Seminář pro příjemce IOP k závěrečné MZ a ŽoP – výzvy č. 17, 16, 07 a 03 Ministerstvo vnitra České republiky Odbor strukturálních fondů Seminář pro příjemce IOP k závěrečné MZ a ŽoP – výzvy č. 17, 16, 07 a 03 Ministerstvo vnitra České republiky Odbor strukturálních fondů MV ČR, budova Centrotex, Praha 4 2. listopadu 2015

Osnova prezentace Úvodní informace I. Monitoring projektů a kontrola II. Náležitosti Závěrečné monitorovací zprávy a žádosti o platbu III. Udržitelnost, publicita, archivace Dotazy, diskuze

Úvodní informace – o.i. 1.1 IOP  rok 2015 = konec způsobilosti výdajů programového období (k musí být výdaj uhrazen)  zbývá dokončit 23 projektů ze 4 výzev (termín dokončení projektů nejpozději k ) X  zbývá proplatit žádosti ve výši cca 2 mld. Kč alokovaných v projektech (jednoetapové projekty)  nízký stav čerpání (k vyčerpáno - v ŽoP schváleno - cca 73 % alokace kryté vydanými právními akty) → hrozí výrazné nedočerpání celého OP

Úvodní informace – aktuality, časté dotazy  Prodloužení termínů ukončení projektu za termíny dané Výzvou  Metodický postup obecně stanovil Řídicí orgán IOP  Pouze mimořádné případy za kumulativního splnění striktních podmínek:  příjemce oznámil ZS MV nemožnost dodržet termín stanovený právním aktem/řídicím dokumentem v nejkratší možné době od okamžiku zjištění překážky;  nedodržení harmonogramu způsobilo jedno či více z následujících nepředvídatelných okolností: přírodní katastrofa, insolvence nebo zánik dodavatele, zdržení díky šetření ÚOHS nebo soudu, zpoždění dodávky zásadních a pro dosažení cílů nezbytných technologií vinou dodavatele;  příjemce řádně odůvodnil a doložil důvody zpoždění realizace projektu a prokázal, že ke zpoždění nedošlo jeho vinou;  Status tzv. nedokončeného projektu  Metodický postup obecně stanovil Národní orgán pro koordinaci/Řídicí orgán IOP  Připouští možnost dokončit projekt v roce 2016 z vlastních zdrojů (prostředky proplacené do by zůstaly způsobilé k proplacení ze SF)  Pouze mimořádné případy za kumulativního splnění podmínek pro prodloužení termínů ukončení za termíny dané výzvou (viz výše)

MONITORING A KONTROLA I.

Monitorovací hlášení  Hlášení o pokroku (HoP)  předkládáno v době realizace projektu  Monitorovací zpráva (MZ)  navázána na etapu projektu + Žádost o platbu  nutno prokázat naplnění cílů projektu a dosažení cílových hodnot MI  doložit naplnění pozitivního vlivu na horizontální kritéria, deklaroval-li je projekt v projektové žádosti  předkládána vč. všech příloh do 20 pracovních dnů po ukončení etapy  příjemce vyplňuje a finalizuje v IS BENEFIT7 vč. příloh a zasílá tištěnou verzi dokumentace na OSF (obsáhlé přílohy lze na CD)  při pozdním odevzdání riziko sankcí v související ŽoP!

 Závěrečné vyhodnocení akce (ZVA)  navázáno na ukončení realizace a financování projektu  termín pro odevzdání je uveden v právním aktu  v souladu s Vyhláškou č. 560/2006 Sb. ve znění pozdějších předpisů příjemce předkládá Zprávu o závěrečném vyhodnocení akce správci programu = rozpočtovému útvaru, který pro projekt vydává Stanovení výdajů/Rozhodnutí o poskytnutí dotace → ZVA  jeden originál ZVA příjemce předkládá na OSF  Hlášení o udržitelnosti (HoU)  navázáno na ukončení realizace projektu (udržitelnost projektu = 5 let)  vyplňováno a odevzdáváno pouze v tištěné verzi (.doc) vč. případných příloh  první HoU – 10 měsíců po ukončení realizace projektu je příjemce ze strany OSF upozorněn na termín podání + 20 pracovních dnů na odevzdání; následující termíny pro odevzdání – vždy po 12 měsících od 1. termínu

