Facility Management správa Daniel Macek Katedra ekonomiky a řízení ve stavebnictví, Fakulta stavební, ČVUT v Praze

ČSN EN 15221-4 Kategorizace facility managementu zavádí nový FM prvek FM produkt = jednoznačně definovaná skupina FM služeb (podle ISO 9000) FM produkt lze standardizovat, měřit, atd. FM produkt je orientován na FM klienta Přináší přehled hlavních FM produktů, zavádí jejich označení a jejich hlavní parametry

Ukázka FM produktu dle 15221-4

Členění služeb - Prostor a infrastruktura (tzv. „tvrdé FM služby“) 1000 Prostor & Infrastruktura Space & Infrastructure 1010 Udržitelnost Sustainability 1020 Řízení kvality ISO 9000 Quality Management ISO 9000 1030 Řízení rizik Risk management 1100 Prostor Space 1110 Počáteční parametry budovy Building initial performance 1120 Obměna majetku a renovace (plánování) Asset replacement and Refurbishment 1130 Zlepšení počátečních parametrů Enhancement of initial performance 1140 Správa majetku Property administration 1150 Optimalizace portfolia Portfolio Optimisation 1160 Údržba a provoz Maintenance and Operation 1170 Komunální zajištění Utilities 1200 Venkovní prostor Outdoors 1210 Území, areál, parcela Land, Site, Lot 1220 Prostory související se areálem Additional space on site 1230 Terénní a zahradní služby Landscaping & Gardening 1240 Parkovací služby Parking facilities 1300 Úklid a čištěni Cleaning 1310 Běžný úklid Routine cleaning 1320 Speciální úklid a čištěni Special cleaning 1400 Pracoviště Workplace 1410 Vybavení nájemců, adaptace Occupier fit out and adaptations 1420 Správa prostor Space management 1430 Zařízení interiéru Furniture 1440 Umělecké práce Art works 1900 Specifické aktivity související s hlavní činností Primary activity specific 1910 Komunální služby zajišťující primární procesy Primary process related utilities 1920 Zařízení mimo standarní prostory Off site facilities

Členění služeb - Lidé a organizace (tzv. „měkké FM služby“) 2000 Lidé & Organizace People & Organisation 2100 BOZP (Bezpečnost a ochrana zdraví pracujících) HSSE (Health, Safety, Security and Environment) 2110 Zdraví a bezpečnost Health & Safety 2120 Ochrana Security 2130 Ochrana životního prostředí dle ISO 14000 Environmental protection ISO 14000 2200 Pohostinnost (přímé služby) Hospitality 2210 Recepce a kontaktní centra Reception and contact centre 2220 Stravování a prodej Catering and Vending 2230 Zasedací prostory a pořádání akcí Meeting rooms and Events 2310 ICT management a poradenství ICT Management & Advisement 2320 IT Service desk (výpočetní technika) Service Desk IT 2330 IT služby uživatelům End User Services IT 2340 Centrální a distribuční služby Central and Distributed Services 2350 Spojové a telekomunikační služby Connectivity & Telecommunications 2360 Školení koncových uživatelů ICT Training End User (ICT) 2400 Interní logistika Logistics 2410 Dodávka kancelářských potřeb Office supplies, stationary 2420 Správa dokumentů Document Management 2430 Dopravní služby Mobility 2500 Obchodní podpora Business Support (management support) 2510 Služby související s lidskými zdroji Business support HRM 2520 Právní konzultace a smlouvy Legal counsel and contracts 2530 Marketing a komunikace Marketing and comunication 2540 Zprostředkování (nákup) Procurement 2550 Sekretářské služby, překlady Secretarial services, translations

