Mgr. Radka Fleischmannová Elektronická spisová služba a výměna dokumentů v rámci městských částí Prahy 9 Mgr. Radka Fleischmannová tajemník úřadu MČ Praha 9 V Praze dne 20. září 2006

Témata prezentace Projekty Prahy 9 Projekt elektronické spisové služby v rámci Úřadu městské části Praha 9 a její následný rozvoj Projekt digitalizace archivu úřadu Pilotní projekt výměny dokumentů v rámci městských části v územním obvodu Praha 9

Elektronická spisová služba Důvody vedoucí k implementaci aplikace e - spisu na Úřadu městské části Praha 9 Rozhodnutí managementu radnice (2003) Průkazná evidence dokumentů Spisová služba = nosný pilíř e-Governmentu veřejné správy Řízení a správa životního cyklu dokumentů Efektivní vyhledávání Připojení k magistrátnímu projektu SO-001 Podpora Informační strategie „Cesta k e - Praze“

Elektronická spisová služba Nasazené moduly aplikace e - spis v podmínkách Úřadu Městské části Praha 9 Spisová služba s integrací na aplikaci stavebního odboru (VITA) Elektronická podatelna Usnesení Úkoly Smlouvy Stížnosti

Elektronická spisová služba Následný rozvoj aplikace e - spis v podmínkách Úřadu Městské části Praha 9 E-podatelna Digitalizace archivu ÚMČ P9 Převod digitálního archivu do DMS Pilotní projekt výměny dokumentů v rámci dalších městských části územního celku Praha 9, jednotné podání, …..

E-Podatelna E-podatelna a integrace s e-spisem Přijatá datová zpráva je považována za doručenou pokud je dostupná elektronické podatelně provozované podle zvláštního právního předpisu Doručená datová zpráva se ukládá do úložiště doručených datových zpráv ve tvaru, ve kterém byla přijata Automaticky kontroluje digitální podpis a předává do systému elektronické spisové služby

E-Podatelna Doručená datová zpráva se v elektronické podatelně: eviduje a dále se předává v souladu s předpisy - například upravujícími evidenci doručených písemností a další nakládání s nimi s tím, že je čas doručení datové zprávy zaznamenán s přesností na sekundu označuje identifikátorem elektronické podatelny, který má charakter podacího razítka doručení datové zprávy se potvrzuje odesilateli neprodleně zasláním datové zprávy jejíž součástí je uznávaný elektronický podpis oprávněného zaměstnance

E-Podatelna U doručené datové zprávy elektronická podatelna zjišťuje zda: datová zpráva odpovídá technickým parametrům je připojen uznávaný elektronický podpis nebo uznávaná elektronická značka, případně zda je připojeno kvalifikované časové razítko, pokud zvláštní právní předpis stanoví povinnost připojit jej k datové zprávě zaručený elektronický podpis je platný a jeho kvalifikovaný certifikát nebyl zneplatněn nebo elektronická značka je platná a její kvalifikovaný systémový certifikát nebyl zneplatněn, případně zda je platné kvalifikované časové razítko, pokud zvláštní právní předpis stanoví povinnost připojit jej k datové zprávě je připojen kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát podle písmene b) nebo zda je uveden akreditovaný poskytovatel certifikačních služeb, který certifikát vydal a vede jeho evidenci kvalifikovaný certifikát obsahuje údaje, na jejichž základě je možné osobu, která podepsala datovou zprávu, jednoznačně identifikovat.

E-Podatelna Odeslání datové zprávy Odesílaná datová zpráva se v elektronické podatelně ukládá do úložiště vypravených datových zpráv ve tvaru, ve kterém byla odeslána Je-li k datové zprávě připojen uznávaný elektronický podpis oprávněného zaměstnance, ukládá se spolu s datovou zprávou Před odesláním z úřadu prochází datová zpráva kontrolou výskytu škodlivého kódu Odesílaná datová zpráva se v elektronické podatelně eviduje v souladu s vnitřními předpisy upravujícími evidenci vypravovaných písemností

Digitalizace ARCHIVU I. Etapa II. Etapa Digitalizace smluv a agend živnostenského odboru Následný import do prostředí e-Spis Zaškolení uživatelů a stanovení metodiky pro skenování přírůstků Zřízení podacích míst pro podnikatele (skenování podání+čárové kódy přímo na živnostenském odboru) II. Etapa Příprava digitalizace papírového archivu stavebního odboru Zřízení nových podacích míst na radnici v návaznosti na digitalizaci dalších agend a skenování přírůstků

„občan-odbor- podatelna-odbor-občan Digitalizace ARCHIVU zefektivnění administrativních postupů směrem k občanům zkrácení lhůt zrychlení komunikačního kanálu „občan-odbor- podatelna-odbor-občan pouze na „občan-odbor-občan“

