Úvod do elektronických spisových služeb praktická práce s ESS (eGON)

Úvod do elektronických spisových služeb Spisová služba a její další rozvoj v kontextu rozvoje eGovernmentu: Rozvoj eGovernmentu a dopady zákona 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů se promítají do zákona č.190/2009 Sb. kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb. zákon o archivnictví a spisové službě vyhlášky č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby

Základní změny zákona změny v oblasti původců (povinnosti právnických osob) upřesnění povinně uchovávaných dokumentů u podnikatelů povinnost opatřit digitální dokumenty metadaty úprava postavení kulturně vědeckých institucí (zejména výběr archiválií) využívání archiválií obsahujících osobní údaje úkoly Národního archivu v oblasti správy digitálních archiválií oblast spisové služby, elektronická spisová služba – týká se jen tzv. veřejnoprávních původců archiválií obsahujících osobní údaje

Novinky ve spisové službě povinná elektronická spisová služba pro většinu původců jednoznačný identifikátor jako prostředek označení evidence dokumentů (nejen podací deník) vyvěšování na úřední desce možnost změn skartačních lhůt podmínky pro umístění spisovny (mírnější než u archivů) postup při spisové rozluce povinnost opatřit doručený elektronický dokument vždy časovým razítkem právní fikce pravosti elektronického dokumentu datové formáty pro komunikaci a ukládání

Novinky ve spisové službě Novela zavádí povinnou elektronickou spisovou službu pro Organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, státní podniky, vysoké školy, školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování, zdravotní pojišťovny, veřejné výzkumné instituce, právnické osoby zřízené zákonem, kraje a hlavní město Praha Tito vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby; vyžaduje-li to zvláštní povaha jejich působnosti, mohou vykonávat spisovou službu v listinné podobě. Například obce mohou vykonávat spisovou službu i jen v listinné podobě (§63 odst. 3 zákona o archivnictví).

Novela zavádí institut „neautorizované konverze“ - §69a odst. 4 a odst Novela zavádí institut „neautorizované konverze“ - §69a odst. 4 a odst. 7 zákona o archivnictví: Převádění dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak a změnu formátu dokumentu v digitální podobě provádí určený původce postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu převádění nebo změny formátu. Dokument v digitální podobě vzniklý převedením z dokumentu v analogové podobě nebo změnou formátu dokumentu v digitální podobě doplněný o datum převedení opatří určený původce uznávaným elektronickým podpisem osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo svojí elektronickou značkou a kvalifikovaným časovým razítkem.

Dále se s „neautorizovanou konverzí“ setkáme v - §69a odst Dále se s „neautorizovanou konverzí“ setkáme v - §69a odst. 6 zákona o archivnictví: Před převedením dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo změnou formátu dokumentu v digitální podobě ověří určený původce platnost uznávaného elektronického podpisu, elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka, je-li jimi dokument v digitální podobě opatřen. Údaje o výsledku ověření a datum převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo datum změny formátu dokumentu v digitální podobě určený původce zaznamená a uchová je spolu s dokumentem vzniklým převedením nebo změnou formátu.

Fikce pravosti digitálního dokumentu - §69a odst Fikce pravosti digitálního dokumentu - §69a odst. 8 zákona o archivnictví: Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Ustanovení věty první se vztahuje i na dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří nejsou určenými původci.

Předepsané souborové formáty I Určuje nová vyhláška o podrobnostech spisové služby. Dokument musí být do předepsaného formátu migrován. „výstupním datovým formátem“ dokumentů uvedených v odstavcích 2 až 5 se rozumí formáty stanovené v těchto odstavcích pro: formát výstupu z informačního systému, formát dokumentu ukládaného v informačním systému, formát pro předávání do digitálního archivu.

Předepsané souborové formáty II Formát PDF/A (ISO 19005) se použije jako výstupní datový formát statických textových dokumentů, statických obrazových dokumentů nebo statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů. Formáty PNG (ISO/IEC 15948:2004) a TIFF (revize 6 -nekomprimovaný) se použije jako výstupní datový formát statických obrazových dokumentů. Formát WAV se použije jako výstupní datový formát zvukových dokumentů. Formát MPEG2 (ISO/IEC 13818) se použije jako výstupní datový formát audiovizuálních dokumentů. Pro výstup z informačního systému lze současně použít jiný datový formát (týká se např. komunikace prostřednictvím datových schránek).

Národní standard Zmocnění Ministerstvu vnitra pro vydání Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby(ERMS) je uvedeno v novele archivního zákona. Standard vychází z evropských pravidel -standardu MoReq2 („Modelové požadavky pro správu elektronických dokumentů“). Standard má několik částí: požadavky na funkce ERMS požadavky na dokumentaci ERMS povinná a volitelná metadata XML schémata

Standard se týká: Organizací veřejné správy s povinností vést spisovou službu a provozující ERMS (tzv. určení původci dle §63 odst. 1 zákona o archivnictví). Dodavatelů ERMS Pracovníků spisové služby a odborníků na správu dokumentů

Základem standardu je spisový plán Příjem dokumentu je zakončen zatříděním do spisu nebo věcné skupiny spisového plánu. Všechny spisy musí být zatříděny do věcných skupin. Mimořádná pozornost věnována správě spisového plánu. Plně aplikovaná dědičnost a hierarchické uspořádání. „České“ doplnění evidence prostřednictvím podacího deníku. Zvláštní požadavky na správu typových spisů.

Metadata a XML schémata Národní standard definuje povinné datové prvky (metadata), která musí ERMS umět exportovat v předepsaném schématu XML. Účel schémat: komunikace mezi systémy, migrace systému, předávání dat k dlouhodobému uložení (Národnímu digitálnímu archivu)

Pozor! Jakékoli systémy spravující dokumenty jsou systémy ERMS a vztahují se na ně právní podmínky spisové služby!

Závěr ERMS neboli elektronický systém pro vedení spisové služby je považován v celém vyspělém světě za páteř informačního systému ve všech institucích, které nějakým způsobem zpracovávají dokumenty v elektronické podobě.

Memorandum o spolupráci Zavedením Informačního systému datových schránek dochází ke zjednodušení komunikace mezi orgány veřejné moci a právnickými osobami, podnikajícími fyzickými osobami a fyzickými osobami, ale tento systém významně ovlivňuje i provoz elektronických spisových služeb. Proto bylo 19.12. 2008 podepsáno memorandum o spolupráci mezi Ministerstvem vnitra ČR a zástupci výrobců elektronických spisových služeb.

Cílem memoranda je koncepčně vyřešit propojení jednotlivých spisových služeb s informačním systémem datových schránek. Memorandum je otevřená dohoda, ke které může kdykoliv přistoupit jakýkoliv výrobce spisových služeb. Svým podpisem se výrobce zavazuje spolupracovat na dodržování rozhraní mezi datovými schránkami a spisovými službami.

