Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Administrace projektu (finanční část) Workshop pro příjemce – 1. a 2. výzva 14.7.2009 Tato prezentace je spolufinancována Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky. 1

OBSAH A. Žádost o platbu – změny B. Informace k novinkám C. Nejčastější chyby ve finanční části monitorovacích zpráv Tato prezentace je spolufinancována Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky. 2

A. Žádost o platbu-změny V jaké struktuře žádáte proplatit další žádost o platbu, a to ve výši odpovídající rozdílu mezi výdaji daného monitorovaného období a úroky. Zde se uvede v jakém členění žádáte proplatit tuto žádost o platbu. Kolonky v levém sloupci = kolonkám v pravém sloupci. Tato prezentace je spolufinancována Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky. 3

Vyúčtovaná výše investičních a neinvestičních prostředků (výdajů) v daném monitorovaném období tj. „žlutá políčka“ a za celou dobu projektu tj. „šedá políčka“. Údaje jsou obsaženy v příloze „přehled čerpání způsobilých výdajů projektu“. Rozdíl mezi neinvestičními výdaji daného monit. období a úroky daného monit.období. Vyúčtovaná výše KF daného monit. období v členění na investice a neinvestice. Rozdíl mezi neinvestičními výdaji od zahájení realizace a úroky od zahájení realizace projektu. Celková vyúčtovaná výše KF v členění na investiční a neinvestiční prostředky, a to od zahájení realizace projektu. Slovně popište výši úroků za dané monitorované období. Nevyplňujte! Tato prezentace je spolufinancována Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky. 4

B. Informace k novinkám I. I. NESROVNALOSTI dle současného výkladu MŠMT je každé snížení žádosti o platbu ze strany poskytovatele posuzováno jako nesrovnalost a musí být hlášeno. Následně budeme průběžně sledovat i vypořádání. II. Do monitorovací zprávy pouze doklady s částkou nepřesahující 5 000,- Kč: doklady do 5 000,- Kč jsou uvedeny na soupisce účetních dokladů (při kontrole žádosti o platbu mohou být vyžádány kopie těchto dokladů k provedení namátkové kontroly) pokud je z projektu nárokována pouze část celkové hodnoty účetního dokladu, je rozhodující výše této nárokované částky u hotovostních výdajů se účetními doklady myslí výdajové pokladní doklady včetně prvotních dokladů (např. paragon) – kopie prvotních dokladů s částkou do 5 000,- Kč nemusí být přikládány k monitorovací zprávě Pozn.: např. cestovní příkazy do 5 000,- Kč nemusí být dokládány – povinně se dokládá pouze zpráva z pracovní cesty. Tato prezentace je spolufinancována Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky. 5

B. Informace k novinkám II. III. Monitorovací zprávy - MŠMT provádí „komplikované“ úpravy!! povinně od 1.9.2009 bude monitorovací zpráva rozdělena na dvě části: „první část“ bude on-line prostřednictvím Benefit7 a „druhá část“ nebude on-line (tištěné se budou dokládat obě verze). Pozn.: Finanční část (nyní část B formuláře MZ) bude obsažena v „druhé části“. přečíslují se všechny přílohy a přibude NOVÁ příloha „Seznam školení“ přílohy:„monitorovací indikátory“, „přepracovaný rozpočet projektu“ a „přepracovaný harmonogram projektu“ se budou vyplňovat on-line prostřednictvím Benefit7 Tato prezentace je spolufinancována Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky. 6

Tato prezentace je spolufinancována Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky. 7

C. Nejčastější chyby ve finanční části monitorovacích zpráv I. 1) cestovné - údaj z TP o spotřebě + zprávy z pracovních cest + průkazný výpočet cestovného 2) smlouvy o dílo, kupní smlouvy – stanovení jednotek a jednotkových cen (neuvádět pouze celkovou hodnotu zakázky). Pozor na stanovení platebních podmínek (finanční plnění, záloha) 3) paušály (např. u fa za vedení účetnictví projektu) – nelze schválit bez předávacího protokolu nebo bez vykázání počtu hodin pro projekt apod. 4) vyúčtování telefonů (nebo nájemného) – nutno doložit kdo a jaká čísla v rámci projektu užívá (např. směrnice organizace), pokud je uplatňována celá výše faktury musí být doloženo čest. prohlášení a u nájemného navíc plánek nebo čísla kanceláří 5) smlouvy o partnerství – nutno upravit finanční toky (výše záloh musí být stanovena ve smlouvě) Tato prezentace je spolufinancována Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky. 8

C. Nejčastější chyby ve finanční části monitorovacích zpráv II. 6) předávací protokoly k fakturám za služby – nutnost doložit! 7) nelze schválit a uhradit (např.údržbu PC) službu na 36 měsíců dopředu – vždy nutná faktura za předchozí období + předávací protokol 8) pozor na předplatné nebo registrace na období po ukončení projektu – nelze schválit 9) pozor na nákupy drobného hmotného majetku (do 40 tis. Kč je to včetně DPH, pozor na soubor majetku…) 10) do žádosti o platbu lze zahrnout pouze výdaje uhrazené z projektového účtu v daném monitorovacím období!! (nelze žádat o vyšší částku…) Tato prezentace je spolufinancována Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky. 9

C. Nejčastější chyby ve finanční části monitorovacích zpráv III. 11) do žádosti o platbu musí být „zatím“ povinně nahrány: formulář MZ, přílohy: 2, 5, 8, 9,13,14 (od 1.9.2009 to ale bude jinak) 12) opravy monitorovací zprávy – smyslem je eliminovat chyby pro další kontroly projektu. Neopravujete jen proto, abychom my proplatili…ale hlavně jde o správnost dokladů u vás. 13) KF má investiční/neinvestiční část (pokud nevíte co a jak vykázat vždy pomůže příloha „přehled čerpání způsobilých výdajů projektu“) 14) refundace (např. měsíční mzdy) musí být vždy doložena účetním dokladem (interní nebo jiný) ve výši refundované částky 15) k fakturám za zboží nutno dokládat objednávky a podepsané dodací listy s výjimkou nákupu drobných položek, jejichž cena nepřesáhne 10 000,- Kč, které postačí doložit paragonem z obchodu Tato prezentace je spolufinancována Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky. 10

C. Nejčastější chyby ve finanční části monitorovacích zpráv IV. 16) na soupisce účetních dokladů pozor na sloupec „částka uvedená na dokladu“ jedná se o celkovou výši daného účetního dokladu, který může být rozpočtově zahrnut do několika položek rozpočtu nebo můžete nárokovat k proplacení pouze část 17) ve schválených rozpočtech jsou často chyby, a proto se nelze spolehnout, že čerpání z dané položky schváleného rozpočtu je správně – nutno postupovat dle příručky pro příjemce 18) razítko projektu musí být nově nejen na faktuře, ale i na každém originálu účetního dokladu (např. k faktuře košilka, výdajový pokladní doklad a interní doklad) 19) pozor na soulad vykázaných odpracovaných hodin na výplatní pásce, výkazu práce a rozpisu mzdových nákladů Tato prezentace je spolufinancována Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky. 11

Ing. Karolína Pokorná Haramiová Děkuji za pozornost Ing. Karolína Pokorná Haramiová haramiova.k@kr-ustecky.cz 475 657 675, 731 642 376 Tato prezentace je spolufinancována Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky. 12