Regionální operační program NUTS 2 Jihovýchod Změny v projektu Evropská unie Evropský fond pro regionální rozvoj Investice do vaší budoucnosti

Předprojektová příprava U každého projektu je velmi důležitá kvalitní předprojektová příprava. Základní předpoklady pro to, aby žádné změny v projektu nevznikly: –kvalitní projekt (maximální detail dokumentace); –průzkum staveniště a podmínek stavby; –řádné výběrové řízení; –efektivní nastavení obchodních podmínek; –dodržení obchodních podmínek; –kvalitní technický dozor investora; –kontrola všech procesů; –podmínky pro změny v průběhu realizace obsaženy ve smlouvě s dodavatelem.

Je možná změna v projektu? Změny jsou možné, ale mají svá pravidla. Změna musí být ve prospěch investora. Změny musí být náležitě zdokumentovány. Změna musí být smluvně ošetřena. Všechny výdaje musí projít výběrovým řízením. –Pravidlo se vztahuje nejen na způsobilé výdaje, ale i na nezpůsobilé, které nelze od způsobilých výdajů projektu oddělit (např. vícepráce nad rámec plánovaných výdajů v Benefitu apod.).

Je možná změna v projektu? Změna nesmí ovlivnit výsledek a transparentnost původního výběrového řízení. –Případné změny v průběhu realizace projektu je totiž nutné vždy posuzovat v souladu s rozhodovací praxí Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže, zda změna mohla mít vliv na potenciální okruh zájemců o výběrové řízení, případně mohla mít vliv na výběr nejvhodnější nabídky v rámci uskutečněného výběrového řízení. Pokud je nezbytné, abyste změnu provedli, je vždy vhodné změnu včas hlásit. Nesnažte se vše vložit do způsobilých výdajů. Mnohdy malá částka týkající se nezpůsobilých výdajů může ohrozit získání plné výše dotace a prodlužuje administraci ŽOP.

Základní definice Vícepráce Vícepráce z pohledu způsobilých výdajů ROP JV mohou být, za splnění dalších podmínek, pouze dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby, které nebyly obsaženy v původních zadávacích podmínkách, jejich potřeba vznikla v důsledku objektivně nepředvídatelných okolností a tyto dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby jsou nezbytné pro provedení původních stavebních prací nebo pro poskytnutí původních služeb. Vícenáklady Vícenáklady jsou dodatečným navyšováním finančního objemu již podepsané Smlouvy o poskytnutí dotace a příjemce je vždy povinen uhradit je z vlastních zdrojů. Vícenáklady nejsou způsobilým výdajem projektu. V tomto případě tedy nedochází k navyšování způsobilých výdajů projektu.

Základní definice Méněpráce Méněpráce jsou práce, dodávky a služby, které jsou zahrnuty v předmětu díla dle projektové dokumentace, smlouvě mezi příjemcem a zhotovitelem (uzavřené na základě řádného výběrového řízení), resp. v položkovém rozpočtu projektu, ale jsou realizovány v menším nebo nulovém rozsahu (při zachování sledovaných parametrů projektu). Vícepráce tvoří vždy nový předmět plnění zakázky, přičemž do nové předpokládané hodnoty zakázky musíte vždy započítat hodnotu veškerých víceprací, v zakázce nemůže být proveden vzájemný zápočet více a méněprací.

Důvody změn Neočekávané vícepráce Vznikají na základě objektivně nepředvídatelných okolností. Předem proběhly kroky k jejich eliminaci. Opomenuté položky Vznikají chybou projektanta. Jsou vždy předmětem plnění nové zakázky. Požadavky investora Nové plnění na základě požadavku investora. Úprava předmětu plnění. Navržené dodavatelem Úprava předmětu plnění.

