Vkládání záznamů do databáze OBD Osobní bibliografická databáze - systém pro centralizovaný sběr, správu a vyhodnocování výsledků vědecko-výzkumných aktivit

Jak začít? Vstup do databáze ze stránek FHS UK: nebo si uložte adresu: https://verso.is.cuni.cz Doporučujeme prohlížeče Chrome nebo Firefox

Jak se do OBD přihlásit? Pro vstup do databáze jsou nutné platné přihlašovací údaje a aktuální heslo do webových aplikací UK

Po přihlášení – informace a návod Podrobný návod najedete pod ikonou knihy pod „OBD uživatelská příručka“

Uživatelská příručka

Vložení nového záznamu Po kliknutí na OBD se objeví okno se základním filtrem, klikněte na Nový záznam

Základní formulář záznamu vyžaduje vyplnění povinných základních údajů, bez vyplnění nelze pokračovat zároveň zkontroluje duplicity

Jak vyplnit základní formulář Titul = titul publikovaného příspěvku (článek, kapitola v knize apod., pokud jde o účast na konferenci, zadává se titul konferenčního příspěvku; název konference se udává pouze v případě, jste-li pořadatelem nebo spolupořadatelem celé akce) Rok = rok, kdy výsledek vyšel tiskem, rok realizace (nikoli rok zápisu do formuláře – ten se může lišit)! Používejte rozbalovací seznamy a číselníky V číselníku vyberte příslušný druh výsledku a jeho poddruh – příklad článek Je-li vše v pořádku, dole na stránce stiskněte „Založit nový záznam“

Pokud systém vyhledá potenciální duplicity – nabídne seznam již existujících záznamů s podobným názvem. Zjistíme-li, že už záznam existuje, nezakládáme nový, pouze provedeme kontrolu – zda obsahuje všechny náležitosti, příp. požádáme autora (= vlastníka) záznamu o opravu. Záznam importovaný z WOS – lze převzít, ale nutno upravit.

Vyplnění formuláře Modře vybarvená pole – nutno vyplnit, jinak lze záznam uložit jen jako rozpracovaný. Pokud je pole vyplněno a stále svítí modře – podívat se do nápovědy pod polem nebo najet myší na vykřičník ve žlutém trojúhelníku – objeví se vysvětlující text. Žlutě vybarvená pole jsou pole doporučená, někdy jejich hodnotu ani neznáme – pokud ano, vyplnit.

Spravující pracoviště Doktorandi by měli uvádět FHS - Oddělení doktorských studií

Zatržení políčka pro RIV Zatržení pole pro RIV zde a před jménem autora označuje, že výsledek má být odeslán do rejstříku informací o výsledcích výzkumu a vývoje.

Výsledky posílané do RIV. Články – typ J = recenzovaný odborný článek v odborném časopise, vydávaný v tištěné či elektronické podobě Jimp - původní/přehledový článek v odborném periodiku, obsažený v databázi WOS (Web of Science) s příznakem Article, Review, Letter či Proceedings Paper Jsc - původní/přehledový článek v odborném periodiku, obsažený v databázi SCOPUS s příznakem Article, Review, Letter či Conference Paper Jneimp - původní/přehledový článek v odborném periodiku, obsažený v databázi ERIH Jrec - původní/přehledový článek v odborném periodiku, zařazeném v aktuálním Seznamu neimpaktovaných recenzovaných periodik vydávaných v ČR – článek musí mít více než 2 strany ! Za odborný článek se nepovažují abstrakta ani recenze Články ve sborníku – typ D – za sborník se považuje recenzovaná neperiodická publikace, vydaná u příležitost pořádané konference, semináře nebo sympozia. Obsahuje samostatné stati různých autorů, které mají společný prvek nebo příbuzné téma Má přiděleno ISSN a současně ISBN nebo jen ISBN. Bodově byly hodnoceny pouze sborníky evidované v databázích SCOPUS a WOS. Odborné vědecké publikace (typ B) a kapitoly v odborných knihách (typ C) Podrobnější specifikace – viz. www.vyzkum.cz

Autoři Autor – vybírat z číselníku. Buď kliknout na číselník a pak vepsat jméno nebo nejdřív vepsat jméno a pak kliknout na číselník (modrobílý čtvereček vedle pole s příjmením). Aby se do RIV mohlo vykazovat za FHS, musí být autor interní (t. j. má k fakultě pracovní nebo studijní vztah).