Spisové služby členů memoranda Jejich aktuální seznam je uváděn na stránkách ministerstva vnitra. http://www.mvcr.cz/clanek/datove-schranky-dalsi-krok-pri-zavadeni-datovych-schranek-splnen.aspx

Spisová služba a Datové schránky odstranění administrace datových schránek (po úvodním nastavení řeší vše SSL – správu uživatelů, přístupová práva) jednoduchost práce s datovou schránkou (příjem i odesílání v uživatelsky příjemném prostředí SSL) bezpečnost (uživatel nedostává přístup k datové schránce, ale pouze k SSL) datová zpráva je v SSL zaevidována jako každý jiný dokument v elektronické podobě je pak připojena ve formátu ZFO zprávu ve formátu ZFO je možné si prohlédnout standardně pomocí aplikace XML Filler

Praktická práce s ESS (eGON) Město Holešov využívá spisovou služba informačního systému Radnice Vera Aktuální verze agendy je 14.15.4

Novinky v agendě

Úvod Spisová služba úřadu se řídí podle vnitřního předpisu č. 5/2010 Spisový a skartační řád Podle bodu II. odst.4 - Spisovou službu na Městském úřadě v Holešově zajišťuje a řídí odbor správní a vnitřních věcí prostřednictvím centrální podatelny. Za spisovou službu na odborech odpovídají vedoucí odborů Tento doplňuje Příloha č. 1 Spisového a skartačního řádu ve které jsou uvedeny Seznamy dokumentů na odborech, jež mají samostatnou evidenci Spisové znaky, které vymezují skartační lhůty je možno vybrat pomocí Spisového a skartačního plánu pro obce s rozšířenou působností

Oběh písemností (stručně) pošta

Podrobné rozdělení

Role ve spisové službě

Role ve spisové službě Tajemník - prohlížecí funkce nad všemi dokumenty a spisy úřadu Vedoucí - přebírání, přidělování a vypravování pošty odboru z podatelny a na podatelnu Zpracovatel - pracovník, který zpracovává a vytváří dokumenty Spisovna - příjem a evidence spisů předaných na spisovnu KzMÚ – autorizovaná konverze z moci úřední

Vedoucí a zpracovatel Pracuje se nad jedním seznamem písemností, kde lze provádět různé činnosti. K různým činnostem či při vyhledávání písemností lze využít připravené "filtry" a zvolit požadované třídění záznamů. Přepnutím mezi rolí Vedoucí a Zpracovatel se vždy změní rozsah dat zobrazených daným filtrem Pro Zpracovatele to jsou pouze jeho vlastní dokumenty, pro Vedoucího jsou to dokumenty za celý odbor

Vedoucí V roli Vedoucí se zobrazuje ikona Vyřiď, která nabízí obsluhu dokumentů dokončených zpracovateli, které je třeba předat na podatelnu k odeslání, nebo naopak z podatelny stáhnout zpět. Přes tuto ikonu také může vedoucí vrátit dokument zpět zpracovateli.

Vedoucí

Vedoucí Ikona Vrať umožňuje vrátit stažený přidělený dokument podatelně nebo jej vrátit na jiný odbor přímo

Vedoucí

Zpracovatel V roli Zpracovatel se zobrazuje ikona Vedoucímu, která umožňuje hromadně dokumenty označit jako dokončené a předat vedoucímu (s protokolem nebo bez protokolu a s převodem do PDF nebo bez a s podpisem dokumentu nebo bez podpisu – dle zvoleného způsobu dokončení ve formuláři dokumentu) nebo od vedoucího vrátit zpět

Zpracovatel

Seznamy V seznamu se přehledně zobrazuje informace o: druhu písemnosti (sloupec D s možnostmi: V-vlastní, P-přidělená) zda se jedná o kopii (sloupec K) Přidělené písemnosti, na které se již zpracovává odpověď jsou barevně odlišeny od ostatních (zelená a červená barva)

Seznamy Barevné rozlišení v řádku na písemnosti: modrá P-přijatá písemnost na kterou je provedena odpověď zelená V-vlastní, která je odpovědí na přijatou oranžová před lhůtou vyřízení 3 dny červená po lhůtě vyřízení

Spisy Jde o obsluhu spisů na odboru. Spisy vytváří a odesílá do spisovny Zpracovatel. Vedoucí má možnost manipulace s celými spisy v rámci předání spisu jinému odboru. Pro pohyb spisů mezi odbory mají vedoucí k dispozici funkce: Předání a Převzetí

Spisy

Spisy - Hledej Volba umožňuje vyhledání spisů odboru bez ohledu na přidělené spisové znaky zpracovatele

Spisy - Oprav Volba nabízí možnost opravy údajů u již založených spisů – zpracovateli se nabízí pouze spisy, ke kterým má evidován spisový znak nebo kde je veden jako oprávněná úřední osoba. V rámci této volby lze editovat oprávněné úřední osoby, zakládat spis do nadřazené složky nebo měnit popis spisu či spisový a skartační znak

Spisy - Ulož Volba slouží k založení nového spisu/složky bez vazby na konkrétní dokument Taktéž lze touto volbou založit na začátku roku složku pro dokumenty s tímtéž spisovým znakem, které spolu nijak úzce nesouvisejí – např. faktury za daný rok apod.

Spisy - Ruš Volba umožňuje zrušení složky nebo spisu, který neobsahuje žádné dokumenty

Spisy - Předání spisovně Volba umožňuje vybrat spisy, které budou předány na spisovnu a vytisknout předávací protokol V načteném seznamu jsou spisy, které dosud nebyly vyřízeny a něco tedy brání jejich předání na spisovnu, zvýrazněny červeným písmem a nelze je na spisovnu předat

Spisy - Předání spisovně

Další - Dodejky Obsluha dodejek - zápis data doručení, opakované odeslání, oprava (změna adresy nebo typu) nebo označení nedoručitelná, uplatnění doručitelnosti u nedoručitelných, určení datumu nabytí právní moci Lze provést konkrétní předvýběr dle nabízených kritérií. V poli „Zobrazit doručené“ se přednabízí NE, lze zvolit ANO, nebo prázdné pole pro obě možnosti

Další – Dodejky - předvýběr

Další – Dodejky - předvýběr NE – nabídnou se písemnosti jen dosud bez zadaného datumu doručení., lze zapisovat doručení... ANO – nabídnou se jen písemnosti s již zadaným datumem doručení, lze opravovat. prázdné – nabídnou se obě varianty, lze zapisovat i opravovat

Filtry V rámci filtrů se vždy zobrazuje jako jeden záznam (řádek) každý fyzický dokument, tzn. v případě odpovědi na přijatý dokument se ve Filtru Hledej nebo K vyřízení zobrazí záznamy dva: přidělený dokument vlastní dokument se shodným čj. Obdobně se v případě hromadného dokumentu v seznamu zobrazí tolik záznamů, kolik je adresátů dokumentu

Filtr - Hledej Zobrazí výběrový formulář pro vyhledávání mezi všemi dokumenty, ke kterým má daná role přístup. Nutno zadat minimální podmínky pro vyhledání – např. rok u čj. Nabízí se oběma rolím s odlišným rozsahem dat – Zpracovateli pouze jeho záznamy, vedoucímu záznamy za celý odbor.

Filtr - Hledej V roli Zpracovatele se zobrazí pouze jím zpracovávané nebo jím vytvořené dokumenty (tzn. Přidělené nebo vlastní dokumenty zpracovatele; bez ohledu na stav zpracování/vyřízení). V roli Vedoucího se zobrazí dokumenty přijaté na odbor (nepřidělené i přidělené) a dokumenty vzniklé na daném odboru (oboje bez ohledu na stav zpracování/vyřízení).

Filtr - K vyřízení Bez výběrového formuláře Vyhledává v dokumentech, které byly převzaty nebo postoupeny na odbor a přiděleny zpracovateli + odborem vytvořeny a dosud nebyly Zpracovatelem uzavřeny nebo odevzdány vedoucímu k odeslání Tedy vše bez vyplněného pole "Uzavřeno" nebo data "Vedoucímu" bez ohledu na to, zda je již referent vložil do spisu nebo ještě s dokumentem nezačal pracovat

Filtr - U vedoucího Bez výběrového formuláře; zobrazuje dokumenty, které jsou vyhotovené zpracovatelem (typ vlastní), ale vedoucím doposud nepotvrzené. Nabízí se oběma rolím s odlišným rozsahem dat – Zpracovateli pouze jeho záznamy, vedoucímu záznamy za celý odbor.

Filtr - Na podatelně Bez výběrového formuláře; zobrazuje dokumenty, které byly předány na podatelnu, ale doposud nebyly odeslány. Nabízí se oběma rolím s odlišným rozsahem dat – Zpracovateli pouze jeho záznamy, vedoucímu záznamy za celý odbor.