Dělení produktu dle úrovně řízení FM služby Aktivity / Subprocesy Ubytovací a Prostorové služby Venkovní Úklid a čištěni Pracoviště Primární spec. aktivity bezpečnost a ochrana Zdraví, Péče o uživatele ICT Logistika Obchodní podpora Organizační specifika Plánovací a projekční aktivity Akvizice Aktivity jako (příklady): Nákup, nájem, leasing, výstavba, developement. Administrační Provozní Údržbové Účetní Controlingové Kvalitativní a dokumentační Zlepšovací a zkvalitňovací Prostor a Infrastruktura Lidé a Organizace Integrace na Strategické úrovni (PDCA) Integrace na Taktické úrovni (PDCA) Provozní úroveň Plan Do Check Act 1300 1400 2200 2300 1100 2100 1900 2500 2400 2900 1200

ČSN EN 15221-5 Procesy ve facility managementu Co je procesní standard Výčet a popis etap procesu Specifikuje rozdíl mezi účinností a efektivitou Příklady strategických, taktických a provozních procesů Význam přesné definice vstupů a výstupů procesů Vazba mezi procesy a kvalitativním cyklem PDCA

ČSN EN 15221- 6 Měření prostor ve facility managementu V EU není jednotnost Zdánlivě identické jednotky, avšak v drobnostech odchylky Nutnost jednotného standardu Architektonické prostorové standardy FM prostorové standardy ISO 6707-1, Building and civil engineering –Vocabulary –Part 1: General terms

ČSN EN 15221-7 Benchmarking ve facility managementu Sjednocení podkladů pro srovnání výkonu a kvality Vnímání benchmarkingu pouze v nákladové rovině Porovnání efektů, vjemů, rizik, přínosů … Nutnost jednotné platformy a metriky Specifika kontinentální, lokální a firemní Převoditelnost mezi různými specifiky Modely sběru a třídění dat

Hodnocení výkonnosti FM výkonový benchmarking srovnání klíčových služeb otázky ceny, kvality, vlastností výkonů, rychlosti, spolehlivosti a pod. porovnání kvality jedné organizace FM s jinou společností procesní benchmarking zvýšení individuální výkonnosti hledá nejlepší praktiky

Proces benchmarkingu naplánování benchmarkingového projektu shromažďování dat analýza dat, identifikace výkonnostních mezer a hybných sil procesu zlepšování - adaptace procesních hybných sil

Dominantní činnost FM-firem správa nemovitostí složitější provozy architekt + technolog vtisknou budově budoucí tvář a životní rytmus budovy spolupráce s facility managery řada facility managerů vzejde z řad architektů architekt by měl zaškolit facility managera

Vybrané podpůrné činnosti strategické a taktické plánování zařízení a vybavení financování zařízení a vybavení výběr, nájem a správa nemovitostí výběr nábytku, zařízení a externích služeb výstavba, rekonstrukce, stěhování zdraví, bezpečnost, ochrana stanovení organizačních pravidel a postupů

Vybrané podpůrné činnosti řízení kvality, benchmarking prostorové plánování a řízení provoz budov, údržba a správa dohled na obchodní služby (kopírování, doprava, úklid, stravování) telekomunikace IT životní prostředí

Pracovní prostředí příjemné dostupnost a kvalita pracovních prostředků teplota, světlo, výměna vzduchu, čistota … dostupnost a kvalita pracovních prostředků zajištění potřebných informací pomocí IT, telekomunikací možnosti stravování, odpočinkové kouty

Správa nemovitostí a objektů druhý největší výdaj (první jsou výdaje na mzdy) optimalizace využití prostor minimalizovat nadbytek, ne však zcela spotřebovat specifikovat zařízení a normy pro nakládání s majetkem kabelážní systémy, klimatizace

Všeobecná údržba bývá přehlížena zachování hodnoty investice náklady na údržbu podstatně zvyšují provozní náklady min. náklady, max. efektivitu nespadnout pod min. standard užívání předcházet opravám

Principy stanovení údržby stanovit normy subjektivní pohled dodržení zdravotních a bezpečnostních norem sestavit program preventivní údržby definovat práci sestavit rozpočet

Členění údržby z hlediska časového operativní údržba okamžitý zásah malý prostor pro rozhodování vytipovat rizikové skupiny zařízení, předem zajistit dostupnost náhradních dílů např. horkovody, voda, plyn, el. energie, výtahy plánovaná údržba plánované akce, např. malby, výměna výtahu...

