Základy tvorby projektov Ing. Ivana Fafráková/ Základy podnikateľského myslenia – tvorba projektov Obchodná akadémia, Akademika Hronca 8, Rožňava Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť / Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ OA Rožňava – moderná škola ITMS kód Projektu 26110130729

Obsah Základné pojmy 4 kroky projektového manažmentu Prípadová štúdia MALUŠI Štruktúra projektovej žiadosti Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 2

Základné pojmy Grant – je dar poskytnutý za konkrétnym účelom. Grant (z angl.) je účelový príspevok na verejne prospešný účel, ktorý sa obvykle získava viac menej vo verejnej súťaži na základe predloženého projektu. Grant (slovník cudzích slov) je finančná podpora pridelená grantovou komisiou na určitý výskumný alebo pracovný projekt . Dotácia je grant poskytnutý z verejných prostriedkov. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 3

Základné pojmy Pojem projekt je v tejto súvislosti možné charakterizovať v dvoch úrovniach: Projekt (resp. projektová prihláška, projektová žiadosť, žiadosť o dotáciu, žiadosť o grant) = je detailný popis konkrétneho účelu, pre ktorý o grant resp. dotáciu žiadame. Projekt = proces realizácie aktivít, na ktoré boli grant resp. dotácia poskytnuté. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 4

Základné pojmy Poskytovateľ grantu/dotácie je subjekt, ktorý za určitých, najlepšie vopred stanovených podmienok poskytuje finančné prostriedky na projekt. Napríklad: nadácia Volkswagen Slovakia, Komunitná nadácia Liptov, Nadácia Orange... Príjemca grantu/dotácie – subjekt, ktorému je poskytnutý grant/dotácia za účelom realizácie projektu. Napríklad: FO, PO, obec, škola, občianske združenie Program podpory – základný dokument vymedzujúci smery, oblasti a témy, priority a pod. na ktoré sa bude poskytovať grant /dotácia Napríklad: štipendijný program, program na voľnočasové aktivity, ochrana životného prostredia, šport, vzdelávanie a pod. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 5

Základné pojmy Pracovný program - dokument upresňujúci konkrétne smery, oblasti, témy, priority a pod., na ktoré budú poskytované granty/dotácie. Výzva k predkladaniu projektov - definuje témy, podporované aktivity, časový harmonogram, výšku finančnej podpory, cieľovú skupinu, oprávnené skupiny žiadateľov, termín podávania žiadosti a pod. Vyhlasuje ju poskytovateľ dotácie a najčastejšie je zverejnená na jeho web stránke. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 6

Základné pojmy Príručka pre žiadateľa (sprievodca) stanovuje podmienky pre predloženie projektovej prihlášky, obsah a návod k vyplneniu a typy výdavkov, prípadne praktické príklady. Rozhodnutie o poskytnutí grantu/dotácie – dokument, ktorý oznamuje, že poskytovateľ dotácie na základe rozhodnutia komisie poskytne príjemcovi finančné prostriedky na realizáciu predloženého projektu. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 7

Základné pojmy Priebežná správa informuje poskytovateľa dotácie o priebehu realizácie projektu. Jej súčasťou je priebežné vyúčtovanie finančných prostriedkov a dokladovanie vzniknutých výdavkov. Termíny predkladania správ sú stanovené v zmluve o poskytnutí finančných prostriedkov, v príručke pre príjemcu alebo na web stránke poskytovateľa dotácie. Záverečná správa informuje o dosiahnutých cieľoch, o celkovom výsledku riešenia projektu a obsahuje záverečné vyúčtovanie poskytnutého grantu. Termín je stanovený ako u priebežnej správy. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 8

Základné pojmy Projektový manažment je súhrn aktivít zameraných na plánovanie, organizovanie, riadenie a kontrolu zdrojov. Projektový manažment je súhrn znalostí, schopností, nástrojov a technológií zameraných na aktivity projektu, tak aby boli splnené ciele a požiadavky projektu. Poster a Applegarth (2006) popisujú cyklus projektového manažmenu ako súbor 4 krokov. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 9