Příjem - Převzetí z podatelny Nenabízí se v roli zpracovatel. V roli vedoucího volba Příjem - převzetí z podatelny umožňuje Vedoucímu prohlédnout seznam pošty přebírané z podatelny

Přiděl Pouze v roli vedoucího volbou Přiděl lze přidělovat nebo měnit jednotlivým dokumentům z převzaté pošty konkrétního Zpracovatele, určovat nebo měnit lhůtu k vyřízení. Pracuje se na načtených dokumentech v seznamu, které jsou označené

Nová Vytvoření nové písemnosti z vlastního podnětu, bude přiděleno nové č.j. Nad jakýmkoliv záznamem v seznamu může stát kurzor. Uložený záznam bude na konci seznamu písemností

Nová

Nová – jeden adresát Nabízí se jeden formulář k vyplnění - určeno jednomu adresátovi. Tato volba umožňuje zapsat do evidence údaje o novém dokumentů z vlastního popudu (není to odpověď na došlou poštu). Vyplnit všechny evidenční údaje dokumentu a buď hned odeslat Vedoucímu. Neodesláním, pouze potvrzením se dokument přesune do nabídky k Vyřízení a Rozpracovaných (ve sloupci Vlastní písemnosti). Umožněno je vytvoření a vytištění dokumentu podle vzoru. Číslo jednací je automaticky přidělováno programem.

Nová – jeden adresát

Nová – jeden adresát Před potvrzením ukládaného záznamu je třeba aspoň vyplnit: Spis - rozbalovací nabídka nebo Nový spis (funkční tlačítko z menu) Vypravení - V prvním poli jde o „zrychlenou volbu“ Adresát - V poli adresát je povinnost zapsat alespoň do jednoho pole údaje o adrese

Způsob dokončení předat vedoucímu k vyřízení – dokument se jen převede do PDF, resp. je připojen pomocí komponenty Přílohy ručně, a poté se předá vedoucímu bez příznaku, že by jej měl podepisovat předat vedoucímu k podpisu a vyřízení – dokument se jen převede do PDF, resp. je připojen pomocí komponenty Přílohy ručně, a poté předá vedoucímu k vypravení s příznakem, že jej má podepsat; podepsat a předat vedoucímu k vyřízení – dokument se převede do PDF, poté se otevře VeraSigner pro připojení podpisu a poté se dokument předá vedoucímu k vypravení bez příznaku, že by jej měl podepisovat

Datová schránka Slouží k ověřování datové schránky nebo k vyhledávání adresy datové schránky pro odesílatele. Pro vyhledávání je vhodné vyplnit Typ datové schránky + dle typu schránky minimální údaje, tzn. příjmení a datum narození u fyzické osoby nebo IČ, resp. název společnosti u právnické osoby a orgánu veřejné moci

Datová schránka

Datová schránka

Nová - hromadně Vytvoření více dokumentů stejného znění, nebo aspoň s použitím stejného vzoru v téže věci, založeno do stejného spisu a přiděleno stejné číslo jednací Zápis je na dvě části různých obrazovek. V první vyplníte údaje o spisu, popis písemnosti, formu a způsob dokončení. Nutné je údaje potvrdit, teprve potom se zaktivní zápis adresátů v další části formuláře a nabídnou se odpovídající volby v menu

Nová hromadně

Nová hromadně

Hromadná písemnost V případě práce přes volbu Nová-Hromadně, resp. nad existujícím dokumentem přes volbu Hromadně – Přílohy – Společný dokument, jsou elektronické přílohy připojeny vždy ke všem adresátům bez ohledu na způsob vypravení a pořadí, kdy byl adresát do seznamu adresátů doplněn. Lze tedy nejdříve připojit přílohu a poté ještě doplnit adresáty – přílohy se jim připojí Volba Hromadně – Přílohy – Individuální dokumenty umožňuje přidat přílohu pouze zvolenému adresátu

Hromadná písemnost V případě práce nad již existujícím dokumentem pomocí volby Doplň je elektronická příloha připojena vždy pouze k adresátovi, nad kterým byla volba Doplň zvolena, bez ohledu na způsob vypravení a pořadí, kdy byl adresát do seznamu adresátů doplněn U ostatních adresátů se příloha připojená tímto postupem nenabízí

Doplň Volba slouží k opravám a doplnění údajů do písemnosti na které stál kurzor. Nejčastěji se používá při zpracování přijaté písemnosti, kterou zařadíte do spisu/složky U rozpracované vlastní písemnosti se touto volbou vrátíte k vytvořené písemnosti, můžete údaje změnit, vytvořit text, připojit přílohy

Odpověď Na přijaté písemnosti, (která nepřišla jen jako interní sdělení), je založena ve spisu vytvoříte odpověď. Program nabízí vytvoření odpovědi buď jen žadateli – znamená to na jednu adresu (nabízí se z přijaté písemnosti i tu lze změnit), nebo hromadně na více adres

Ruš Volba umožňuje zrušení vlastní písemnosti, u které jsem zpracovatelem. Číslo jednací nebude použito pro jinou písemnost. V deníku písemností se zobrazí pod tímto číslem jen informace o zrušené písemnosti

Vedoucímu Odevzdat vedoucímu (bez protokolu) V seznamu si označíte písemnosti, potom zvolíte tuto volbu. Písemnosti budou mít doplněný datum odevzdání vedoucímu a budou se zobrazovat ve filtru „U vedoucího“ do té doby, než je vedoucí předá na podatelnu či jinak vyřídí. Zobrazí se počet odevzdaných písemností

Vedoucímu

Vedoucímu Stáhnout zpět od vedoucího Po této volbě se nabídnou v seznamu písemnosti, které jsou u vedoucího. Označené písemnosti po potvrzení se vrátí zpracovateli, písemnost nebude mít vyplněný datum „vedoucímu“. Program nahlásí počet vrácených písemností zpět zpracovateli

Vyřiď Tato souhrnná funkce umožňuje pouze roli Vedoucí vidět všechny dokumenty od Zpracovatelů celého odboru a dál je řešit vyřizováním na odboru a předáváním dál, i vrátit dokument zpět zpracovateli. Slouží také k připojení dalšího podpisu k elektronickým dokumentům

Vyřiď

Převod do PDF Volba Převod do PDF v roli Vedoucí je funkční jen pro dokumenty se způsobem vypravení datovou schránkou a vytvořeným textem ze vzoru, které dosud z nějakých důvodů nebyly převedeny Další podmínkou je, že hlavní dokument nesmí být obsazen tzn. zpracovatel mohl k dokumentu připojit další přílohy, ale nesmí být připojena žádná příloha typu Hlavní dokument.

Převod do PDF

e-podpis Volba e-podpis v roli Vedoucí je funkční jen pro záznamy, které mají obsazený hlavní dokument. Podepsat lze pouze záznam, na kterém je umístěn kurzor, nelze označit a podepsat více dokumentů „najednou“.

Vrať zpracovateli Předem jste si označili písemnosti, a tyto označené písemnosti V (vlastní) lze touto volbou vrátit

Stažení z podatelny Volba načte seznam všech dokumentů, které byly předány na podatelnu a podatelna je ještě nepřevzala + dokumenty označené k odeslání datovou schránkou, které ještě nebyly odeslány. Označte potřebné písemnosti a pomocí Potvrď je vrátíte zpět na odbor. V rámci role Vedoucí je poté naleznete ve volbě Vyřízení na odboru

Přidělené uzavřené Volba slouží ke kontrole a vyřízení přijatých uzavřených písemností na vědomí, které zpracovatel uzavřel pomocí Zprávy o uzavření vedoucímu.

