SEMINÁŘ PRO ÚSPĚŠNÉ ŽADATELE (2. část) 25. 1 SEMINÁŘ PRO ÚSPĚŠNÉ ŽADATELE (2. část) 25. 1. 2010 Krajský úřad Moravskoslezského kraje „Tento seminář je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky“

FINANČNÍ ČÁST Obsah Finanční část formuláře monitorovací zprávy Přílohy monitorovací zprávy Vyplňování žádosti o platbu v BENEFIT 7 Podklady, které je nutno odevzdat k monitorovací zprávě Podstatné a nepodstatné změny v projektu Účetní doklady

1. Finanční část formuláře monitorovací zpráva

Finanční část MZ - vyplňování 12. části_I. Uvede se částka dle Smlouvy o financování GP Uvede se součet všech uznatelných výdajů projektu, jejichž vynaložení se prokazuje v rámci této MZ viz Příloha č. 5 – Soupiska účetních dokladů. Uvede se součet všech výdajů projektu, které byly zařazeny do předchozích MZ

Finanční část MZ – vyplňování 12. část_II. Uvede se součet všech výdajů projektu, které byly zařazeny do předchozích MZ + řádek b. Je možné žádat o částku odpovídající uznatelným výdajům prokazovaných v této MZ, max však do výše poskytnuté zálohy.

Finanční část MZ – vyplňování 13. část Spolufinancování projektu z vlastních zdrojů se oblastí podpory 1.1, 1.2 a 1.3 netýká. Projekty jsou financovány z veřejných zdrojů ze 100 %.

Finanční část MZ - vyplňování 14. část Uvede se stejná částka jako v řádku b.

Finanční část MZ - vyplňování 15. část Uveďte odhad termínu předložení následující Žádosti o platbu ve tvaru měsíc/rok Uveďte odhadovanou výši částky, o kterou budete žádat v příští Žádosti o platbu

2. Přílohy

Monitorovací zpráva - Příloha č. 1 v tištěné podobě do doby spuštění el. verze monitor. zprávy

Monitorovací zpráva - Příloha č. 2

Monitorovací zpráva - Příloha č. 5 Řádek 12 b finanční části formuláře MZ.

Příloha č. 8 MZ – Přehled čerpání způsobilých výdajů projektu Řádek 12 d finanční části formuláře MZ. Řádek 12 c finanční části formuláře MZ. Řádek 12 b finanční části formuláře MZ.

Monitorovací zpráva - Příloha č. 9

Ostatní přílohy k finanční části monitorovací zprávy Pracovní výkaz Mzdové náklady (odborní a administrativní zaměstnanci) Rozpis mzdových nákladů pro školené osoby Rozpis cestovních náhrad (tuzemské a zahraniční cesty) Odpisy

a) Pracovní výkaz Základem pro vyplnění této přílohy jsou uzavřené pracovní smlouvy, dodatky k prac. smlouvám, DPČ, DPP.

b) Mzdové náklady – odborní a administr. zaměstnanci

c) Rozpis mzdových nákladů pro školené osoby

d) Rozpis cestovních náhrad – tuzemské, zahraniční

e) Odpisy

3. Vyplňování žádosti o platbu v BENEFIT 7

Žádost o platbu – Benefit7 (I. ) Přihlášení na https://www. eu-zadost Kliknout na políčko „Konta projektů“.

Žádost o platbu – Benefit7 (II.) Vyberte projekt, ke kterému chcete vytvořit Žádost o platbu.

Žádost o platbu – Benefit7 (III.) Z nabídky vyberte řádek „Žádost o platbu“.

Žádost o platbu – Benefit7 (IV.) Vytvořte novou Žádost o platbu. Nelze mít rozpracované 2 žádosti o platbu současně. Vyberte políčko „Nový záznam“.

Žádost o platbu – Benefit7 (V.) Po vytvoření nového záznamu musíte prokliknout políčko ULOŽIT, aby se Vám zaktivnilo políčko „Načíst data z MONIT7+“. Po uložení nového záznamu proklikněte políčko „Načíst data z MONIT7+“.

Žádost o platbu – Benefit7 (VI.) V průběhu vyplňování žádosti o platbu nezapomínejte neustále ukládat.