Přidání autora či více autorů Umožňuje přesun pozice autora

V případě většího počtu autorů by se měli by uvádět jmenovitě všichni (pokud jich není opravdu velké množství). Autory z UK či FN vždy vybírat z číselníku! (modrobílý čtvereček za polem s příjmením). Číselník obsahuje i některé externí a zahraniční instituce – při kliknutí na číselník za polem s pracovištěm se v tabulce vybere stát a následně se zobrazí pracoviště uvedená v číselníku. Pokud zde pracoviště externího či zahraničního autora není, stačí vyplnit příjmení a jméno, neznáme-li křestní jméno, stačí iniciála bez tečky. Měl by se však vyplnit stát. Možnost přidat pole pro více autorů najednou (pole přidat více autorů najednou) - aby se nemusel přidávat řádek po řádku, vygeneruje se libovolné množství polí. Možnost nastavení vlastního autorského kolektivu – pokud se má opakovat u vícero publikovaných výsledků. Celkový počet autorů (článku, kapitoly, knihy) – modré pole – povinný údaj.

Význam červených a černých křížků Červený křížek za příjmením ruší afiliaci k pracovišti – mizí přidělené číslo z číselníku. Černý křížek za pracovištěm ruší vztah publikovaného výsledku k určitému pracovišti. Zaškrtnutí políčka RIV před pracovištěm – určuje, za jaké pracoviště se do RIV má odeslat. Vykazovat do RIV za FHS může jen ten, kdo k ní má pracovně-právní vztah nebo je studentem a to v roce, kdy daná publikace vyšla.

Financování Výběr přes číselník Aby mohl jít výsledek do RIV, musí být uvedeno financování.

Financování Nově je třeba zadávat financování pouze přes číselník: Nadále lze v číselníku vyhledávat podle různých filtrů: projekty evidované pod Vaším jménem, číslo projektu, typ podpory Typ podpory: I-institucionální podpora. S – projekty GAUK a SVV, P – projekty GAČR, TAČR,IGAMZ, V – projekty veřejného financování, O – operační programy, R – rámcové programy U projektů, kde není zřejmý zdroj financování vyberte v číselníku zadáním kódu „I-FHS“ (zadejte kód do kolonky, klikněte na „Najít“, po vyhledání klikněte do řádku v tabulce s výsledkem vyhledání)

Název, anotace, klíčová slova Název práce v původním jazyce (bez tečky na konci), anotace (určený minimální a maximální počet znaků), klíčová slova – oddělovat středníky. Pokud práce nevyšla v angličtině, musí se kromě původního jazyka uvést i název, anotace a klíčová slova v anglickém jazyce.

Oborová klasifikace UK

Obor je potřeba vybrat z číselníku

Tlačítko „přidat obor“ – možnost přidání sekundárního oboru Tlačítko „přidat obor“ – možnost přidání sekundárního oboru. Vždy musí být zatržen primární obor. Některé obory vyžadují uvést i podobor – vybrat z příslušného číselníku.

Stále se navíc uvádí i starý obor dle RIV – vybrat z číselníku

Výběr časopisu z číselníku

Typ časopisu

Výběr názvu časopisu z číselníku – název nejprve zkusit vybrat z číselníku – pokud tam je, automaticky se vyplní některá pole (ISSN, země vydání, evidence ve WOS, SCOPUS apod.). Pokud časopis v číselníku není a přesto ho najdete ve WOS, SCOPUS či ERIH, prosím hlásit správci. ISSN – pozor na rozlišení ISSN pro časopisy vydané zároveň tiskem a online, liší se. Typ časopisu – výběr z nabídky, pokud je časopis v číselníku, tak se zobrazí automaticky. Ročník, číslo, stránkový rozsah článku od-do (pomlčku neoddělovat mezerou, jinak pole stále svítí modře) – počet stran článku se pak v dalším řádku vygeneruje automaticky.