Vrať - Vrácení pro jiný odbor – přímo Písemnost jste již přijali z podatelny na odbor nebo jste vytvořili kopii a požadujte ji předat na jiný odbor. V předvýběrovém formuláři zadejte podmínky pro jejich vyhledání. Program vyhledá seznam přidělených písemností (dosud nezpracovaných na našem odboru). Doplňte odbor, můžete jej vybrat z nabídky a nakonec uložit volbou Potvrď . Na předaném odboru vidí role vedoucí druhého odboru hned v přidělení zpracovateli, nelze odmítnout převzetí, pouze zase předat na jiný odbor stejnou funkcí

Dokument Volba pro rychlé zobrazení hlavního dokumentu. Pomocí této volby nelze provádět opravy textu dokumentu, změny provedené v editoru se neukládají. Volba slouží jen k prohlížení

Stavový řádek Stavový řádek zobrazuje informaci počtu zobrazených záznamů, o pořadí písemnosti, na které stojíme kurzorem, typu a stavu vyřizování písemnosti označené kurzorem

Stavový řádek a záložky

Spisovna Správce spisovny přebírá vyřízené a uzavřené spisy od pracovníků odboru, které zařazuje do evidenčních jednotek, provádí jejich evidenci a údržbu. Správce centrální spisovny připravuje a vytváří skartační a archivační návrh, který je předkládán oblastnímu archivu k vyjádření.

CENTRÁLNÍ SPISOVNA Dle nastaveného oprávnění daného uživatele volba Spisovna může sloužit pro obsluhu spisovny zřízené na odboru nebo centrální spisovny. Centrální spisovna pracuje se spisy celého úřadu (mimo spisů zpracovávaných odborovými spisovnami) a zajišťuje skartační řízení pro celý úřad

CENTRÁLNÍ SPISOVNA

ODBOROVÁ SPISOVNA Dle nastaveného oprávnění daného uživatele volba Spisovna může sloužit i pro obsluhu spisovny zřízené na odboru. Funkce odborové spisovny jsou užší nežli u spisovny centrální, ale fungují obdobně. Převzetí spisů probíhá pouze od referentů odboru, pro něž je spisovna zřízena, a role neumožňuje skartační řízení (archivaci a skartaci). Před skartačním řízením je nutné krabice předat na centrální spisovnu, která skartační řízení povede pro celý úřad.

Odborová spisovna

A. Spisy Tato část je určena k manipulaci s předávanými spisy a jejich uložení do krabic Převzetí Převzetí spisů od odborů s možností tisku „Protokolu o předání spisů na spisovnu“

A. Spisy Převzetí spisů s aktuálním datem převzetí označte spisy, které hodláte převzít na Spisovnu (Označ,Označ vše) funkcí Protokol zvolte, zda požadujete tisk protokolu o převzetí spisů na Spisovnu Potvrď Kontrolní dotaz - Převzít označené spisy na spisovnu?“ ANO x NE Informační hláška - „Počet převzatých spisů na spisovnu: x“ OK

A. Spisy Převzetí spisů s antedatováním data převzetí ke konkrétnímu datu Funkce zapíše pro všechny označené spisy jako předané na spisovnu k uvedenému datu. Od 1.1. následujícího roku od zadaného data běží na spisovně lhůty pro skartační řízení označte spisy, které hodláte převzít na Spisovnu (Označ,Označ vše) funkcí Antedatování zadejte datum, ke kterému chcete zapsat převzetí na Spisovnu a potvrďte toto datum Potvrď nad seznamem spisů funkcí Protokol zvolte, zda požadujete tisk protokolu o předání spisů na Spisovnu Potvrď Kontrolní dotaz „Převzít označené spisy na spisovnu?“ ANO x NE Informační hláška „Počet převzatých spisů na spisovnu: x“ OK

A. Spisy Převzetí spisů s antedatováním data převzetí dle data vložení posledního dokumentu do spisu Funkce provede pro každý spis kontrolu data vložení posledního dokumentu do spisu a poté označí spis jako předaný k 31.12. roku vložení posledního dokumentu. Od 1.1. následujícího roku od tohoto data běží na spisovně lhůty pro skartační řízení. označte spisy, které hodláte převzít na Spisovnu (Označ,Označ vše) funkcí Antedatování zvolte "datum vložení poslední písemnosti do spisu" a potvrďte Potvrď funkcí Protokol zvolte, zda požadujete tisk protokolu o předání spisů na Spisovnu Potvrď nad seznamem spisů Kontrolní dotaz „Převzít označené spisy na spisovnu?“ ANO x NE Informační hláška „Počet převzatých spisů na spisovnu: x“ OK

A. Spisy

A. Spisy U všech vybraných spisů lze volbou Ukaž.. prohlížet košilky zobrazených spisů volbou Vrať.. vrátit spisy zpět odboru, který provedl předání na Spisovnu volbou Tisk.. vytisknout seznamu zobrazených spisů k předání na spisovnu volbou Obsah spisu.. zobrazit obsahu spisu, případně vytisknout Sběrný arch spisu

A. Spisy Uložení - Volba slouží k ukládání převzatých spisů do krabic Spisy lze ukládat jednotlivě nebo hromadně (označené spisy)

A. Spisy POSTUP uložení Spisy - Uložení - předvýběr označení spisů (Označ vše nebo ručně označit vybrané spisy určené do téže krabice) Ulož do krabice - předvýběr je možné vyhledat již založenou krabici podle čísla, roku, popisky, lokace... Potvrď-načte se odpovídající seznam krabic, vybrat ze stávajících požadovanou krabici Potvrď NEBO volbou Ulož založit krabici novou, tj. zadat popis krabice, lokaci Potvrď krabice dostane přidělené číslo v číselné řadě spisovny a je přidána do seznamu krabic pro založení spisu nad vybranou krabicí: Potvrď Kontrolní dotaz - „Uložit spis do krabice?“ ANO/NE - spis je uložen do vybrané krabice

A. Spisy Vyjmutí - Volba je určena k přemísťování spisů mezi krabicemi POSTUP předvýběr Potvrď - zobrazen je seznam všech spisů ve spisovně, které jsou již uloženy do krabice označení jednoho nebo více spisů, které chci přemístit do jiné krabice (Označ vše) Ulož do nové krabice - předvýběr, kde je možné vyhledat již založenou krabici podle čísla, roku, popisky, lokace... Potvrď - načte se odpovídající seznam krabic, vybrat ze stávajících požadovanou krabici Potvrď NEBO volbou Ulož založit krabici novou, tj. zadat popis krabice, lokaci Potvrď krabice dostane přidělené číslo v číselné řadě spisovny a je přidána do seznamu krabic pro založení spisu nad vybranou krabicí: Potvrď - Kontrolní dotaz „Vyjmout spis z původní krabice a vložit do právě vybrané krabice“ - ANO OK

A. Spisy Vrácení - Volba je určena k vrácení již převzatých spisů spisovnou zpět na odbor POSTUP Předvýběr - Potvrď zobrazen je seznam všech spisů ve spisovně označení jednoho nebo více spisů, které chci vrátit zpět odborům (Označ vše) Vrať Dotaz - „Tisk protokolu?“ ANO/NE tisk protokolu o vrácení spisů na odbor pokud ANO – tisk protokolu Informační hláška „Počet spisů vrácených odboru: x“

B. Krabice Tato část je určena k zakládání a údržbě krabic a přebírání krabic z odborových spisoven Krabice Volba je určena k vytváření a údržbě krabic na spisovně

B. Krabice Předání Volba slouží k předání krabic z odborových spisoven na centrální spisovnu POSTUP Předání-Potvrď-Podmínky pro výběr krabic-Potvrď Výběr krabice (krabic) – (volbou Protokol možno nastavit tisk protokolu) – Potvrď Otázka – předat označené krabice centrální spisovně – ANOxNE Tisk protokolu Hlášení: Počet krabic označených k předání centrální spisovně: x OK

