Workflow řízení firemních procesů Carda, A., Kunstová, R.: Workflow, řízení firemních procesů, Grada 2001

Zjednodušený příklad podnikového procesu Přijetí zákaznické objednávky Schválení objednávky prod. odd. Vystavení faktury Prověření platby účtárnou Dodání produktu

Systém řízení workflow Definice Realizace Monitorování Manažeři Účastníci Technologie Podnikové objekty

Workflow - propojení principů,metodik a technologií Týmová spolupráce Správa dokumentů Reeingineering Simulace procesů Elektronická pošta Distribuované zpracování on-line, off-line zpracování Workflow management systems Architektura klient-server Databázové systémy Programovací jazyky Internetové uživatelské rozhraní

Workflow systém musí poskytovat: Grafický návrh workflow Role Pravidla Řešení vyjímek Monitoring Měřitelnost Simulace Aktivita Databázové rozhraní Připojování dokumentů

Co lze od implementace workflow systému očekávat? Zavedení standardních postupů (zvýšení efektivity práce, snížení nákladů) Zjednodušení podnikových procesů (zlepšení organizace práce a kvality práce) Zachování pracovních postupů zaměstnanců (snadnější zapracování nových zaměstnanců) Pružnost v navrhování změn Urychlení řešení a vyřizování případů Autorizace změn v kolujících dokumentech Historie každého případu či řešení Integrace dokumentů a aplikací Podpora řízení kvality

Typy workflow Rozhodující proces produkční kolaborativní Ad hoc administrativní Podpůrný proces Opakovaný proces Unikátní proces

Produkční procesy: Jsou podrobně strukturovány Jsou formalizovány Jsou poměrně složité Je vyžadována rychlá doba odezvy a vysoká průchodnost Vyžadují integraci s dalšími aplikacemi Cílem je vysoká produktivita Konkrétní procesy často využívá vymezený okruh uživatelů

Administrativní procesy jsou: Procesy dobře strukturované, předem definované Není požadována taková průchodnost jako u produkčních systémů Využívány většinou uživatelů, často nahodile Spojeny s formuláři či jinými dokumenty

Kolaborativní procesy: Procesy nejsou příliš strukturovány Důraz je kladen na zajištění řízené spolupráce účastníků procesu Důležitá je snadná dynamická možnost změny procesu Průchodnost procesu není rozhodující

Ad-hoc Důležitá je snadná a rychlá definice procesu v okamžiku potřeby Procesy definují koncoví uživatelé Možnost dynamických modifikací procesů Požadavky na průchodnost jsou nízké Cílem jsou nulové náklady a žádná správa

BPR Workflow (Business Process Reengineering) Dělat účelné činnosti Dělat činnosti účelně Eliminovat neúčelné činnosti Eliminovat časové ztráty Procesy narovnává Procesy automatizuje Jsou odvozeny od nových metod řízení a většího delegování pravomocí Jsou výrazně zaměřeny na proces Vedou k organizační restrukturalizaci

Hlavní překážky projektů BPR: Nedostatky v přesvědčení a souhlasu managementu Nerealistický záběr a očekávání Odpor ke změně Hlavní aktivity BPR jsou v současnosti zaměřeny na: procesy, strategii,MIS, řízení změn

Komponenty workflow: programové a datové Nástroj pro definici procesu definice procesu Výkonné jádro workflow řídící data workflow Správce úkolů aplikační data workflow Uživatelské rozhraní věcná data workflow seznam úkolů

Fáze workflow Fáze návrhu Fáze průběhu Nástroje pro analýzu, modelování a definování podnikového procesu Fáze návrhu Návrh a definice procesu Definice procesu Vytváření a řízení výskytů procesů Řídící služba workflow Řídící data workflow Fáze průběhu Věcná data workflow Aplikace a IT nástroje Interakce s uživateli a aplikačními nástroji Aplikační data workflow

Nástroj pro definici procesu by měl obsahovat: Grafické modelování procesů zahrnující směřování, přiřazení rolí, stanovení pravidel podmínek, vazby na dokumenty a další aplikace Kontrolu konzistence vytvořené procesní definice Simulaci a animaci toku Import provozních dat

Základní stavy procesu: činnosti: Inicializován Probíhající Neaktivní Aktivní Aktivní Pozastaven Pozastaven Skončen Kompletně hotov Kompletně hotov

Návrh a definice procesu Mapa procesu – větvení procesu OR-Split OR - Join

Mapa procesů – paralelní směrování AND – Split AND - Join Smyčka opakující se činnosti

Matamodel definice procesu: Definice typu workflow (název procesu, číslo verze, podmínky zahájení a ukončení procesu, řídící, kontrolní, bezpečnostní a jiná data) Činnosti (název, typ činnosti, vstupní a výstupní podmínky, ostatní plánovací omezení) Přechodové podmínky (podmínky provedení nebo přechodu) Věcná data workflow (název dat a cesta) Role (název a organizační jednotka) Vyvolaná aplikace (umístění nebo přístupová cesta, prováděcí parametry, původní typ nebo název)

Meta-model workflow procesu

Metody analýzy procesů Metodika ARIS (prof. A.W.Scheer) Metodika IDEF3 Metodika PDT (V.Řepa) Časové snímky

Techniky analýzy podnikových procesů Rozhovory a dotazníkový průzkum Pozorování Dokumentace (dokumentace k provozovaným aplikacím,popisy podnikových procedur, podnikové směrnice, normy, manuál systému kvality, papírové i elektronické formuláře pro vkládání údajů, záznamy uživatelských požadavků, stížnosti..)