4 kroky projektového manažmentu Popis projektu podrobný popis projektu (POP), ktorý sa zostavuje pomocou týchto nástrojov: a) SWOT analýza (S = strenghts, silné stránky; W = weaknesses, slabé stránky; O = opportunities, príležitosti;, T = threats, hrozby) b) Ciele projektu – musia byť jasné a presne vymedzené (SMART) c) Výsledky projektu – určiť ako bude vyzerať výsledný stav d) Zdroje – zdroje na dosiahnutie výsledku Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 10

4 kroky projektového manažmentu Plánovanie projektu zahŕňa: a) zvažovanie alternatív b) tvorbu plánu Postup pri tvorbe plánu projektu je v podstate jednoduchý ak si subjekt správne odpovie na otázky: 1. ČO ? 2. AKO? 3. KTO (S KÝM)? 4. KEDY? 5. ZA KOĽKO? Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 11

4 kroky projektového manažmentu Realizácia projektu základný princíp realizácie projektu je držať sa čo najviac pôvodného plánu – realistického . Realizácia projektu zahŕňa: a) realizáciu plánu, spoluprácu s členmi tímu, súčinnosť b) kontrolu dosahovaných cieľov c) sledovanie rizík a riešenie vzniknutých problémov Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 12

4 kroky projektového manažmentu Hodnotenie projektu Je kľúčovou fázou predovšetkým vtedy ak premýšľame nad prípravou nového projektu. Je dobré sa poučiť a zhodnotiť, či sa dosiahli žiadané výsledky. Poster a Applegarth (2006) pre hodnotenie projektov navrhujú metódu semafóru: červená – čo by sme určite nemali robiť? oranžová – čo je nutné zvážiť a potom neopakovať alebo s tým pokračovať? zelená – čo sme urobili dobre a mali by sme to robiť aj v budúcnosti? Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 13

Prípadová štúdia MALUŠI Maľujeme študentskú izbu PREČO ? (zdôvodnenie) Študentskú izbu ideme premaľovať a zmeniť jej zariadenie. Izba sa nemaľovala minimálne 5 rokov, dospeli sme, už nie sme deti a radi by sme si ju zariadili inak a podľa svojich predstáv. Ciele Našim cieľom je vymaľovať študentskú izbu, nakúpiť nové zariadenie, ktoré sa bude páčiť nám. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 14

Štruktúra projektu MALUŠI Projekt MALUŠI Aktivita 1 Vypratanie izby Podaktivita 1.1 Vynesenie oblečenia, elektroniky Podaktivita 1.2 Vynesenie nábytku Podaktivita 1.3. Zakrytie nábytku Aktivita 2 Maľovanie a upratovanie Podaktivita 2.1 Škrabanie starých náterov Podaktivita 2.2 Drobné opravy, maľovanie Podaktivita 2.3 Odkrytie, čistenie všetkých plôch Aktivita 3 Zariadenie a vybavenie Podaktivita 3.1 Nákup nového zariadenia Podaktivita 3.2 Montáž nového zariadenia Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 15

Projektový tím Otec vedúci tímu Projektový manažér: študent Vedúci aktivity 1 Strýko Pomocníci synovec Pomocník Kamarát študenta Vedúci aktivity 2 Strýko 2 Mladší syn Matka a dcéra Vedúci aktivity 3 Otec, matka Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 16

Harmonogram projektu MALUŠI DEŇ 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Aktivita 1 Aktivita 2 Aktivita 3 Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 17

Rozpočet projektu MALUŠI Aktivita Suma Popis, poznámky 1. Vypratanie izby 17 € Celková vyčíslená suma na aktivitu 1.1 Vynesenie oblečenia a elektroniky 0 € personálne náklady dobrovoľníci náklady na materiál 1.2 Vynesenie nábytku (ľahšieho, prenosného) 7 € Materiál na vynesenie nábytku (popruhy, laná) 1. 3 Zakrytie nábytku 10 € Materiál na zakrytie – plachty, igelity, lepiaca páska Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 18