B. Krabice

B. Krabice Převzetí Volba slouží k převzetí krabic z odborových spisoven nachystaných k předání centrální spisovně POSTUP předvýběr Potvrď - zobrazen je seznam všech spisů z odborových spisoven, které jsou předávány centrální spisovně označení spisu, který chci přemístit do jiné krabice Ulož do nové krabice - předvýběr, kde je možné vyhledat již založenou krabici podle čísla, roku, popisky, lokace... Potvrď - načte se odpovídající seznam krabic, vybrat ze stávajících požadovanou krabici NEBO volbou Ulož založit krabici novou, tj. zadat popis krabice, lokaci Potvrď krabice dostane přidělené číslo v číselné řadě spisovny a je přidána do seznamu krabic pro založení spisu nad vybranou krabicí Potvrď Kontrolní dotaz „Převzít obsah krabice do centrální spisovny? (spisy budou převedeny do vybrané krabice a původní krabice odborové spisovny bude zrušena) – ANO/NE

Archivace a skartace Přijaté i vytvořené písemnosti jsou zařazeny do spisů Spisové znaky určují skartační lhůty jednotlivých spisů A - archivace S – skartace V - výběr

Skartační znak A Do této skupiny se zařazují písemnosti trvalé hodnoty, které budou po posouzení ve skartačním řízení předány Státnímu okresnímu archivu Kroměříž k uložení. Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu bude přidělen tento skartační znak, se vyhotovuje na trvanlivém papíru určeném pro dokumenty

Skartační znak S Do této skupiny se zařazují písemnosti, které po uplynutí skartační lhůty budou po posouzení ve skartačním řízení a vydání protokolu o skartačním řízení zničeny

Skartační znak V Do této skupiny jsou zařazovány písemnosti, u nichž ve skartačním řízení úřad navrhuje a archiv posoudí, které z nich budou předány k trvalému uložení do archivu a které budou zničeny. Při jejich odborném posuzování je na požádání povinen spolupracovat útvar, v němž písemnost vznikla nebo byla vyřízena

C. Archivace Volba zajišťuje jednotlivé kroky skartačního řízeni pro spisy s ukládacím znakem A nebo V, které mají být v aktuálním kalendářním roce zařazeny do skartačního řízení, včetně starších spisů, které nebyly dosud vyřazeny.

C. Archivace Archivace – Návrh Výběr spisů s ukládacím znakem A nebo V s možností předvýběru POSTUP Potvrď - spisy s ukládacím znakem A – jsou předoznačeny a v rámci spisů s ukládacím znakem V je třeba v rámci této volby označit ty, které mají být zařazeny do skartačního návrhu jako určené k archivaci. Potvrď - Zapsat návrh k označeným spisům? zde je možnost libovolně jednotlivé návrhy odlišit (např. 1/07_mal) Potvrď - všechny označené spisy se přesunují do části Archivace Odeslání a jsou připraveny do archivačního návrhu Informace - Počet spisů navržených k likvidaci: x OK

C. Archivace Archivace – Odeslání Předvýběr dle čísla a roku spisu POSTUP Potvrď - načte seznam spisů, a ty které označíte, budou následně vytištěny do Skartačního návrhu v části k archivaci a odeslány příslušnému státnímu okresnímu archivu k posouzení Potvrď - Kontrolní dotaz - Zapsat k označeným spisům odeslání návrhu? ANO/NE všechny označené spisy se přesunují do části Archivace Provedení a jsou připraveny k archivaci (likvidaci) Informace - Počet odeslaných spisů navržených k likvidaci: x OK - poté se spustí textový editor (Word) z něhož se provede tisk

C. Archivace Archivace – Provedení Předvýběr dle čísla a roku spisu POSTUP Potvrď - načte seznam spisů, které byly v archivačním návrhu Označ vše, označ Potvrď po provedení archivace spisu dojde ke zrušení obsahu spisu. Zruší se všechny písemnosti včetně dokumentů a příloh, zruší se další dokumentace spisu a oprávněné úřední osoby. Nejdůležitější údaje písemností jsou uloženy do archivu. Archivované údaje jsou zobrazeny v Archivní knize. Kontrolní dotaz - Provést archivaci označených spisů? ANO/NE Doplnění informací o: místě archivace, čísle jednacím rozhodnutí Státního okresního archivu a skutečném datu archivace v archívu. Potvrď – Informace - Počet archivovaných spisů: x OK

D. Skartace Volba zajišťuje jednotlivé kroky skartačního řízeni pro spisy s ukládacím znakem S nebo V, které mají být v aktuálním kalendářním roce zařazeny do skartačního řízení, včetně starších spisů, které nebyly dosud vyřazeny.

D. Skartace Skartace – Návrh Výběr spisů s ukládacím znakem S nebo V s možností předvýběru POSTUP Potvrď - spisy s ukládacím znakem S – jsou předoznačeny a v rámci spisů s ukládacím znakem V je třeba v rámci této volby označit ty, které mají být zařazeny do skartačního návrhu jako určené ke skartaci. Potvrď - Zapsat návrh k označeným spisům? zde je možnost libovolně jednotlivé návrhy odlišit (např. 1/07_mal) Potvrď - všechny označené spisy se přesunují do části Skartace Odeslání a jsou připraveny do skartačního návrhu Informace: - Počet spisů navržených k likvidaci: x OK

D. Skartace Skartace – Odeslání Předvýběr dle čísla a roku spisu POSTUP Potvrď - načte seznam spisů, a ty které označíte, budou následně vytištěny do Skartačního návrhu v části ke skartaci a odeslány příslušnému státnímu okresnímu archivu k posouzení Potvrď - Kontrolní dotaz - Zapsat k označeným spisům odeslání návrhu? ANO/NE - všechny označené spisy se přesunují do části Skartace Provedení a jsou připraveny k archivaci (likvidaci) Informace: - Počet odeslaných spisů navržených k likvidaci: x OK - poté se spustí textový editor (Word) z něhož se provede tisk

D. Skartace Skartace – Provedení Předvýběr dle čísla a roku spisu POSTUP Potvrď - načte seznam spisů, které byly ve skartačním návrhu Označ vše, označ Potvrď po provedení archivace spisu dojde ke zrušení obsahu spisu. Zruší se všechny písemnosti včetně dokumentů a příloh, zruší se další dokumentace spisu a oprávněné úřední osoby. Nejdůležitější údaje písemností jsou uloženy do archivu. Archivované údaje jsou zobrazeny v Archivní knize. Kontrolní dotaz: - Provést skartaci označených spisů? ANO/NE Doplnění informací o: místě archivace, čísle jednacím rozhodnutí Státního okresního archivu a skutečném datu archivace v archívu. Potvrď Informace: - Počet skartovaných spisů: x OK

E. Spisovna Statistika - slouží pro rychlý a stručný přehled o stavu Spisovny. Zjistit lze počty spisů k založení do krabice, počet spisů k archivaci, skartaci – k evidenci, návrhu, přípravě a provedení Archivní kniha - seznam dle spisů – (příp. seznam dle písemností) - Volba slouží pro celkový a velmi podrobný přehled o celé Spisovně

Pracovní postupy - zpracovatel Vyhledání dokumentu Zpracování přijaté písemnosti V seznamu písemností přijatých, rozpracovaných k vyřízení máte přijatou písemnost. Máte tedy nastaven odpovídající filtr. Vaším úkolem je písemnost přečíst, zařadit do složky/spisu a v některých případech odpovědět

