Struktura zápisu porady Plán porad Hana Suchá Gabriela Šmídová

Struktura zápisu porady jde o písemný doklad průběhu schůze, konference,porady nebo jakéhokoliv jiného jednání cílem je objektivní a výstižné zaznamenáni skutečnosti zjištěné údaje slouží jako východisko k dalšímu jednání

se zápisem souvisí další dokumenty: pozvánka na poradu a listina přítomných zápis z porady se vyhotovuje nejpozději do 2 dnů od konání rozmnožují se a posílají se všem účastníkům porady někdy je zapotřebí, aby účastníci podpisem schválili vytvořený zápis

Druhy zápisů liší se od sebe svým rozsahem: věcný (stručný) základních myšlenek (podrobnější) doslovný o výsledku a závěrech rychlý

Věcný stručný používá se nejčastěji jsou heslovitě zachyceny jednotlivé body jednání,schválená rozhodnutí, úkoly z porady

Základních myšlenek podrobnější zápis zpravidla se stenografuje nebo zachycuje na diktafon nebo magnetofonový pásek je určen pro více adresátů, a proto zápis vyžaduje pečlivou stylizaci (správný pravopis a interpunkci)

Doslovný pořizuje se při důležitých poradách a jednáních (např. v parlamentu) zápis se stenografuje souběžně s jednáním,současně se pro kontrolu pořizuje zvukový záznam

O výsledku a závěrech jde o zápis, který zaznamenává k jakému závěru a výsledku se na poradě dospělo

Rychlý zápis se zaznamenává do předem připraveného formuláře

Náležitosti zápisu záhlaví – název organizace název písemnosti – „zápis z porady“ a číslo zápisu druh porady a datum jejího konání údaje o přítomných, omluvených a hostech (při malém počtu se vyjmenují, jinak se přikládá prezenční listina) program porady

stručný obsah jednotlivých bodů porady uložené úkoly, jména odpovědných pracovníků, termíny splnění uložených úkolů datum a místo vyhotovení zápisu jméno zapisovatele jméno a funkce pracovníka,který poradu vedl

Plán porad Používá se pro větší organizace V současnosti se používá elektronické plánování pomocí tzv: sdílení kalendářů Používá se kvůli: zamezení časového prolínání porad dostatečného časového prostoru pro přípravu na poradu podle programu možnosti řádné a včasné omluvy

Prameny Fleischmannová – Kuldová – Šedý, Obchodní krespondence pro střední školy, Praha-Fortuna 2003, ISBN 80-7168-718-9 http://projekty.sosptu.cz/obk/porada_z.html