1 Realizace projektu aneb jakých chyb se vyvarovat Mgr. Kateřina Dohnalová Mgr. Jan Orel Ing. Petr Šústal

2 CRR ČR zprostředkující subjekt pro operační programy IOP a OPTP konzultační a informační činnost kontrola a monitoring realizace projektů kontrolní subjekt pro operační programy Cíle 3 správa Regionálních informačních servisů (RIS) rozsáhlá databáze dat o regionech, obcích, institucích, ekonomických subjektech, projektech spolufinancovaných z fondů EU atd., propojení s Mapovým serverem pravidelná aktualizace dat hostitelská organizace pro pracoviště Enterprise Europe Network poradenství pro malé a střední podnikatele sekretariát Regionálního rozvojového fondu – určen pro města a obce na financování technické infrastruktury soutěže Vesnice roku a Historické město roku

3 Osnova prezentace Změny v projektech Monitorovací zpráva, Žádost o platbu Kontroly Publicita projektu Sankce Udržitelnost

4 Změny v projektech Oznamování změn Nejčastější typy změn Vyplnění formuláře OoZ

5 Oznamování změn změny v projektové žádosti/projektu povinnost oznamovat veškeré změny související s realizací projektu změny oznamovat v předstihu/neprodleně formulář Oznámení příjemce o změnách v projektu (příloha PPŽP) přehled oznámených změn uvést v monitorovacích zprávách bod 5 Realizace projektu

6 Nejčastější typy změn prodloužení/zkrácení termínu realizace projektu/etap, sloučení etap projektu upravit harmonogram projektu/etap, změna data dosažení monitorovacích indikátorů OoZ musí být předloženo před ukončením realizace projektu/etapy pozdní předložení je sankcionováno dle Podmínek je nutné doložit souhlasné stanovisko gestora je nutné hlídat, aby v dané etapě byly realizovány alespoň nějaké aktivity (ŽoP nesmí být nulová)

7 Nejčastější typy změn přesun aktivit, financí mezi etapami upravit věcný popis etapy, částky na etapách, částky v rozpočtu, potřeby a zdroje v letech je-li přesouvána aktivita do následující etapy, je toto příjemce povinen oznámit před koncem etapy, zároveň s tím oznámí přesun souvisejících nevyčerpaných finančních prostředků nelze financovat nové aktivity nebo rozšíření stávajících aktivit je-li vysoutěžena nižší částka, lze uspořené prostředky použít na realizaci jiné VZ pouze s řádným zdůvodněním nehodlá-li příjemce dále využít nedočerpané fin. prostředky, nepředkládá OoZ je nutné doložit souhlasné stanovisko gestora

8 Nejčastější typy změn zvýšení nezpůsobilých výdajů v projektu oznamovat samostatně projednat s věcným gestorem upravit částky v rozpočtu změny uvnitř rozpočtu projektu (přesuny mezi jednotlivými RPD, ve zdrojích financování, nároky z nespotřebovaných výdajů), které nemají dopad na celkové způsobilé výdaje jedná se o interní záležitost příjemce jako složky MV ČR; tyto změny komunikuje příjemce s OPF; neřeší se s CRR

9 Vyplnění formuláře OoZ změnu vyplňovat do formuláře, který je přílohou PPŽP změny uvádět konkrétně, věcně, logicky uvést aktuální (poslední schválenou) hodnotu a požadovanou hodnotu uvést řádné zdůvodnění změny (lze i formou příloh) uvádět všechny související změny (prodlužování etap – ovlivnění harmonogramu následujících etap, harmonogram VŘ) doložit potřebné podklady – rozpočet, financování etap, atd. (vždy stav aktuální a požadovaný) veškeré změny je nutné oznamovat i v období udržitelnosti projektu možnost změny konzultovat v předstihu s pobočkou CRR