Pracovní postupy - zpracovatel Zpracování přijaté písemnosti: Nabídka - Zpracovatel - Doplň, v poli Spis vybrat spis z nabídky nebo (zvláště při zakládání správního řízení) můžete v hlavní nabídce zvolit Nový spis. Zkontrolujete a případně opravíte či doplníte údaje k přijaté písemnosti: forma, počet listů... Pokud písemnost budete zpracovávat ještě později a chcete se k ní tedy jindy vrátit a dokončit například odpověď, stačí údaje uložit volbou Potvrď. Pokud se má přijatá písemnost pouze založit a dál na ní není potřeby odpovídat můžete ji ze svých písemností vyřešit volbou Zpráva vedoucímu o uzavření a potom uložit volbou Potvrď. Pokud požadujete vyřídit písemnost odpovědí, volte Doplň - Odpověď - Jen žadateli nebo Hromadně. U volby pro jednoho žadatele postupujete stejně jako u vytvoření písemnosti vlastní jednomu žadateli (Nová – jeden adresát). V části Adresa se však nabízí adresa z přijaté písemnosti. Lze ji i změnit. Pozor si dejte u údaje jako popis a forma, jsou nabízeny z přijaté písemnosti a je potřeba je podle skutečnosti upravit. Spis a číslo jednací je shodné s přijatou písemností. U volby Hromadně postupujete stejně jako u vytvoření vlastní písemnosti hromadné (Nová – Hromadně)

Pracovní postupy - zpracovatel Zpracování přijaté písemnosti: V roli Zpracovatele na přijaté písemnosti Odpověď, v poli Spis - Nový spis - Zkratka – zapsat zkratku spisu, pokud ji chci použít Popis – zapsat název spisu (shodný s popisem fyzických desek/řízení..) - Spisový znak - F2 nebo rozbalovací nabídkou (lze i zapsat, pokud číslo znaku vím) - Potvrď – vybrat odpovídající spisový znak Potvrď - vybraný znak je zapsán do příslušného pole nově zakládaného spisu Potvrď - nový spis je vytvořen a dokument, nad kterým byl vytvořen, je do něj automaticky založen Pokud zapisujete správní spis, je nutné ponechat „typ-spis“ a „OUO-ANO“. Po uložení se nabídne seznam OUO (oprávněné úřední osoby), máte možnost volbou Ulož v seznamu přidávat další OUO. Pokud zapisujete složku, vyplníte „typ-složka“, většinou bude zadáno „OUO-NE“, ale v některých případech lze požadované OUO zadat.

Pracovní postupy - zpracovatel Založení spisu nebo složky Spis či složku lze zakládat při běžné činnosti zpracovatele, tedy při vytváření vlastní písemnost, či zpracování přijaté písemnosti. Další způsob pro vytvoření spisů/složek je v roli Zpracovatele volba Spisy (v nabídce speciálních voleb)- Ulož – vyplnění formuláře

Pracovní postupy - zpracovatel Vytvoření vlastní písemnosti Nabídka - Zpracovatel - Nová - Jeden adresát, v poli Spis vybrat spis z nabídky nebo (zvláště při zakládání správního řízení) můžete v hlavní nabídce zvolit Nový spis., Vybrat z nabídky a doplnit způsob vypravení dokumentu.(při – při zadání pro vypravení do datové schránky je povinnost vyplnit „typ subjektu v poli datová schránka a k tomu potřebné základní informace v adrese pro její vyhledání ze serveru ISDS nebo pro její ověření). Dále vyplníte údaje ve formuláři jako: forma, popis, počty listů a další počty (lze doplnit později), adresu. Adresu můžete vyhledat z registrů volbou Registry, nebo z banky adres na F2 ve vyhledávacím poli u adresy, nebo ji přímo doplnit do formuláře ručně. Před odesláním do datové schránky (zvoleno vypravení do DS), klikněte na volbu Datová schránka. Dojde k ověření adresy datové schránky adresáta. Při vyhledávání se zobrazí seznam nalezených adres dle zadaných podmínek výběru, potvrdíte požadovanou adresu. V případě, že se adresa z ISDS nenachází, zkuste vyhledávání s jiným začátkem zkráceného názvu nebo příjmení

Pracovní postupy - zpracovatel Vytvoření vlastní písemnosti Načte-li se mi seznam a dám Znovu ověřit, načtou se již jen záznamy, které stoprocentně odpovídají podmínkám. Prvotní seznam nabízí potenciální datové schránky subjektů s údaji, které se v něčem liší od zadaných (automatické ověření zobrazí seznam záznamů s jinými adresami, nebo dokonce, jestliže je zapsáno správné IČO nebo ID datové schránky, i s jinými názvy.) Údaje, i když nebyly ověřeny po potvrzení zůstávají uloženy s typem vypravení do DS a ověření můžete provést jindy. Chcete-li změnit odeslání jiným způsobem, lze v poli vypravení vybrat jiný odpovídající způsob. Volbou Vytvoř text budete vytvářet dokument v editoru podle zvoleného vzoru. Pokud odesíláte do datové schránky, je povinností mít hlavní dokument v elektronické podobě. Volbou Přílohy - Připoj můžete připojit jednu i více příloh ke zpracovávané písemnosti. Pokud chcete jednu z příloh mít jako hlavní dokument (do DS), v seznamu příloh volbou Typ zadejte Hlavní. Jen jeden dokument, takto smí být označen a není potřeba jej vytvářet pomocí vzorů ve volbě vytvoř text. Pokud máte písemnost dokončenou a chcete odevzdat vytištěný dopis , zvolte Odevzdat (vpravo uprostřed dnešní datum Odevzdáno vedoucímu červeným písmem), údaje uložte volbou Potvrď.

Pracovní postupy - zpracovatel Vytvoření vlastních písemností na více adres Nabídka - Zpracovatel - Nová - Hromadně, v poli Spis vybrat spis z nabídky nebo můžete v hlavní nabídce zvolit Nový spis., dále vyplnit popis, který bude shodný pro všechny i forma, vše uložit volbou Potvrď. Po uložení se přidělí č.j. a otevřou se možnosti pro výběr adresátů a další volby v nabídce. V části formuláře se seznamem adres můžete vybrat z nabídky zrychlené volby či nadefinovat nejčastější způsob vypravení dokumentu. Dál budete zadávat adresy a těm se zadaný způsob vypravení bude kopírovat. Budete mít možnost ho ještě jednotlivě změnit podle požadavku. Adresy můžete zadávat kombinací následujících voleb: Registry – vyhledání po jedné adrese. Adresy – Banka – lze označit více adres – Potvrdit výběr a pokračovat v zadávání z č.j. – zadáním podmínky se vyhledá seznam adres, které jste dříve použili, lze označit více adres Ručně, zápis po jedné adrese. Máte možnost vytvořit znění dokumentu volbou T-vytvoř jako společný dokument nebo Individuální dokumenty. individuální dokument (= každý dopis má vlastního adresáta, nejsou v rozdělovníku), společný dokument (= všichni mají jeden shodný dokument, ten adresát, na kterém stojí kurzor může být uveden jako hlavní, všichni jsou v rozdělovníku), ruš text – individuální zruší jen u označených, společný zruší text u všech Požadujete-li tisk adres v roli zpracovatele nebo ještě nemáte vše dokončeno úplně k odevzdání, celé ukončíte volbou Potvrď (později najednou odevzdat) Pokud je vše ukončeno, zvolte – Označ vše - Odevzdat - Potvrď.

Pracovní postupy - zpracovatel Jak řešit datum doručení, právní moc – dodejky Vrátí se potvrzená nebo nepotvrzená dodejka. Může se vrátit nedoručený dopis, je možné jej správně odepsat nebo opakovaně vypravit, případně vypravit s jiným způsobem doručení. Dokument byl správně odeslán přes spisovou službu typem – dodejka poštovní, dodejka kurýrní, e-mail, osobně s dodejkou, datovou schránkou nebo veřejnou vyhláškou.

