ZMĚNY INTERNÍCH POSTUPŮ PŘI PŘEDKLÁDÁNÍ PROJEKTŮ Univerzitní institut SEMINÁŘ K OP VK ZMĚNY INTERNÍCH POSTUPŮ PŘI PŘEDKLÁDÁNÍ PROJEKTŮ Zlín, budova VTP, 1. července 2009

Interní postupy  stávající Stávající interní postupy dle Směrnice kvestora 6/2008: Projednání záměru na domácí půdě: přímý nadřízený, tajemník, děkan, případně proděkani, prorektoři Sestavení týmu – klíčové pozice: řešitel/manažer/ekonom/administrátor Sestavení odborného týmu – kapacitní možnosti, zájem o zapojení, synergie vers. střety zájmu Rozpracování aktivit a s tím souvisejících nákladů Příprava žádosti o dotaci Schvalování na fakultě: tajemník + děkan Kontrola na ÚPČ – soulad s podmínkami, formální správnost Schvalování UTB – kvestor, rektor Podání žádosti o dotaci

Interní postupy  nové změny Stávající interní postupy dle Směrnice kvestora 6/2008: Projednání záměru na domácí půdě: přímý nadřízený, tajemník, děkan, případně proděkani, prorektoři Sestavení týmu – klíčové pozice: řešitel/manažer/ekonom/administrátor Předběžné schválení záměru vedením UTB ve Zlíně  anotace Sestavení odborného týmu – kapacitní možnosti, zájem o zapojení, synergie vers. střety zájmu Rozpracování aktivit a s tím souvisejících nákladů Příprava žádosti o dotaci Schvalování na fakultě: tajemník + děkan Kontrola na ÚPČ – soulad s podmínkami, věcná a formální správnost Schvalování UTB – kvestor, rektor Podání žádosti o dotaci

Cílem nových postupů NENÍ: Cíle změn Cílem nových postupů NENÍ: Diskriminace navrhovatelů (jednotlivců, ústavů, fakult) Omezení tvůrčí činnosti „Vykrádání nápadů“ Nárůst byrokracie Cílem nových změn JE: Podpořit návrhy, které jsou v souladu s cíli UTB (Dlouhodobý záměr) Eliminovat duplicity Posunout se od kvantity ke kvalitě Snížit riziko budoucích finančních ztrát Anotace pro aktuálně otevřenou výzvu nutno dodat do 10. 7. 2009.

Námět na projekt = umět odpovědět na otázky: Co? – cíle Od myšlenky k projektu Námět na projekt = umět odpovědět na otázky: Co? – cíle Proč? – zdůvodnění Pro koho? – cílové skupiny Jak? – aktivity Kdo? – řešitelský tým Kdy? – časový harmonogram Za kolik? – finanční plán

Zodpovědný řešitel, ústav, fakulta Od myšlenky k projektu Anotace projektu: Název projektu Zodpovědný řešitel, ústav, fakulta Požadovaná finanční částka = odpověď na otázku ZA KOLIK? Období realizace projektu = odpověď na otázku KDY? Stručný popis projektu = odpověď na otázku CO a PROČ? Klíčové aktivity = odpověď na otázku JAK? Cílové skupiny = odpověď na otázku pro KOHO a PROČ? Partneři = odpověď na otázku KDO? Obsazení klíčových pozic = odpověď na otázku KDO?

Partnerské projekty  změny UTB + partner: Pokud uvažujete o zapojení jiné organizace do projektu, je nutné to uvést v anotaci (koho a proč). Partnery je třeba vybírat uvážlivě zejména s ohledem za schopnost plnit úkoly a respektovat pravidla. Zodpovědnost a finanční důsledky jsou na straně UTB ve Zlíně. Smlouva o partnerství není formální, je to právní akt. Projekt jiné VVŠ + UTB jako partner: Nabídky od jiných VVŠ budou vyhodnoceny rovněž centrálně. Termín bude upřesněn (přelom srpna a září). Formální partnerství nebudou podporována. Finančně nevýhodné podmínky partnerství nebudou akceptovány.