Kontrola ze strany ZS IOP  administrativní kontrola - ZS IOP prověřuje 100 % administrovaných projektů v realizaci  finanční kontrola - probíhá při schvalování zjednodušených žádostí o platbu na základě kontroly dokumentů předložených příjemcem (tj. ŽoP včetně všech požadovaných dokladů)  věcná kontrola - probíhá na základě kontroly monitorovací zprávy o realizaci projektu, kterou příjemce zasílá souběžně se žádostí o platbu  veřejné zakázky – probíhá ve 3 fázích (ZD, před podpisem smlouvy, po podpisu) → dokumentaci předkládat OSF ihned  kontrola na místě (interim nebo ex-post)  monitorovací návštěvy  veřejnosprávní kontroly / obecné kontroly (dle NMV č. 55/2013) – u vzorku projektů na základě výsledku analýzy rizik či plánu kontrol dle zákona 320/2001 Sb., o finanční kontrole, a zákona 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád) → ověření souladu realizace projektu se schválenou projektovou žádostí, právním aktem a podmínkami dotace; kontrola účetních záznamů, vedení projektové dokumentace, pořízeného majetku atp.

Kontrola jiných subjektů než ZS IOP  kontrola projektu ze strany OSF nemusí být zdaleka jedinou (poslední) kontrolou  kontroly a audity jsou legislativně zakotveny (národní legislativa, evropská legislativa) – ŘO IOP, AO, NKÚ, EK,…  po ohlášení data zahájení kontroly/auditu informovat OSF ihned – příprava, součinnost…  mít dokumentaci v pořádku tak, aby ji bylo možno na vyžádání předat obratem  kontroly a audity mohou být křížové (týkat se dodavatelů, partnerů)  poskytovat kontrolním subjektům součinnost  předávat OSF bezodkladně kopie oznámení, usnesení, rozhodnutí ze všech externích kontrol a auditů (i předběžné zprávy pro možnost součinnosti OSF s příjemcem!)  NUTNOST ZACHOVÁVAT AUDITNÍ STOPU

Nejčastější zjištění z kontroly výběrových/ zadávacích řízení  řádné uchování veškeré dokumentace k zakázce - ARCHIVACE  diskriminační „značková“ specifikace předmětu zakázky + diskriminační kvalifikace  nedodržování lhůt dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů  dělení zakázek  vyřizování dodatečných informací k zadávacím podmínkám  uzavírání dodatků k SoD – prodlužování termínu plnění  uveřejňování SoD a výše uhrazené ceny dle SoD na profilu zadavatele  chybné vyplnění formulářů uveřejněných na věstníku veřejných zakázek

Sankce, pochybení  při nedodržení ustanovení Podmínek právního aktu je dotace krácena dle popisu uvedeného v příloze PPŽP (Postup při porušení podmínek) - nejvyšší sankce (100 %)  nenaplnění účelu projektu  nedodržení zákazu dvojí podpory - procentuálně odstupňované sankce  pochybení v zadávání veřejných zakázek (ZVZ a Závazné postupy)  porušení ostatních povinností příjemce uvedené v Podmínkách (např. pozdně předložená MZ/ŽoP)  při krácení finančních prostředků zasílá OSF informaci ŘO IOP a finančnímu úřadu

NÁLEŽITOSTI ZÁVĚREČNÉ MONITOROVACÍ ZPRÁVY A ŽÁDOSTI O PLATBU II.

Nejčastější chyby v MZ a ŽoP  povinnost předložit MZ/ŽoP vč. příloh do 20 PD po ukončení etapy (nečekat na poslední možný termín)  dokumenty nejsou sešity neoddělitelným způsobem, chybí přelepka, případně není přelepka orazítkována a podepsána (obdobně u příloh s více listy)  MZ nebo ŽoP není podepsána statutárním zástupcem/pověřenou osobou  nedodáno Čestné prohlášení  rozdílné finanční částky v MZ a ŽoP (případně i v přílohách)  Popis plnění finančního plánu / Popis realizace – nezahrnuty údaje z předchozích HoP × pouze zkopírováno bez doplnění aktuálnějších údajů

Nejčastější chyby v MZ a ŽoP  Výběrová řízení – bez předchozí oznámené změny měněna data, částky nebo formy VŘ; smazán a nahrazen popis VŘ (ztráta auditní stopy → nový text doplnit za stávající!)  Publicita – uváděná publicitní opatření se podstatným způsobem liší od publicity, kterou příjemce uváděl v projektové žádosti  Publicita – u zrealizovaného publicitního opatření chybí jeho doložení (výstupy – článek, prezentace.., fotodokumentace, vzorek předmětu, atp.)  Přílohy – nedodání všech relevantních příloh; u chybějících/nedodaných neuvedeno, proč jsou pro MZ a ŽoP nerelevantní; chybí popisy, co daná příloha zahrnuje konkrétně (vč. počtu listů)

Povinné přílohy v rámci předkládání ŽoP  Žádost o platbu  Soupiska faktur  Faktury (včetně „likvidačních listů“)  Výpisy z účtů  Akceptační protokoly/ předávací protokoly  Seznam čísel účtů  Doklad o odděleném účetnictví  Čestné prohlášení příjemce  Podpisové vzory, pověření k podpisu MZ a ŽoP

