úvodní školení přípravného a hodnotícího týmu a vedení úřadu Zavádění modelu CAF – úvodní školení přípravného a hodnotícího týmu a vedení úřadu v rámci projektu „Zavádění moderních metod řízení kvality na úřadech“ CERT Kladno, s.r.o. ; www.cert.cz ; cert@cert.cz Projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky. 01/01/2019

MODEL CAF – nástroj sebehodnocení Společný hodnotící rámec – MODEL CAF: Jednoduchý nástroj sebehodnocení vhodný pro organizace veřejného sektoru, vč. samosprávy Napomáhá využívat metod řízení kvality ke zlepšování výkonnosti a efektivnosti činnosti úřadů. Může být využit pro celou organizaci, případně její část (kraj vs. krajský úřad, odbor…; obec vs. obecní úřad, …) 01/01/2019

MODEL CAF – nástroj sebehodnocení Nejedná se o byrokratický model, ale o způsob (strukturovaného) pohledu na řízení organizace, který odhaluje slabé a silné stránky řízení, na něž navazují plány / projekty pro zlepšování oblastí, které si úřad zvolí. Nejedná se ani o „personální audit“ Model CAF vychází z MODELu EFQM 01/01/2019

MODEL CAF – nástroj sebehodnocení (The Common Assessment Framework) (výsledek spolupráce ministrů EU odpovědných za veřejnou správu) JAK JE MODEL SESTAVEN ? Na provedení sebehodnocení devíti kritérií Pět z nich se týká předpokladů pro dosahování výsledků Čtyři kritéria se týkají samotných výsledků 01/01/2019

MODEL CAF – nástroj sebehodnocení 01/01/2019

MODEL CAF – nástroj sebehodnocení Kritéria předpokladů: týkají se způsobů řízení uplatňování strategií motivování a řízení zaměstnanců práce se zdroji řízení procesů Kritéria výsledků: týkají se výsledků klíčové výsledky výkonnosti úřadu výsledky vlivu na společnost a životní prostředí výsledky vztahů se zaměstnanci vztahy vztahující se k zákazníkům 01/01/2019

MODEL CAF – nástroj sebehodnocení Jednotlivá kritéria se dělí na subkritéria a ty dále na jednotlivé otázky; celkem je 27 subkritérií a desítky (stovky) otázek. Otázky: 1.1.1 Byla vypracována vize úřadu a formulováno jeho poslání? 1.1.2 Byl stanoven morální kodex pracovníka úřadu nebo rovnocenná pravidla určující etiku přístupu a chování pracovníků úřadu? … Kritérium Subkritérium 01/01/2019

VAZBA KRITÉRIÍ modelu CAF kritérium 1 kritérium 9 kritérium 2 kritérium 9 kritérium 3 kritérium 7 kritérium 4 kritérium 9 kritérium 4 kritérium 8 kritérium 5 kritérium 6 01/01/2019

Vazba kritérií, subkritérií, otázek Výsledků x Předpokladů   6.1 6.2 7.1 7.2 8.1 8.2 9.1 9.2 1.1 X 1.2 1.3 1.4 2.1 2.2 2.3 3.1 3.2 3.3 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 5.1 5.2 5.3 01/01/2019

Metodika (kroky) zavádění modelu CAF 1/8 Podpora vedení Podpora k realizaci sebehodnocení ze strany rady a zastupitelstva Angažovanost vedení úřadu do sebehodnocení – podpora metod řízení kvality Výběr vhodného koordinátora – vedoucího hodnotícího týmu Výběr vhodných pracovníků do přípravného týmu a hodnotícího týmu Informovanost všech pracovníků úřadu o sebehodnocení v rámci úřad (účel a jeho smysl) Stanovení cílů sebehodnocení a harmonogramu 01/01/2019

Metodika (kroky) zavádění modelu CAF 2/8 prezentace modelu CAF a projektu „zavádění CAF“ vedení úřadu (starosta, tajemník, vedoucí odborů, příp. oddělení) projednání projektu (interně) „zavádění CAF“ vedoucím úřadu (tajemníkem) a vedoucími odborů se všemi pracovníky úřadu, informování o odpovědnostech a pravomocech přípravného a hodnotícího týmu 01/01/2019