Pracovní postupy - zpracovatel Dodejky: Potřebujete zadat datum doručení, máte dodejky z pošty. V roli Zpracovatele nebo Vedoucího volte Další - Dodejky...lze provést konkrétní předvýběr dle nabízených kritérií jako je například číslo jednací. V poli „Zobrazit doručené“ se přednabízí NE, můžete ponechat, výběr ukončíte volbou Potvrď... Načte se seznam požadovaných dokumentů, lze označit jednotlivé záznamy nebo Označ vše... Na označeném záznamu zapíšete doručení kliknutím na volbu Doručeno, nadefinujte právní moc dle nabízených možností lhůty nebo ručně, (nemusí být zadána) Lze použít i volbu Znovu odeslat - dokument nebyl doručen z důvodu nezastižení adresáta, potvrzením volby budou označené dokumenty přesunuty opět na podatelnu a opakovaně odeslány z úřadu (dokumenty se nezobrazí u Vedoucího k odeslání). Určíte datum pro nedoručenou písemnost v poli Nedoručitelné, v poli Způsob vypravení vyberete odpovídající nový způsob vypravení a k němu odpovídající služby. Pokud požadujete stejným způsobem opakovat zaslání, nevyplňujete. Požadujte-li opravu zaslané písemnosti, zvolte Do rozpracovaných - dokument nebyl doručen z důvodu chybné adresy nebo chci předat na vývěsku (doručení veřejnou vyhláškou), či odeslat jiným způsobem, potvrzením volby budou označené dokumenty přesunuty, po kontrolním dotazu, do vlastních Rozpracovaných, kde lze volbou Doplň opravit či změnit adresu, typ odeslání a odevzdat Vedoucímu (dokumenty se zobrazí u Vedoucího k odeslání)

Pracovní postupy - vedoucí Vytvoření kopie dokumentu u přijaté písemnosti Stojíte na přijaté písemnosti dáte volbu Kopie. Zkopírovaná přijatá písemnost se uloží pod původní, je označena K-kopie, není přidělen zpracovatel ani spis

Pracovní postupy - vedoucí Předání přijatých dokumentů novému či jinému zpracovateli Nepřidělený dokument vedoucí pošty přiděluje v rámci odboru konkrétnímu zpracovateli V seznamu přijatých písemností, lze použít filtr na nepřidělené u nových, stojíte kurzorem na přijaté písemnosti nebo několik písemností označíte, volte Vedoucí Přiděl - vybrat referenta ze seznamu nebo jej zadat Potvrď

Pracovní postupy - vedoucí Změna nebo zrušení lhůty k vyřízení Přidělení lhůty se provádí zároveň s přidělením zpracovatele. Pokud chcete změnit, postupujete stejně jako u změny zpracovatele, ale naopak zpracovatele ponecháte. V seznamu písemností stojíte kurzorem na přijaté písemnosti nebo několik písemností označíte, volte Vedoucí – Přiděl - do pole Zpracovatel nevstupujete a pro zrušení lhůty volíte poslední možnost „bez lhůty“ nebo nadefinujete jinou. - Potvrď

Pracovní postupy - vedoucí Předání přijatých dokumentů na jiný odbor Vedoucí - Vrať - Vrácení pro jiný odbor přímo – vyhledat například dle zadaného č.j., zobrazí se seznam s nalezenými písemnostmi V poli Odbor vyhledejte, kam dáváte písemnost. Takto lze předat a zpracovatele bude určovat vedoucí daného odboru - Potvrď (dokument se zobrazí u Vedoucího určeného odboru v Převzetí z podatelny) Pokud víte komu konkrétně chcete písemnost na jiném odboru předat, vyberte referenta ze seznamu odboru - Potvrď

Pracovní postupy - vedoucí Předání vlastní pošty na podatelnu Vedoucí - Vyřiď - Vyřízení na odboru – vyhledat dokumenty, které souhlasí s dopisy od referenta a máte je odnést na podatelnu. V podmínkách pro zadání výběru můžete zvolit například dle zadaného č.j., zobrazí se seznam s nalezenými písemnostmi od stejného č.j., jindy dle zpracovatele, jindy se hodí bez zadání bližší podmínky, můžete zaškrtnout volbu „k vypravení“ - Potvrď Načte se seznam vybraných písemností, zkontrolujte způsob vypravení a služby, MUSÍ odpovídat obálce, kterou jste obdrželi. Pokud potřebujete opravit údaj o vypravení, na záznamu můžete vstoupit do pole „způsob vypravení a služby“ a opravit jej. Další možností je vrácení dopisu zpět zpracovateli, použijete volbu Vrať zpracovateli na konkrétním záznamu Označené dokumenty doplňte datumem pro odeslání z odboru, proto volte Vše dnes nebo jen volbu Dnes na konkrétním záznamu, ukončete volbou - Potvrď (dokument se zobrazí ve filtru U vedoucího)

Pracovní postupy - vedoucí Předání elektronických zpráv a podepsání dokumentů Vedoucí - Vyřiď - Vyřízení na odboru – vyhledat dokumenty, které máte elektronicky podepsat a zkontrolovat. V podmínkách pro zadání výběru můžete zvolit například dle zadaného č.j, zobrazí se seznam s nalezenými písemnostmi od stejného č.j., jindy dle zpracovatele, jindy se hodí bez zadání bližší podmínky, ale vždy zaškrtnete volbu „elektronicky e-podatelna, ISDS“ - Potvrď Načte se seznam vybraných písemností. Prohlížení dokumentů a příloh je možné na konkrétní písemnosti volbou Ukaž – přílohy i text písemnosti, nebo zobrazit jen hlavní dokument volbou Dokument, zde je vidět i připojený elektronický podpis. Požadujete-li dokument jen podepsat (hlavní dokument je ve formátu pdf), volte na písemnosti volbu e-podpis Požadujete-li dokument převést do formátu pdf a podepsat, volte Do-PDF. Program automaticky převede dokument a položí dotaz, zda chcete elektronicky podepsat, zvolíte ANO, - Podepsat OK a dokončit Označené dokumenty doplňte datumem pro odeslání z odboru, proto volte Vše dnes nebo jen volbu Dnes na konkrétním záznamu, ukončete volbou - Potvrď (dokument se zobrazí ve filtru U vedoucího)

Pracovní postupy – ostatní úkoly Předání spisů na spisovnu Spis se předává na spisovnu, až když je zcela vyřízen: všechny v něm založené dokumenty jsou ukončeny a příp. mají doplněné i dodejky a nabytí právní moci neplyne žádná odvolací lhůta nebude se do spisu zakládat žádný další dokument či příloha nepotřebuji ho k vlastní práci, bude pouze k prohlížení

Pracovní postupy – ostatní úkoly Náležitosti předávaného spisu: ve správním řízení – soupis obsahu spisu (všeho, co je v něm založeno) mimo správní řízení – sběrný arch (soupis dokumentů s čj. založených do spisu) popis spisu – označení na deskách dle spisového řádu úřadu + spisový a skartační znak vyřazení všech nadbytečných kopií založených ve spisu

Pracovní postupy – ostatní úkoly Řešení: Zpracovatel - Spisy - Předání spisovně - označit - Potvrď - odnést správci odborové (nebo centrální) spisovny úřadu

Pracovní postupy – ostatní úkoly Vyhledání již vyřízeného dokumentu zpracovatelem nebo vedoucím Dokument byl v agendě Spisová služba zcela vyřízen – uzavřen, na vědomí nebo odeslán podatelnou a zapsána dodejka). Vedoucí nebo Zpracovatel - Filtr: libovolný - ikona Hledej - zadání výběrových kritérií - Potvrď -zobrazí se vyhledaný záznam pouze pro prohlížení

