektivnosti, hospodárnosti a účelnosti (3E) (expeditious, economic, efficient) Zákon o finanční kontrole stanoví : Hlavními cíli finanční kontroly je prověřovat hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy. (§ 4 odst. 1 písm. d) Pokud nejsou kritéria pro hodnocení hledisek uvedených v odstavci 1 písm. d) stanovena právními předpisy, technickými nebo jinými normami, musí být předem stanovena vedoucím orgánu veřejné správy, a to na základě objektivně zjištěných skutečností. (§ 4 odst. 2)

cílem, který stanoví zřizovatel, je vyrovnané hospodaření v návaznosti na Zásady vztahů orgánů kraje k příspěvkovým organizacím, které byly zřízeny krajem (Zásady) a na zřizovací listiny jsou stanoveny povinnosti a omezení při nakládání s majetkem organizace je povinna vykazovat své hospodaření krajskému úřadu podle Zásad předpokladem k uvedenému je provádění pravidelných analýz, tj. rozborová činnost.