Rozpočet projektu MALUŠI Aktivita Suma Popis, poznámky 2. Maľovanie a upratovanie 275 € Celková vyčíslená suma na aktivitu 2.1 Škrabanie starých náterov 10 € personálne náklady 0 € dobrovoľníci náklady na materiál Škrabky a podobný materiál na odstránenie starých náterov 2.2 Drobné opravy, maľovanie 250 € Materiál: tmel, sádra, špachtľa, stierky, penetračný náter, farby, štetce, valček, vedro, rukavice a pod. 2.3 Odkrytie, čistenie všetkých plôch 15 € Materiál: čistiace prostriedky, vedrá, handry, lopatky, metla, saponát a pod. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 19

Rozpočet projektu MALUŠI Aktivita Suma Popis, poznámky 3. Zariadenie a vybavenie 1 265 € Za celú aktivitu spolu 3.1 Nákup nového zariadenia a vybavenia 1 250 € LED TV 400 € Uhlopriečka 104, spolu s držiakom na stenu posteľ 150 € Posteľ vrátane matraca a roštu notebook 450 € Nový, objednaný cez internet skrine 200 € doprava, poštovné 50 € Za všetky položky spolu 3.2 Montáž nového zariadenia 15 € posteľ, skriňa 0 € dobrovoľníci 5 € Platba za službu 10 € Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 20

Celkový rozpočet projektu Aktivita Celková suma za aktivitu 1. Vypratanie izby 17 € 2. Maľovanie a upratovanie 275 € 3. Zariadenie a vybavenie 1 265 € Spolu za aktivity 1 557 € Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 21

Štruktúra projektovej žiadosti Základné náležitosti konkrétna forma a štruktúra žiadosti o grant závisí od poskytovateľa dotácie; spravidla sa jedná o formulár – elektronický, ktorého náležitosti sú presne definované a ich splnenie je prísne kontrolované; väčšina žiadostí o grant má však rovnaké črty. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 22

Typické náležitosti žiadosti o grant Identifikácia žiadateľa o grant Stručný popis projektu (anotácia) Zdôvodnenie vypracovania projektu (východisková situácia, čo treba zmeniť) Ciele projektu Etapy projektu (aktivity, fázy projektu) Výstupy projektu Časový harmonogram projektu Projektový tím Rozpočet Prílohy Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 23

1. Identifikácia žiadateľa Základné údaje o organizácii, inštitúcii, partneroch – názov, sídlo, právna forma, kontaktná osoba, osoba zodpovedná za projekt, štatutárny zástupca, telefónny kontakt, e-mailové adresy Stručný popis inštitúcie, ktorá žiada o dotáciu a prípadných partnerov. Užitočné rady: Vyplniť všetky povinné políčka v žiadosti Zistiť presný a plný názov organizácie a osobu oprávnenú konať v mene organizácie Nesprávne vyplnené údaje môžu viesť k vyradeniu žiadosti Nesprávně vyplněné identifikační údaje mohou být důvodem k vyřazení žádosti! Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 24

2. Stručný opis projektu (anotácia) Popísať ciele, kľúčové aktivity a plánované výstupy projektu – stručne. Často sa uvádza, koľko slov a viet môžete napísať. Užitočné rady najlepšie je robiť túto časť ako poslednú, pretože projekt je kompletný a máme presnú predstavu o ňom; popisovať treba stručne, jasne a výstižne; najlepšie je písať pútavo; niektorí hodnotitelia čítajú len túto časť, po jej prečítaní vedia o čom je predkladaný projekt Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 25

3. Zdôvodnenie vypracovania projektu Popísať prečo je nutné projekt zrealizovať – popísať potreby a nedostatky zistené v danej oblasti. Popísať súčasný stav a čo sa projektom zmení, zlepší. Uviesť výsledky prieskumov, ankiet, ktorými sa dá potvrdiť náš zámer. Užitočná rada: Uskutočniť anketu alebo prieskum – výsledky nám môžu pomôcť presvedčiť hodnotiteľov, že bez projektu sa stav nezmení a že je to naozaj potrebné. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 26