Výměna dokumentů v rámci městských částí MHMP spolu s Úřadem městské části Praha 9, realizují tento projekt na základě plánovaného rozvoje informačního sytému MHMP a jednotlivých MČ, a to i v návaznosti na projekt SO-001- Elektronického předávání písemností městských částí v územním obvodu Praha 9, jenž je zároveň pilotním projektem celopražského projektu „Jedno město – jedna podatelna“

Výměna dokumentů v rámci městských částí Cílem projektu je připravit a implementovat univerzální řešení: zajišťující efektivní komunikaci (výměnu dokumentů) mezi úřady využívající technologickou infrastrukturu vybudovanou MHMP: housing infrastrukturu pro provozování systému spisové služby e-spis veřejný portál HMP

Výměna dokumentů v rámci městských částí Předmětem řešení je zajištění elektronické výměny dokumentů mezi organizacemi (úřady) provozujícími spisovou službu e-spis v definované lokalitě Řešení vychází ze záměru, který je založen na předpokladu, že všechny relevantní dokumenty jsou evidovány v systému spisové služby provozované úřadem. V případě, že dokument je potřeba postoupit k vyřízení jinému úřadu, pracovník v systému spisové služby zvolí předání na tzv. „partnerskou organizaci“. Spisová služba provede odeslání záznamu (evidenčních údajů, příp. el. obsahu) transportnímu modulu provozovanému centrálně a současně připraví fyzické vypravení (pokud je třeba).

Výměna dokumentů v rámci městských částí Spisová služba přebírajícího úřadu vyzvedne z transportního modulu dokumenty připravené k předání a zaeviduje je jako nová podání (s využitím přenášených údajů) na útvaru podatelna a úřad může začít doručené dokumenty vyřizovat Cílem projektu je připravit a implementovat řešení zajišťující efektivní komunikaci (výměnu dokumentů) mezi úřady využívající technologickou infrastrukturu vybudovanou MHMP - housingové centrum pro provozování spisové služby e-spis a portál HMP Záměr odpovídá cílům definovaným v informační strategii města „Cesta k e-Praze“ v oblasti C2-2,C5-2,který MČ Praha 9 podporuje s ohledem na rozvoj celoměstských digitálních služeb (řešení životních situací digitální cestou, univerzální celoměstské podání na základě registrace a využití interaktivních formulářů atd.).

Výměna dokumentů v rámci městských částí Městské části v regionu: Praha 9 Praha 18 – Letňany Praha 19 – Kbely Praha 20 – H. Počernice Praha 21 – Újezd nad Lesy Čakovice Vinoř Satalice Dolní Počernice Běchovice Koloděje Klánovice

Pilotní provoz V rámci pilotního projektu se odzkoušela elektronická komunikace mezi MČ Praha 9 a MČ Čakovice, která přinesla mnoho pozitivních poznatků pro samotný projekt výměny dokumentů v rámci regionu Prahy 9, ale odhalila i některá úskalí legislativy a efektivní komunikace pro rozvoj spolehlivějšího a levnějšího poskytování služeb veřejné správy nejširší veřejnosti a zajištění větší otevřenosti veřejné správy ve vztahu ke svým uživatelům.

Kategorie podání I I. Předání podání bez povinných příloh jednoduchá podání, u kterého nemusí být přiloženy žádné povinné přílohy, podmiňující podání vyřídit. typickým příkladem je formulář k podání stížnosti. formulář, který si občan vyplní a odevzdá v podatelně, musí obsahovat„ adresa úřadu či instituce, kam si přeje klient toto podání (žádost) zaslat“

Příklady z praxe Typ podání I. formulář k podání stížnosti žádost o poskytnutí informace dle z.č. 106/1999 Sb. přiznání k místnímu poplatku ze psů oznamování sportovních, kulturních a společenských akcí, jejichž konání je podmíněno oznamovací povinností ve smyslu vyhlášky o místních poplatcích -

Kategorie podání II II. Předání podání s povinnými přílohami jedná se o podání, u kterého jsou povinně přiloženy přílohy (většinou určité doklady či potvrzení). přílohami budou většinou originály či úředně ověřené kopie,případně složen správní poplatek, se naskýtá zásadní otázka a problém: Kdo bude zodpovídat za kontrolu přiložených dokladů ???PODATELNA ???

