Mgr. Galina Rucká rucka@mza.cz Spisová a archivní služba v praxi základních a středních škol po novele vyhlášky o výkonu spisové služby č. 259/2012 Sb. (283/2014 Sb.) Mgr. Galina Rucká rucka@mza.cz Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Program Úvod Legislativa Základní pojmy Práce s dokumenty u původce Postup při vyřazování dokumentů Spisový a skartační řád a plán Kontrola Diskuse Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Legislativa zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (jak vyplývá ze změn provedených zákonem č. 413/2005 Sb., zákonem č. 444/2005 Sb., zákonem č. 112/2006 Sb., zákonem č. 181/2007 Sb., zákonem č. 296/2007 Sb., zákonem č. 32/2008 Sb.,zákonem č. 190/2009 Sb., zákonem č. 227/2009 Sb., zákonem č. 424/2010 Sb. a zákonem č. 167/2012 Sb.) – plné znění viz. zák. č. 329/2012 Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb. Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Základní pojmy Původce – každý, z jehož činnosti dokument vznikl; za dokument vzniklý z činnosti původce se považuje rovněž dokument, který byl původci doručen nebo jinak předán Archivní zákon rozlišuje původce: Veřejnoprávní původci organizační složky státu ozbrojené síly, bezpečnostní sbory státní příspěvkové organizace, státní podniky územní samosprávné celky organizační složky územních samosprávných celků, vytváří-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vytváří- li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu vysoké školy školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (dále jen „školy“) zdravotní pojišťovny, veřejné výzkumné instituce právnické osoby zřízené zákonem Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Základní pojmy Soukromoprávní původci obchodní společnosti a družstva s výjimkou bytových družstev politické strany, politická hnutí, občanská sdružení, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti, profesní komory, nadace, nadační fondy, obecně prospěšné organizace notáři Dokument – každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která vznikla z činnosti původce nebo byla původci doručena. Metadata – data popisující souvislosti, obsah a strukturu (digitálních) dokumentů a jejich správu v průběhu času. Spisová služba – odborná správa dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení – životní cyklus dokumentu. Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Spisová služba Určení původci – vykonávají spisovou službu v plném rozsahu dle definice spisové služby tak, jej je popsán v archivním rozsahu – obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem. § 63 odst. 1 zákona Ostatní původci neuvedení mezi určenými (obce, školy atd.) – vykonávají spisovou službu v omezeném rozsahu dle § 64-67, § 68 odst. 1-3, § 68a a § 69a archivního zákona – neplatí podmínky pro spisovnu, musí mít spisový řád. § 63 odst. 2 zákona Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Elektronická spisová služba Možnost volby – spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech musí vykonávat organizační složky státu, kraje a hlavní město. Obce a ostatní původci neuvedení mezi určenými původci mohou vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě. Elektronický systém musí odpovídat legislativě. Datové schránky – zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Příjem dokumentů Veřejnoprávní původce zaznamená u digitálních dokumentů datum a čas doručení dokumentů § 3 odst. 1 vyhlášky Dokument v analogové podobě musí být bezodkladně opatřen otiskem podacího razítka – název původce, datum doručení, číslo jednací nebo číslo evidenční ze samostatné evidence dokumentů, počet listů, počet příloh a počet listů těchto příloh v listinné podobě a počet a druh nelistinných příloh § 3 odst. 3 vyhlášky Pokud je dodán dokument (analogový, digitální) neúplný, poškozený, nečitelný, vyrozumět odesílatele, lze-li to. § 4 odst. 2 vyhlášky Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Převody