Metodika (kroky) zavádění modelu CAF 3/8 jmenování týmu: přípravného - cca 7-15 lidí hodnotícího - cca 5-9 lidí Doporučení: Týmy by měly být složeny průřezově organizační strukturou úřadu, konkrétní počet členů bude stanoven dle možností a velikosti úřadu. Přípravný tým - prověřuje odbory, oddělení a činnosti úřadu. Připravuje podklady pro hodnotící tým, shromažďuje důkazy, na jejichž základě hodnotící tým provádí hodnocení. Hodnotící tým – diskutuje s přípravným týmem připravené podklady a provádí sebehodnocení úřadu (přidělování bodů jednotlivými členy hodnotícího týmu k otázkám / subkritériím dle tabule a metodik modelu CAF. 01/01/2019

Metodika (kroky) zavádění modelu CAF 4/8 Školení hodnotícího a přípravného týmu a dalších zainteresovaných pracovníků - Filosofie modelu CAF - Metodika monitorování a měření ukazatelů, parametrů, kritérií - Metodika „sběru“ podkladů a důkazů - Metody a způsob dotazování - Metodika sebehodnocení dle modelu CAF S cílem pochopit ucelenou filosofii modelu CAF, smysl strukturních částí a jejich vzájemnou provázanost. Smyslem je naučit členy týmu pracovat s metodikami zavedení a pochopit vnitřní obsah formulací požadavků. Doporučení: účast dalších pracovníků na školení (vedoucích úřadu a politického vedení) za účelem možnosti využití předností modelu CAF. 01/01/2019

Metodika (kroky) zavádění modelu CAF 5/8 Příprava podkladových dokumentů – dotazování, sběr dat - úprava otázek „na míru“ pro úřad, příprava checklistů - sběr dat a příprava podkladů - záznam zjištění a důkazů do checklistů Přípravný tým shromažďuje podklady vztahující se k oblasti, kterou má za úkol připravit, údaje a informace zpracovává do připravených checklistů CAF. Checklisty jsou pak podkladem hodnotitelů pro obodování otázky. 01/01/2019

Metodika (kroky) zavádění modelu CAF 6/8 Sebehodnocení - Výsledků - Předpokladů Činnost hodnotícího týmu, diskuse k podkladům, přidělování bodů k otázkám / subkritériím (dle zvolené varianty sebehodnocení) Doporučuje se zahájit s hodnocením Výsledkových kritérií před kritérii Předpokladovými 01/01/2019

Metodika (kroky) zavádění modelu CAF 7/8 Sebehodnocení Diskuse v rámci hodnocení k námětům na zlepšení Zpracování sebehodnotící zprávy a navazujících programů, projektů zlepšování Workshop – zpracování námětů na zlepšení, zpracování námětů pro zlepšování Předání výsledků hodnocení vedení – vedení určí zpracovatele Akčního plánu Zpracování akčního plánu – zpracování úkolů a přidělení vlastníků – realizátorů.   Sestavení sebehodnotící zprávy – zprávu sestavuje hodnotící tým za případné konzultace s poradcem do připravených checklistů jednak před hodnocením, a dále doplněním informací po ukončení sebehodnocení. 01/01/2019

Metodika (kroky) zavádění modelu CAF 8/8 Návrh akčního plánu Vedení zpracovatelů správným směrem ke stanovení a plnění cíle, zpracování metodik a postupů. Příprava návrhu oblastí pro zlepšování (zpracování karty akčního plánu) s konkrétním popisem zlepšované činnosti a určením vlastníka úkolu, jednotlivých etap vedoucích ke zlepšování dané oblasti. Realizace akčního plánu (akční plán) Činnost pracovníků určených akčním plánem na zlepšování uvedených oblastí v průběhu určeného období, včetně vyhodnocování efektivnosti ve stanovených termínech. 01/01/2019