Periodické kontroly identifikují: současné nebo potenciální problémy v oblasti bezpečnosti a zdraví práce, které se budou vykonávat v příštím rozpočtovém období pracovní síly pro tyto práce materiál pro tyto činnosti

Vedlejší výhody pravidelných prohlídek neformální kontakt s uživateli zařízení prohlídka dalších oblastí, např. čištění kontrola všeobecného pořádku facility manager je viděn společné prohlídky se správcem vytváří dobrou příležitost pro probrání dalších plánů

Manuál údržby plán budov v digitální podobě nezbytná telefonní čísla postupy při nebezpečí (havarijní/nouzový plán) seznam subdodavatelů a dodavatelů nakupovaných služeb smlouvy na údržbu všeobecné požadavky na údržbu instrukce od výrobce požadavky na čištění instrukce služeb

Vytvoření jednotného dokumentu údržby rozdělení na menší celky výborným zdrojem informací je architekt dobře připravit smlouvy předejde se nepříjemným situacím plánování výrobních kapacit údržby jednotkové ceny (přirážky při malém množství) na základě času (potřeba dohled)

Zajištění materiálu co použil architekt a proč požadovaná životnost jednoduchost údržby doba zavádění/dostupnost kontinuita výroby alternativy náklady

Protokol údržby datum a čas, kdy byl poskytovatel kontaktován datum a čas, kdy poskytovatel přijel stručný popis vykonané práce vykonané vícepráce datum a čas, kdy byla práce dokončena podpis poskytovatele

Kancelářské služby pošta telefony, fax kancelářské potřeby záznamy kurýrní služby tisk, reprografie nábytek skladování, distribuce

Kancelářské služby jsou samozřejmostí – mohou být podceňovány často první vizitkou u potenciálního zákazníka komunikace se zákazníkem a zaměstnanci výkon je obvykle v krátkém čase (denně, hodinově, průběžně) – musí vycházet ze strategických cílů firmy

Hodnocení kancelářských služeb Je úroveň služeb ve shodě s požadavky? zhodnotit současnou potřebu služeb (odbourat stohy papírů, do kterých se nikdo nedívá) Může být použita technologie vedoucí ke zvýšení výkonu nebo snížení nákladů? přepojování/telekomunikace – digitální ústředny, vedení mezi pobočkami, telekonference, internet tisky, reprografie – publikační systémy, inteligentní fotokopírky

Hodnocení kancelářských služeb Která z forem zaměstnání lidí je nejvhodnější? hlavní úvazek vedlejší úvazek dočasní zaměstnanci krátkodobé sezónní kontrakty pružná pracovní doba práce na směny mix

Kancelářský materiál - ŽP omezit používání kancelářských potřeb informace raději na monitoru než na papíře používat hospodárněji papír má dvě strany recyklovat vybírat recyklovatelné produkty čistící prostředky netoxické bez fosfátů, baterie bez rtuti ...

Prostorový (space) management optimalizace rozvržení budovy pro obchodní potřeby prostorové plánování = práce s informacemi + komunikace s uživateli území základem jsou informace o materiálových zdrojích, výrobních prostředcích a lidských zdrojích

Space manager optimalizace využití prostor hledání nerentabilně využívaných prostor sledování nákladovosti (na plochu, osobu, organizační jednotku ...) hledá jak náklady snížit patří mezi organizátory stěhování garantuje aktuálnost informací o prostoru v IS (CAFM – Computer Aided Facility Management)

Energetický management hospodárné nakládání s energiemi tepelně-technické vlastnosti objektů energetická úspornost použitých technologií ovlivňování a řízení procesů v energetickém systému maximálně využít energeticko-ekonomický potenciál v jednotlivých oblastech systému