Metody a nástroje analýzy podnikových procesů: ISAC (Information Systems Work and Analysis of Changes) Analýza požadavků na změny vytvoření seznamu problémů, analýza zainteresovaných skupin, uspořádání problémů, popis stávajících činností, graf činností, popis cílů, posouzení současného stavu a analýza požadavků na změny, výběr nejvhodnějšího přístupu ke změnám Studie činností analýza záměrů, generování alternativních úrovní realizace, ověření úrovní realizovatelnosti, analýza nákladů a přínosů, výběr způsobu realizace, koordinace informačních subsystémů Informační analýza analýza původu informací, logiky procesů, vlastností systému Návrh systému určení způsobu provádění procesů, návrh datových struktur, určení hranic automatizace, návrh programů, návrh ručních postupů Úprava prostředí studie technických prostředí, úprava počítačových rutin, vytvoření pomocných rutin

Metoda BORM (Business Object Relation Modelling) Strategická analýza (stanovení cílů projektu a klíčových faktorů úspěchu) Vstupní analýza (podrobná analýza, rámcový návrh, podrobný návrh, implementace) Podrobná analýza (určení cílů sw oblasti, objektových typů a konceptuálních diagramů) Výchozí návrh (sw realizace) Podrobný návrh (řešení architektonických prvků modelu- servery, databáze, sítě) Implementace (testování, instalace)

Metoda PDIT (metoda procesního modelování) Zmapování procesů Zmapování organizační struktury Popis funkční struktury aplikace Popis událostí Popis uživatelských postupů Vytvoření modelu reality Návrh dialogových funkcí Návrh komunikační sítě Dokončení návrhu funkční struktury Sladění procesního modelu s ostatními částmi návrhu aplikace

Metoda PQM (Process Quality Management) Stanovení poslání podniku Seznam dominantních vlivů Určení kritických faktorů úspěchu Definice podnikových procesů Přiřazení KFÚ k podnikovým procesům Stanovení I/O informací Stanovení nejkritičtějších procesů Důsledky pro IT Důsledky pro systém řízení

Metoda Balanced Scorecard Finanční perspektiva Zákaznická perspektiva Interní a podnikové procesy Vize a strategie Perspektiva učení se a růstu

BPMN (Business Process Modeling Notation) EPC (eEPC) Analýza procesů může být prováděna pomocí různých notací (notace v některých případech spojeny s konkrétní metodikou): BPMN (Business Process Modeling Notation) EPC (eEPC) UML (Unified Modeling Language) IDEF Vývojový diagram

Analýzu procesů je možno provádět pomocí různých sw nástrojů (BPM Business Process Modeling tools) : ARIS Business Architect Adonis Process Modeler QPR Process Guide iGrafx Business Process CASEWISE Corporate Modeler FirstSTEP Designer MS Visio Visual Paradigm IBM modeler TIBCO modeler Enterprise Architect

Ukázka procesní mapy - s využitím notace BPMN

Definovaná porovnávací kritéria pro výběr vhodné sw aplikace (Workflow Comparative Study www.waria.com) Propustnost Vyjadřovací schopnost Programování činností Dispečink a reprezentace organizace Zpracování a statistika Komunikace Distribuce Podpora Internetu Dynamické změny Definice procesů Definice činností Předem připravení agenti

Postup implementace workflow Vytvořit podnikové vize a určit podnikové cíle Identifikovat procesy pro implementaci Pochopit a změřit existující procesy Navrhnout a vytvořit prototyp nového procesu

Zásady implementace Vybrat pečlivě první aplikaci Neautomatizovat neefektivní procesy Vypracovat podrobný plán automatizace Uplatnit postupnou implementaci Nelze předpokládat, že všechny požadavky vyřeší jeden produkt Nejdůležitějšími zákazníky jsou uživatelé

Struktura projektu Fáze přípravy Fáze analýzy Fáze implementace Vymezení procesu Stanovení konzultanta a manažera Fáze analýzy Návrh procesních kroků Specifikace účastníků Revize org. struktury Stanovení rolí Sestavení modelu Fáze implementace Sestavení procesu Simulace průběhu procesu Ověření funkceschopnosti Fáze provozu

Model zralosti

Mezinárodní organizace Workflow and Reeingineering International Association www.waria.com) Workflow Management Coalition (www.wfmc.org) The Association for Information and Image Management (www.aiim.org)