10 Monitorovací zpráva Předkládání MZ Přílohy Vyplňování MZ Limity způsobilých výdajů Chyby v MZ

11 Předkládání monitorovacích zpráv - I Část III, odst. 3 „Příjemce je povinen pravidelně předkládat CRR pravdivé a úplné informace o průběhu realizace projektu prostřednictvím hlášení o pokroku a monitorovacích zpráv.“ A) Hlášení o pokroku příjemce předkládá za každých 6 měsíců od prvního dne měsíce následujícího po vydání prvního Rozhodnutí až do ukončení realizace projektu předkládá do 5 pd od kalendářního měsíce, ke kterému měl hlášení předložit ⋐ Příklad: Rozhodnutí bylo vydáno první den měsíce následujícího po vydání Rozhodnutí – první HoP za období „od zahájení realizace“ do předkládá příjemce do HoP vyplňuje příjemce v Benefitu.

12 Předkládání monitorovacích zpráv - II B) Etapová/závěrečná monitorovací zpráva příjemce předkládá do 20 pd po ukončení etapy/projektu ⋐ Příklad: projekt je ukončen k závěrečná monitorovací zpráva musí být předložena do MZ vyplňuje příjemce v Benefitu

13 Předkládání monitorovací zpráv - III Překrývání lhůt pro předložení hlášení o pokroku a monitorovací zprávy hlášení o pokroku příjemce nepředkládá, pokud by mezi podáním hlášení o pokroku a etapové/závěrečné monitorovací zprávy měla uplynout doba kratší než jeden měsíc ⋐ Příklad: hlášení o pokroku je příjemce povinen předložit do monitorovací zprávu do lhůta pro předkládání hlášení o pokroku a monitorovací zprávy je menší než jeden měsíc příjemce předkládá pouze monitorovací zprávu

14 Co dokládat s Žádostí o platbu a monitorovací zprávou vytištěnou z IS Benefit a podepsanou žádost o platbu – postup pro vyplnění uveden na v PPŽPwww.strukturalni-fondy.cz vytištěnou z IS Benefit a podepsanou monitorovací zprávu – postup pro vyplnění uveden v PPŽP pověření oprávněné osoby k podpisu, podpisové vzory soupisku faktur – příloha Příručky pro žadatele a příjemce pozor na správné přiřazení čísla kapitoly dle položkového rozpočtu, čísla výběrového řízení, označení výdaje jako investičního x neinvestičního, správně vyplněné částky dle faktur kopie faktur/účetních dokladů k soupisce faktur musí obsahovat informaci, že se jedná o projekt IOP, a být označen číslem projektu

15 Co dokládat s Žádostí o platbu a monitorovací zprávou kopie výpisů z účtů, ze kterých byly hrazeny výdaje projektu, popř. potvrzený výpis z elektronického bankovnictví je vhodné vyznačit platby týkající se projektu seznam čísel účtů s uvedením názvu banky využívaných pro projekt kopie protokolu o předání a převzetí díla pozor na přesnou specifikaci dodaných komponent, vyznačování a zdůvodnění rozdílů oproti smlouvě o dílo, prohlášení zadavatele, že poskytnuté dodávky jsou v pořádku a plně funkční, podpisy na protokolech doklad o vedení příjmů a výdajů v účetnictví s jednoznačnou vazbou ke konkrétnímu projektu např. dle střediska, kódu, dle čísla EDS/SMVS

16 Co dokládat s Žádostí o platbu a monitorovací zprávou v 11. a 12. výzvě kopie pracovních smluv, pracovní náplně, výkazy práce, rekapitulace mzdových výdajů, přehled pracovních cest podklady prokazující publicitu projektu doložení publicity – fotografie s označenými hmotnými výstupy, doložení publicity na tištěných výstupech čestné prohlášení – vytisknout a přiložit k MZ v případě nedostatečných podkladů je příjemce vyzván, aby ve lhůtě stanovené pobočkou CRR doklady doplnil

17 Tipy na vyplňování MZ Popis realizace realizované aktivity za sledované období změny problémy informace o provedených kontrolách včetně výsledku kontroly (NKÚ, PAS…) Aktualizace údajů data VŘ – dle skutečnosti indikátory - plnění sledujeme při konci realizace (předání díla příjemci) Dokládat splnění aktivit projektu – výstupy projektu

