Hromadné dokumenty opakující se pro kolekci osob Apstr4

Apstr4 – hromadné dokumenty Jsou 2 základní typy hromadných dokumentů: Jeden vzor, který v sobě obsahuje více vzorů. Při sestavování dokumentů se vybere pouze jeden vzor a ten sestaví všechny vzory, které obsahuje (např. usnesení a přípis nebo více přípisů obsahující rozdílný text). Každý vzor, který obsahuje, se může sestavit pouze jednou. Jeden vzor, který se opakuje pro předem neznámý počet opakování nebo předem neznámý počet osob. Při sestavování se opět vybere pouze jeden vzor a ten sestaví více stejných dokumentů, které se budou lišit např. osobou, které se doručuje nebo na kterou se činí dotaz apod. Takovýmto typickým vzorem je systémový přípis.

Apstr4 – hromadné dokumenty Klikněte na tlačítko Vytvořit nový vzor, jako byste chtěli vytvořit jednoduchý vzor. Hromadný vzor se od jednoduchých liší tím, že má nastaveno opakování, a to již v samotném názvu. Jak upravit název vzoru nemusíte znát, Apstr to udělá za vás. Stačí se pouze rozmyslet, zda chcete dokument opakovat pro počet, který odpoví uživatel na dotaz nebo podle počtu osob, které zvolí. Hromadný dokument lze nyní vytvořit velmi snadno. Vzor pojmenujte.

Apstr4 – hromadné dokumenty Text má 3 části: „opakování“ sděluje, že se může vzor sestavit vícekrát. „osoby/dotaz určuje, zda se bude dokument opakovat pro dotaz nebo pro osoby „adresáti“ nebo jiný text udává, pro jakou kolekci osob se bude dokument opakovat nebo jaký dotaz položí uživateli na počet opakování. Tento text odlišuje hromadný vzor od jednoduchého. Není třeba, aby ho generoval Apstr, můžete si jej napsat i sami a tak si např. z jednoduchého vzoru vytvořit hromadný. Apstr se zeptá, pro jaké osoby chcete dokument opakovat a zároveň zobrazí nabídku. Můžete si napsat svůj název kolekce.

Apstr4 – hromadné dokumenty Sestaveny 3 dokumenty, které jsou ale prázdné. Napište do vzoru nějaký text a vyzkoušejte jej. Opět se sestaví tolik dokumentů, kolik zvolíte osob a každý z nich bude obsahovat tento text. Už nyní se vzor při sestavení bude opakovat pro počet osob, které zvolí uživatel do kolekce adresáti, přestože ještě neobsahuje žádný text. Označeni 3 adresáti.

Správně se sestavily 3 dokumenty, pro každou zvolenou osobu. Apstr4 – hromadné dokumenty Zkuste do vzoru vložit kolekci osob, pro kterou se vzor opakuje, v tomto případě adresáti. Adresáti se ale nerozdělili a do každého dokumentu se vložily všechny tři zvolené osoby. Správně se sestavily 3 dokumenty, pro každou zvolenou osobu. Co se stane, když kolekci nastavíte stejně, jako by se jednalo o jednoduchý vzor?

Nyní už se vzor sestavil správně, každý adresát v jiném dokumentu. Apstr4 – hromadné dokumenty Vygenerujte kolekci znova. Rozdíl v kódu je, že má nastavené pořadí na „+C+“. Při sestavování Apstr u prvního dokumentu nahradí +C+ číslem 1 a doplní první osobu z kolekce. Při sestavování druhého dokumentu nahradí +C+ číslem 2 a doplní druhou osobu z kolekce a tak dál. Vyzkoušejte  Nyní už se vzor sestavil správně, každý adresát v jiném dokumentu. Kolekci je třeba nastavit opakování. Apstr to opět udělá u vás. Stačí zaškrtnout pole Opakování (sestavit pro každou osobu samostatný dokument).

Vložte do vzoru a vyzkoušejte. Apstr4 – hromadné dokumenty Do vzoru je možné také vložit dotaz. Opět jej nejprve vložte tak, jako by se jednalo o jednoduchý vzor. Vložte do vzoru a vyzkoušejte.

Apstr položí dotaz pouze jednou. Odpověď vloží do všech dokumentů. Apstr4 – hromadné dokumenty Apstr položí dotaz pouze jednou. Odpověď vloží do všech dokumentů.

Apstr4 – hromadné dokumenty Kódy dotazů, které se opakují, poznáte v textu tak, že obsahují „+C+“. Při vytváření dotazu stačí kliknout na tlačítko „pořadí opakování“, nebo do dotazu napsat „+C+“. (tímto způsobem nelze upravit již existující dotaz, je třeba vytvořit nový) I dotazu je třeba nastavit opakování.

Apstr4 – hromadné dokumenty Nyní už Apstr položil dotaz 3x, ale není zřejmé, ke kterému adresátovi se dotaz vztahuje.

Nyní už je zřejmé, k jaké osobě se který dotaz vztahuje. Apstr4 – hromadné dokumenty Nyní už je zřejmé, k jaké osobě se který dotaz vztahuje. Kód pro vypsání osoby, pro kterou se dokument opakuje, vypíše Apstr po kliknutí na tlačítko „osoba“, nebo můžete kód XBOsoba a číslo pádu dopsat na jakékoliv místo do textu otázky ručně. Bylo by dobré, kdyby se u každého dotazu vypsala osoba, které se dotaz týká. Sestavily se 3 dokumenty pro 3 různé osoby, jimž je zaslán pokaždé jiný text.

Toto je základní návod na jednoduchý hromadný dokument. Apstr4 – hromadné dokumenty Toto je základní návod na jednoduchý hromadný dokument. Opakované dotazy mohou mít např. závislá pole, do kterých mohou být vloženy bloky, je možné použít opakované funkce apod., ale na to už určitě přijdete sami nebo si to ukážeme někdy příště. Děkujeme za pozornost. Váš ApstrTým