Převzetí, vyhodnocení a vyúčtování pracovní agendy průvodcem CR Autorem materiálu a všech jeho částí, není-li uvedeno jinak, je Zuzana Pauserová. Dostupné z Metodického portálu www.rvp.cz ; ISSN 1802-4785. Provozuje Národní ústav pro vzdělávání, školské poradenské zařízení a zařízení pro další vzdělávání pedagogických pracovníků (NÚV).

Zásady převzetí pracovní agendy pracovní agenda = souhrn povinností průvodce CR před zájezdem, během zájezdu a po něm převzetí: v dohodnutém termínu obvykle 3 nejpozději 1 (pracovní) den před odjezdem malá CK: spolupráce průvodce s jedním referentem velká CK: spolupráce průvodce: s vedoucím průvodcovského oddělení s referentem domácího, příjezdového nebo výjezdového CR s pracovníkem pokladny

Protokol o převzetí dokladů používají některé CK vyjmenovává součásti agendy: pokyny pro přidělený zájezd popis trasy/pobytového místa cestovní příkaz (potvrzuje průvodci jeho status, slouží k potvrzení vyplacené zálohy, po skončení zájezdu zde průvodce vyúčtuje cestovné, stravné, nocležné, …) nebo zálohu na cestovní náhrady písemné dispozice pro použití peněžní hotovosti bianco formuláře CK (reklamace, mimořádné události)

dopravní ceniny a doklady související s přepravou návštěvníků/zavazadel, např.: letenky, lodní nebo trajektové lístky vlakové zájezdy: skupinové dopravní ceniny, přepravní registry, kontrolní kupony, místenky, lůžkové nebo lehátkové lístky, potvrzení o rezervaci míst, výpis z jízdního řádu, plán obsazení lůžek autokarové zájezdy: jízdní řád s uvedeným limitem kilometrové vzdálenosti, plán obsazení sedadel písemné pokyny pro účastníky zájezdu (místo a čas setkání a odjezdu, upozornění na platnost a úplnost cestovních dokladů, praktické hygienické a zdravotní informace, místní zvyky a obyčeje, popisy trasy, rozpis programu)

doklady o zajištěných službách (ubytovací, stravovací, další), rozpis kalkulovaných služeb, voucher (poukaz na služby), ubytovací rozdělovník, vstupenky na kulturní, sportovní a další akce, povolení k odborným exkurzím, … formulář pro vypracování zprávy o zájezdu a pro vyúčtování průvodcovské odměny písemné dispozice o účastnících skupiny (podle údajů v cestovní smlouvě), jmenné seznamy (doplnění informací pro psychologickou přípravu, kontrola přítomnosti účastníků, ubytování skupiny, poskytnutí slev, hraniční přechody) jiné doklady, pomůcky, materiály, např.: suvenýry pro návštěvníky, logo CK, lékárnička

Informační leták CK průvodce vyvěšuje na informační tabuli v ubytovacím zařízení jméno, příjmení, číslo pokoje a telefonu průvodce informace pro účastníky pobytových zájezdů: rámcový program pobytu, specifikace pro jednotlivé dny plánované pěší turistické vycházky jídelní lístky (charakteristika podávaných národních jídel) a doba stravování nabídka doplňkových služeb ubytovacího zařízení, jejich cena, forma úhrady pokyny horské služby

Povinnosti průvodce při vyhodnocení a vyúčtování pracovní agendy písemné vypracování do tří pracovních dnů od ukončení zájezdu okamžité oznámení závažných nedostatků správnost a úplnost vyhodnocení potvrzeny referentem CK kromě vyhodnocení jsou součástí i návrhy a poznatky průvodce k trase, programu a službám

Vyhodnocení předtištěný formulář (každá CK má svůj): základní identifikační znaky zájezdu: číslo zájezdu, trasa, cílové místo, termín konání, počet účastníků, počet dětí, název vysílající CK průvodce: jméno, příjmení, adresa, telefon, e-mail služby: charakteristika a standard poskytnutých dopravních, ubytovacích a stravovacích služeb

Vyhodnocení dopravních služeb každý dopravní prostředek se hodnotí zvlášť: čistota dopravního prostředku čistota hygienických zařízení včasnost přistavení řidič: jméno, chování, zevnějšek, znalost trasy čerpání pohonných hmot počet km samostatná příloha: mimořádné události (porucha, havárie)

