Projektový záměr : Zmapování vnitřních procesů na MS ČR MS_P01

Zmapování vnitřních procesů MS  Název projektu: Zmapování vnitřních procesů Ministerstva spravedlnosti ČR  Zahájení dnem :  Zákazník : Ministerstvo spravedlnosti ČR  Vedoucí projektu : Jan Matějovský

Cíle projektu  Identifikace procesů a sestavení procesního modelu  Optimalizace procesů

Cíle Cíl č.1  Název : Identifikace procesů a sestavení procesního modelu  Popis : Zmapování a popis jednotlivých procesů na MS, vlastníků těchto procesů a následně sestavení procesního modelu  Dosažení cíle : Zadavatelem (MS ČR) akceptovaný procesní model

Cíle Cíl č.2  Název : Optimalizace procesů  Popis : Na základě výstupu cíle 1 analyzovat procesní model MS ČR, a optimalizovat procesy (navrhnout možná zlepšení v tomto modelu), aby došlo k zvýšení výkonnosti a efektivity práce na MS ČR  Indikátor dosažení cíle : Odsouhlasený nový model procesů. Určení časových metrik u procesů (kde je to možné)

Hlavní výstupy projektu  Hrubý procesní model  Identifikace jednotlivých procesů a přiřazení jejich vlastníků  Detailní procesní model  Návrhy změn jednotlivých procesů a jejich zdůvodnění  Návrh optimalizovaného procesního modelu jako celku

Hlavní výstupy projektu Název : Hrubý procesní model Popis: Ucelený pohled na procesy v organizaci Pouze na globální úrovni Informace získány pohovorem s odpovědnými řídícími pracovníky Indikátor splnění výstupu : Schválený globální procesní model

Hlavní výstupy projektu Název : Identifikace jednotlivých procesů a přiřazení jejich vlastníků Popis : Detailní zjištění všech procesů v organizaci Získání informací z hrubého procesního modelu, doplněné pohovory s pracovníky, kteří se procesu přímo účastní Indikátor splnění : Schválený popis všech procesů a jejich vlastníků

Hlavní výstupy projektu Název : Detailní procesní model Popis : Vychází z výstupů Hrubého procesního modelu a Identifikace jednotlivých procesů Na základě těchto zdrojů je sestaven detailní model procesů organizace Výstup : Schválený detailní procesní model, procesy schváleny i odpovědnými pracovníky, kterých se týkají

Hlavní výstupy projektu Název : Návrh optimalizovaného procesního modelu jako celku Popis : Zanesení jednotlivých optimalizačních opatření do celkového procesního modelu organizace Snaha o přiřazení časových metrik procesům Indikátor splnění : Schválený Návrh procesního modelu

Milníky projektu  Ukončení pohovorů s vedoucími a příslušnými pracovníky před prací na detailním procesním modelu (Obsahuje i sezení s nimi)  Meeting 1 – schválení globálního modelu procesů  Meeting 2 – schválení detailních modelu procesů  Meeting 3 – schválení návrhů změn procesů

Přínosy projektu  Detailní poznání procesního modelu organizace  Zefektivnění stávajících procesů  Sledování efektivnosti chodu ministerstva

Přínosy projektu Název : Detailní poznání procesního modelu organizace  Díky poznání procesů organizace je možné i do budoucna plánovat nové procesy v rámci procesního modelu a zajistit tak vyšší efektivitu práce

Přínosy projektu Název : Zefektivnění stávajících procesů  Zrychlení stávajících procesů a jejich zefektivnění, možnost některé zbytečné procesy úplně zrušit či sloučit s jinými procesy

Předpoklady projektu  Kooperace s vedoucími pracovníky organizace na vytváření procesního modelu  Dostatečné časové možnosti pracovníků u příslušných procesů

Omezení projektu  Čas pracovníků  Bezpečnost utajených informací

Rizika projektu  Chyby v identifikaci procesů  Zpoždění projektu z důvodu vytížení pracovníků organizace  Problémy ve spolupráci s pracovníky  Byrokracie ministerstva

Časový rámec projektu  Plánované zahájení :  Plánovaný konec :  Plánovaná délka : 90 dnů

Projektový tým  Jan Matějovský  Michal Nakládal  Ondřej Sedláček

Akceptace projektu Akceptace bude prováděna vždy u příslušného milníku  Meeting 1: Akceptace globálního procesního modelu  Meeting 2: Akceptace detailních modelů procesů a jejich formální správnosti  Meeting 3: Akceptace návrhů změn v procesním modelu  Meeting 4: Ukončení projektu a předání materiálů zadavateli - MS ČR

Seznam projektové dokumentace 1  Záznamy o pohovorech s pracovníky v organizaci – strukturované, sešit Excel  Globální model procesů – grafické diagramy  Záznamy o pohovorech o jednotlivých procesech s příslušnými pracovníky – strukturované, sešit Excel  Detailní modely jednotlivých procesů – grafické diagramy

Seznam projektové dokumentace 2  Návrhy na jednotlivé změny + odůvodnění změn  Záznamy o rozhovoru o změnách s příslušnými pracovníky – strukturované, sešit Excel  Optimalizovaný procesní model organizace – grafické diagramy  Závěrečná zpráva projektu – dokument MS Word