dokumentů Autorizovaná konverze – převedení dokumentu v listinné podobě na dokument digitální a naopak Převod doručeného digitálního dokumentu na analogový - autorizovanou konverzí nebo podle § 69a zákona, Doručenou datovou zprávu uchovat nejméně tři roky, není-li stanoveno více § 6 odst. 1 vyhlášky Převod doručeného analogového dokumentu na digitální - autorizovanou konverzí nebo podle § 69a zákona Původní dokument uchovat u převedení podle § 69a po celou dobu, u autorizované konverze nejméně tři roky, není-li stanoveno více § 4 odst. 2 vyhlášky Pokud je skartační lhůta doručeného a převedeného dokumentu kratší než 3 roky, bude uchován nejméně po dobu skartační lhůty. § 6 odst. 3 vyhlášky Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Označování dokumentů Jednoznačný identifikátor – označení původce a alfanumerický kód. U otisku podacího razítka nemusí být obsažen alfanumerický kód § 7 odst. 1 vyhlášky U původců vykonávajících listinou podobu spisové služby se označování a evidence provádí současně § 7 odst. 1,3 vyhlášky Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Evidence dokumentů – evidenční pomůcky Základní evidenční pomůckou spisové služby v elektronické podobě je elektronický systém spisové služby. § 8 odst. 1 vyhlášky Základní evidenční pomůckou spisové služby v listinné podobě je podací deník, označený názvem původce, časovým obdobím a počtem všech listů. § 8 odst. 1 vyhlášky Sběrný arch – samostatná evidenční pomůcka, dokumenty evidované ve sběrném archu s výjimkou iniciačního dokumentu se neevidují v základní evidenční pomůcce. § 8 odst. 3 vyhlášky V podacím deníku: pořadové číslo, datum doručení (čas) nebo datum vytvoření, adresa odesílatele (vlastní), číslo z evidence odesílatele, počet listů dokumentu, počet listů nebo svazků příloh, počet a druh příloh v nelistinné podobě, obsah, kdo vyřizuje, způsob vyřízení, adresa adresáta, datum odeslání, počet listů dokumentu, počet listů nebo svazků příloh, spisový a skartační znak, skartační lhůta nebo rok skart. řízení. § 10 odst. 1 vyhlášky V elektronickém systému ještě: typ dokumentu (analogový, digitální), jednoznačný identifikátor, záznam o výběru archiválií § 10 odst. 2 vyhlášky Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů Dokument evidovaný v elektronickém systému nebo v podacím deníku se označuje číslem jednacím (označení původce, pořadové číslo, kalendářní rok). Dokument evidovaný ve sběrném archu - číslo jednací obsahuje za pořadovým číslem zápisu v základní evidenční pomůcce pomlčku nebo lomítko a pořadové číslo zápisu dokumentu ve sběrném archu. § 11 odst. 1 vyhlášky Dokument v samostatné evidenci dokumentů se označuje evidenčním číslem (zkratka, kód) stanoveným ve spisovém řádu. § 11 odst. 3 vyhlášky Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Tvorba spisu Dokumenty týkající se téže věci se spojují do spisu. Veřejnoprávní původce vytváří spis spojováním dokumentů nebo pomocí sběrného archu. Spojováním dokumentů – dokumenty zařazené do spisu mají různá čísla jednací, návaznost se vyznačuje v podacím deníku. Pomocí sběrného archu – iniciační dokument se zaeviduje v základní evidenční pomůcce nebo v samostatné evidenci dokumentů a přidělí se mu číslo jednací lomené pořadovým číslem 1. Následující dokumenty jsou evidovány pouze ve sběrném archu. § 12 odst. 1, 2 vyhlášky Součástí spisu je soupis vložených dokumentů i sběrný arch. § 12 odst. 1, 2 vyhlášky Dokumenty jsou uspořádány chronologicky, vzestupně nebo sestupně. § 12 odst. 8 vyhlášky Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Vyřizování dokumentu Původce zaznamená v příslušné evidenci dokumentů způsob vyřízení dokumentu, popřípadě spisu. § 14 odst. 3 vyhlášky Původce přidělí dokumentu nejpozději při jeho vyřízení spisový znak, skartační znak a lhůtu podle spisového a skartačního plánu účinného v době vyřízení dokumentu. § 14 odst. 4 