18 Limity způsobilých výdajů 11. výzva projektová dokumentace, odborné studie, posudky a analýzy, jejichž vyhotovení je nezbytné pro realizaci projektu do 20 % celkových způsobilých výdajů v rámci podaktivity I. do 5 % celkových způsobilých výdajů pro ostatní podaktivity stavební úpravy do 10 % celkových způsobilých výdajů režijní náklady, osobní náklady – DPČ, DPP, cestovní náhrady do 5 % celkových způsobilých výdajů 12. výzva osobní náklady – DPČ, DPP, cestovní náhrady do 5 % celkových způsobilých výdajů po ukončení realizace projektu provede pobočka přepočet výše způsobilých výdajů, včetně max. výdajů dle výzvy na podaktivity

19 Přenesení daňové povinnosti u stavebních a montážních prací podle § 92e zákona o DPH od OSS se při výkonu působnosti v oblasti veřejné správy nepovažují za osoby povinné k dani stavební a montážní práce nejsou předmětem daně, a to ani v případě, že OSS jsou plátci DPH z titulu uskutečňování ekonomické činnosti (jsou registrovaným plátcem DPH) je nutné v rámci objednání stavebních prací nebo při uzavření smlouvy deklarovat, že OSS nakupuje stavební a montážní práce k výkonu veřejné správy => nejsou osoby povinné k dani a neuplatní se přenesení daňové povinnosti pokud není ve smlouvě deklarováno nebo OSS předloží dodavateli své DIČ bez bližšího upřesnění => deklarují se v pozici plátce a uplatní se přenesení daňové povinnosti

20 Nejčastější chyby výdaje bez přímé vazby na projekt špatně vyplněná Zjednodušená ŽoP (návod pro vyplnění vyvěšen na špatně vyplněná soupiska faktur nedoložení všech potřebných dokladů nedoložení dokladů o úhradě účetní evidence příjmů a výdajů projektu neodpovídá soupisce faktur

21 Jak se chyb vyvarovat konzultace s pobočkou již při realizaci etapy dokladování dle dokumentu Náležitosti dokladování pečlivost při vyplňování postupovat dle PPŽP včetně příloh příloha č. 10 – vyplňování HoP/MZ příloha č. 11 – postup pro vyplňování ZŽoP

22 Kontroly, Publicita projektu, Sankce, Udržitelnost Typy kontrol projektu Práva a povinnosti příjemce Povinná publicita projektu Sankce za porušení Podmínek Projekt v období udržitelnosti

23 Kontroly projektu Jejich cílem je ověření plnění Rozhodnutí a Podmínek, zjištění, že finanční prostředky jsou použity k záměru specifikovanému projektem a že v průběhu realizace nejsou porušována pravidla pro poskytování finančních prostředků ze státního rozpočtu a strukturálních fondů. základní typy kontrol: administrativní – kontrola dokladů fyzická – kontrola skutečného stavu v místě realizace kontroly mohou probíhat ve všech fázích projektu oprávněné kontrolní subjekty: MV, MMR, CRR, MF, Evropská komise, OLAF, Evropský účetní dvůr, NKÚ oprávněné auditní orgány: MF – Auditní orgán, MMR – Pověřený auditní subjekt na základě kontrol může hrozit vracení nebo krácení dotace

24 Práva a povinnosti příjemce při kontrole Práva příjemce informace o kontrole min. 2 pd předem zápis z kontroly – příjemce stvrzuje podpisem případné námitky k zápisu z kontroly lze uplatnit do 5 pd od seznámení se se zápisem Povinnosti příjemce vytvoření podmínek pro provedení kontroly poskytnutí dokumentace k projektu, příp. informace k předmětu kontroly přijmout opatření k nápravě nedostatků zjištěných kontrolou

25 Publicita projektu povinnost dle Podmínek Rozhodnutí (část IV, bod 6) provádět propagaci účasti prostředků SF na financování projektu dle PPŽP uchovat veškeré doklady související s propagací pro potřeby kontroly a) označení hmotných výstupů projektu – náklady hrazené z veřejných prostředků činily méně než EUR: symbol Evropské unie (vlajka EU) symbol IOP informace o finanční účasti Evropské unie a Evropského fondu pro regionální rozvoj prohlášení ve znění: „Šance pro Váš rozvoj“