Žádost o platbu ŽoP není dostatečně vyplněna – je důležité vyplnit: 1.Veškeré identifikační údaje – tzn. název projektu, číslo projektu, název příjemce, typ žádosti apod. 2.Bankovní spojení – účet, který bude používán pro následnou refundaci finančních prostředků od MF 3.Finanční údaje: „Celkové výdaje“: součet způsobilých a nezpůsobilých výdajů. „Celkové způsobilé výdaje celkem“: částka celkových způsobilých výdajů ze Soupisky faktur „Celkové způsobilé výdaje platby připadající na mezeru/očištěné o příjmy dle článku 55“ atd.

Žádost o platbu  „Celkové způsobilé výdaje investiční/neinvestiční“ zde je nutné částku celkových způsobilých výdajů etapy rozdělit na investiční a neinvestiční – rozdělení musí být shodné s rozdělením v Soupisce v tabulce „Požadovaná dotace“  v kolonkách „Celkové způsobilé výdaje vynaložené v rámci křížového financování“ a „skutečné příjmy“ budou uvedeny nuly  políčko „Zdůvodnění platby“ – není nutné vyplňovat  částky se do Zjednodušené žádosti o platbu v IS Benefit7 zadávají s přesností na dvě desetinná místa

Soupiska faktur  aktuální verze soupisky (je k dispozici ke stažení na webu OSF v přílohách příslušných výzev)  částky na soupisce musí odpovídat částkám uvedeným v žádosti o platbu s přesností na dvě desetinná místa  vždy dokládat elektronickou soupisku (ve formátu xls.), která musí souhlasit s tištěnou verzí  neměnit vzorce  vyplnit všechna pole  podepsané oprávněnou osobou (stejná osoba jako u MZ a ŽoP)

Faktury a akceptační protokoly  faktury (publicita, náležitosti dle zákona o účetnictví)  na OSF předat pouze kopie faktur – originály zůstávají u příjemce  faktury musí obsahovat patřičné náležitosti dle zákona o účetnictví  částky, jež jsou na fakturách se musí shodovat s částkami, které jsou uvedeny v Soupisce  na fakturách často chybí označení, že daný výdaj patří k projektu. Příklad textu: Tento projekt je spolufinancován z Integrovaného operačního programu, registrační číslo CZ.xxxx. Toto označení musí mít bezpodmínečně každá faktura.  akceptační protokoly/předávací protokoly (zkontrolovat podpisy zúčastněných stran)

Výpisy z účtů  výpisy z účtů se předkládají k výdajům, které jsou vykazovány v ŽoP a soupisce faktur  kopie výpisů z účtů, ze kterých/na které byly realizovány platby v souvislosti s realizací projektu IOP  výpis z elektronického bankovnictví  obě formy výpisů z účtů musí být opatřeny razítkem příjemce a podpisem osoby odpovědné za účetní případy. Kopie navíc i označením „kopie souhlasí s originálem“

Doklad o odděleném účetnictví  nutnost doložit po ukončení každé etapy projektu  musí být patrné zejména závazky vyplývající z realizace jednotlivých výdajů zaúčtované v rámci analytické evidence v členění na podíly SF (85%) a SR (15%)  účetní sestava musí být vygenerovatelná z účetního systému kdykoliv znovu se stejným výstupem  doklad musí být podepsán odpovědnou osobou ze strany příjemce

Seznam čísel účtů Na formuláři musí být uvedeno:  Název příjemce  Název projektu  Registrační číslo projektu  Jméno a příjmení odpovědné osoby  Místo, datum a podpis  Příjmový účet uvedený v tomto seznamu je používán pro následnou refundaci finančních prostředků od MF  Seznam výdajových účtů musí odpovídat přiloženým bankovním výpisům s jednotlivými úhradami výdajů projektu

Sankce vůči dodavateli vs. způsobilé výdaje  smluvní pokuta na základě vad a nedostatků dodávky → považuje se pokuta za zdroj financí na opravy a dokončení díla a neovlivňuje celkové způsobilé výdaje X  smluvní pokuta za nedodržení dodacích lhůt → sníží se celkové způsobilé výdaje o uplatněnou pokutu či penále  o všech smluvních pokutách a penále informovat ZS MV formou OoZ bezprostředně po jejich vzniku

Doporučení  Doporučujeme příjemcům, aby s blížícím se koncem realizace projektů provedli důkladnou kontrolu výdajů, které budou vykazovat v rámci předkládaných ŽoP  Ověřit, zda výdaje, jež budou vykazované v ŽoP, jsou v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, vč. souvisejících vyhlášek  Ověřit správnost zařazení výdajů na INV a NIV  Ověřit, zda je fakturované plnění zařazeno na správných rozpočtových položkách druhových (RPD)  V případě zjištění, že např. daný výdaj není INV charakteru, ale jedná se o NIV (nebo naopak), je nutné podat na OSF příslušné OoZ se zdůvodněním a relevantními přílohami (nový rozpočet, tab. zdrojů a potřeb…). OoZ je nutné předložit před koncem realizace

UDRŽITELNOST, PUBLICITA, ARCHIVACE III.