Údaje z WOS, SCOPUS + DOI

Kde nalézt UT WOS (ACCESSION NUMBER) u článku uvedeného ve Web of Science

Kde nalézt EID SCOPUS u článku uvedeného ve SCOPUS

Přidat soubor – u článků či kapitol prosím přidávejte do OBD jejich kopie v pdf – jsou potřeba kvůli následné kontrole. Lze též použít online odkaz, ovšem pouze v případě, že je celý text volně dostupný online U vloženého souboru pdf pak můžete u položky „Právo“ zvolit „jen já a správce“ – nikdo jiný k textu nebude mít přístup. Pokud u kapitoly z knihy není uvedena afiliace autora a odkaz na financování, přiložte prosím i kopii v pdf té strany knihy, kde je toto uvedeno.

Záznam o knize či kapitole

Záznam o knize či kapitole ISBN– pokud má kniha 2, uvede se jen jedno (druhé je možno uvést do poznámky), pozor také na to, že se liší ISBN v případě, že je kniha vydaná v tištěné i elektronické podobě, preferuje se zápis tištěné formy. U kolektivních monografií by měl rozhodnout editor nebo hlavní autor, zda knihu vykázat jako kapitoly nebo jako knihu (do OBD se zapíše buď jako kniha nebo po kapitolách. Pokud se výsledek má do RIV vykazovat jako kolektivní monografie, takže je kniha do OBD zapsána jako celek, ale autoři jednotlivých kapitol si je do svých profilů chtějí také zapsat, nezatrhávat v tom případě pole RIV – to pouze u knihy jako celku). Pozor na počty autorů kapitoly nebo knihy– uvádět přesně! U zahraničních knih bylo dosud potřeba odevzdat jeden výtisk do Národní knihovny – je třeba počítat s tím, aby byl jeden výtisk z grantu zakoupen pro tento účel. Pokud kniha nebyla do Národní knihovny dodána, byla vyřazena z hodnocení v rámci RIV. Nemáte-li možnost dodat výtisk zahraniční publikace pro Národní knihovnu, informujte o tom prosím Oddělení vědy a výzkumu.

Kontrola vyplněných polí Možnost podívat se na přehled s informacemi, kde jsou v záznamu nevyplněná nebo chybně vyplněná pole.

Kudy se dostat ke svým záznamům - nástěnka

Kliknutím na modré číslo vlevo se rozbalí seznam všech záznamů v uvedené kategorii (rozpracovaný, uložený …).

Otevření záznamu – pomocí ikony lupy

Možnosti – úpravy, uložení, vlastnictví

Po rozkliknutí volby „Možnosti“ lze: - upravit záznam - zkopírovat záznam - v případě, že vkládáme více záznamů, které mají stejný obsah některých polí (např. kapitoly z jedné knihy), můžeme pro vytvoření dalšího záznamu použít funkci „kopírování“. Při kopírování se objevuje seznam polí, z nichž lze vybrat ta, která se kopírovat nemají, pak se záznam uloží a v uložené verzi se doplní nebo opraví potřebné náležitosti. vymazat záznam změna vlastnictví záznamu: záznam může upravovat jen ten, kdo ho založil a je tedy jeho vlastníkem. Pokud někdo vyplňuje záznam za někoho druhého a chce, aby v něm dotyčný měl možnost něco opravit, musí mu předat vlastnictví záznamu. Stavy uložení záznamu – rozpracovaný, uložený, ke kontrole, kontrolovaný, vrácený, přijatý = zkontrolovaný správcem. Chci-li záznam dát ke kontrole, v Možnostech vyberu „změnit stav publikace“ a v následném diagramu zvolím stav „ke kontrole“ (do toho už pak nemohu zasahovat). Záznamy, které mají jít do RIV správce kontroluje všechny, bez ohledu na to, zda jsou ve stavu „ke kontrole“ či ne. Rozpracované záznamy nepropadají do SIS !