Řízení energetického managementu legislativa – týkající se předpisy (např. zákon o hospodaření energií, energetický zákon, zákon o ochraně ovzduší ...) plánovací nástroje (územní plánování, energetické generely) statistické nástroje - statistika, časové řady technické nástroje - vlastní monitorování, regulační systémy analytické nástroje - analytické zprávy, průkazy energetické náročnosti, energetické audity

Cíle energetického managementu optimalizace spotřeby zlepšení tepelně-technických vlastností budov organizace provozu, nízkoenergetická zařízení max. využití tepelných zisků, druhotných zdrojů energie optimalizace výroby a dodávky energie procesy přeměny energie rozvody energie, zajištění stabilních dodávek energie a paliv

K dosažení cílů EM je třeba zajistit: optimální stav provozovaných en. zařízení hospodárné využití všech forem energie (paliv) garance a spolehlivost jednotlivých forem energie v potřebném množství a čase optimalizace lidských zdrojů pro provoz energetického hospodářství rozvoj energetického hospodářství organizace jako celku

Procesy energetického managementu monitorování sběr primárních dat, odečety měření, kontrola faktur vyhodnocování analýza údajů a časových řad, provádění simulací plánování žádoucích hodnot spotřeby, realizace opatření, jejich průběh

Procesy energetického managementu rozhodování o kontrolách, korekcích metody, periodicity monitorování, personální zajištění řízení operativní řízení provozu přikazování oprav, kontrol kontrola systém monitoringu, odběrných míst, energetických zařízení, vykonávaných činností

Základní činnosti energet. managementu tvorba a aktualizace en. statistiky sledování a analýza legislativy zajištění smluvních vztahů s distributory energií monitorování a analýza spotřeby příprava a hodnocení projektů z oblasti energetiky analýza výstupů energetických auditů zajištění a kontrola opatření prezentace a propagace dosažených výsledků a další

Oblasti energetického managementu vnitřní energetický management vlastní budovy, především kontrolní funkci vnější energetický management reflektuje závěry a analýzy energetické politiky firmy včetně vnějších vlivů krizový energetický management odhalování slabých míst a prevence, řešení krizových stavů s min. negativních dopadů

Energetický management v praxi úroveň 1 – základní („hlava-tužka-papír“) nízkonákladová organizační opatření, vyškolení obsluhy (stránka technická i morální), pořizování základních údajů spotřeby, vyhodnocování korekčních zásahů úroveň 2 – pokročilá (použití IT/IS) vyhodnocení a analýza žádoucích a skutečných hodnot spotřeby úroveň 3 – komplexní (užití IT k řízení budov) tzv. inteligentní budovy, vyšší investice

Postup zřízení systému energet. man. prověření spotřeb energií a nákladů na ně rozhodnutí vedení o implementaci EM na základě získaných informací výběr vhodných pracovníků agendy EM proškolení pracovníků a zajištění základních provozních potřeb kontrola plnění funkcí systému EM, pravidelné informace o přínosech

Implementační fáze sytému EM dotvoření dostupné metodiky dokumentace objektů a zařízení soupis měřících míst popis měřících metod a používaný SW organizační strukturu systému EM i samotné organizace způsob a odpovědnost realizace EM v souvislosti s dalšími dotčenými subjekty

Implementační fáze sytému EM co v evidenci podchytit? schéma organizace, areálu, objektů, měřícího místa (včetně fotografií měřících přístrojů) dokumentace hlavních spotřebičů zavedení karty měřícího přístroje (kalibrovaná, podružná) roztřídění měřících bodů – dle druhu energie, dodavatele, místa apod.

Implementační fáze sytému EM informace pro efektivní řízení spotřeba energie a paliv (vč. nákladů na ně) pro jednotlivé objekty náklady na dodávku paliv a energie (dle fakturačních měřidel) přehled a kategorizaci zdrojů, přípojek, spotřebičů měrné energetické hodnoty - vyhláška č.291/2001 předběžné návrhy opatření na snížení a optimalizaci spotřeby energie na všech úrovních