26 Publicita projektu b) stálá vysvětlující tabulka v místě realizace projektu – náklady hrazené z veřejných prostředků činily více než EUR, projekt spočíval v nákupu hmotného předmětu nebo ve financování infrastruktury nebo stavebních prací: symbol Evropské unie (vlajka EU) symbol IOP odkaz na spoluúčast Evropské unie na financování projektu odkaz na Evropský fond pro regionální rozvoj: „Spolufinancováno z prostředků Evropského fondu pro regionální rozvoj“ nebo obdobná věta se stejným významem prohlášení Řídícího orgánu IOP ve znění: „Šance pro Váš rozvoj“ název projektu příjemci v OI 3.4 nejsou povinni instalovat velkoplošný reklamní panel

27 Pravidla pro používání symbolů EU a IOP symboly musí být vždy uvedeny na viditelném místě u tiskových materiálů musí být vždy na titulní straně při používání současně s jinými logy nebo znaky se umísťují symboly EU a IOP jako první, v pořadí logo IOP, poté logo EU, poté další loga (stejné pravidlo platí i při umístění svisle pod sebe) ostatní loga nebo znaky nesmí být větší než symboly EU a IOP odkaz na finanční spoluúčast Evropské unie a Evropského fondu pro regionální rozvoj a prohlášení Řídícího orgánu IOP ve znění: „Šance pro Váš rozvoj“ musí být užíván vždy společně se symboly EU a IOP pravidla publicity musí být zakotvena i ve smlouvách s dodavateli (povinnost označovat veškeré dokumenty logy) – lze zajistit také čestným prohlášením

28 Varianty loga IOP Barevná Černobílá Jednobarevná Negativní

29 Logo varianta + logo EU + text- barevná, jednobarevná, černobílá POZOR: na dolní černou linku musí být vepsáno REGISTRAČNÍ ČÍSLO PROJEKTU. Toto číslo zjistíte z Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Číslo je ve tvaru CZ.1.06/ / Logo varianta + logo EU - barevná, jednobarevná, černobílá

30 Ukázky publicity

31 Sankce za porušení Podmínek uvedeny v Podmínkách Rozhodnutí (část III a IV Podmínek) pozdní předložení dokumentů (OoZ, MZ a ŽoP, HoP) nenaplnění monitorovacích indikátorů porušení pravidel při zadávání veřejných zakázek porušení podmínek archivace nedodržení pravidel publicity výše sankce je odstupňována dle „závažnosti“ porušení Podmínek (2 – 100 % vyplacené dotace) při zjištění před vyplacením dotace se řeší snížením způsobilých výdajů při zjištění po vyplacení dotace je příjemce vyzván k vrácení (části) dotace

32 Udržitelnost projektu Hlášení o udržitelnosti projektu příjemce je vyzván 10 měsíců od ukončení realizace projektu k vyplnění hlášení v termínu 20 pd (není-li příjemce pobočkou CRR vyzván, nezbavuje ho to povinnosti HoUP předložit) poslední výzva k vyplnění 4 roky a 10 měsíců od ukončení realizace projektu majetek lze převést, vypůjčit či pronajmout jinému subjektu pouze s předchozím písemným souhlasem poskytovatele dotace (je předmětem kontroly) nahrazení majetku z pojistného plnění – za odcizený majetek je třeba pořídit náhradu; je nerelevantní, zda tyto náklady budou kryty z vlastních zdrojů či z pojistného plnění; pojistné plnění není příjmem projektu; pro zachování auditní stopy je nutno do složky projektu uložit veškeré dokumenty související s odcizením majetku

33 CRR – kontakty primárním kontaktním místem je příslušná pobočka CRR

34 CRR – kontakty

35 CRR – kontakty

36 Děkujeme za pozornost Mgr. Kateřina Dohnalová Mgr. Jan Orel Ing. Petr Šústal