RKC Regionální konzultační centra Vykazování nákladů Romana Žáková

Obsah prezentace  Faktura a její přílohy  (Ne-) Uznatelné náklady – pravidla  (Ne-) Uznatelné náklady – příklady  Evidence a archivace

Faktura a její přílohy  Fakturace: Typy dokladů: 1.Společné závazné formuláře 2.Interní účetní doklady organizace 3.Účetní doklady od dalších subjektů 4.Týkající se mzdových nákladů

Faktura a její přílohy FakturaFaktura (náležitosti):  identifikace RKC (vždy „poskytovatel“ dle rámcové smlouvy)  povinný obsah fa viz – kapitola 5 Příručky RKC Povinné přílohy faktury:přílohy  Přehled konzultací, workshopů, dalších aktivit Veškeré náklady se musí časově i obsahově vztahovat k předmětu plnění zakázky!

Schéma komunikace v rámci projektu Poskytovatel Realizátor „Poradní orgán“„Kontrolní orgán“ Služebprojektu RKC NÚOV MŠMT MŠMT odbor 71odbor CERA

(Ne-)Uznatelné náklady - pravidla  soulad se smluvním plněním (obsahový i časový)  dohledatelnost dokladů (evidence)  prokazatenost nákladů  právní podložitelnost (legislativa, vnitřní pravidla organizace)  dodržování pravidel 3E (efektivnost, účelnost, hospodárnost)  poskytnutí podkladů kontrolním orgánům (součinnost)

(Ne-)Uznatelné náklady - přehled  Lidské zdroje  Cestovní náhrady  Vybavení a zařízení  Kancelářský materiál  Režijní náklady  Služby !Veškeré náklady musí být realizovány v přímé souvislosti s činnostmi center!

(Ne-)Uznatelné náklady – Lidské zdroje  Pracovní smlouvy (pracovní náplň, platový výměr, mzdové listy)  DPP, DPČ  Výkazy práce ! Uvést, že pracovníkovi budou hrazeny cestovní náhrady v rámci RKC! ! Doložit také ukončování a veškeré změny! ! Sazby v místě a čase obvyklé! (možnost porovnat s metodickým dopisem MŠMT č. 4

(Ne-)Uznatelné náklady – Cestovní náhrady Pracovníkům RKC, lektorům (viz fakturace).  Cestovné  Stravné (limity stanovené zákonem či vnitřní směrnicí)  Ubytování (max ,-Kč/os/noc, vč. snídaně)  Ostatní nutné vedlejší výdaje ! Účastníkům seminářů a workshopů je možné hradit pouze občerstvení na těchto akcích!

(Ne-)Uznatelné náklady – Cestovní náhrady Všeobecná upozornění:  Náklady v souladu s legislativou (náhrady za cestovné, krácení stravného, ubytování)  Trasu cesty a typ dopravního prostředku volíme v souladu s pravidly 3E.  Soulad VTP s použitým vozidlem.  Pouze tuzemské cesty.  Zprávy ze služební cesty.  Soukromé vozidlo – proškolení řidičů, prohlášení pracovníka, že je vozidlo havarijně pojištěno.

(Ne-)Uznatelné náklady – Cestovní náhrady Podklady:  schvalovací proces  vyúčtování + patřičné doklady  zpráva ze služební cesty  další podklady (viz předchozí snímek) Doklady: jízdenky, účtenky z čerpací stanice, případně další doklady k vykazovaným nákladům (např. parkovné).

(Ne-)Uznatelné náklady – Vybavení a zařízení Je jednoznačně neuznatelným nákladem!

(Ne-)Uznatelné náklady – Režijní náklady  pronájem místnosti  úklid  energie (voda, teplo, světlo)  poštovné  telefony ! Doložit způsob výpočtu! ! Veškeré faktury k režijním nákladům musí být vystaveny na poskytovatele služeb a nárokována pouze část vztahující se k činnosti centra!

(Ne-)Uznatelné náklady – Kancelářský materiál Kancelářský materiál: 1.schvalovací proces 2.objednávka (specifikace) 3.paragon/faktura (položkový rozpis nákladů) ! Ošetření podpisových práv a oprávnění osob! ! Soulad objednávky a účetního dokladu (časový i obsahový)! ! Doklady musí být vystaveny na poskytovatele služeb!

(Ne-)Uznatelné náklady – Služby 1.schvalovací proces 2.objednávka (specifikace) 3.faktura (položkový rozpis nákladů) ! Ošetření podpisových práv a oprávnění osob! ! Soulad objednávky a účetního dokladu (časový i obsahový)! ! Doklady musí být vystaveny na poskytovatele služeb!

(Ne-)Uznatelné náklady – Služby 1.Publikace (tištěné materiály): interně (kalkulace) x externě (faktura) 2. Analýzy/Studie/Výzkum: interně (viz lidské zdroje) x externě (faktura) 3. Konzultace: !Ošetřit cestovní náhrady konzultanta (např. smlouva dle §51 občanského zákoníku)!smlouva dle §51 občanského zákoníku 4. Workshopy/Semináře:

(Ne-)Uznatelné náklady – Služby ad 4. Workshopy/Semináře:  občerstvení – max. 300,-Kč/os/8 hodin akce  pronájem (místnost, prezentační technika)  tisk podkladů (interně x externě)  zajištění publicity ! Použití stanovených formulářů! ! Program akce! ! Prezenční listina – pro dvoudenní akci na každý den zvlášť, dodržení formuláře, soulad počtu osob (účastníků) s částkou za občerstvení a uvedenou sazbou (či sazbou stanovenou vnitřním předpisem)!Prezenční listina

Neuznatelné náklady – rekapitulace  náklady nevztahující se k předmětu plnění (časově, obsahově)  neadekvátní a nedostatečně prokázané náklady  náklady na zaměstnance, kteří se na plnění zakázky nepodílejí  cestovné 1. třídou veřejné dopravy  cestovní náhrady pro účastníky seminářů a workshopů  vybavení a zařízení  alkoholické nápoje  náklady nad stanovené limity (zákonem, vnitřními předpisy)

Evidence a archivace Evidence: -odděleně od dokladů zřizovatele centra -samostatně ! S ohledem na dohledatenost dokladů! Archivace dokladů k předmětu plnění zakázky do roku 2025 (nestanoví-li český právní řád lhůtu delší).

Děkujeme za pozornost a těšíme se na spolupráci! Bc. Romana Žáková, Mgr. Irena Palánová