4. Ciele projektu Popísať stručne hlavné ciele projektu, ktoré musia ladiť s programom podpory a výzvou na predkladanie projektov. Stanoviť kvantitatívne a kvalitatívne ciele. Stanoviť si reálne ciele a jasné kritériá. Ciele majú popisovať to, čo chceme urobiť, čo chceme dosiahnuť. Majú byť konkrétne, overiteľné, dosiahnuteľné a časovo ohraničené. Majú popisovať situáciu, v ktorej sa nachádzame a situáciu kam sa chceme dostať a ako. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 27

4. Ciele projektu Užitočné rady: Ciele majú byť ako SMART; Ciele majú byť popísané jasne a prehľadne – štruktúrovaný text (najlepšie v bodoch, začínať slovesom aktívnym); Špecifikácia cieľov presná a konkrétna; Nepoužívať všeobecné frázy. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 28

5. Etapy projektu (aktivity) Uviesť jednotlivé kroky pri naplnení jednotlivých cieľov projektu; Projekt rozdeliť na etapy, aktivity, podporné aktivity, riadenie projektu, publicita projektu, monitorovanie projektu a pod. (mali by to byť logické celky). Užitočné rady: Aktivity nech nadväzujú na ciele projektu. Pri popise jednotlivých aktivít treba byť presný. Ku každej aktivite priraďte výstupy a garanta. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 29

6. Výstupy projektu Uviesť plánované výstupy a výsledky projektu, ktoré musia byť v súlade s programom podpory a výzvou na predkladanie projektov; Užitočné rady: Plánovať len dosiahnuteľné výstupy. Nesľubovať to, čo nie ste schopný splniť. V priebehu projektu je nutné sledovať ako sa naplňujú výstupy projektu. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 30

7. Časový harmonogram projektu Harmonogram projektu je označenie pre časový plán projektu, ktorý obsahuje postupnosť vykonanie jednotlivých činností, plánovaný dátumu plnenia týchto činností a kľúčové aktivity projektu. Harmonogram projektu býva v praxi väčšinou vyjadrený formou Ganttovho diagramu. Ganttov diagram (Gantt Chart) - grafické znázornenie naplánovanie postupnosti činností v čase, ktoré sa využíva sa pri riadení projektov alebo programov. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 31

8. Projektový tím Popísať projektový tím – počet pracovníkov a ich jednotlivé úlohy v projekte a zapojenie do jednotlivých aktivít. Vytvoriť personálnu maticu pracovníkov, ktorí sa budú podieľať na projekte. Užitočné rady: Ak je to možné tak vyberať konkrétne osoby na konkrétne úlohy. Úlohy v tíme popísať presne a výstižne Dôrazne zvážiť, koľko času je potrebné na splnenie jednotlivých úloh. Vytvoriť si rezervu (časovú ale aj náhradníkov). Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 32

9. Rozpočet projektu Vyčísliť plánované náklady na realizáciu projektu v stanovenej štruktúre projektu (podľa pravidiel programu). Pozorne si prečítať podmienky a pravidlá pre oprávnené a neoprávnené výdavky a náklady Užitočné rady: Pri výpočte nákladov na personál vychádzajte z projektového tímu. Vytvorte si rezervy na nepredvídané výdavky. Rozpočet robte na konci, až keď máme finálnu verziu projektu. Rozpočet musí byť primeraný cieľom a aktivitám projektu. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 33

10. Prílohy Množstvo a typ príloh sa líši podľa programu podpory, v ktorom projekt predkladáme. Niektoré prílohy majú predpísanú štruktúru, niektoré môžu byť ako kópie, overené kópie alebo originály rôznych dokumentov. Najčastejšie prílohy sú: doklad o právnej subjektivite organizácie, partnerov, oprávnenie na vykonávanie činnosti, čestné vyhlásenie, zmluva o spolupráci medzi partnermi, účtovné výkazy, daňové priznanie, doklady o tom, že nie je dlžníkom v poisťovni a pod. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 34