Zahájení přípravy projektu Klíčové dokumenty: OP Vzdělávání pro konkurenceschopnost – co se chce (obecně) Prováděcí dokument – co je možné (obecně) Výzva – co se chce (aktuálně) Příručka pro žadatele – co a jak dělat Pravidla pro publicitu – co se musí a jak Pravidla pro výběr dodavatelů – co se musí a jak ------------------------------------------------------------------------------------- Příručka pro příjemce – do čeho jdeme Příručka pro hodnotitele – jak to vidí ostatní

Vlastní příprava projektu konečný (globální) cíl dílčí cíle aktivity, činnosti čas zdroje – lidé, hmota, finance.

konkrétní – proškolení účastníků v oblasti ... Výchozí bod  cíle Cíle musí být: konkrétní – proškolení účastníků v oblasti ... měřitelné – proškolení 1 000 účastníků dosažitelné – mám na to prostředky? (lidé, hmota, finance) realistické – je reálné sehnat 1 000 zájemců? načasované – poptávka/zájem, prázdniny/dovolené.

Zahájení přípravy projektu Vím co zhruba chci (kvalitní anotace) Mám to předběžně projednáno s řídícími pracovníky Sestavení týmu na přípravu projektu:  výběr podle schopnosti odvést práci,  klíčoví pracovníci (specialisté na věcnou náplň),  podpůrní pracovníci (metodika, ekonomika, administrace aj.). Vypracování harmonogramu činností. Časový plán včetně plánu pravidelných kontrolních schůzek. Rozdělení činností a rolí.

musí být v souladu s programem – podle pravidel Aktivity Činnosti/aktivity: musí být v souladu s programem – podle pravidel musí směřovat k naplnění cílů – držet směr musí být reálně proveditelné – máme na to lidi? musí být načasované – harmonogram ovlivňují rozpočet – máme na to peníze? Plánování aktivit: nahrubo = hlavní aktivity podrobně = dílčí aktivity, kladu si otázky (jak?, kdy?, kdo?) rozpitvat = soustředím se na detaily (významně ovlivňují rozpočet!)

Zdroje Zdroje pro projekt Lidé: – odbornost, – dosažitelnost (interní/externí), – zájem/ochota spolupracovat, – vytíženost (kontrola celkových úvazků), – schopnost spolupracovat/výkon. Hmota: – všechno co potřebuji k uskutečnění aktivit. Finance: – vyplývají z předchozích bodů, – nutná znalost pravidel.

Podpůrné aktivity také vyžadují odborníky: projektový manažer ekonom/účetní asistentka/administrátor projektu odborník na PR aktivity (podle typu projektu) IT technik vers. specialista (E-learning). Vyčlenit dostatek času a financí na podpůrné aktivity: řízení a administrace projektu (přístupy do SAP!) povinná publicita (webové prezentace aj.) výběrová řízení (prostředky IT + kancelářské potřeby bude zajištěno centrálně)

Rozpočet je závazný na celou dobu trvání projektu (nejde navýšit). Sestavení rozpočtu Rozpočet je závazný na celou dobu trvání projektu (nejde navýšit). Zodpovědnost: řešitel + tajemník součásti. Čím přesnější plán aktivit a zdrojů, tím přesnější rozpočet. Podrobněji − viz následující prezentace.

Před dokončením návrhu projektu: Závěrečné doporučení Před dokončením návrhu projektu: Sebekriticky zhodnotit celý projekt (obsah i formu). Brát v potaz hodnotící kritéria. Nebát se konstruktivní kritiky jiných (nezávislý pohled). Ze schválené anotace nevyplývá nárok na automatické schválení žádosti ze strany kvestora a rektora! Doporučení: Nenechávejte přípravu projektu na poslední chvíli. Ptejte se a konzultuje interně i externě (MŠMT). Konzultace na ÚPČ po dohodě i během července a srpna. Termíny uvedené v SK/6/2008 budou důsledně dodržovány!

DĚKUJI VÁM ZA POZORNOST Ing. Martina Manová ředitelka Ústavu projektových činností manova@uni.utb.cz Tel.: 57 603 8029