vyhlášky Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Spisové a skartační znaky ve spisovém a skartačním plánu Původce uvede přehled spisových a skartačních znaků ve spisovém a skartačním plánu. § 15 odst. 1 vyhlášky Původce stanoví ve spisovém a skartačním plánu spouštěcí událost, kterou je okamžik rozhodný pro počátek plynutí skartační lhůty. § 15 odst. 4 vyhlášky Spis se označuje skartační lhůtou s nejvyšší hodnotou – tj. podle dokumentu, který má být do skartačního řízení zařazen nejpozději. § 15 odst. 5 vyhlášky Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Vyhotovování dokumentů Dokument určený k odeslání má záhlaví (název, sídlo, adresa), číslo jednací nebo evidenční číslo vlastní, případně číslo došlé. § 16 odst. 1 vyhlášky Dále obsahuje: datum podpisu, počet listů, počet příloh, počet listů nebo počet svazků příloh, jméno, příjmení a funkce osoby pověřené podpisem. § 13 odst. 2 vyhlášky Původce si ponechá prvopis nebo jeden ze stejnopisů dokumentu. § 13 odst. 3 vyhlášky Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Podepisování dokumentů, úřední razítka, odesílání dokumentů Původce vede evidenci úředních razítek obsahující: otisk razítka, jméno, příjmení a funkce osoby, která razítko převzala, datum převzetí, datum vrácení, datum vyřazení razítka, podpis osoby. § 17 odst. 2 vyhlášky Původce vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikovaných služeb. § 17 odst. 4 vyhlášky Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Ukládání ve spisovně Spisovna – místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce. Spisovny nesmí být ohroženy povodněmi, musí být zpracována požární dokumentace a spisovna musí být vybavena práškovými hasícími přístroji. Prostor musí být zabezpečen proti škodlivému působení přírodních vlivů a jevů vyvolaných činností člověka, a to zejména proti průniku vody, páry, dešťové a splaškové kanalizace, nebezpečných chemických a biologických látek nebo působení fyzikálních jevů a proti nadměrné prašnosti. Spisovny musí být vybaveny regály a zabezpečeny proti vstupu nepovolané osoby. § 68 odst. 4 zákona Dokumenty se ukládají podle spisového a skartačního plánu. § 68 odst. 1 zákona Původce informuje před svým zánikem příslušný archiv o opatřeních, která učinil ve vztahu ke spisovně. § 68 odst. 3 zákona Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Ukládání dokumentů v listinné podobě Původce ukládá uzavřené spisy a vyřízené dokumenty podle věcných skupin a spisových znaků. § 19 odst. 1 vyhlášky Původce před uložením kontroluje uzavřený spis a uložený dokument, jsou-li úplné (podací razítko a jeho vyplnění, počty listů a příloh, spisový znak, skartační znak a lhůta, uložení v obalech apod.). § 19 odst. 2 vyhlášky Původce vede ve spisovně evidenci uložených dokumentů a spisů obsahující zejména stručný obsah, spisové a skartační znaky, skartační lhůty. § 19 odst. 3 vyhlášky Spisovna vede evidenci o zapůjčování a nahlížení do dokumentů a spisů. § 19 odst. 4 vyhlášky Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Ukládání digitálních dokumentů Uchovávání – zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorba a správa metadat. Tyto vlastnosti musí být zachovány do doby provedení výběru archiválií. Před uložení se zkontroluje úplnost digitálního dokumentu. Digitální dokumenty musí být nejpozději před jejich vyřízením, resp. uzavřením ve formátech požadovaných podle vyhlášky č. 259/2012 Sb. Nahlížení je umožněno prostřednictvím el. systému spisové služby, který zabezpečuje rovněž evidence přístupů. § 19 odst. 3,4 vyhlášky Výstupní formáty: statické textové a kombinované dokumenty: PDF/A statické obrazové dokumenty: PNG, TIF, JPEG pro databáze: XML včetně popisu struktury § 23 vyhlášky Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Vyřazování dokumentů Veřejnoprávní původci mají povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií. Skartační řízení - je postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost původce. Do skartačního řízení se zařadí dokumenty a spisy, kterým uplynula skartační lhůta a také razítka vyřazená z evidence. Skartační lhůta počíná běžet dnem 1. ledna následujícího roku po vyřízení dokumentu, uzavření spisu, ukončení platnosti dokumentu, nabytí právní moci, uplynutí záruk apod. (tzv. spouštěcí událost) Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Skartační řízení Provádí se na základě skartačního návrhu, který obsahuje: označení subjektu adresa archivu datum, číslo jednací text žádosti návrh termínu skartačního řízení (nepovinné) jména a podpisy členů skartační komise (nepovinné) jméno a podpis statutárního zástupce, razítko Přílohy: seznam dokumentů skupiny A seznam dokumentů skupiny S Dokumenty se skartačním znakem V původce posoudí a přiřadí k dokumentům se skartačním znakem S nebo A číslo – obsah – časový rozsah – skart. lhůta – množství (odkaz na uložení) Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Skartační řízení Odborné posouzení pracovníky příslušného archivu posouzení dokumentů skupiny A posouzení dokumentů skupiny S posouzení úředních razítek Protokol o skartačním řízení – vyhotoví příslušný archiv. V jeho příloze uvede seznam dokumentů, popřípadě razítek, vybraných za archiválie a stanoví lhůtu pro jejich předání do archivu. Současně vydá souhlas se zničením dokumentů, popřípadě razítek, které nemají trvalou dokumentární hodnotu. Do 15 dnů ode dne doručení lze podat námitky proti protokolu. Zničení dokumentů: Původce na základě souhlasu v protokolu zničí dokumenty a razítka. Analogové – znehodnocení, aby nebyla možná rekonstrukce a identifikace obsahu Digitální – smazání z elektronického systému spisové služby a dalších úložišť – obdobně postupuje původce i u dokumentů, které byly vybrány jako archiválie a jejichž repliky byly předány do digitálního archivu. Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Spisový řád Všichni veřejnoprávní původci jsou povinni vydat spisový řád – vnitřní směrnice stanovující základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení, resp. vzniku, až po vyřazení. Povinností původce je bezodkladně po vydání nebo změně zaslat spisový a skartační plán příslušnému archivu. § 66 odst. 2 Součástí spisového a skartačního plánu je stanovení tzv. spouštěcí události. Pokud skartační lhůta začíná plynout jiným okamžikem než vyřízením dokumentu, musím být o této skutečnosti učiněna poznámka u skartační lhůty (např. po ztrátě platnosti). § 66 odst. 4 Stanovení maximální skartační lhůty na 100 let (není-li stanoveno jinak). § 66 odst. 5 Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Kontrola a správní delikty Kontrola je vykonávána archivními inspektory. § 72 odst. 1 zákona Veřejnoprávní původce se dopustí správního deliktu tím, že neuchová dokument nebo neumožní výběr archiválií. § 74 odst. 6 zákona Určený původce se dopustí správního deliktu tím, že nevykonává spisovou službu, nevydá spisový řád nebo neoznačuje dokumenty spisovými znaky, skartačními znaky a lhůtami, nedodrží podmínky pro ukládání dokumentů, neukládá dokumenty podle spisového a skartačního plánu. § 74 odst. 8 zákona Původce nebo jeho nástupce se dopustí skartačního deliktu tím, že neprovede skartační řízení nebo neumožní dohled na provádění skartačního řízení a výběr archiválií. § 74 odst. 9 zákona Pokuta až do výše 200 000,- Kč Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

Kontakty a literatura Státní okresní archiv Hodonín Koupelní 10 tel. : 518 352 450 e-mail: soka_hodonin@mza.cz www.mza.cz/hodonin Mgr. Galina Rucká - rucka@mza.cz, 606 666 735 Kamila Hochmanová - hochmanova@mza.cz, 606 666 736 www.mza.cz Předarchivní péče, legislativa, metodika, vzory žádostí, vzory spisových řádů Hajzlerová, Irena: Spisová služba ve školství. Karviná 2013 Kolektiv autorů: Typový skartační rejstřík. Montanex. 2013 Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

… děkuji za pozornost