Dokumentování změn Poptávka / nabídka / smlouva / dodatek / fakturace / realita: –účetní doklady (zaúčtované), doklady o zaplacení, soupiska faktur;účetní doklady (zaúčtované)doklady o zaplacenísoupiska faktur –oddělené účetnictví, zvláštní bankovní účet/podúčet se samostatným výpisem;oddělené účetnictvízvláštní bankovní účet/podúčet se samostatným výpisem –dokumenty k zadávacímu řízení včetně smlouvy s dodavatelem;dokumentyzadávacímu řízení včetně smlouvy s dodavatelem –dokumentaci k R - položkám, kompletům a nesoutěženým položkám; –dokumenty k zadávacím řízením na vícepráce; –u staveb stavební deník; –u staveb zápisy z kontrolních dnů; –změnový protokol stavby; –změna projektové dokumentace.

Monitorovací zprávy – změny obecně Obsah monitorovacích zpráv: dodržování harmonogramu; popis aktivit zrealizovaných v daném monitorovacím období a aktivit plánovaných pro další období realizace projektu; popis realizace projektu v MZ musí odpovídat zápisům ze stavebních deníků, zápisům z kontrolních dnů a dodatkům ke smlouvě, např. „SO 11 realizován v celém rozsahu“, ale ve skutečnosti méněpráce za Kč; informace o výběrových řízeních; informace o dodatcích na více a méně práce; realizované výdaje (proplacené faktury); předpoklad realizovaných výdajů v dalším období; zahájení a ukončení výběrových řízení; naplňování monitorovacích indikátorů.

Žádost o platbu - změny Při podání ŽOP musí být způsobilý výdaj uhrazen ze strany příjemce – doloženo bankovním výpisem (v případě nevyhnutelných plateb v hotovosti pokladním dokladem). Nejpozději 30 kalendářních dnů po ukončení etapy/realizace projektu společně s etapovou/závěrečnou monitorovací zprávou s přílohami. Všechny výdaje, na které příjemce žádal dotaci, musí být realizovány, skutečná výše výdajů musí odpovídat výši výdajů deklarovaných v žádosti o platbu. Vícepráce a vícenáklady, vzniklé nad sumu přiznané dotace, uvedenou ve smlouvě o poskytnutí dotace, je příjemce vždy povinen uhradit z vlastních zdrojů. Stejný postup platí i v případě, že se bude jednat o náklady spadající svým charakterem mezi nezpůsobilé výdaje. Všechny změny musí být popsány a zdůvodněny v monitorovacích zprávách.

Důležité milníky 1.Každá více a méněpráce je zdokumentována a zaznamenána ve stavebním deníku nebo jiném adekvátním dokumentu, podepsána odpovědným zástupcem příjemce a dodavatele a technickým dozorem investora, příp. autorským dozorem. Takto musí být úřadu doloženy všechny více a méně práce. Pokud jsou odečítány méněpráce, musí být odečteny v původních cenách výběrového řízení. 2.Dokumentace zahrnující více a méněpráce u každé dílčí položky soupisu stavebních prací s výkazem výměr (dále jen stavební položkový rozpočet), předkládaná příjemcem k žádosti o platbě, musí mít minimálně obsahovat: původní množství, cenu a rozměr/výměr, novou výměru a rozdíl výměr, novou cenu, aktuální fakturace, rozdíl.

Důležité milníky 3.V rámci smlouvy mezi dodavatelem a příjemcem musí být uvedeno ujednání o vícepracech, včetně možnosti změny projektu z pohledu záměny materiálů a technologií v těchto případech. 4.Zadání víceprací dodavateli musí být v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb. (o veřejných zakázkách) případně Pokyny pro zadávání zakázek úřadu. 5.Předmět víceprací musí splňovat všechna ostatní obecně závazná kritéria pro realizaci výdajů v rámci ROP JV, zejména kritéria účelnosti, hospodárnosti a efektivnosti. 6.Zdůvodnění každé vícepráce v projektu uplatňované v rámci žádosti o platbu musí být uvedeno v příslušné monitorovací zprávě, a to i v tom případě, že bylo předem konzultováno s pověřeným referentem odboru implementace projektů úřadu a doloženo dodatkem smlouvy se zhotovitelem.

