Krizové řízení stavebních projektů PRM2

Krizové řízení stavebních projektů Krizové řízení je ucelený soubor přístupů, názorů, zkušeností, doporučení, metod a opatření, které pověřený management užívá k zvládnutí specifických činností při: - Minimalizaci zdrojů (příčin vzniku) krizových situací /korekce/; - Přípravě na činnost v krizových situacích /prevence/; - Bránění vzniku a eskalací krizových situací /kontrakce/; - Redukci zdrojů krizových situací a jejich negativního působení/redukce/; - Odstraňování následků působení negativních faktorů krizové situace /obnova/.

Krizové řízení stavebních projektů v období potencionální krize Krizové strategie stavebních projektů Krizové scénáře stavebních projektů Krizové plány stavebních projektů Krizový manuál stavebního projektu

Krizové strategie stavebních projektů Krizová strategie stavebních projektů by měla být součástí celkové krizové strategie firmy a uložena ve strategických dokumentech řízení stavební firmy. Úkolem strategie je připravit projektový management na všechny situace, které mohou v budoucnu při realizaci projektu nastat. Krizová strategie spočívá ve schopnosti predikce budoucnosti projektu a snaze projektového managementu tuto budoucnost aktivně vytvářet. Při určování předvídání možné budoucí krizové situace lze vycházet ze strategie jak bude projektový management schopen čelit situacím, které: nejsou zásadní hrozbou, mohou nastat s průměrnou pravděpodobností nebo jsou pro projekt zničující.

Krizová matice pro určení možné krizové strategie   Účinky na projekt negativní ohrožující existenci zničující Pravděpodobnost vzniku krize vysoká Alternativní plány Odstranění ohniska krize střední Odstranění problému nízká

Krizové scénáře stavebních projektů Z hlediska krizového řízení lze scénář chápat jako popis možné budoucí krizové situace a jejího stavu v čase. Krizový scénář musí být založen na reálných skutečnostech a stimulovat ke skupinové diskuzi o úrovni krizového řízení a připravenosti projektu čelit potenciální krizi. Krizové scénáře nepředstavují predikci budoucnosti, ale popis možného vývoje krizové situace, který má sloužit jako podklad pro zpracování krizového plánu, a tím zvýšit připravenost projektu na krizi. Krizový scénář tvoří podklad pro krizové řízení, jeho nevýhodou je však to, že budoucí krizové situace popisuje jen s určitou mírou pravděpodobnosti. S délkou časového horizontu, na který je scénář zaměřen, narůstá jeho nejistota a zvyšuje se pravděpodobnost odlišného průběhu popsané události a současně se snižuj úspěšnost předpovědi. Proto musí být krizové scénáře aktualizovány pro každý stavební projekt nebo i v průběhu dlouhodobějších projektů.

Obsah krizového scénáře - Možné krizové situace ve stavebním projektu. - Pravděpodobnost výskytu krizových situací. - Možné důsledky krize stavebního projektu. - Dopady na termín a ekonomiku stavebního projektu. - Návrh možných opatření proti možnosti výskytu krize. - Vymezení pravomocí a odpovědnosti při řízení krize. - Vymezení zdrojů a prostředků pro zvládnutí krizové situace - Možné postupy k zvládnutí krizové situace.

Krizové plány stavebních projektů Krizový plán stavebního projektu navazuje na připravené krizové scénáře. Funkcí krizového plánu je zajištění včasné a efektivní odezvy na vzniklou krizovou situaci a její vyřešení. Úkolem krizového plánu projektu je určení výjimečných pravomocí krizovému managementu při vzniku krizové situace, návod k provedení protikrizových zásahů a ustanovení systému zmírnění následků krize projektu. Krizový plán by měl být implementován do struktury projektového manuálu stavebních projektů. Navržené postupy krizového plánu ale nemohou být chápány jako jediné možné řešení, ale jako modelové postupy, které mohou být modifikovány, aby splnily specifické požadavky konkrétní krizové situace. Součástí krizového plánu by měl být plán krizové komunikace, návrh a příprava opatření na eliminaci výskytu a důsledku rizik, popis využití příležitostí k návratu do normálního způsobu řízení projektu a časový harmonogram činností.

Postup krizového plánování v situaci potencionální krize 1. Strategické dokumenty stavební společnosti 2. Situační analýza stavebního projektu 3. Identifikace, analýza a ohodnocení rizik -Identifikace vnitřních a vnějších rizik -Konstrukce matice rizik 4. Identifikace krizových situací -Označení ohnisek krizových situací 5. Tvorba krizových scénářů -Popis konkrétní krizové situace v čase 6. Zpracování krizového plánu -Aktualizace cílů -Plán krizové komunikace -Návrh a příprava opatření na eliminaci výskytu a důsledků rizik -Popis využití příležitostí k návratu do normálního způsobu řízení projektu -Časový harmonogram činností

Krizový manuál stavebního projektu Krizový manuál je výstupem procesu krizového plánování a je připraven k použití pro případ, že krize projektu přes veškerou prevenci nastane. Krizový manuál obsahuje konkrétní postupy jak postupovat a komunikovat v krizových situacích. Popisuje nejvýznamnější a nejpravděpodobnější rizika, která mohou v projektu nastat. Dále shrnuje standardní postupy řešení jednotlivých krizových situací včetně postupů krizové komunikace. Nezbytnou součástí krizového manuálu je rovněž definování krizového týmu, tedy lidí, kteří jsou kompetentní situaci řešit a kdo může o krizi informovat veřejnost.

