Struktura zápisu porady Jan Ládek, Kateřina Fořtová, Klára Stádníková

Pracovní porady jsou určitou formou týmové práce Jsou buď předem připraveny a termín jejich konání je znám dopředu, tzv. plánované, nebo se svolávají při řešení nějaké naléhavé situace, tzv. operativní. Dle okruhu účastníků dělíme porady na: porady vedení organizace, provozní porady, porady účetních apod.

Pozvánka na poradu Pozvánky na porady a zápisy jsou jedním z nástrojů, jak porady zefektivnit a zkrátit jejich trvání. Na běžné porady se posílají pozvánky zpravidla cca týden předem, na důležitější jednání a konference s měsíčním předstihem. U konferencí s mezinárodní účastí se pozvánky rozesílají ještě dříve, resp. se používá i dvoustupňová pozvání.

V pozvánce musí být uvedeno: pořádající organizace název akce a její účel den, datum a doba začátku (většinou se zvýrazňuje) místnost (při externích poradách přesná adresa budovy, poschodí, číslo dveří) program jednání (jména referentů – s uvedením připravených (zasílaných) materiálů, pokud jsou vypracovány, nejlépe s časovým limitem na jednotlivé projednávané body a s uvedením jména pracovníka, který bod předkládá nebo o něm bude referovat apod.) plánovaná doba trvání další informace (dopravní spojení, způsob stravování, zajištění ubytování, kdo hradí cestovné,… místo a datum vyhotovení pozvánky jméno a funkce pracovníka, který poradu svolává (za jméno se u rozmnožených pozvánek uvádí zkratka v. r. a podpis se již neuvádí, pokud nejde o osobní pozvánku)

Zápis z porady Je písemným dokladem o průběhu schůze, porady, konference. Údaje v něm uvedené jsou východiskem pro další jednání. Cílem zápisů z porad a jednání je objektivní a výstižné zaznamenání skutečnosti a vytvoření písemného dokladu, z kterého jednoznačně vyplývá kdy a kde k jednání došlo, kdo byl účastníkem, co bylo předmětem jednání a k jakým výsledkům nebo závěrům se dospělo.

Zápis musí obsahovat: záhlaví – označení organizace název písemnosti: Zápis z porady, číslo zápisu druh porady a datum jejího konání údaje o přítomných, omluvených a hostech (buď se vyjmenují – při malém počtu účastníků, nebo se k zápisu přikládá prezenční listina) program porady   stručný obsah jednotlivých bodů jednání uložené úkoly, jména odpovědných pracovníků a termíny splnění uložených úkolů, pokud je známo, vede se i termín příští porady datum a místo vyhotovení zápisu jméno zapisovatele jméno a funkce pracovníka, který poradu vedl

Druhy zápisů Stručný zápis: jsou zde zachyceny jednotlivé body jednání, rozhodnutí, ke kterému schůze dospěla, a úkoly z ní vyplývající. Podrobnější zápis: Uvádějí se v něm jména diskutujících, stručný obsah referátů a diskusních příspěvků. Pokud účastníci porady požádají o zaprotokolování připomínky, zapíše se její doslovné znění. Věcný zápis: obsahuje stručný záznam průběhu nebo obsahu jednání, závěry a myšlenky účastníků bez doslovného znění a bez uvedení jména osob, které je pronesly.

Doslovný zápis: se zhotovuje při jednáních v parlamentu, při významných konferencích a jiných závažných jednáních. zápis se stenografuje souběžně s jednáním, stenografové se při psaní střídají. současně se pro kontrolu pořizuje zvukový záznam. používá se tam, kde je zápis důkazním materiálem a záleží na zaznamenání přesné formulace a zachycení každého slova řečníka, který na jednání vystoupil. písemný přepis, zvláště je-li pořízen z magnetofonového záznamu, bývá ověřován účastníky jednání nebo vybranými zástupci, kteří jeho správnost potvrdí podpisem.

Schvalování, rozesílání a evidence zápisů Zápisy se pořizují co nejdříve, pokud možno v den porady nebo nejpozději následující den. Zápisy zhotovené sekretářkou schvaluje obvykle předseda porady. Schválené zápisy, včetně prezenční listiny se rozmnoží a rozesílají účastníkům porady, případně dalším orgánům. Zápisy z porady se v organizacích pořadově číslují a zakládají do pořadače označeného Porady. Sledování zápisů umožňuje vedoucím pracovníkům kontrolovat plnění úkolů a udržovat si přehled o činnosti jednotlivých útvarů.

Prezenční listina obsahuje: záhlaví – označení pořádající organizace název písemnosti: Prezenční listina druh porady datum, místo konání porady jména účastníků, popř. organizace a místo pro podpisy, kontaktní adresu, telefon, e-mail předtištěná jména, popř. funkce pracovníků, místo pro podpis – jsou známa jména pracovníků názvy pozvaných oddělení, místo pro podpis – pokud nejsou známa jména pracovníků nejsou předtištěna jména pracovníků – při velkém počtu účastníků, kteří nejdříve hůlkovým písmen napíšou své jméno a poté se podepíšou

Prezenční listina Další uspořádání se liší podle povahy porad: Zúčastňuje-li se jednání stálý okruh účastníků, bývají předtištěna jejich jména, popř. i funkce. Do rubriky se připojí jen podpis.  Někdy se na prezenční listině uvádějí pouze názvy pozvaných organizací nebo složek, protože není známo, kdo je bude zastupovat. Pro schůze a jednání s proměnlivým okruhem účastníků se zhotovují prezenční listiny bez předtištěných jmen nebo názvů organizací.

Prezenční listina může mít podobu: tabulky jednoduchého formuláře: při návrhu formuláře je třeba zvolit širší řádkování, např. 1,5 – 2 nebo vynechat prázdný řádek – vznikne dostatečné místo pro vlastnoruční podpis. Vhodné je také připravit linky pro podpis.

Použitá literatura: Obchodní korespondence (E. Fleischmannová, O. Kuldová, R. Šedý) Administrativní technika (Ing. J. Kříž, doc. Ing. R. Zuzák, Ph.D.) http://projekty.sosptu.cz/obk/porada_z.html