Fakturace víceprací Předkládané dokumenty: –účetní doklady (zaúčtované), doklady o zaplacení, soupiska faktur;účetní doklady (zaúčtované)doklady o zaplacenísoupiska faktur –oddělené účetnictví, zvláštní bankovní účet/podúčet se samostatným výpisem;oddělené účetnictvízvláštní bankovní účet/podúčet se samostatným výpisem –dokumenty k zadávacímu řízení včetně smlouvy s dodavatelem;dokumentyzadávacímu řízení včetně smlouvy s dodavatelem –dokumentaci k R - položkám, kompletům a nesoutěženým položkám; –dokumenty k zadávacím řízením na vícepráce; –vícepráce a vícenáklady by měly být fakturovány samostatně, na základě smlouvy či dodatku ke smlouvě; –položky víceprací a vícenákladů by neměly být součástí fakturace v rámci standardního plnění smluvně dohodnutých prací, služeb a dodávek dle projektu.

Poptávka / nabídka / smlouva / dodatek / fakturace / realita V § 82 odst. 2 věty druhé zákona 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách je uvedeno: „Smlouvu uzavře zadavatel v souladu s návrhem smlouvy obsaženým v nabídce vybraného uchazeče“. U stavebních zakázek je pak dle § 44 odst. 4 písm. b) ZVZ povinností zadavatele, aby ZD obsahovala výkaz výměr, který položkově specifikuje předmět zakázky. V návaznosti na to zadavatel v ZD v požadavcích na zpracování nabídkové ceny obvykle zcela správně požaduje, aby cena v nabídce byla předložena nejen v členění bez DPH a s DPH, ale byla zpracována i v podobě položkového rozpočtu zpracovaného dle takového výkazu výměr. Návrh smlouvy v nabídce pak obvykle obsahuje informaci, že nabídka a ZD tvoří její nedílnou součást, protože upřesňují, co je dílo. Nebo je položkový rozpočet přímo uveden jako jedna z příloh návrhu smlouvy, a to ze stejného důvodu.

Poptávka / nabídka / smlouva / dodatek / fakturace / realita V dobré smlouvě je uvedeno, že fakturovat lze pouze za skutečně provedené práce poté, co došlo k odsouhlasení oprávněnosti vystavení faktury (věcné správnosti). Z toho jednoznačně vyplývá, že nelze fakturovat něco, co nebylo předmětem smlouvy sjednáno, a každá faktura musí obsahovat doklady, které lze odsouhlasit právě a jedině dle takového položkového rozpočtu (popř. jeho změny dle příslušného dodatku). Pokud by smlouva obsahovala jiný rozpočet než nabídka, dalo by se uvažovat o tom, že buď zadavatel uzavřel smlouvu s rozporem s nabídkou anebo vůbec neproběhlo zadávací řízení. „Pokud fakturace obsahuje položky v rozporu s nabídkou vybraného dodavatele a navazující smlouvou, jedná se o fakturaci za odlišný, smluvně nesjednaný předmět plnění, pro který neproběhlo řádné zadávací řízení. Taková fakturace je neoprávněná.“

Fakturace víceprací Východiskem při posuzování výdajů je princip příčinné vazby výdaje na projekt. Tento výdaj musí být pro realizaci projektu nezbytný, hospodárný (minimalizace výdajů při respektování cílů projektu), účelný (přímá vazba na projekt a nezbytnost pro realizaci projektu) a vynaložen v souladu s principem efektivnosti (maximalizace poměru mezi výstupy/užitky projektu). Za účelem ověření vzniku, skutečného zaplacení a doložení výdaje řídící orgán vytváří takové kontrolní mechanismy řízení a provádění operačního programu, které zajistí, že spolufinancované produkty/služby byly skutečně poskytnuty a vykázané výdaje na projekty byly příjemci skutečně vynaloženy a jsou v souladu s předpisy ES a ČR. Výdaje, byť z věcného hlediska způsobilé, které nejsou řádně doložené, jsou vždy považovány za výdaje nezpůsobilé.