Žádost o platbu – Benefit7 (VII.) Při vypracovávání první žádosti o platbu by se Vám měl nabídnout řádek 2. Při dalších žádostech o platbu by se měl nabídnout řádek o jedno vyšší než číslo Vaší žádosti o platbu.

Žádost o platbu – Benefit7 (VIII.) 1. předfinancování

Žádost o platbu – Benefit7 (IX.) 2. refundace

Žádost o platbu – Benefit7 (X.) Úkony na závěr: Kontrola Finalizace Tisk

Co udělat, když chci žádost o platbu zaslat ke konzultaci (ještě před její finalizací): prokliknete tlačítko „tisk“ po vygenerování .pdf dokumentu, tento dokument uložíte standardním způsobem přes tlačítko hlavní lišty „soubor“ a „uložit jako…“ uložíte si dokument do Vašeho počítače a jako přílohu zašlete své kontaktní osobě Jakmile žádost o platbu zfinalizujete, tak se Vám uzavře pro jakékoliv další úpravy.

4. Podstatné a nepodstatné změny projektu

Nepodstatné změny projektu Mohou být provedeny bez předchozího souhlasu poskytovatele, ale vždy musí být oznámeny a zdůvodněny v nejbližší monitorovací zprávě a doloženy aktualizovaným rozpočtem projektu Nesmějí narušit charakter a hlavní záměr projektu a musí být pro projekt nezbytné a efektivní a zároveň nesmí dojít k porušení podmínek, plynoucích ze Smlouvy o financování

Nepodstatné změny projektu Nepodstatné změny týkající se financování projektu: Přesuny prostředků mezi položkami uvnitř kapitol rozpočtu - bez omezení, kromě přesunů v kapitole 1 – Osobní výdaje a položek křížového financování Přesuny prostředků mezi jednotlivými kapitolami - jsou možné do max. do výše 15 % objemu kapitoly, z níž jsou prostředky přesouvány nesmí však dojít k porušení závazných limitů stanovených pro jednotlivé kapitoly rozpočtu nesmí dojít ke zvýšení podílu schváleného poměru křížového financování v rámci projektu) nelze navyšovat položky rozpočtu, které byly kráceny na základě doporučení výběrové komise V rámci kapitoly 1. Osobní výdaje je možné provést navýšení maximálně do výše objemu 15 % rozpočtu kapitoly Vytvoření nové položky, nebo zrušení stávající položky rozpočtu - je možné pouze za podmínky, že neznamená začátek nové klíčové aktivity nebo ukončení či zrušení stávající klíčové aktivity Upozornění: Každá změna rozpočtu musí být efektivní a doložená přepracovaným rozpočtem projektu a také řádně odůvodněna v tab. 10 formuláře MZ.

Nepodstatné změny projektu Změna kontaktních údajů příjemce (adresa, telefonní čísla, e-mailové adresy) – je třeba oznámit neprodleně písemnou formou nebo formou emailu Změna sídla příjemce, nebo názvu subjektu příjemce– je třeba oznámit neprodleně a doložit příslušnými usneseními Změna kontaktní osoby projektu a manažera projektu – je třeba oznámit neprodleně Změny (formálního charakteru) smluv s partnery – doložit kopii nové smlouvy Změna auditora (pokud je povinností příjemce projektu nechat provést audit) Změna harmonogramu realizace projektu týkající se jednotlivých aktivit (nesmí se jednat o prodloužení celkové doby realizace projektu – nutno doložit přepracovaný harmonogram projektu v rámci MZ) Změna statutárního zástupce – nutno oznámit do 5 pracovních dnů a doložit podklady k prokázání této změny Změna ve statutu plátce DPH Dřívější ukončení projektu – za předpokladu ukončení všech plánovaných aktivit projektu V případě, že bude zjištěno, že navrhovaná nebo provedená nepodstatná změna projektu není v souladu s podmínkami OP VK, Smlouvy, Příručky pro příjemce, může být ze strany poskytovatele zamítnuta.