Udržitelnost projektu  udržitelnost = fáze po ukončení realizace projektu – doba trvání 5 let  příjemce má povinnost zajistit zachování dosažených výstupů projektu (vč. udržení dosažené hodnoty monitorovacích indikátorů)  financování provozu projektů je odpovědností příjemce  příjemce je povinen nadále informovat o změnách týkajících se projektu (např. změna kontaktní osoby, změna statutárního zástupce, technické změny atd.)  každoročně po dobu 5 let předkládat Hlášení o udržitelnosti

 Další doporučení ohledně udržitelnosti:  hlídat termíny pro odevzdání Hlášení o udržitelnosti  uložit si HoU jako dokument a doplňovat do něj informace průběžně po celé sledované období roku  informovat v textu HoU o aktuálním stavu projektu v provozu a o změnách, k nimž za sledované období došlo, nikoliv o stavu ke dni ukončení realizace projektu  na žádost MV poskytnout dodatečně požadované informace o průběhu realizace i po ukončení realizace projektu  nezapomenout na povinnost umožnit kontrolu projektu a dále vést projektovou dokumentaci vč. účetnictví  pro nakládání s pořízeným majetkem platí stejná pravidla jako v době realizace – nelze prodat, pronajmout, převést, dát do zástavy… (bez souhlasu ZS)  předložit OSF Závěrečné vyhodnocení akce do stanoveného termínu

Převedení majetku pořízeného v rámci projektu  příjemce nesmí majetek získaný z peněžních prostředků projektu během realizace projektu ani v době udržitelnosti bez předchozího písemného souhlasu Zprostředkujícího subjektu MV prodat, převést, pronajmout či vypůjčit jinému subjektu  příjemce dotace zůstává nezměněn a nadále zodpovídá za plnění příslušných povinností i při případném převedení majetku (nutné smluvně ošetřit vztahy příjemce a případné nové odpovědné osoby)  musí být zajištěno trvající plnění cílů projektu i možnost kontroly pořízeného majetku následným auditem

Zastarávání, upgrade majetku  příjemce může za předpokladu zachování výstupů a indikátorů projektu majetek pořízený z projektu v případě nutnosti vyměnit (ba má i povinnost nahradit nefunkční jednotku – např. v případě vyhoření serveru – obdobným komponentem plnícím svůj originální účel ve stejné či lepší kvalitě)  nadále musí být zajištěno plnění cílů projektu v dosažené kvalitě  neprodleně o vzniku situace informovat OSF formou OoZ  nutné zachovat auditní stopu pro případ následných kontrol (např. protokol o vyřazení vč. zdůvodnění)

Archivace dokumentace  dokumenty a doklady, které se vztahují k operacím spolufinancovaným ze strukturálních fondů EU, podléhají ve všech fázích projektového cyklu a na kterékoli úrovni zapojení subjektů kontrole ze strany Evropské komise a dalších kontrolních orgánů  příjemce je povinen archivovat veškerou dokumentaci související s realizací projektu (včetně účetních dokladů a dokumentaci o výběrovém řízení) v souladu s článkem 90 Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 minimálně do konce roku 2021  příjemce je povinen zajistit, aby povinnosti spojené s archivací plnili také partneři a dodavatelé podílející se na realizaci projektu

Publicita  Nařízení Evropské komise č. 1828/2006  Pravidla pro provádění informačních a propagačních opatření  Logo manuál IOP (určuje zásady správného používání loga IOP a vlajky EU)  povinnosti příjemce v rámci publicity:  poskytnout souhlas se začleněním na veřejně přístupný seznam příjemců (ZS je povinen informovat příjemce podpory a širokou veřejnost o tom, že daný projekt je spolufinancován z EU)  splnit ta publicitní opatření, k jakým se příjemce zavázal v projektové žádosti  umístit po dokončení realizace dobře viditelnou trvalou informativní desku o podpoře (v rozsahu dle Čl. 9 Nařízení EK č. 1828/2006)

Prostor pro dotazy

Děkujeme Vám za pozornost a přejeme hodně úspěchů při dokončování realizace Vašich projektů a psaní ZMZ a ŽoP!