Účetnictví projektu Uznání validity faktury za provedené stavební práce na základě doložení zjišťovacího protokolu s těmito náležitostmi: − název stavby, číslo projektu; název stavby, číslo projektu − název a číslo stavebního objektu, resp. provozního souboru; název a číslo stavebního objektu, resp. provozního souboru − položky rozpočtu a jejich množství, jednotková cena a cena celkem, která byla odčerpána v rámci jedné etapy, a dále množství a cena celkem za období od zahájení stavby položky rozpočtu a jejich množstvíjednotková cena a cena celkemkterá byla odčerpána v rámci jedné etapydále množství a cena celkem za období od zahájení stavby − doložení a rozepsání konkrétního plnění k R-položkám, kompletům.

Účetnictví projektu − potvrzení zjišťovacího protokolu: zhotovitel, objednatel potvrzení zjišťovacího protokolu: zhotovitel, objednatel ( zjišťovací protokol podepsán zástupcem objednatele, který je na stavbě / faktura podepsaná jeho nadřízeným na stavbě – např. správce stavby), technický dozor( zjišťovací protokol podepsán zástupcem objednatele, který je na stavbě / faktura podepsaná jeho nadřízeným na stavbě – např. správce stavby), technický dozor; − nedoložení zjišťovacího protokolu → neproplacení způsobilých výdajů uvedených na faktuře; − fakturace skutečně provedených prací musí být v souladu s ohledem na výběrové řízení, změny smluvních podmínek a změny předmětu díla; − fakturace za dodatečné práce v samostatných fakturách k dodatkům.

Účetnictví projektu Soupiska faktur:Soupiska faktur správné, úplné, průkazné, srozumitelné a chronologicky řazené faktury/účetní doklady.správné, úplné, průkazné, srozumitelné a chronologicky řazené faktury/účetní doklady Náležitosti faktury: − dle příslušného zákona o účetnictví; − název a číslo projektu. název a číslo projektu. Uchovávání dokladů souvisejících s realizací projektu a jeho financováním: − na jednom místě po dobu min. deseti let od ukončení projektu; na jednom místě po dobu min. deseti let od ukončení projektu − zároveň však alespoň do doby uplynutí tří let od ukončení programu dle čl. 88 a následujících Nařízení Rady (ES) 1083/2006, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti.

Ostatní důležité povinnosti Dodržovat pravidla pro zadávání zakázek. Dohodnout se svými dodavateli fakturační podmínky vypovídající podrobně o předmětu faktury. Poskytovat součinnost a umožnit kontrolu. Uchovávat originály veškeré dokumentace k projektu.originály veškeré dokumentace

Změny v objemu způsobilých výdajů Co se stane, pokud příjemce zjistí, že mu byla proplacena dotace za výdaje, které ve skutečnosti nebyly realizovány? Pokud v rámci žádosti požadujete proplacení výdajů, které nebyly realizovány, je nutné o jejich výši ponížit uplatňované způsobilé výdaje. V případě, že výdaje uplatníte, ale již je nepromítnete do snížení způsobilých výdajů v rámci žádosti o platbu, bude na toto pohlíženo jako na porušení pravidel. V případě, že byste tuto chybu odhalili dodatečně a tyto výdaje již byly proplaceny, opět je nutné toto okamžitě nahlásit a domluvit se na dalším řešení s úřadem.

Změny v objemu investic / neinvestic Co se stane, když nedodržíte poměr investic a neinvestic? V rámci zaúčtování výdajů a majetku hrazeného z dotace je třeba dodržet předložený způsob zaúčtování včetně podílu investic a neinvestic. Pokud příjemce v rámci účetnictví přeúčtuje, byť části majetku, zvláště u projektů zakládajících veřejnou podporu, musí o tom úřad informovat. Tato změna může být v určitých případech kvalifikována jako nesrovnalost vedoucí k odebrání dotace v plné výši. V rámci projektů zakládajících veřejnou podporu jsou způsobilé pouze investiční výdaje vzniklé po datu registrace projektu, za dodržení všech dalších pravidel.