Pracovní postupy – ostatní úkoly Nastavení a správa OUO K vybraným spisům (označením nebo označ vše ve volbě Zpracovatel – Spisy – Oprav) je možno doplnit další OÚO pomocí volby „Doplň oprávněnou úřední osobu“ V poli datum, od kdy je osoba určena jako oprávněná osoba k daným spisům, je vyplněno aktuální datum, ale je možné je dle potřeby změnit

Pracovní postupy – ostatní úkoly Tisk adres na obálky (role Zpracovatel) Spisová služba: zpracovatelé předají v písemnosti vedoucímu k odeslání až poté, co vytisknou adresy! Do tisku se nabízejí pouze písemnosti, které jsou rozpracované - po odevzdání vedoucímu se přestanou pro tisk nabízet. Zpracovatel - Tisky - Adresy– označí pouze ty písemnosti, pro které bude třeba tisknout obálky– Potvrď Zobrazí se agenda Adresy: zde se kliknutím zvolí v pravé části formuláře požadované Médium, tzn. typ obálky, pro kterou budu chtít adresy a čárové kódy tisknout a automaticky se tím označí pouze ti adresáti, kterým se dle údajů v Evidenci písemností bude doručovat uvedeným typem doručovacího média (na obr. červeně označen výběr typu média a počet adres k tisku)

Pracovní postupy – ostatní úkoly

Pracovní postupy – ostatní úkoly Tisk adres na obálky: Počet adres lze využít pro nachystání odpovídajícího počtu obálek daného typu Takto automaticky vybrané adresáty je možné si zobrazit i přes ikonu Adresy Zde je možné v případě potřeby pro tisk označit i další adresáty Pomocí volby Tiskopisy si uživatel otevře seznam vzorů, které lze pro tisk využít Pro tisk si vybere vhodný vzor dle typu obálky a potvrdí se Údaje pro tisk se zobrazí ve Wordu, kde je lze ještě zkontrolovat a případně upravit. Poté se údaje standardním způsobem vytisknou na obálky a Word se uzavře křížkem Pomocí volby Návrat se agenda Adresy opustí a uživatel se vrátí zpět do agendy Spisová služba

Vysvětlivky Vyhledávání dle pole s textem V textovém políčku můžete vyhledávat následovně: Zápisem celého textu správně (umožní vyhledat konkrétní záznam přímo, ale není vhodné pro hledání dlouhých textových záznamů – při chybně zadaném textu se záznam nenajde). Použitím hvězdičky za zkráceným textem docílíte vyhledání většího množství dat, které mají shodnou zadanou část textu. Symbol hvězdička zastupuje libovolnou skupinu znaků (jak co do hodnoty tak do počtu). Následují příklady zadání výběrových kritérií s použitím symbolu hvězdičky

Vysvětlivky Vyhledávací podmínka Popis staveb* *stav* *2007 program nalezne vyskytující se záznamy, které mají na začátku „staveb“ či „Staveb“, např.: stavební firma Dvořák, stavební práce, staveniště... *stav* program nalezne záznamy, které mají ve svém názvu uvedené znění mezi hvězdičkami, např.: Stavební firma NABO, Metrostav a.s, Pozemní stavby, správní poplatek stavební, povolení stavby č.234... *2007 program nalezne všechny záznamy, které končí textem 2007, např.: „smlouva 12/2007“, „jednání 12.3.2007“, VS1066002007, ...

Vysvětlivky Pokud požadujete najít záznamy bez vyplněného textu, zadáte do prázdného políčka znaménko rovná se: „=“ Pokud chcete naopak najít všechny záznamy, které mají jakýmkoliv textem něco zapsáno, zapíšete do prázdného políčka znaménko větší než nula: „>0“ Lze použít i pro nerovná se: != nebo <> Bez vyplněného políčka se najdou záznamy vyplněné i nevyplněné najednou.

Vysvětlivky Vyhledávání dle pole s datumem Program bude vyhledávat dle datumu, který v prázdném políčku zapíšete. Zapsat datum lze v tomto tvaru: 21.1.2007 21.1.07 21,1,2007 21,1,07 21012007 210107 Každým z uvedených tvarů budou vyhledány záznamy jako se zadaným datumem 21.1.2007. Do výběrových kritérií lze zadat i rozmezí za více datumů.

Vysvětlivky Vyhledávací podmínka Popis 1.1.2007:31.1.2007 <1.4.2007 program vyhledá záznamy v rozmezí od 1.1.2007 do 31.1.2007 včetně <1.4.2007 program vyhledá záznamy s datumem menším než 1.4.2007, tedy 31.3.2007, 30.3.2007, 29.3.2007.... Datum 1.4.2007 nevyhledá. >31.3.2007 program vyhledá záznamy s datumem větším než 31.3.2007, tedy 1.4.2007, 2.4.2007, 3.4.2007.... Datum 31.3.2007 <>1.4.2007 program vyhledá záznamy s odlišným datumem než je 1.4.2007, tedy s datumem vyšším i nižším. Jenom datum 1.4.2007 do výběru nebude zahrnut. 1.4.2007|5.4.2007|20.4.2007 program vyhledá záznamy s uvedenými datumy oddělené svislicí svislicemi. Lze zadat o větší množství datumů najednou, musí být odděleny svislicemi. Lze požít v případě, kdy nelze zadat rozmezí od-do datumu. = rovná se – program najde nevyplněné záznamy, tedy všechny záznamy, kde datum chybí.

Vysvětlivky Vyhledávání v poli s číselnou hodnotou ponecháte pole prázdné, není zadána podmínka, mohou se vyhledat záznamy s vyplněnou číselnou hodnotou i nevyplněné. zapíšete konkrétní číslici – program nalezne záznamy se zadaným konkrétním číslem. použití znaménka menší než číslo, příklad: <100 program nalezne záznamy s čísly menšími než 100, tedy: 1,2,3,.. 55,56,..97,98,99. použití znaménka větší než číslo: příklad: >50 program nalezne jen záznamy s vyplněnými čísly od 51, 52, 53, 54,....a výše. rozmezí čísel – zadáte dvojtečku mezi dvě čísla, příklad 5:15 program nalezne záznamy s čísly 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, a 15. seznam čísel – zadáváte mezi jednotlivými čísly svislici bez mezer, příklad: 5|13|16|600|333 program nalezne záznamy s čísly 5,13,16,333,600. použití hvězdičky – příklad: *66- program nalezne záznamy s čísly, které končí číslem 66 jsou například: 066, 166, 266, 366, ...40766,... 1090066... a další použití znaménka rovná se umožní nalézt nevyplněné pole s číselnou hodnotou, příklad: = program nalezne záznamy, které mají v pole s číselnou hodnotou prázdné

Vysvětlivky Vyhledávání dle názvu nebo příjmení N* výběr všech možností začínající písmenem N (Novák, Nováková, NÁHLOVSKÝ, Němcová atd.) dlouh* program nalezne vyskytující se záznamy, které mají na začátku dlouh nebo Dlouh, jako: Dlouhý Adam, ..., Dlouhá Barbora, ... *ouh* program nalezne záznamy, které mají ve svém názvu uvedené znění mezi hvězdičkami, jako: Dlouhá Jana, Rouhalová Alena, Krouhalík Jan... *ová výběr žen jejichž příjmení končí na OVÁ (Nováková, Němcová ale nikoli ČERNÁ) R*sner jde o využití hvězdičky například za písmeno či skupinu znaků, které se obtížně píší, nebo si nejsme jisti, jak sou správně v registrech uvedena. program najde například: Rosner, Roosner, Rösner,...

Informační zdroje VERA - SPISOVÁ SLUŽBA (VP) – uživatelská příručka Vnitřní předpis č. 5/2010 Spisový a skartační řád Úvod do elektronických spisových služeb, praktická práce s ESS (eGON) - (http://elev.institutpraha.cz/regman/holesov.html)