Problémy při přípravě sebehodnocení CAF V průběhu přípravy na hodnocení mohou nastat situace, které je třeba vzít v úvahu a snažit se jim předejít. Jedná se např. o: Nepochopení smyslu otázek, nepochopení některých pojmů modelu CAF Činnosti „nějak“ probíhají, ale neexistuje důkaz. Přesto se při hodnocení udílí vyšší známka Nepochopení smyslu přezkoumání Téměř nic se neměří, pokud se měří, není jasné, zda jde o klíčové výsledky Neměří se spokojenost, přístup k udržitelnosti nebo ke kvalitě života Jakékoli srovnávání je vydáváno za benchmarking Tvrdí se, že popisovat procesy není třeba, vždyť „vše je v zákonech“ Při systému hodnocení „otázky na otázku“ se může stát, že „připravovatel“ podkladů při takto podrobných vazbách a otázkách se dostane do situace, že na některé otázky podklady připravit dokáže, k dalším otázkám podklady nemá nebo je má k dispozici spíše někdo jiný – pro jednu otázku může být více připravovatelů a mohou tak vzniknout duplicitní podklady 01/01/2019

Aplikace požadavků modelu CAF PŘÍPRAVNÝ TÝM Aplikace požadavků modelu CAF (stanovení a dopracování) - vize, poslání, etického kodexu - mapy procesů - strategických cílů, cílů pro procesy, odbory, oddělení - příprava a dopracování případných dokumentů povedou-li ke zvýšení výkonnosti a efektivnosti úřadu Příprava podkladů pro sebehodnocení – podklady a důkazy pro práci hodnotícího týmu Pro oblast výsledků: vyhodnocení cílů (hodnoty, výsledky, trendy, kritéria) Pro oblast předpokladů: směrnice, postupy, metodiky, popisy, plány, záznamy (zápisy) 01/01/2019

PŘÍPRAVNÝ TÝM Konzultace připravovaných oblastí (kritérií) s týmem, překládání jednotlivých otázek, aby lépe vystihovaly smysl hodnocení v prostředí úřadu Příprava relevantních podkladů pro hodnocení, zapisování komentářů do checklistů – umístit tak, aby bylo k dispozici všem k oponentuře, diskusi a doplnění 01/01/2019

HODNOTÍCÍ TÝM Výběr a jmenování hodnotitelského týmu, určení vedoucího týmu Proškolení týmu z modelu CAF, z metod hodnocení Definování cílů a úkolů pro provedení hodnocení Rozdělení týmu na skupiny a stanovení kritérií, které bude skupina připravovat k provedení hodnocení Navržení bodů jednotlivými hodnotiteli Provedení hodnocení: - kritéria VÝSLEDKY - kritéria PŘEDPOKLADY přidělování bodů jednotlivými členy hodnotícího týmu k otázkám (v případě rozporu– dohadovací řízení) 01/01/2019

ČINNOST HODNOTÍCÍHO TÝMU Zpracování Sebehodnotící zprávy Diskuse v rámci hodnocení k námětům na zlepšení Workshop – zvolení vhodné metody ke zpracování námětů na zlepšení Předání výsledků hodnocení vedení – určení zpracovatele Akčního plánu Zpracování akčního plánu – zpracování karet úkolů a přidělení vlastníků – realizátorů (vedení úřadu) Vyhodnocení (plnění) Akčního plánu (vedení úřadu) 01/01/2019

Metodika sebehodnocení dle modelu CAF Zásady při přípravě sebehodnocení: 1. Hodnocení - po otázkách subkritérií - subkritériích Metoda „CAF-ČR“ – hodnocení po otázkách (příkladech) – cca 260 otázek. Metodika EIPA (Evropský institut pro veřejnou správu) – založena na posuzování slabých a silných stránek jednotlivých subkritérií, nehodnotí se po otázkách. Je vhodnější začít hodnocením po otázkách z hlediska větší objektivity a přesnosti. 01/01/2019

Metodika sebehodnocení dle modelu CAF 2. Vyjde se z hodnocení části výsledků – na základě předložených důkazů 3. Hodnotí se podle panelu hodnocení: 01/01/2019