Náhled záznamu Po kliknutí na ikonu Náhled záznamu se na praví straně zobrazí rychlý náhled.

Filtry Možnost vyfiltrovat záznamy podle různých kritérií. Červené křížky za polem znamenají, že údaj je nutno vybrat z číselníku (modrobílý čtvereček před křížkem). Po zadání údajů, podle nichž chcete filtrovat, nestačí stisknout klávesu enter, musí se vpravo nahoře nebo dole kliknout na „Hledat“.

Složky V OBD existuje také možnost vytvářet si vlastní složky a vkládat do nich vyfiltrované záznamy podle určitých kritérií – nejprve je třeba záznamy vyfiltrovat, pak pravým tlačítkem myši kliknout na vytvořenou složku – rozbalí se nabídka, umožňující vložit vyfiltrované (příp. vyfiltrované a označené) záznamy do složky. Složky jsou vázané na konkrétního uživatele – vidí je pouze on. Může je sdílet a může vidět složky, které někdo sdílí s ním. Jeden záznam může být ve více složkách, to že je ve složce, neznamená, že zmizel z celkového soupisu a naopak- vymaže-li se ze složky, v celkovém soupisu zůstává. Odebrání záznamů ze složky – nejprve se musí zaškrtnout záznamy, které chci odstranit, pak kliknout pravým tlačítkem myši na složku a zvolit v menu možnost odstranit záznamy.

Exporty Vyfiltrované a označené záznamy (zeleně zaškrtnuté políčko) je možné exportovat a uložit do excelové tabulky.

Vyfiltrování publikací pro ORCID v OBD – vyfiltrovat výsledky podle svého jména a přejít do sekce „složky“

Vytvoření složky pro vložení publikací, vybraných z vyfiltrovaného celku vlastních výsledků

Vložení označených záznamů do složky

Export záznamů ze složky v sekci „Exporty“

Uložení vygenerovaného souboru do počítače

Přidání publikací vyfiltrovaných z OBD v programu BibTech do ORCID

Editace neúplných záznamů

Help Desk Prostřednictvím formuláře, který se objeví po kliknutí na zelenou ikonu s názvem Help Desk, můžete poslat dotaz správci databáze. Nebo pište na adresu baduromo@jinonice.cuni.cz

Nejčastější chyby Autor není vložen z číselníku – systém nerozeznává v tomto záznamu interního autora a publikace se nebude filtrovat mezi jeho záznamy, ani záznamy pracoviště Špatně vložené financování*. Pokud financování neexistuje vyplňujte kód I-FHS Některé pole zůstává nevyplněné nebo je chybně vyplněné – jakékoli pole označené modře je třeba doplnit nebo upravit Rok je vždy rok vydání publikace, nikoli rok záznamu Záznam obsahuje nepřesné nebo nepravdivé údaje – pokud to při kontrole neobjevíme - riskujete vyřazení výsledku i penalizaci (v RIV) Některý z autorů vykazuje výsledek na FHS, ale není ani studentem ani neměl pracovně právní vztah (v období vzniku publikace) – závažná chyba! Chybné ISBN – vždy prosím kontrolujte! (Pokud má kniha více, vybere se jedno, pro jistotu nám tyto publikace hlaste) Chybné ISSN – článek může také vyjít v elektronické nikoli tištěné verzi, pak se ISSN liší (může mít vliv i v hodnocení!) Drobné chyby: čárky místo středníků u klíčových slov, tečky za názvy, chybný počet stran apod. – znemožňují uložení. Pomůže NÁPOVĚDA pod oknem Každý záznam se dá vždy opravit!