Vyhodnocení ubytovacích služeb název ubytovacího zařízení lokalizace ubytovacího zařízení čistota pokojů počet přenocování struktura pokojů činnost pracovníků ubytovacího zařízení

Vyhodnocení stravovacích služeb název stravovacího zařízení lokalizace stravovacího zařízení čistota rozsah poskytovaných služeb (čtvrtpenze, polopenze, plná penze, all inclusive) kvalita, hmotnost, objem podávaných jídel a nápojů nedostatky se dokládají potvrzením na voucheru opatření udělaná průvodcem pro odstranění nedostatků

Vyhodnocení poskytnutých plánovaných doplňkových služeb výlet, exkurze, přehlídka, … v zahraničním CR včetně jména, příjmení a hodnocení partnerského průvodce další původně neobjednané služby, které odsouhlasil referent CK a jejich poskytnutí potvrdil zahraniční partner pro účastníky převážně příjezdového CR

Vyhodnocení mimořádných pojistných a nepojistných událostí onemocnění, úraz, hospitalizace porušení právních předpisů vzdálení se účastníka od skupiny ztráta, odcizení, poškození zavazadel

Výplata průvodcovské odměny průvodce: vyplnění předtištěného formuláře specifikace výkonu pracovní činnosti: druh zájezdu čas strávený se skupinou charakter vykonávané činnosti průvodce-živnostník: fakturuje všechny pohledávky CK

začíná a končí podle pojistných podmínek hradí: pojištění průvodce: každý průvodce by měl mít pojištění alespoň v rozsahu „základního cestovního pojištění“: pojištění úrazu a následků úrazu pojištění zavazadel pojištění věcí osobní potřeby pojištění odpovědnosti za škody pojištění léčebných výloh v zahraničí začíná a končí podle pojistných podmínek hradí: průvodce sám ze svých prostředků hradí CK, pokud je pojištění součástí kalkulace zájezdu

plánované a mimořádné výdaje za skupinu placené v hotovosti: cestovní náhrady: vyplnění cestovního příkazu plánované a mimořádné výdaje za skupinu placené v hotovosti: samostatné vyúčtování přikládat originály dokladů odevzdání vyplněného formuláře referentovi CK: referent potvrzuje správnost vyúčtování odměny a pojistné sumy, případně opraví nedostatky

Uskutečnění výplaty na základě výplatní listiny vyplácí pokladna CK možnosti výplaty: a) v hotovosti b) převodem na účet průvodce c) poštovní poukázkou d) na fakturu průvodce-živnostníka bezhotovostním převodem z účtu CK na účet průvodce

Odevzdání pomůcek zapůjčených CK pokyny pro zájezd průvodci potvrzené dopravní ceniny a doklady související s přepravou účastníků, zavazadel nepoužité dopravní ceniny za účelem reklamace CK vůči dopravci potvrzené doklady o poskytnutých ubytovacích, stravovacích a ostatních službách (vouchery, ubytovací rozdělovníky, …) upřesněné seznamy účastníků upřesněné seznamy výletů

vyplněné a potvrzené formuláře o mimořádných událostech reklamační protokoly o poskytnutí nekvalitních služeb tiskoviny, pomůcky a materiály, které průvodce dostal před zájezdem

Kontrolní otázky: Co je pracovní agenda? souhrn povinností průvodce CR před zájezdem, během zájezdu a po něm Kde jsou vyjmenovány součásti agendy? v protokolu o převzetí dokladů Kde má být vyvěšen informační leták? na informační tabuli v ubytovacím zařízení Jaké informace o průvodci musí informační leták obsahovat? jméno, příjmení, číslo pokoje a telefonu průvodce

Jak dlouho po ukončení zájezdu musí průvodce odevzdat písemné vyhodnocení a vyúčtování zájezdu? do tří pracovních dnů od ukončení zájezdu Co píše průvodce na samostatnou přílohu při vyhodnocování dopravních služeb? mimořádné události (porucha, havárie) Kdo potvrzuje správnost vyúčtování odměny a pojistné sumy? referent CK Jaký doklad vyplňuje průvodce, aby dostal proplaceny cestovní náhrady? cestovní příkaz

Zdroje: ORIEŠKA, J. Metodika činnosti průvodce cestovního ruchu. 6. přepracované a doplněné vydání. Praha: Idea servis, 2007. ISBN 978-80-85970-57-9.