Návrh struktury personálního spisu Barbora Neoralová, Šárka Hádková

Personální spis je nedílnou součástí personální evidence, která se týká každého zaměstnance dané organizace se zavedením personální evidence na sebe zaměstnavatel přijímá povinnosti spojené se vznikem pracovního poměru

Zaměstnavatel je povinen: získávat pouze informace osobního charakteru se souhlasem zaměstnance neshromažďovat nadbytečné údaje získané informace ověřovat a aktualizovat zajistit ochranu osobních údajů zabezpečit, aby po skončení zaměstnaneckého vztahu byl osobní spis bývalého zaměstnance řádně archivován

Personální informační systém odpovídá současným potřebám řízení lidských zdrojů jeho základem je právě personální evidence měl poskytovat informace o: zaměstnancích pracovních místech a funkcích dílčích personálních činnostech okolí organizace a vnějších podmínkách

Personální evidence je standardizovaný soubor dokumentů odpovídající právním normám a zaznamenávající průběh a výsledky jednotlivých personálních činností proces lze rozčlenit do těchto fází: Dokumenty o výběru zaměstnance Dokumenty o vzniku pracovního poměru Dokumenty po dobu trvání pracovního poměru Dokumenty o skončení pracovního poměru

Dokumenty o výběru zaměstnance Zahrnují: stanovení požadavků na pracovní místo a na zaměstnance způsob získávání zaměstnanců (inzerát) získání a posouzení osobních údajů o novém zaměstnanci protokol o průběhu a výsledcích výběrového řízení

Dokumenty o vzniku pracovního poměru Pracovní smlouvu jmenování

Dokumenty po dobu trvání pracovního poměru Orientované na: Změny sjednaných pracovních podmínek Přechod práv a povinností za trvání pracovního poměru Školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a další vnitroorganizační závazná školení Dohody o hmotné odpovědnosti Hodnocení zaměstnance, osobní rozvoj zaměstnance Dokumenty o nedostatcích v práci zaměstnance, připomínky a stížnosti zaměstnance

Dokumenty o skončení pracovního poměru Rozvázání pracovního poměru dohodou Rozvázání pracovního poměru výpovědí Okamžité zrušení pracovního poměru Zrušení pracovního poměru ve zkušební době Skončení pracovního poměru uplynutím doby Skončení pracovního poměru na základě úředního rozhodnutí

Personální spis složka obsahující dokumenty, které souvisejí se zaměstnancem a jeho vztahem k zaměstnavateli (firmě) slouží výhradně pro interní potřebu zaměstnavatele ten odpovídá za veškerou manipulaci s osobními údaji v něm obsaženými se všemi údaji musí zacházet v souladu s právními normami nebo s výslovným souhlasem zaměstnance.

Od 1. 6. 2000 jsou zaměstnavatelé povinni řídit zákonem č. 101/2000 Sb Od 1. 6. 2000 jsou zaměstnavatelé povinni řídit zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů. zákon se vztahuje na veškeré zpracování osobních údajů respektuje dříve platnou zásadu shromažďovat jen ty osobní údaje, které odpovídají stanoveným účelům a jsou nezbytné pro jejich naplnění Zaměstnanci, kteří shromažďují, zpracovávají a dále pracují s osobními údaji, jsou povinni zachovávat mlčenlivost. Tato povinnost trvá i po skončení zaměstnání.

Návrh základní struktury osobního spisu zaměstnance 1. Vstupní údaje: protokol o výběrovém řízení 2. Údaje o zaměstnanci osobní dotazník, životopis, posudek o pracovní činnosti, oznámení změn, vstupní lékařská prohlídka, lékařské posudky, výpis z rejstříku trestů 3. Kvalifikace dokumenty o dosaženém vzdělání, osvědčení o absolvování odborných kurzů, doklady a dohody o zvyšování kvalifikace

4. Pracovní poměr pracovní smlouva, dohody o změně pracovní smlouvy, jmenovací dekret, dekret o odvolání z funkce, prohlášení zaměstnance o mlčenlivosti, dohoda o hmotné odpovědnosti 5. Mzdy mzdové výměry, návrhy a rozhodnutí o změně mzdy 6. Ověřování znalostí předpisů doklady o ověřování znalostí předpisů k zajištění bezpečnosti a ochraně zdraví při práci, doklady o ověřování znalostí řidičů, doklady o ověřování dalších speciálních znalostí u zaměstnanců

7. Hodnocení zaměstnance 8. Potvrzení o zaměstnání tzv. zápočtový list z předchozího zaměstnání, potvrzení okresní správy sociálního zabezpečení 9. Pracovní kázeň upozornění zaměstnavatele na porušování pracovní kázně zaměstnancem 10. Další dokumenty

Uzavření a archivace osobního spisu Dokumenty které podnik musí v osobním spise ponechat – pracovní smlouva, dohoda o uznání dluhu, doklady obsahující údaje pro sociální zabezpečení (důležité pro výpočet důchodu), zdravotní pojištění apod., Dokumenty které podnik musí vydat zaměstnanci – životopis, pracovní hodnocení, doklady o vzdělání, zprávy o zdravotním stavu aj.

Zaměstnanec má nárok na poskytnutí stejnopisů všech písemností, které jeho osobní spis obsahuje Organizace osobní spisy archivuje na základě obecně závazných právních předpisů – zákon o ochraně osobních údajů, zákon o archivnictví, zákon o účetnictví apod.

Zdroje Kříž J. a Zuzák R.: Administrativní technika. ČZU PEF, Praha 2006. ISBN 80-213-1158-4. Kahle B.: Praktická personalistika po vstupu ČR do EU. PRAGOEDUCA, Praha 2004. ISBN 80-7310-018-5. Koubek J.: ABC praktické personalistiky. LINDE, s. r. o., Praha 2000. ISBN 80-86131-25-4. Fleischmannová E., Kuldová O. a Šedý R.: Obchodní korespondence pro střední školy. FORTUNA, Praha 2002. ISBN 80-7168-718-9. Kuldová O. a Fleischmannová E.: Jak psát obchodní dopisy a jiné písemnosti. FORTUNA, Praha 1998. ISBN 80-7168-599-2. Šíma, A. a Suk, M.: Základy práva pro střední a vyšší odborné školy. C. H. Beck, Praha 1997. ISBN 80-7179-098-2. Internet: (citace 19. 3. 2006) http://www.mvcr.cz/reforma/zpravy/priprava/personal.html