Podstatné změny projektu Nesmějí být realizovány před jejích schválením poskytovatelem podpory a před provedením úpravy Smlouvy o financování (Dodatku). Projednání změn probíhá v závislosti na termínech zasedání příslušných orgánů kraje (rady kraje), které o změně rozhodují. Odsouhlasení změn nelze provést se zpětnou platností Jsou předkládány ve formě žádostí o schválení podstatné změny, ve kterých je nutno důkladně objasnit důvody změn a doložit potřebné dokumenty (změnový rozpočet, změnový harmonogram aj.) a to nejpozději 60 pracovních dnů před termínem ukončení projektu. V případě, kdy v projektu jsou účastni také partneři, tyto změny musí být ještě před jejich podáním partnery písemně odsouhlaseny.

Podstatné změny projektu Podstatné změny týkající se financování projektu: přesun mezi kapitolami přesahující 15% objemu způsobilých výdajů kapitoly, ze které jsou prostředky převáděny nesmí však dojít k porušení závazných limitů stanovených pro jednotlivé kapitoly rozpočtu nesmí dojít ke zvýšení podílu schváleného poměru křížového financování v rámci projektu nelze navyšovat položky rozpočtu, které byly kráceny na základě doporučení výběrové komise navýšení objemu Kapitoly 1. – osobní výdaje o výše než 15 % navýšení položek Křížového financování navýšení či snížení zálohové platby

Podstatné změny projektu Podstatnou změnou projektu je: Změna příjemce projektu (např. dojde-li k transformaci subjektu původního příjemce a vzniku nástupnické organizace v případě optimalizace škol) Jakákoli změna týkající se monitorovacích indikátorů Zapojení nového partnera do projektu – k této změně může dojít pouze ve výjimečných a dostatečně odůvodněných případech – např. transformace subjektu) Odstoupení partnera v průběhu realizace projektu Změna začátku realizace projektu Změna projektového účtu – oznámit do 5 pracovních dnů a doložit kopii nové smlouvy o zřízení nového účtu Změna data ukončení projektu

Podstatné změny projektu Formulář „Oznámení o změnách/Žádost o schválení podstatných změn v GP/IP OP VK“ je dostupný na stránkách MŠMT. http://www.msmt.cz/strukturalni-fondy/monitorovaci-zprava-a-jeji-prilohy-platna-od-1-6-2009

5. Podklady, které je nutno odevzdat k monitorovací zprávě

Členění dle jednotlivých kapitol rozpočtu Kapitola 1 – Osobní výdaje Pracovní smlouvy, DPP, DPČ, autorské smlouvy (musejí obsahovat všechny potřebné údaje viz. Příručka pro příjemce) včetně platového/mzdového výměru a čísla účtu jednotlivých pracovníků k zasílání mezd Pracovní výkazy (příloha č. 12 MZ) – podrobněji popisovat vykazovanou činnost Rozpis mzdových nákladů odborní/administrativní zaměstnanci (příloha č. 13 MZ) – vykazované údaje jsou v souladu s výkazy práce Interní účetní doklad o přeúčtování projektových mzdových nákladů z projektového na provozní účet příjemce Výpis z projektového (provozního) účtu / výdajový pokladní doklad jako doklad o zaslání mezd na konkrétní účty jednotlivým pracovníkům a převodů zákonných odvodů a daní Výplatní listina/páska

Kapitola 2 – Cestovní náklady Cestovní příkaz, vč. vyúčtování Rozpis cestovních náhrad Kopii dokladu o úhradách cestovních náhrad (VPD, daňové doklady, faktury aj.) V případě použití vozidla – velký TP k vozidlu a pojistku Interní předpis/směrnici organizace, která stanovuje pravidla pro vyúčtování cestovních náhrad Stručná zpráva z pracovní cesty Kapitola 3 – Zařízení objednávky, dodavatelské smlouvy, dodací listy, faktury, daňové doklady, výpisy z bankovního účtu / výdajové pokladní doklady, paragony, zjednodušené daňové doklady