Metodika sebehodnocení dle modelu CAF KRITÉRIA VÝSLEDKY se hodnotí podle panelu Výsledků: Bodové hodnocení Nejsou měřeny žádné výsledky*(lze přijmout i variantu koeficientů) 1 Jsou měřeny klíčové výsledky a vykazují negativní nebo stabilní trendy 2 Výsledky vykazují mírný pokrok 3 Výsledky vykazují značný pokrok 4 Jsou dosaženy vynikající výsledky a jsou provedena pozitivní porovnávání s vlastními cíli a záměry 5 Jsou dosaženy vynikající výsledky, jsou provedena pozitivní porovnávání s vlastními cíli a záměry, jsou dosaženy pozitivní výsledky benchmarkingu s příslušnými úřady 01/01/2019

Metodika sebehodnocení dle modelu CAF KRIT. PREDPOKLADY se hodnotí podle panelu předpokladů: Bodové hodnocení Žádný důkaz, nejasný důkaz nebo pouze nepodstatný důkaz o jakémkoli postupu*(lze přijmout i variantu koeficientů) 1 Přístup je plánován (PDCA) 2 Přístup je plánován a uplatňován (PDCA) 3 Přístup je plánován, uplatňován a přezkoumáván (PDCA) 4 Přístup je plánován, uplatňován a přezkoumáván a nastaven na základě údajů z benchmarkingu (PDCA) 5 Přístup je plánován, uplatňován a přezkoumáván a nastaven na základě údajů z benchmarkingu a zcela začleněn a rozšířen v úřadu 01/01/2019

Metodika sebehodnocení dle modelu CAF Realizace sebehodnocení – doporučuje se realizovat sebehodnocení mimo prostředí úřadu – uvolnění atmosféry, … Je vhodné zpracovat detailní časový harmonogram, který stanoví dostatečný časový prostor pro sebehodnocení a pro diskusi. Členové hodnotícího týmu si na základě důkazů připraví návrhy bodování k jednotlivým otázkám / subkritériím (před termínem realizace sebehodnocení) 01/01/2019

Forma využití checklistů pro přípravu a realizaci sebehodnocení KRITÉRIUM / subkritérium: Člen týmu: podpis: datum: kritérium výsledky otázky – „varianta úřad“ Podklady body výsledky komentář   01/01/2019

Metodika sebehodnocení dle modelu CAF Každý hodnotitel přiděluje k otázce celé body dle panelu hodnocení pro oblasti kritérií výsledků a předpokladů z rozsahu 0-5 bodů, v případě rozporů v hodnocení, tj. odchylky o 2 a více bodů, nastane řízená diskuse - dohadovací řízení a provede se druhé kolo bodování otázky. Bodové hodnocení otázek je vypočteno jako aritmetický průměr bodů všech členů týmu zaokrouhlený na jedno desetinné místo, stejně jako výsledek bodování subkritéria a kritéria (u kritéria je aritmetický průměr vypočten ze všech otázek, nikoliv subkritérií). Součástí výsledků u otázky, subkritéria a kritéria je vhodné vzít v potaz i medián, minimální a maximální hodnotů, rozpětí, směrodatnou odchylku a variační koeficient. 01/01/2019

Metodika sebehodnocení dle modelu CAF Hodnocení otázky Předpokládá se, že každý člen hodnotícího týmu uvede do připraveného formuláře k hodnocené otázce své osobní hodnocení (které podepře komentářem s odůvodněním, důkazy) Hodnocení se přenese např.do excelovské tabulky k vyhodnocení V případě, kdy rozpětí v hodnocení dosáhne či přesáhne dva stupně, odpovídající hodnotitelé (nebo jejich zástupci) před ostatními představí důvody svého hodnocení. Po tomto obhajování mohou všichni své hodnocení upravit a platné bude upravené hodnocení Jako výsledek k otázce se uvede průměr na jedno desetinné místo, medián, minimální a maximální hodnota, rozpětí, směrodatná odchylka a variační koeficient. 01/01/2019

Metodika sebehodnocení dle modelu CAF Hodnocení subkritéria Výsledek subkritéria se uvede jako aritmetický průměr z výsledků hodnocení otázek, které jsou hodnoceny v rámci subkritéria. Jako výsledek k subkritériu se uvede průměr na jedno desetinné místo, medián, minimální a maximální hodnota, rozpětí, směrodatná odchylka a variační koeficient. 01/01/2019