Změna neplátce DPH na plátce Co se stane, pokud se z příjemce neplátce DPH stane plátce ve vztahu k projektu a dotaci? Příklad: Ve chvíli podání projektu do ROP JV a v průběhu realizace není příjemce plátcem DPH. Po ukončení realizace projektu a jeho proplacení se plátcem DPH s nárokem na odpočet stane a chce si nárok na odpočet DPH z dotace uplatnit vůči finančnímu úřadu. Pokud příjemce bude nárokovat odpočet daně z pořízení předmětu projektu, bude překročena míra podpory. Úřad toto kvalifikuje jako nesrovnalost vedoucí k odebrání dotace v plné výši, protože DPH je u plátce daně nezpůsobilým výdajem a případným proplacením DPH, na základě žádosti o platbu, by došlo k neoprávněnému výdaji, což by mohlo vést ke ztrátě v souhrnném rozpočtu EU a současně by došlo k překročení maximální možné podpory. Takto zjištěné nesrovnalosti jsou hlášeny příslušným orgánům státní správy a Evropské komisi.

Uplatnění slevy na sociálním pojištění Co se stane, pokud příjemce uplatní slevu na sociálním pojištění? Obdobou minulého příkladu je uplatnění slevy na sociálním pojištění. Pokud v rámci žádosti o platbu příjemce požaduje proplacení mzdových výdajů a o tuto slevu již zažádal či hodlá zažádat, je nutné, aby o její výši ponížil uplatňované způsobilé výdaje na sociální pojištění u prokazovaných mezd. V případě, že si nárok na slevu uplatní, ale již nepromítne do snížení způsobilých výdajů v rámci žádosti o platbu, bude na to pohlíženo jako na nesrovnalost a úřad bude postupovat obdobně jako v předešlém případě DPH.

Porušení smlouvy Porušení povinností ze smlouvy může znamenat nevyplacení části či celé dotace, popř. postihy spojené s prokázáním porušení rozpočtové kázně podle zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů. Porušení rozpočtové kázně - jednání příjemce, které má za následek neoprávněné použití nebo zadržení finančních prostředků poskytnutých poskytovatelem.

Modelové příklady změna materiálu / výrobku V případě výměny staršího, dnes již např. nevyráběného výrobku za novější se stejnými nebo lepšími vlastnostmi za stejnou nebo nižší cenu. Příjemce je povinen doložit tyto výdaje a náležitě je zdokumentovat ve stavebním deníku, ve změnovém listu stavby, fakturaci, případně v projektové dokumentaci tak, aby při následné kontrole bylo jednoznačně průkazné, co bylo součástí způsobilých výdajů projektu a jak se součástí stavby staly části, které jsou v rámci způsobilých výdajů požadovány k proplacení a zdokumentovány.

Modelové příklady změna materiálu / technologie Původní zdivo z cihel (Porotherm) bude změněno za zdivo (Ytong ) Nejedná se jen o změnu zdících materiálů, ale i technologie se všemi souvisejícími položkami. V tomto případě je nezbytné i vyjádření projektanta. –Je třeba vzít v úvahu, že zeď z Porothermu a zeď z Ytongu mají jiné vlastnosti (tepelně-technické, statické, akustické, apod.). –Bude použitá jiná technologie zdění, Porotherm (mokrý proces), Ytong se lepí, je zde i časový faktor. –Hmotnost omítek je také značně odlišná. –Se změnou mohou vzniknout i další komplikace - vzhledem k tomu, že Ytong dělá pouze "užší cihly" a má tenčí omítku, dojde k zvětšení vnitřního prostoru místností, což by mohlo být v extrémním případě problémem při výpočtu osvětlení, vytápění, atd. Po posouzení důvodu změny úřadem bude rozhodnuto o způsobilosti či nezpůsobilosti výdaje.