Obsah krizového manuálu - Složení krizového týmu, jeho kompetence a odpovědnost. - Vyhodnocení celkové situace a problematiky projektu. - Označení potenciálních oblastí krize. - Definování těžiště krize. - Metodiky postupu pro zvládnutí krize. - Stanovení komunikační strategie, plánu komunikace a zavedení opatření k její realizaci. - Technického zajištění krizového týmu.

Postupy krizové řízení stavebních projektů v období krize projektu Následné krizové řízení Preventivní krizové řízení Krizové řízení dynamickým cyklem

Způsob následného krizového řízení Následné krizové řízení, soubor činností vedoucí k odstranění krize, která již nastala. Následné krizové řízení obvykle postupuje tak, že: identifikuje krizovou situaci a rizika (překážky), která ji svým vypuknutím způsobila zpravidla formou situační zprávy, podniká okamžitou nápravu k minimalizaci škod a zabránění dalšího negativního působení krize zpravidla krátkodobým tzv. plánem okamžitých opatření, hodnotí příčiny krize a stanovuje systémová protiopatření k zotavení z krizové situace ve formě krizového plánu, nastavuje preventivní protikrizová opatření formou systému včasného varování.

Způsob preventivní krizové řízení Preventivní krizové řízení je v moderním pojetí proaktivní činnost zacílená na predikci potencionální krizové situace a na preventivní eliminaci hrozící krize. Je to stále trvající proces, který vytváří podmínky pro včasné identifikování krizového vývoje a systém pro zmírnění dopadů krize a jejího úspěšného zvládnutí.

Způsob krizové řízení dynamickým cyklem Detekce. V tomto procesním kroku rizikový (v krizi krizový) management vyhledává potencionální rizika a problémy které nastaly s projevem vypuknutých rizik. Diagnóza. Krizový management v tomto procesu vyhodnocuje závažnost nastalého problému, jeho dopad na projektové cíle, vyšetřuje příčiny jeho vzniku a analyzuje možné způsoby jeho nápravy. Rozhodování krizový management rozhodne na základě výsledků analýzy z druhého cyklu o způsobu řešení krize a směřování úsilí krizového řízení. Implementace přijatých opatření, která musí být závazná pro všechny členy projektového týmu a musí je aktivně naplňovat. Tento proces plynule přechází k prvnímu kroku tj. detekci, ve které se prověřuje, zda aplikovaná opatření byla účinná nebo nevyvolala další problémy.

Význam určení symptomů krize stavebního projektu Problém neopakovatelnosti stavebních projektů: Stavební podnik může na základě svých zkušeností a fungujícího systému projektového řízení poměrně dobře identifikovat a řídit rizika technického a procesního charakteru. Vzhledem ke specifikům stavebních projektů však nelze veškerá rizika predikovat a vyhnout se jejich působení. To co se na jedné stavbě projeví a reaguje pouze jako zvýšené riziko, může na jiné stavbě vyvolat krizi projektu. Proto je velmi těžké ve stavebních projektech určit symptomy vznikající krize. Je nutné sledovat trend změn. Z připraveného souboru příznaků a ukazatelů lze analyzovat a odhadnout budoucí vývoj.

Struktura systému identifikace symptomů krize Symptomy krize kvantifikovatelné nekvantifikovatelné postihnuté uvnitř projektu A B postihnuté vně projektu C D

Segment A Zahrnuje kvantifikovatelné údaje, které vznikají uvnitř projektu. Tyto údaje jsou zkoumány z hlediska minulosti a jsou velmi dobře dostupné. - ekonomické hodnocení projektu na základě manažerského (finančního) účetnictví - sledování a vyhodnocování časového harmonogramu - sledování kvality - bezpečnost práce - kumulace rizik Podkladem může být riziková analýza.

Segment B Jsou to měkké, slabší signály, které souvisí s interpersonálními problémy ve stavebním projektu (vztah: projektant – generální dodavatel, generální dodavatel – subdodavatelé, zástupce vlastníka - projektový manažer, projektový manažer – vlastní pracovníci apod.). I pro tyto typy signálů lze vytvořit checklisty a pověřit členy vrcholového vedení (výrobní ředitel, ředitel divize, střediskový stavbyvedoucí)  jejich sledováním.

Segmenty C a D Jsou zaměřeny na vnější vlivy, které ovlivňují projektové cíle. Na odhalení těchto faktorů mohou přijít nejen manažeři konkrétního projektu, ale i zájmové skupiny tzv. stakeholders. (banky, investoři, orgány státní správy -většinou životní prostředí, účastníci stavebního řízení a aktivisté)

Systém včasného varování pro odhalení symptomů krize ve stavebních projektech Systém včasného varování umožňuje managementu stavebního podniku a managementu stavebního projektu pomocí standardních procedur řízení monitorovat symptomy a indikátory krizových situací. Tento systém podává řídícím prvkům podniku a projektu informaci o tom, kdy už je stavební projekt v krizi a kdy je tedy nutné zahájit krizové řízení projektu. Systém včasného varování symptomů krize je jedním z nejdůležitějších faktorů proaktivního krizového řízení.