Metodika sebehodnocení dle modelu CAF Hodnocení kritéria Výsledek kritéria se uvede jako vážený aritmetický průměr z výsledků hodnocení subkritérií s ohledem na počet otázek, z nichž hodnocení subkritéria vzešlo. Jako výsledek ke kritériu se uvede průměr na jedno desetinné místo, medián, minimální a maximální hodnota, rozpětí, směrodatná odchylka a variační koeficient. 01/01/2019

Metodika sebehodnocení dle modelu CAF V situaci, kdy by postoje v týmu při hodnocení otázek byly tak rozdílné, že i po opakované diskusi k výsledkům bude rozpětí v hodnocení větší než dva stupně, vyvolá se dohadovací řízení pod vedením koordinátora CAF. Tým v tomto obsazení zajistí hlasováním výsledek hodnocení. V nerozhodné situaci bude respektováno stanovisko koordinátora CAF. 01/01/2019

Metodika sebehodnocení dle modelu CAF Sebehodnotící zpráva - obsahuje výsledky sebehodnocení zpracované týmem hodnotitelů v textové, tabulkové formě. Obsah Úvod Zhodnocení průběhu sebehodnocení (checklisty, komentáře, přílohy, …) Závěru (shrnutí výsledků hodnocení) Akčního plánu Příloh 01/01/2019

Metodika sebehodnocení dle modelu CAF Akční plán Pracovní skupina v rámci workshopu rozdělí všechny náměty pro zlepšení do oblastí (lze např. využít metodu Afinitního diagramu). Náměty pro zlepšení se v této metodě zaznamenávají např. na lístky papíru, dále se stanoví významné oblasti a do nich přiřadí jednotlivé lístky s náměty. Při dalším „kontrolním kolečku“ se diskutuje správné přiřazení námětů do stanovených oblastí zlepšování.   Vedení úřadu v další fázi určí priority navržených výstupů ve stanovaných oblastech a prioritní náměty zlepšování zpracuje do Akčního plánu. akční plán 01/01/2019

Jak pracovat s výsledky sebehodnocení; dosažené hodnoty, Akční plán - náměty 01/01/2019

Metodika sběru podkladů Je třeba vymezit oblasti získávání podkladů Formy zjišťování Dotazování Dotazníkové šetření Ankety Analýzy IT analýzy Evidence (připomínky, náměty, stížnosti) Benchmarking Zápisy, záznamy, důkazy, … 01/01/2019

Metodika sběru podkladů Stanovení reprezentativních vzorků V případě, že nelze v celém rozsahu zajistit podklady (nebo by to bylo příliš nákladné), je třeba stanovit reprezentativní vzorek, na kterém se podklady budou zjišťovat (např. hlavní produkty úřadu a vymezení reprezentativního vzorku odborů, oddělení) 01/01/2019

Využití BSC a benchmarkingu v rámci CAF Pomocný nástroj a struktura pro formulování a vyjasnění strategických a procesních cílů Pro stanovení cílů pro úřad, kritéria výsledků… BMK Srovnávání se … se stejným organizacemi, oborem, nejlepšími organizacemi, EU. Pro srovnávání se s ostatními úřady, odbory, agendami 01/01/2019

založen na procesním řízení organizace Porovnání CAF a ISO 9001 CAF Vazba na model EFQM a zapojení všech relevantních zainteresovaných stran Po aplikaci modelu CAF následují zpravidla tři kola (sebe)hodnocení a následně přihláška k posouzení externímu hodnotiteli, přihláška do soutěže MV ČR, národní ceny za jakost, … ISO 9001 založen na procesním řízení organizace Po implementaci požadavků normy EN ISO 9001 následuje certif. audit akreditovaným certif.orgánem u ČIA. Po certifikačním auditu následují po ročním intervalu (dva) kontrolní audity a následně audit opakovací. 01/01/2019

MODEL CAF – nástroj sebehodnocení CERT Kladno, s. r. o. Huťská 275/3 272 01 Kladno Kontakt: tel.: 312 645 007, 312 645 058 fax: 312 662 045 e-mail: cert@cert.cz, www.cert.cz Děkuji za pozornost 01/01/2019