Příklady z praxe Typ podání II. žádost o rodný, úmrtní a oddací list žádost o povolení (prodloužení, změna RZ) vyhrazeného parkovacího místa pro vozidlo osoby těžce tělesně postižené žádost o povolení záboru veřejného prostranství pro stavební práce žádost o mimořádné výhody pro občany ZTP ohlášení stavebních úprav ohlášení drobné stavby ohlášení udržovacích prací

Kategorie podání III III. Předání podání ve správním řízení podatelna předá zaevidované podání elektronicky na příslušný odbor úředník musí postupovat dle správního řádu či zvláštního zákona a pro postoupení podání vyhotovit usnesení, které naskenované společně s podáním odešle elektronicky a následně vypraví prostřednictvím provozovatele poštovní služby místně příslušnému úřadu

Příklady z praxe Typ podání III Zásadně ve smyslu správního řádu (příp. zvláštních právních předpisů) musí postupovat např.: odbor živnostenský odbor sociální a státní sociální podpory odbor občansko správní

Předání podání ve správním řízení § 12 správního řádu Postoupení pro nepříslušnost Dojde-li podání (§ 37) správnímu orgánu, který není věcně nebo místně příslušný, bezodkladně je usnesením postoupí příslušnému správnímu orgánu a současně o tom uvědomí toho, kdo podání učinil (dále jen "podatel"). Má-li správní orgán, jemuž bylo podání postoupeno, za to, že není věcně nebo místně příslušný, může je usnesením postoupit dalšímu správnímu orgánu nebo vrátit jen se souhlasem svého nadřízeného správního orgánu. Usnesení vydaná podle tohoto ustanovení se pouze poznamenají do spisu.

Předání podání ve správním řízení Podání, které správnímu orgánu nepřísluší se postupuje dle SŘ pouze usnesením Podání je dle ust. § 37 odst. 6 učiněno dnem, kdy došlo k věcně a místně příslušnému správnímu orgánu. O postoupení se uvědomí ten, kdo podání učinil; stačí pouhé vyrozumění (usnesení se pouze poznamenávají do spisu) Pokud je správnímu orgánu postoupeno usnesením (§12 SŘ) jakékoliv podání, je k jeho případnému vrácení či postoupení jinému správnímu orgánu(v případě nepříslušnosti) zapotřebí souhlas nadřízeného správního orgánu. Podání postoupené dle SŘ usnesením se dále postupuje i vrací opět usnesením.

Předání podání ve správním řízení Výhody Lhůty k vyřízení se počítají ode dne, kdy bylo podání doručeno příslušnému úřadu. V praxi to tedy znamená, že když např. občan podá své podání na ÚMČ Praha 9, lhůta k vyřízení poběží v ten den, kdy bude podání ( v písemné verzi) doručeno místně příslušnému úřadu, resp. lhůta k vyřízení nebude zkrácena. Vzhledem k tomu, že e-spisem přijde kompletní materiál, může se příslušný úřad(odbor) zabývat přímo řešením a v případě vážnější záležitosti projednat např. předběžné otázky dříve, než bude doručen originál spisu. Nevýhody Každé příslušné ministerstvo si vykládá správní řád podle své vlastní potřeby. Např. ministerstvo vnitra vyžaduje u správního řízení používání jím vydaných vzorů a bez toho nelze spisový materiál postoupit. Naopak ministerstvo práce a sociálních věcí povolilo ústní vynesení usnesení o nepříslušnosti a možnost postoupení spisu (podání )

Výměna dokumentů rozvoj e-Governmentu Hlavní přínosy řešení: Přijetí podání od občanů či podnikatelských subjektů na kterémkoliv úřadě v regionu bez ohledu, na který úřad jsou určeny Přijetí podání prostřednictvím elektronické podatelny tak, jak ukládá zákon č. 227/2000 Sb. a nařízení vlády č. 495/2004 Sb. a vyhláška č. 496/2004 Sb. Zjednodušení styku občanů a podnikatelských subjektů při vyřizování jejich záležitostí s MČ. Předávání písemností mezi jednotlivými úředníky v případech, kdy na jejich vyřízení spolupracují. Ve všech případech budou striktně dodržována přístupová práva k písemnostem Projekt by měl v budoucnu směřovat k integraci úředního procesu, jenž umožní, aby občan/subjekt mohl na jednom místě vyřídit více různých záležitostí a umožnit občanům elektronický přístup k výpisům o stavu a výsledku jejich podání Rozšířit množství informačních on-line služeb pro veřejnost Využívání on-line služby elektronické podatelny a sledování stavu podání občanem Eliminovat předkládání a práci s dokumenty v listinné podobě.

Praha 9 podporuje Informační strategii „Cesta k e-Praze Orientace na službu veřejnosti je základem pokud má být naplněn základní princip, že „veřejná správa je tu proto, aby sloužila občanům. Úřad je občany považován za zprostředkovatele přístupu k celé veřejné správě K dosažení tohoto cíle je nutná: Dobrá komunikace uvnitř úřadu Dobrá komunikace mezi úřady navzájem Dobrá komunikace s občany Poskytování služeb v termínech Vysoká kvalita služeb Dostupnost služeb on-line

Výměna dokumentů v rámci městských částí Děkuji za pozornost Mgr. Radka Fleischmannová tajemník ÚMČ Praha 9 Městská část Praha 9 180 49 PRAHA 9, Sokolovská 324/14, tel: 283 091 111 E mail: Fleischmannovar@P9.mepnet.CZ