Kapitola 4 – Místní kancelář Nájemné – smlouvy o pronájmu, příp. kalkulace pro výpočet alikvotní části nájemného Telefon, poštovné, fax – kalkulace na výpočet způsobilých výdajů (je neměnný po celou dobu trvání projektu), položkový výpis hovorného, faktury, smlouva s operátorem Spotřeba vody, paliv, energie – metodika výpočtu režijních nákladů (je neměnná po celou dobu trvání projektu), faktury Spotřební zboží, provozní materiál – dodavatelské smlouvy, faktury, dodací listy, objednávky, paragony, pokladní doklady Kapitola 5 – Služby objednávky, dodavatelské smlouvy, dodací listy, faktury, daňové doklady, výpisy z bankovního účtu / výdajové pokladní doklady, paragony, zjednodušené daňové doklady

Kapitola 6 – Stavební úpravy Dodavatelské smlouvy, faktury, objednávky Stavební povolení/ohlášení či čestné prohlášení o tom, že stavební povolení/ohlášení není potřeba Protokol o předání díla Zjednodušené daňové doklady, paragony, pokladní doklady Kapitola 7 – Přímá podpora Smlouva o vzdělání Rozpis mzdových nákladů pro školené osoby Mzdové a zúčtovací listiny za zaměstnance, na které se čerpají mzdové příspěvky Výpisy z bankovního účtu, pokladní doklady, paragony, zjednodušené daňové doklady, faktury, jízdenky Doklady o způsobu výpočtu dalších forem přímé podpory

Kapitola 8 – Náklady vyplývající ze Smlouvy Smlouva o provedení auditu, uzavřená nejpozději půl roku před ukončením projektu Publicita – faktury, daňové doklady, objednávky, paragony, VPD, vzorky reklamních předmětů, stránky z tisku z uveřejněnými články aj. Výpisu z účtu s bankovními poplatky, paragony ke správním či notářským poplatkům aj. Výběrové řízení Výzva k podání nabídek Obdržené nabídky Zápis o posouzení a hodnocení nabídek Smlouva s dodavatelem UPOZORNĚNÍ: Ke všem vykazovaným způsobilým výdajům je zapotřebí doložit výpisy z projektového (případně provozního) účtu organizace

6. Účetní doklady

Účetní doklady Je nutné vést účetnictví ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů, nebo daňovou evidenci podle zákona 563/1992 Sb., o dani z příjmu. Je třeba vést oddělené a transparentní analytické účty související s realizací projektu, projekt musí být účtován odděleně od ostatních aktivit organizace (např. na zvláštním účetním středisku) – platí i pro partnery s finanční účastí. Jednotlivé účetní doklady v rámci celého projektu je nutno číslovat tak, aby byly jednoznačně identifikovatelné ve všech základních skupinách dokladů dané účetní jednotky.

Účetní doklady označení účetního dokladu, Závazné náležitosti účetního dokladu vymezuje § 11 zákona o účetnictví - účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat: označení účetního dokladu, obsah účetního případu a jeho účastníky, peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, okamžik vyhotovení účetního dokladu, okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu, podpisový záznam podle osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Navíc každý originál relevantního úč. dokladu je příjemce povinen označit identifikací projektu (název projektu, registrační číslo). Obecně formulované doklady typu „občerstvení“, „kancelářské potřeby“, „fakturujeme za poradenskou činnost“, atd. nejsou vyhovující, musejí být rozepsány podrobněji. V opačném případě bude vyžadován detailnější popis nakupovaného zboží nebo služeb vyhotovený dodavatelem.

Účetní doklady V odůvodněných případech je možné použít i vnitřní přeúčtování plateb, které byly uskutečněny i z jiného než projektového účtu (musí být podloženo vnitřními účetními doklady) – např. výplaty mezd, platby za elektřinu, vodné, nájmy, apod.) K rozúčtovacím dokladům musí být vždy dostupná konkrétní metoda kalkulace, která se nesmí během celého projektu měnit (např. rozúčtování nájmu dle poměru ploch kanceláří využívaných pro projekt a mimo projekt). V případě, že se provádí převod prostředků z projektového účtu jednou platební operací za více účetních položek, je třeba vystavit interní účetní doklad, ze kterého bude zřejmé, z jakých částek se celková převáděná suma skládá. Pokud vyvstane potřeba převést projektové prostředky na jiné účty příjemce, je takovou operaci nutné provést až po uskutečnění výdajů z účtu, na který se prostředky převádí. V rámci MZ se dokládá i výpis z jiného účtu příjemce podpory, pokud z něj byly zaplaceny některé náklady (úhrada faktur, mezd, apod.)