Modelové příklady změna materiálu / technologie Původní plynový kotel včetně technologie bude vyměněn za kotel na dřevo včetně nezbytné technologie. Příjemce musí změnu řádně zdůvodnit (např. úsporou energie, šetrností k životnímu prostředí, levnějším provozem, apod.). Doložit vyjádření projektanta. Musí proběhnout nová zakázka na nový kotel na dřevo dle zákona č. 137/2006 o veřejných zakázkách. Ti příjemci, kteří se zákonem neřídí, se řídí dle Pokynů pro zadávání zakázek a Příručky pro žadatele a příjemce vztahující se k příslušné výzvě. Změna musí být ve prospěch investora. Po posouzení důvodu změny úřadem bude rozhodnuto o způsobilosti či nezpůsobilosti výdaje. V případě způsobilosti jsou výdaje způsobilé do ceny původního řešení.

Modelové příklady vícepráce Investice na základě objektivně nepředvídaných okolností / Změna způsobu zakládání stavby z důvodu snížené únosnosti podloží objektu. Výchozí stav: v projektové žádosti se předpokládalo standardní založení stavby, to bylo součástí výběrového řízení. V rámci realizace projektu se zjistí, že i přes provedení průzkumu staveniště a provedení sond v průběhu projektových prací včetně náležitého zdokumentování, je zjištěno v části základových konstrukcí neúnosné podloží. Z pohledu realizace projektu je úprava způsobu zakládaní nezbytná pro zdárné dokončení projektu, z pohledu zákona o zadávání veřejných zakázek a z pohledu pravidel pro výběrová řízení ROP JV se jedná o objektivně nepředvídaný výdaj/způsobilý výdaj. Je zřejmé, že projektant, který projektoval daný projekt, maximálně zjišťoval a zdokumentoval daný stav při přípravě projektu.

Modelové příklady vícepráce Jedná se tedy o objektivně nepředpokládaný výdaj splňující podmínky zákona č. 137/2006 o veřejných zakázkách. Ti příjemci, kteří se zákonem neřídí, se řídí dle Pokynů pro zadávání zakázek a Příručkou pro žadatele a příjemce vztahující se k příslušné výzvě. Výdaje související se změnou zakládání budou způsobilým výdajem. Příjemce je povinen doložit tyto nové výdaje náležitě zdokumentovat ve stavebním deníku, ve změnovém listu stavby, případně v projektové dokumentaci tak, aby při následné kontrole bylo jednoznačně průkazné, co bylo součástí způsobilých výdajů projektu a jak se součástí stavby staly části, které jsou v rámci způsobilých výdajů požadovány k proplacení. Výše zmíněné práce jsou jediným důvodem, kdy bude uznáno zvýšení způsobilých výdajů vůči původně vysoutěžené ceně zakázky. Navýšení způsobilých výdajů je vždy možné jen do max. výše dotace schválené Výborem Regionální rady Jihovýchod.

Závěr Veškerá dokumentace musí být konzistentní a musí zobrazovat skutečný stav (auditní stopa). Veškeré změny musí být řádně zdokumentovány, pozor, některé změny mohou ovlivnit i předchozí kroky realizace projektu. V průběhu realizace bude kontrolována hospodárnost, účelnost a efektivnost realizace projektu.

Závěr V případě rozporů v dokladování a skutečným stavem a v případě zjištění nehospodárnosti, neúčelnosti a neefektivnosti, jsou výdaje posuzovány jako nezpůsobilé. Investor je odpovědný za kontrolu dodavatele. Kontrola probíhá i po ukončení realizace projektu. Počítejte s ní. Archivujte všechny relevantní dokumenty.

Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihovýchod Kounicova 13, Brno Kontakty: Mgr. Marta Sargánková ředitelka tel Ing. Jan Karásek vedoucí Odboru implementace projektů Brno tel Ing. Dagmar Götzová vedoucí oddělené realizace projektů Brno tel