Účetní doklady Předčasně převedené prostředky z projektového účtu na jiný účet příjemce je třeba bezodkladně vrátit zpět na projektový účet. Úroky na jiných účtech z předčasně převedených prostředků podpory je třeba rovněž zohlednit v rámci vyúčtování. V případě mylné platby z projektového účtu příjemce bez zbytečného odkladu převede nebo vloží příslušnou částku na projektový účet. Všechny faktury v rámci projektu musejí být vystaveny na příjemce podpory. Na partnery pouze v případě, že se jedná o partnera finančního. Zálohové faktury je možno hradit pouze v případě, že jsou vydány v souladu s platnou obchodní smlouvou (případně běžnou obchodní praxí) a budou nejpozději do konce projektu vyúčtovány. V rámci projektu doporučujeme vést pokladnu projektu s limitem stanoveným vnitřním předpisem.

Nesrovnalosti Nesrovnalost Jakékoliv porušení ustanovení práva Společenství vyplývající z jednání nebo opomenutí hospodářského subjektu, v důsledku kterého je nebo by mohl být poškozen souhrnný rozpočet Společenství, a to buď snížením nebo ztrátou příjmů z vlastních zdrojů vybíraných ve prospěch Společenství, nebo formou neoprávněného výdaje. PŘÍKLADY NESROVNALOSTÍ: nepředkládání monitorovacích zpráv v povolených termínech refundování výdaje, který ještě nebyl uhrazen mylná platba na projektovém účtu pochybení v oblasti výběrového řízení úhrada nezpůsobilého výdaje a další

Kontakty Oblast podpory 1.1 Ing. Andrea Šimoníková – projektový manažer, garant oblasti podpory tel.:+420 595 622 932 e-mail: andrea.simonikova@kr-moravskoslezsky.cz Ing. Jindřich Částka – projektový manažer tel.:+420 595 622 470 e-mail: jindrich.castka@kr-moravskoslezsky.cz Ing. Lenka Franková – projektový manažer tel.:+420 595 622 779 e-mail: lenka.frankova@kr-moravskoslezsky.cz Ing. Andrea Matoušková – projektový manažer tel.:+420 595 622 313 e-mail: andrea.matouskova@kr-moravskoslezsky.cz Ing. Pavlína Volná – projektový manažer tel.:+420 595 622 756 e-mail: pavlina.volna@kr-moravskoslezsky.cz Ing. Lenka Trojková – finanční manažer tel.: 595 622 542 e-mail: lenka.trojkova@kr-moravskoslezsky.cz Ing. Veronika Mazurová – finanční manažer tel.: +420 595 622 523 e-mail: veronika.mazurova@kr-moravskoslezsky.cz

Kontakty Oblast podpory 1.2 Mgr. Nazim Afana – projektový manažer, garant oblasti podpory tel.: +420 595 622 755 e-mail: nazim.afana@kr-moravskoslezsky.cz Mgr. Sylva Štefanišinová – projektový manažer tel.: +420 595 622 509 e-mail: sylva.stefanisinova@kr-moravskoslezsky.cz Ing. Vilém Hinner – finanční manažer tel.: +420 595 622 806 e-mail: vilem.hinner@kr-moravskoslezsky.cz

Kontakty Oblast podpory 1.3 Publicita Mgr. Jan Smiga – projektový manažer, garant oblasti podpory tel.: +420 595 622 319 e-mail: jan.smiga@kr-moravskoslezsky.cz Ing. Pavla Lazarová – projektový manažer tel.: +420 595 622 332 e-mail: pavla.lazarova@kr-moravskoslezsky.cz Ing. Marcela Honková – finanční manažer tel.: 595 622 761 e-mail: marcela.honkova@kr-moravskoslezsky.cz Publicita Ing. Lucie Mádrová – projektový manažer pro technickou pomoc tel.: +420 595 622 550 e-mail: lucie.madrova@kr-moravskoslezsky.cz

Děkujeme za pozornost. Přejeme klidnou a bezproblémovou realizaci!!